منشور پروژه در مقابل طرح پروژه: تفاوت چیست؟

مدیران پروژه از اسناد مختلفی برای پشتیبانی از فرآیند مدیریت خود هنگام انجام یک پروژه جدید استفاده می کنند. دو مورد از این اسناد مهم شامل منشور پروژه و طرح پروژه است. درک تفاوت‌های بین منشور پروژه و طرح می‌تواند به شما در آماده‌سازی و مدیریت بهتر پروژه بعدی کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، تفاوت‌های بین منشور پروژه در مقابل طرح پروژه را مورد بحث قرار می‌دهیم، عملکردهای حیاتی هر سند را شناسایی می‌کنیم، چهار مرحله برای ایجاد منشور پروژه را برجسته می‌کنیم و عناصر کلیدی یک طرح پروژه موفق را فهرست می‌کنیم.

تفاوت بین منشور پروژه با طرح پروژه چیست؟

منشور پروژه که به عنوان سند تعریف پروژه نیز شناخته می شود، یک رکورد رسمی مختصر از یک پروژه برنامه ریزی شده است. محدوده پروژه را شامل اهداف، مقاصد، ذینفعان و تیم هایی که از کار حمایت می کنند، مشخص می کند. یک سازمان از منشور پروژه برای کسب مجوز از سهامداران برای شروع یک پروژه استفاده می کند. ذینفعان شرکت ممکن است منشور پروژه را امضا کنند، به این معنی که دامنه نیازها و انتظارات گروه را برآورده می کند.

یک طرح پروژه که به عنوان برنامه کاری نیز شناخته می شود، محدوده و اهداف پروژه را بر اساس منشور پروژه مشخص می کند. طرح پروژه دستورالعمل های خاص برای اجرا و مدیریت پروژه را مشخص می کند. همچنین نقاط عطف و ضرب الاجل، مسئولیت های هر فرد و ساختار سازمانی تیم پروژه را تعیین می کند. هر دو سند با هم کار می کنند تا یک رکورد دقیق از مدیریت پروژه موفق ارائه دهند.

مرتبط: نحوه نوشتن منشور پروژه

وظایف کلیدی منشور پروژه

منشور پروژه به عنوان یک سند فروش عمل می کند و ایده پروژه پیشنهادی را به ذینفعان سازمان می فروشد. معمولاً به عنوان یک سند یک صفحه ای، معیارهای زیر را برای ارائه به مدیران ارشد، هیئت مدیره یا سایر ذینفعان ضروری شرکت بیان می کند:

• اهداف پروژه و منافع مورد انتظار

• جهت گیری در مورد نتیجه پروژه

• فهرستی از سهامداران، از جمله اعضای تیم و مشتریان خارجی

• مدیر پروژه اختصاص داده شده و نقش های کلیدی را مشخص کرده است

• تحویل های کلیدی خاص و نقاط عطف مهم

• فهرستی از ریسک ها، مسائل احتمالی، محدودیت ها و مفروضات

• بودجه پروژه پیشنهادی

• معیارهای پذیرش و تایید

هنگامی که ذینفعان سازمان منشور پروژه را تایید کردند، اولین مسئولیت مدیر پروژه ایجاد طرح پروژه است.

بیشتر بخوانید: نحوه ایجاد منشور پروژه (با نکات)

عملکردهای کلیدی یک طرح پروژه

یک طرح پروژه به عنوان راهنمای عملیاتی برای انجام پروژه تا تکمیل عمل می کند. هنگامی که ذینفعان منشور پروژه را تأیید کردند، مدیر پروژه با استفاده از هدف و محدوده منشور، طرح پروژه را ایجاد می کند. سپس عناصر خاصی از پروژه را مشخص می کند، از جمله:

• ارزش پروژه برای سازمان و ذینفعان

• جدول زمانی پروژه و نقاط عطف خاص

• ساختار سازمانی تیم پروژه

• مسئولیت های نقش های کلیدی درگیر در پروژه

• شناسایی افرادی که نقش های حیاتی را ایفا می کنند

• تخصیص منابع مورد نیاز، مانند فناوری مورد نیاز

• ماهیت کار لازم برای دستیابی به اهداف

• وظایف و فعالیت های خاص مورد نیاز برای تکمیل پروژه

• تعیین ساختار شکست کار (WBS)

هنگامی که مدیر پروژه طرح پروژه را تکمیل می کند، از آن برای برقراری ارتباط با ذینفعان در مورد پیشرفت پروژه استفاده می کند. آنها همچنین از آن برای ارائه جزئیات بیشتر به فرآیند برنامه ریزی پروژه استفاده می کنند. به عنوان مثال، یک مدیر پروژه از این طرح برای ایجاد یک ارزیابی ریسک یا استراتژی برنامه ریزی کیفیت استفاده می کند.

مطالب مرتبط: برنامه ریزی پروژه چیست؟ (با مثال)

نحوه ایجاد منشور پروژه

هنگام ایجاد منشور پروژه، اطلاعات موجود در سند از یک نمای سطح بالا به پروژه نگاه می کند. شما می توانید از یک منشور برای شناسایی محدوده، هدف و قابل تحویل پروژه استفاده کنید. در زیر چهار مرحله برای ایجاد منشور پروژه آورده شده است:

۱. چشم انداز پروژه را شناسایی کنید

اولین قدم برای ایجاد منشور پروژه، مشخص کردن چشم انداز پروژه است. شما باید به این سوال پاسخ دهید که پروژه شامل چه مواردی می شود و چه سودی برای سازمان خواهد داشت. شما همچنین باید مرزها، مانند هزینه های پروژه، جدول زمانی و منابع مورد نیاز را شناسایی کنید.

