نحوه ایجاد منشور پروژه (با نکات)

اکثر پروژه های بزرگ از طریق استفاده از منشور پروژه مجوز رسمی می گیرند. منشور پروژه دلایل پروژه را تعریف می کند و یک رهبر یا مدیر پروژه را تعیین می کند. منشورها می توانند منابع حیاتی در طول عمر یک پروژه باشند که در خدمت مدیریت بودجه، جدول زمانی و انتظارات برای نتایج بهینه هستند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که منشور پروژه چیست، نحوه ایجاد منشور پروژه را نشان می دهیم و نکاتی را برای ایجاد یک منشور آموزنده و پروژه موفق ارائه می دهیم.

هدف از منشور پروژه چیست؟

منشور پروژه شامل تعاریف گروهی برای آنچه که یک پروژه موفق شامل می شود، از جمله شناسایی معیارها و منابع لازم است. منشور به عنوان حلقه ارتباطی بین تیم پروژه و حامی در طول عمر پروژه عمل می کند. زمانی که نیاز به به‌روزرسانی یا تغییر است، می‌توانید «درخواست تغییر» را هم به مدیر پروژه و هم به اسپانسر ارسال کنید. درخواست تغییر معمولاً می تواند شامل موارد زیر باشد:

• تاثیر بر جدول زمانی/برنامه زمانی پروژه

• هزینه تخمین زده شده

• منابع مورد نیاز برای انجام درخواست تغییر

• سطح ریسک مرتبط با ایجاد تغییر

مطالب مرتبط:  منشور پروژه در مقابل طرح پروژه: تفاوت چیست؟

نحوه ایجاد منشور پروژه

منشور پروژه شامل بخش‌های مختلفی است که هر کدام اطلاعات مهمی در مورد برنامه‌های پروژه در اختیار خواننده قرار می‌دهد. در اینجا ۱۶ مرحله برای ایجاد منشور پروژه آورده شده است:

۱. عنوان پروژه را بنویسید

اولین بخش از ایجاد یک منشور پروژه با عنوانی جذاب است. یک عنوان پروژه خوب، خواننده را در مورد نوع پروژه آگاه می کند و به آنها بینشی در مورد چرایی اهمیت آن می دهد. این می تواند بر میزان علاقه خوانندگان به پروژه شما و میزان برنامه ریزی آنها برای تعامل با آن تأثیر بگذارد. سعی کنید از زبان ساده و مستقیم در عنوان خود استفاده کنید تا موضوع پروژه برای هر کسی که سند شما را می خواند روشن شود.

مطالب مرتبط:  چگونه در ۵ مرحله یک عنوان جذاب بنویسیم (با نکات)

۲. نقش های تیم پروژه را مشخص کنید

برای منشور پروژه، مهم است که هر نقش دارای شرح شغلی خاصی باشد که مهارت‌ها، معیارهای عملکرد و مسئولیت‌های آن موقعیت را تأیید کند. همچنین می توانید نام، بخش، شماره تلفن و ایمیل هر فرد را درج کنید. برخی از اعضای تیمی که ممکن است در منشور بگنجانید عبارتند از:

• مدیر پروژه

• اعضای تیم

• حامی اجرایی

• حامی بخش

۳. شرح کلی پروژه را بنویسید

شرح کلی پروژه برای مشخص کردن هدف پروژه شما است. در اینجا همچنین می توانید توضیح دهید که چرا این ایده به وجود آمده است، اگر رویداد یا موضوع خاصی الهام بخش شما بوده است. همچنین می توانید از این بخش برای ترسیم اهداف و نقاط عطف مورد نظر در طول چرخه عمر پروژه استفاده کنید.

مطالب مرتبط:  خلاصه اجرایی: راهنمای تعریف و نگارش

۴. اهداف را مشخص کنید

یکی دیگر از اجزای مهم ایجاد منشور پروژه، توصیف اهداف پروژه است. استفاده از روش SMART را در نظر بگیرید که به شما امکان می دهد اهدافی را ایجاد کنید که عبارتند از:

• هوشمندانه

• قابل اندازه گیری

• قابل دستیابی

• واقع بین

• زمان محدود

شما ممکن است اهداف پولی، تولیدی، درآمدی یا سایر اهداف خاصی را که می توانید در منشور خود اندازه گیری کنید، فهرست کنید.

