خلاصه اجرایی یک پروژه: تعریف و مثال

قبل از شروع یک پروژه، اغلب نیاز به تایید یک مدیر یا یک مدیر اجرایی دارید. خلاصه اجرایی ابزاری است که توضیح می دهد که چرا پیشنهاد پروژه شما شایستگی دارد. درک نحوه نوشتن یک خلاصه اجرایی می تواند به شما کمک کند تا تأییدیه خود را تضمین کنید تا پروژه شما پیشرفت کند.

در این مقاله از ایوسی، خلاصه اجرایی را تعریف می کنیم، اجزای اصلی آن را توضیح می دهیم و یک مثال خلاصه اجرایی ارائه می دهیم که می توانید برای مرجع استفاده کنید.

خلاصه اجرایی چیست؟

خلاصه اجرایی یک سند کوتاه است که دلایل، اهداف و برنامه های خاصی را برای یک پروژه پیشنهادی ارائه می دهد، از جمله اینکه چگونه پروژه ممکن است یک مشکل را حل کند. این یک پیشنهاد کامل را معرفی می کند  که شامل جزئیات فنی و نیازهای خاص است.

خلاصه به یک مدیر، اجرایی یا سرمایه‌گذار بالقوه توضیح می‌دهد که پروژه شما ضروری و ارزشمند است و آنها را تشویق می‌کند تا کل پیشنهاد را مطالعه کنند. این فرصت شماست تا از فردی که تصمیم می گیرد بخواهید پیشنهاد شما را جدی بگیرد.

مطالب مرتبط:  نحوه نوشتن پروپوزال پروژه (با نکات و مثال)

خلاصه اجرایی شامل چه مواردی است؟

یک خلاصه اجرایی اساسی شامل پنج جزء است که هر کدام هدف مشخصی دارند:

• مشکل: توضیح می دهد که پروژه شما برای حل چه مشکلی طراحی شده است

• راه حل: هدف نهایی برنامه ریزی شده را توضیح می دهد

• طرح: خلاصه ای از مراحلی که برای دستیابی به هدف باید برداشته شود را بیان می کند

• خطرات: در مورد چالش هایی که ممکن است پروژه با آن مواجه شود بحث می کند و برای غلبه بر آنها برنامه ریزی می کند

• درخواست: درخواست خاصی را که از خواننده برای پیشبرد پروژه دارید بیان می کند

مرتبط:  نحوه نگارش مطالعات امکان سنجی (با نکات و مثال ها)

نحوه نوشتن خلاصه اجرایی

اگر می خواهید یک خلاصه اجرایی حرفه ای بنویسید، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. مشکل را شرح دهید

خلاصه های اجرایی به دریافت تاییدیه برای پروژه هایی که مشکلی را حل می کنند کمک می کند. به طور خلاصه آن مشکل را در خلاصه خود بیان کنید. از کلمات توصیفی و فعال برای تشریح مسئله و دلیل نیاز به راه حل استفاده کنید.

۲. پیشنهاد راه حل

توضیح دهید که چرا پیشنهاد شما مشکل را حل می کند و یک تصمیم تجاری خوب است. سعی کنید نتایج یا اعداد مورد نظر خاص را برای نشان دادن صرفه جویی های احتمالی یا افزایش تولید مفید برای شرکت در نظر بگیرید.

مطالب مرتبط:  ۱۲ رویکرد برای حل مسئله برای هر موقعیتی

۳. برنامه خود را توضیح دهید

مراحلی را که برای رسیدن به راه حل خود برنامه ریزی می کنید با زبانی فنی و در عین حال آسان توضیح دهید. از آنجایی که خلاصه اجرایی یک پروپوزال کامل را همراهی می‌کند، لازم نیست وارد جزئیات کامل شوید. هر مرحله را به اختصار شرح دهید و توجه داشته باشید که برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانند به کدام بخش از پروپوزال کامل مراجعه کنند.

۴. خطرات را مشخص کنید

بسیاری از مدیران و مدیران اجرایی می خواهند بدانند که شما به طور کامل در مورد پروژه تحقیق کرده اید، از جمله خطرات احتمالی. هر گونه چالش بالقوه را در خلاصه خود و نحوه برنامه ریزی برای اجتناب یا غلبه بر آنها درج کنید. این جزئیات توجه شما را به جزئیات نشان می دهد و می تواند کمک کند تا پروژه شما برای تایید امن تر به نظر برسد.