۲. ذینفعان پروژه را شناسایی کنید

در مرحله بعد، شما می خواهید ذینفعان یا افرادی را که می توانند پروژه را تایید و مجوز دهند، مشخص کنید. آنها همچنین افرادی هستند که علاقه مند به تکمیل پروژه هستند. ذینفعان می توانند از درون سازمان یا مشتریان خارجی باشند.

۳. نمودار سازمانی پروژه و فهرست منابع ایجاد کنید

هنگامی که ذینفعان را شناسایی کردید، اکنون می توانید یک نمودار سازمانی از تمام موقعیت های کلیدی در پروژه ایجاد کنید. هر موقعیتی که شناسایی می‌کنید می‌تواند مسئولیت‌های کلیدی در برنامه را نیز فهرست کند. همچنین می‌توانید فهرستی از منابع مورد نیاز پروژه، مانند فناوری، تجهیزات، مواد و افراد را نیز درج کنید.

۴. بودجه، محدودیت ها و ریسک ها را شناسایی کنید

در منشور پروژه، شما همچنین می خواهید بودجه، محدودیت ها و ریسک های پیش بینی شده را نیز درج کنید. تکمیل ارزیابی ریسک در مرحله برنامه ریزی به کاهش مسائل بزرگتر پس از شروع پروژه کمک می کند. شناسایی محدودیت‌هایی مانند کمبود پول یا زمان برای شناسایی اولیه برای ایجاد سیستم‌های نظارتی برای شناسایی زودهنگام این چالش‌ها ضروری است. بودجه تخمینی بینشی از پیچیدگی پروژه و منابع مورد نیاز ارائه می دهد.

مطالب مرتبط: راهنمای کامل مدیریت پروژه

عناصری که باید در طرح پروژه گنجانده شوند

هنگام ایجاد یک طرح پروژه، می توانید چندین عنصر کلیدی مانند:

زمان بندی پروژه

برنامه زمانبندی پروژه یک جدول زمانی است که نشان می دهد بخش های خاصی از پروژه چقدر طول می کشد تا تکمیل شود. این شامل وظایف فردی، نقاط عطف در پروژه و حتی مدت زمانی است که برای برنامه ریزی بخش های خاصی از طرح نیاز است. یک مدیر پروژه از یک برنامه زمانبندی برای حفظ تیم در مسیر و شناسایی پیشرفت استفاده می کند.

سند محدوده

یک سند محدوده جزئیات پروژه شامل چه مواردی است که پروژه مستثنی می شود. دلیل پروژه و معیارهای خاص آنچه در حال تکمیل است را مشخص می کند. سند محدوده همچنین معیارهای مورد استفاده برای تعیین موفقیت پروژه را برجسته می کند.

برنامه مدیریت تغییر

یک برنامه مدیریت تغییر بر رویه های رسیدگی به تغییرات در پروژه متمرکز است. تغییرات می تواند شامل افزایش بودجه، اضافه شدن به محدوده پروژه یا منابع مورد نیاز اضافی باشد. شناسایی نحوه مدیریت هر گونه تغییر در طول پروژه می تواند به حذف سردرگمی برای تیم کمک کند و عناصر مهمی را که از قلم افتاده اند شناسایی کند.

طرح مدیریت ریسک

یک طرح مدیریت ریسک، آگاهی از تمام خطرات احتمالی مرتبط با پروژه را فراهم می کند. ریسک‌ها می‌توانند شامل کمبود زمان، پول یا مواد باشند، اما به تغییرات بازار یا عوامل اقتصادی که می‌توانند بر پروژه تأثیر بگذارند نیز توجه کنند. ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک به تیم پروژه کمک می کند تا برای مشکلات احتمالی آماده شود و تعیین کند که تیم چگونه مشکلات را در صورت بروز آنها مدیریت خواهد کرد.

طرح مدیریت ارتباطات

مدیر پروژه یک برنامه مدیریت ارتباطات ایجاد می کند که چگونگی ارتباط در مورد پروژه را مشخص می کند. این شامل ارتباطات داخلی در تیم پروژه و ارتباط خارجی با سازمان و ذینفعان است. این طرح فراوانی ارتباط و فرم های ارتباطی ترجیحی مانند ایمیل یا جلسات حضوری را مشخص می کند.

طرح تضمین کیفیت

یک طرح تضمین کیفیت دستورالعمل هایی را برای نظارت مستمر بر پیشرفت پروژه و کیفیت کار تکمیل شده در هر نقطه عطف ارائه می دهد. این امر مستلزم آن است که تیم پروژه کار با کیفیتی را انجام دهد که مطابق با استانداردهای خاصی باشد. طرح تضمین کیفیت استانداردها و فرآیند ارزیابی را مشخص می کند.

طرح آموزشی

یک برنامه آموزشی مشخص می کند که چه آموزش و توسعه ای را برای اعضای تیم پروژه یا سایر ذینفعان پروژه ارائه می دهد. این می تواند شامل مهارت های خاصی باشد که افراد برای تکمیل بخش هایی از پروژه نیاز دارند. همچنین آموزش های درون سازمان را برای حمایت از تکمیل پروژه مشخص می کند.