مطالب مرتبط:  چگونه اهداف هوشمندانه تعیین می کنید؟ تعریف و مثال

۵. موارد قابل تحویل را فهرست کنید

محصولات تحویلی به خروجی هایی اشاره دارد که قصد دارید به عنوان بخشی از پروژه خود ایجاد کنید. اینها ممکن است شامل فرآیندهای توزیع بهبود یافته، ورود سریعتر کارکنان یا هر خروجی واضح دیگری باشد که مشتری می تواند به عنوان معیاری برای موفقیت پروژه شما استفاده کند. در این بخش از منشور، می‌توانید محصولات تحویلی خاصی را که قصد تولید آن را دارید فهرست کنید.

۶. دامنه را بنویسید

هنگام نوشتن محدوده، توضیح دهید که چه چیزی بخشی از پروژه است و چه چیزی نیست. دامنه پروژه می تواند بر پاسخ به سؤالات زیر متمرکز شود:

• فرآیندهای فعلی که می توانند تغییر کنند کدامند؟

• چه بخش ها و مکان هایی ممکن است پروژه را تحت تاثیر قرار دهد؟

• پروژه چه داده هایی را ممکن است تغییر دهد؟

• چه نوع برنامه‌ها یا نرم‌افزارهایی را قصد تغییر، نصب، از کار انداختن یا استقرار دارید؟

• چه کسی یا چه چیزی ممکن است مستقیماً تحت تأثیر پروژه قرار گیرد؟

مطالب مرتبط:  نحوه نوشتن محدوده پروژه در ۵ مرحله (با مثال)

۷. نقاط عطف را شناسایی کنید

تاریخ های مهم شروع و پایان مراحل مختلف پروژه مانند شروع، توسعه، برنامه ریزی، انتقال، ساخت و ساز و زمان تحویل را تخمین بزنید. سپس به نقاط عطف مهم دیگر فکر کنید و برای آنها نیز برنامه ریزی کنید. ایجاد یک نمودار بصری را در نظر بگیرید که نحوه برنامه ریزی شما برای مقابله با هر مرحله از پروژه را توضیح می دهد. بسیاری از رهبران پروژه از نمودارها برای سازماندهی نقاط عطف پروژه خود در مراحل خاص استفاده می کنند.

۸. پیش نویس بودجه

یک طرح مالی پروژه تمام هزینه های مرتبط با پروژه را تصدیق می کند. شما می توانید اینها را به گونه ای بودجه بندی کنید که امکان تخصیص آنها در داخل منابع را فراهم کند. برنامه مالی می تواند تعیین کند که چقدر می خواهید برای هر کار هزینه کنید تا در بودجه باقی بمانید. ممکن است در مرحله برنامه ریزی یک برنامه مالی بسیار دقیق تر ایجاد کنید.

مطالب مرتبط:  برنامه ریزی، بودجه و پیش بینی در ۱۰ مرحله آسان

۹. محدودیت های بالقوه را شناسایی کنید

در این بخش از منشور خود، هر موقعیتی را که ممکن است گزینه‌های مربوط به منابع، پرسنل یا برنامه را محدود کند، فهرست کنید، مانند:

• بودجه محدود

• تاریخ اتمام پروژه

• تعداد اعضای تیم درگیر در پروژه

۱۰. فرضیات را استنباط کنید

مفروضات می تواند هر چیزی باشد که انتظار دارید در طول پروژه یا در نتیجه آن رخ دهد. در این قسمت از منشور خود، اظهاراتی را که از آنها نتیجه گیری کرده اید، مشخص کنید. حقایق، اظهارات یا تفسیرهایی را که احتمال تغییر آنها در کل مدت پروژه وجود ندارد، مستند کنید.

۱۱. خطرات را شناسایی کنید

هر پروژه ای دارای ریسک های بالقوه ای است. هنگام ایجاد منشور پروژه، مهم است که در مورد خطراتی که می تواند مانع موفقیت پروژه شود شفاف باشید. در این قسمت از منشور خود، خطرات عمده ای که ممکن است باعث عدم موفقیت پروژه شود را مشخص کنید و آنها را به عنوان ریسک کم، متوسط ​​یا زیاد طبقه بندی کنید.

