اجرای فرآیندها در محل کار: ۹ مرحله

اجرای موثر فرآیند می تواند بر رشد، کارایی و بهره وری کسب و کار شما تأثیر مثبت بگذارد. بسیاری از کسب و کارها در تلاش برای بهبود مستمر هستند، که رهبران شرکت را تشویق به اجرای فرآیندهای جدید می کند. پیروی از یک طرح کلی برای اجرای فرآیند می تواند انتقال را آسان و کارآمد کند.

در این مقاله از ایوسی، به این موضوع می پردازیم که چرا یک فرآیند پیاده سازی مهم است و چگونه می توان یک فرآیند جدید را در کار پیاده سازی کرد.

مطالب مرتبط: ۸ گام برای اجرای تغییر در سازمان شما

چرا یک فرآیند پیاده سازی مهم است؟

یک فرآیند پیاده سازی مهم است زیرا می تواند یک چارچوب موفق و قابل تکرار برای تغییر یا ایجاد فرآیندهای تجاری ارائه دهد. همانطور که یک کسب و کار تغییر می کند و توسعه می یابد، این احتمال وجود دارد که فرآیندهای آن نیز سازگار و تغییر کنند. این تغییرات می تواند منجر به افزایش بالقوه در تعداد کارکنان، تقاضای بیشتر کسب و کار یا افزایش کارایی و بهره وری شود. فرآیند اجرا به رهبران این امکان را می دهد که برنامه ها و استراتژی های بالقوه را به اقداماتی تبدیل کنند که اهداف جدید را برآورده می کند و رشد کلی را تشویق می کند.

فرآیند پیاده سازی به اندازه مراحل برنامه ریزی برای توسعه کسب و کار اساسی است و برای اطمینان از اینکه یک کسب و کار برنامه های خود را طبق برنامه و در چارچوب بودجه کامل می کند، بسیار مهم است. برای اطمینان از موفقیت تیم شما در هر مرحله از انتقال، اختصاص منابع به همان اندازه که فرآیند برنامه ریزی خود را به فرآیند پیاده سازی خود اختصاص دهید، مفید است.

راه‌های زیادی وجود دارد که یک کسب‌وکار ممکن است از اجرای بهبود فرآیند سود ببرد، از جمله:

• غلبه بر چالش های عملیاتی

• بهینه سازی جریان کار فعلی

• تسهیل رشد کسب و کار

• تولید محصول نهایی موفق

مطالب مرتبط: نحوه اجرای برنامه ریزی استراتژیک (با مثال)

نحوه اجرای یک فرآیند در محل کار

یک فرآیند پیاده سازی روشن و موثر می تواند به اطمینان حاصل شود که کارکنان از تغییرات در فرآیندها مشتاق و حمایت می کنند. مراحل زیر می تواند برای اجرای یک فرآیند جدید در محل کار مفید باشد:

۱. هدف و اهداف تجاری خود را مشخص کنید

مشخص کنید که تیم باید چه فرآیند تجاری را تغییر دهد یا با آن وفق دهد و هدف نهایی اجرای این فرآیند را مشخص کنید. از خود بپرسید که امیدوارید به چه چیزی برسید. برای پیدا کردن جایی که یک کسب و کار می تواند به پیشرفت خود ادامه دهد، به پروژه هایی نگاه کنید که به طور منظم از اعضای تیم می خواهند کار را دوباره انجام دهند یا وظایف را تکرار کنند.

بهبود این نوع فرآیندها می تواند به بهینه سازی استفاده شرکت از زمان، پول و انرژی کمک کند. تعریف فرآیندهای شما می تواند به شناسایی زمینه های بالقوه بهبود و ترسیم استراتژی جدید شما کمک کند.

مطالب مرتبط: طرح اجرای پروژه: تعریف و نحوه اجرای آن

۲. از کارمندان بازخورد بخواهید

هنگام شروع فرآیند پیاده سازی، دریافت بازخورد از افرادی که درگیر یا تحت تأثیر این فرآیند جدید هستند، ممکن است مفید باشد. درخواست از اعضای تیم برای نظرات آنها می تواند باعث شود آنها احساس مشارکت و مثبت در مورد تغییرات فرآیند جدید کنند و آنها را تشویق کند تا نقش فعالی در اجرا و اجرا داشته باشند.

برای دریافت بازخورد و بهبود فرآیند، می‌توانید کارکنان را در بخش‌ها، از جمله منابع انسانی و مدیریت استراتژیک، درگیر کنید. درگیر کردن کارمندان در بخش‌های مختلف می‌تواند به کل شرکت کمک کند تا ارزش فرآیند جدید را ببیند.

۳. تخصیص منابع لازم

داشتن بودجه کافی و زمان کافی برای اجرا می تواند به تیم کمک کند تا به راحتی فرآیند را تکمیل کند. پیاده سازی ممکن است مستلزم پذیرش مسئولیت ها یا فعالیت های اضافی توسط کارکنان باشد و شناخت زمان و انرژی اضافی درگیر در این فرآیندها می تواند به حفظ یک برنامه استراتژیک واقع بینانه و مثبت کمک کند.