۵. درخواست یک تصمیم خاص

برای شروع پروژه خود به چه چیزی نیاز دارید توضیح دهید. یک درخواست مؤثر خاص است، بنابراین خواننده دقیقاً می داند برای رسیدن به نتیجه دلخواه شما چه چیزی لازم است. این می تواند به سادگی تایید آنها یا سرمایه گذاری باشد. مواردی که به مجوز یا بودجه نیاز دارید، مدت زمانی که انتظار دارید پروژه طول بکشد و چه زمانی ممکن است نتایج را ببینند را شامل کنید.

خلاصه اجرایی برای مثال پروژه

در اینجا یک خلاصه اجرایی برای یک مثال پروژه وجود دارد که می توانید از آن برای مرجع در خلاصه بعدی خود استفاده کنید:

خلاصه اجرایی

سال گذشته، شرکت ما ۹۵۰۰۰۰۰۰ تومان در هزینه های قراردادی برای حمل زباله قابل بازیافت هزینه کرد. پس از تجزیه و تحلیل بیشتر، ما متوجه شدیم که بسیاری از زباله های قابل بازیافت ما به خاطر کارمندان اداره است که بطری های پلاستیکی یکبار مصرف را برای کار با خود آورده اند.

راه حل

ما می‌توانیم با اضافه کردن ایستگاه‌های پر کردن آب و تشویق کارمندان به استفاده از بطری‌های آب قابل پر کردن، سالانه حدود ۲۵۰۰۰۰۰۰ تومان در هزینه‌های بازیافت صرفه‌جویی کنیم.

طرح

• مرحله ۱: واحدهای پر کردن آب را خریداری کرده و قراردادی را برای نصب در دفاتر ما بخرید. (به بخش چهار پیشنهاد مراجعه کنید)

• مرحله ۲:  واحدهای پر کردن آب را به روش مرحله به طبقه، طبقه به طبقه نصب کنید. (به بخش پنج مراجعه کنید)

• مرحله ۳: کارکنان را به استفاده از واحدهای پر کردن آب تشویق کنید. (به بخش ششم مراجعه کنید)

خطرات

برخی از کارمندان ممکن است علاقه ای به استفاده از ایستگاه های آب محلی یا بطری های آب قابل شارژ مجدد نداشته باشند. ما قصد داریم از واحدهای پر کردن آب با نرم افزاری استفاده کنیم که میزان آب مصرفی را ردیابی می کند. ما با وضع یک سیستم پاداش اداری (روزهای پذیرایی، بازدید از کامیون مواد غذایی و غیره) استفاده کارمندان را تشویق خواهیم کرد. ما همچنین قصد داریم ابتکار “Go Green” را برای ترویج حذف تدریجی بطری های یکبار مصرف اجرا کنیم. این کار اعضای تیم را تشویق می کند تا از ایستگاه های شارژ مجدد استفاده کنند. (به بخش هفتم مراجعه کنید)

هزینه اولیه برای خرید و نصب واحدهای شارژ مجدد قابل توجه است. با این حال، این برنامه ظرف دو سال هزینه خود را پرداخت می کند. هزینه های نگهداری حداقل است، بنابراین واحدها سالانه ۲۵۰۰۰۰۰۰ تومان در هزینه های بازیافت شرکت پس از دو سال صرفه جویی می کنند. (به بخش هشتم مراجعه کنید)

توصیه

ما برای اجرای طرح بازیافت جدیدمان به تاییدیه ۴۵۰۰۰۰۰۰ تومانی برای پوشش خرید و نصب نیاز داریم. تعمیر و نگهداری سالانه مستلزم تعدیل ۵۰۰۰۰۰۰ تومانی در سال در بودجه تعمیر و نگهداری تأسیسات ما برای اطمینان از ادامه عملکرد واحدها و حفظ برنامه در هدف است. امیدواریم این پروژه را تا اول اسفند ۱۴۰۲ آغاز کنیم.