مرتبط:  ۱۰ ریسک رایج پروژه (به علاوه مراحل حل آنها)

۱۲. وابستگی های خارجی را فهرست کنید

در بخش «وابستگی‌های خارجی»، افراد یا گروه‌های خارج از تیم پروژه را فهرست کنید که ممکن است بسته به یا هماهنگی با آن‌ها انجام دهید. وابستگی ها به رابطه یک کار قبلی با کاری که در آن موفق شده است مربوط می شود. هنگامی که یک کار به کار دیگری بستگی دارد که باید قبل از تکمیل آن انجام شود، می توانید آن را به عنوان “وابسته به کار” در نظر بگیرید. 

۱۳. یک استراتژی ارتباطی ایجاد کنید

بخش مهم دیگری از ایجاد منشور پروژه، ارائه یک استراتژی ارتباطی است. این شامل تصمیم گیری در مورد نحوه برنامه ریزی مدیر پروژه برای مکاتبه با اعضای پروژه است. این اعضا ممکن است شامل حامیان مالی، ذینفعان و تیم پروژه باشند.

مطالب مرتبط:  استراتژی ارتباط در مقابل برنامه ارتباطی: تفاوت چیست؟

۱۴. ذینفعان را شناسایی کنید

گام بعدی هنگام ایجاد منشور پروژه، شناسایی ذینفعان است. ذینفعان پروژه، نهادها یا افرادی هستند که به پروژه علاقه دارند اما لزوماً در تیم توسعه پروژه نیستند. چند نمونه از ذینفعان عبارتند از:

• نهادهای نظارتی

• نهادهای قانونگذاری

• مدیران شرکت

نام، بخش، شماره تلفن و ایمیل هر فرد را درج کنید.

۱۵. تایید پروژه را دریافت کنید

شامل نام، امضا و تاریخ هر فردی که پروژه را تایید می کند، از جمله:

• حامی اجرایی

• حامی بخش

• مدیر پروژه

مرتبط:  فرآیند تایید: تعریف و مثال

۱۶. یک ضمیمه ایجاد کنید

از ضمیمه برای پیوست کردن اسناد پشتیبانی استفاده کنید. اینجاست که می توانید هر تحقیق یا شواهدی را که اهداف پروژه شما را پشتیبانی می کند اضافه کنید. همچنین می توانید از ضمیمه برای توضیح بیشتر بحث های پیچیده در منشور پروژه خود استفاده کنید.

نکاتی برای نوشتن و استفاده از منشور پروژه

در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید هنگام نوشتن و استفاده از منشور پروژه از آنها استفاده کنید:

به دنبال قالب ها باشید

استفاده از یک الگو می تواند راهی آسان برای شروع منشور پروژه شما باشد. بسیاری از شرکت ها دارای مجموعه ای استاندارد از الگوها برای استفاده در پروژه ها و منشورهای پروژه هستند. با این حال، اگر سازمان شما هیچ قالبی ندارد، چندین وب سایت وجود دارد که ممکن است به شما امکان دانلود رایگان آنها را بدهد.

مرتبط: نحوه نوشتن منشور پروژه

احزاب مناسب را درگیر کنید

منشور پروژه می تواند به مشارکت ذینفعان اصلی و حامیان مالی در پروژه کمک کند. مشارکت آنها می تواند به شناخت خطرات بالقوه و ارائه بینشی برای چگونگی حل آنها کمک کند. این می تواند به محدود کردن هرگونه تاخیر یا فاجعه مالی قابل توجه در طول مدت پروژه کمک کند.

خطرات را شناسایی کنید

برای عیب یابی خطرات احتمالی که ممکن است موفقیت پروژه را تهدید کند، زمان بیشتری صرف کنید. جایگزین ها یا راه حل های احتمالی برای خطرات را در نظر بگیرید. بیانیه مدیریت ریسک به تعیین “گام های بعدی” در صورت بروز مشکل کمک می کند.