۴. ارتباط فرآیند اجرا

هنگامی که تیم فرآیندی را برای بهبود شناسایی کرد، گام بعدی این است که برنامه اجرای این تغییر را به بقیه کارکنان ابلاغ کند. مزایای این بهبود فرآیند را برای کارکنانی که ممکن است تحت تأثیر این تغییر قرار گیرند، توضیح دهید. همچنین می‌توانید ارزش کلی این فرآیند جدید را برای کل شرکت توضیح دهید. شما می توانید این اطلاعات را در طول تماس های تیمی، جلسات یا ایمیل های بعدی برای تقویت اهمیت این سیستم جدید به اشتراک بگذارید.

۵. شناسایی رهبران و مالکیت

وقتی رهبران ارزش و اهمیت یک فرآیند جدید را به وضوح بیان می کنند، به ایجاد یک استراتژی اجرایی موفق کمک می کند. داشتن مالکیت اعضای تیم بر اجرای فرآیند می تواند به ایجاد مسئولیت های روشن کمک کند. کارمندان مختلف درگیر، از جمله نقاط قوت آنها را در نظر بگیرید و ببینید آیا بخش های خاصی از فرآیند اجرا وجود دارد که می توانند هدایت کنند. دادن وظایف به آن‌ها و توضیح نتیجه‌ای که می‌خواهید به آن‌ها برسند، می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا در تغییر سرمایه‌گذاری بیشتری کنند.

۶. افراد را به تیم پروژه منصوب کنید

ایجاد یک تیم متقابل می تواند به شما کمک کند تا درک کنید که چگونه پیاده سازی می تواند بر سایر بخش ها و به طور کلی تجارت تأثیر بگذارد. این به رهبران شرکت اجازه می دهد تا اطمینان حاصل کنند که فرآیند جدید به طور مثبت بر گردش کار در بخش ها تأثیر می گذارد. ایجاد یک تیم پروژه را در نظر بگیرید که متشکل از کارمندان بخش‌های مختلف است که دانش عمیقی در مورد اینکه چگونه فرآیند جدید می‌تواند نحوه کار تیم‌هایشان را تغییر دهد، داشته باشند.

۷. ساختار و فرهنگ سازمانی را در نظر بگیرید

اهمیت بالقوه این تغییرات در فرهنگ و ساختار سازمانی شرکت را در نظر بگیرید. از خود بپرسید که آیا فرآیند جدید می تواند فرهنگ یا ارزش های اصلی شرکت را تغییر دهد و آیا برنامه های شما به این پتانسیل توجه می کند یا خیر. اتصال کارکنان به هر ارزش جدید می تواند به آنها کمک کند که درگیر تغییر باشند.

یک ساختار رهبری قطعی می تواند ارتباط شفاف و باز بین کارکنان ایجاد کند و به پیگیری پیشرفت و اثربخشی برنامه کمک کند. ارتباطات بسته به ساختار شرکت می‌تواند متفاوت باشد، اگرچه یک رویکرد انعطاف‌پذیرتر ممکن است باعث شود کارکنان احساس راحتی و اشتیاق در مورد انطباق با تغییرات رویه‌ای جدید داشته باشند.

۸. روش توسعه فرآیند را طراحی کنید

علاوه بر ایجاد زمینه‌های بهبود، این مرحله شامل تعیین بهترین شیوه‌ها برای اندازه‌گیری اثربخشی رویه جدید، ارزیابی چالش‌های بالقوه‌ای است که می‌تواند ایجاد شود و شناسایی اینکه چگونه این تغییرات می‌تواند بر مشتری، کسب‌وکار و کارمندان تأثیر بگذارد. برای بهبود بهره وری و کیفیت، توسعه یک فرآیند استاندارد را در نظر بگیرید تا اطمینان حاصل شود که نتایج قابل پیش بینی ایجاد می کند.

مطالب مرتبط: ۷ مرحله فرآیند طراحی مهندسی چیست؟

۹. بهبودهای جدید را آزمایش کرده و اصلاح کنید

در نهایت، تیم پروژه می تواند فرآیند جدید را آزمایش کند، موفقیت آن را ارزیابی کرده و بر اساس آن برنامه اجرا را تنظیم کند. به طور معمول، سهامدارانی که در ایجاد و اجرای فرآیند جدید سرمایه گذاری می کنند، آزمایش را نیز انجام می دهند. زمانی که تیم آزمایش‌هایی را که نشان می‌دهد فرآیند جدید بهبود معنی‌داری ایجاد می‌کند و نتایج مطلوب را به همراه دارد، تکمیل کرد، تیم می‌تواند این فرآیند را در سراسر شرکت یا بخش‌های مربوطه اجرا کند. مهم است که آزمایش کامل باشد و تیم پروژه ورودی کارکنان را در طول فرآیند آزمایش در نظر بگیرد.