نحوه عذرخواهی حرفه ای برای یک اشتباه (با مثال)

سوء تفاهم ها و اشتباهات اتفاقی رایج در هر محیط کاری است. برای حفظ یک رابطه کاری قوی، ممکن است لازم باشد در مواردی به خاطر اشتباه یا اقدامی عذرخواهی کنید. عمل عذرخواهی می تواند به نشان دادن تصدیق شما نسبت به یک موضوع و تلاش شما برای اصلاح وضعیت کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که چرا عذرخواهی در محل کار مهم است، اگر این کار را نکنید چه اتفاقی می افتد و چگونه می توانید بابت اشتباهات حرفه ای خود عذرخواهی کنید و نکات و نمونه هایی از عذرخواهی ایمیلی و حضوری را برای راهنمایی شما ارائه می دهیم.

چرا عذرخواهی مهم است؟

ممکن است در محل کارتان در موقعیتی قرار بگیرید که مستلزم عذرخواهی شما باشد. ممکن است دیر سر کار آمده باشید، ضرب الاجل مهمی را از دست داده باشید یا رفتار نامشخصی از خود نشان داده باشید. دلایل متعددی وجود دارد که چرا عذرخواهی برای اقدامات خود به دلایل مختلفی مهم است، از جمله:

عذرخواهی نشان می دهد که شما اعمال خود را تصدیق می کنید

علاوه بر اینکه به شما نشان می دهد که نقش خود را در یک موقعیت تصدیق می کنید، همچنین تصدیق می کنید که چگونه اعمال شما می تواند بر افرادی که با آنها کار می کنید تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اگر به خاطر تاخیر خود عذرخواهی می کنید، تصدیق می کنید که دیر سر کار آمده اید، اما همچنین به همکاران خود نشان می دهید که درک می کنید که چگونه دیر آمدن شما به محل کار می تواند مستقیماً بر پروژه هایی که با هم کار می کنید تأثیر بگذارد.

عذرخواهی می تواند به بازسازی اعتماد کمک کند

برخی اقدامات می تواند اعتماد را در بین همکاران از بین ببرد، اما عذرخواهی شما می تواند به بهبود وضعیت کمک کند و به همکارتان کمک کند دوباره به شما اعتماد کند. وقتی همکاران به یکدیگر اعتماد می کنند، معمولاً سازنده تر، خلاق تر، تیم محور و مشارکتی هستند که به بهبود کل محل کار کمک می کند.

عذرخواهی ممکن است استرس محل کار را کاهش دهد

اگر دانستن اینکه شخص دیگری را ناراحت کرده اید باعث استرس شما شده است، عذرخواهی ممکن است احساسات منفی را کاهش دهد. به خصوص اگر همکار یا مدیر شما عذرخواهی صمیمانه شما را بپذیرد، ممکن است احساس اطمینان بیشتری کنید که می توانید رابطه محل کار خود را مانند قبل از حادثه ادامه دهید. عذرخواهی می تواند تعارضات را کاهش دهد و محیط کاری سازنده را تضمین کند.

عذرخواهی ارتباط را بهبود می بخشد

وقتی بتوانید در محل کار از دیگران عذرخواهی کنید، احتمالاً ارتباطات بهبود می یابد. همه طرفین می توانند یکدیگر را بهتر درک کنند و برای برقراری ارتباط در مورد مسائل آینده بازتر باشند.

اگر عذرخواهی نکنید چه اتفاقی می‌افتد؟

عذرخواهی بسیار مهم است زیرا بدون آنها، مواردی ممکن است رخ دهد، از جمله:

روابط ضعیف

اگر اشتباهی در اداره انجام شود که بدون عذرخواهی انجام شود، ممکن است به یک رابطه کاری موجود آسیب وارد کنید یا از ایجاد آن جلوگیری کنید. با این حال، عذرخواهی می‌تواند رابطه را قوی‌تر کند و به شما این امکان را می‌دهد که به طور منسجم با همکاران و مدیران خود کار کنید.

محدودیت های شغلی

غفلت از عذرخواهی برای اشتباهات خود می تواند بر فرصت های شغلی شما تأثیر بگذارد، زیرا ممکن است مدیریت برای شما دشوار باشد که شما را برای ترفیع یا حتی جابجایی های جانبی به بخش دیگری توصیه کند. عذرخواهی نشان می دهد که اشتباهات خود را می شناسید و می خواهید برای اصلاح آنها و جلوگیری از تکرار آنها تلاش خالصانه داشته باشید. عمل عذرخواهی به تیم مدیریتی شما نشان می دهد که می توانید مسئولیت را بر عهده بگیرید و به خوبی با دیگران کار کنید.

برداشت های نادرست

ممکن است کسانی که با آنها کار می کنید تصور نادرستی از شما داشته باشند اگر به خاطر اقداماتی که بر شخص دیگری تأثیر گذاشته عذرخواهی نکنید. با این حال، اگر برای کاری که انجام داده‌اید ابراز پشیمانی کنید، عذرخواهی در واقع می‌تواند برداشت همکار از شما را افزایش دهد و آنها را خوشحال‌تر و هیجان‌زده‌تر کند تا در کنار شما کار کنند.

چگونه برای یک اشتباه در محل کار عذرخواهی کنیم

این مراحل را دنبال کنید تا یک عذرخواهی مؤثر از شخصی که با او کار می کنید ارائه دهید:

۱. بلافاصله پس از حادثه عذرخواهی کنید

عذرخواهی که بلافاصله پس از یک حادثه انجام می شود می تواند به طرف مقابل بفهماند که از کارهای خود پشیمان شده اید و امیدواریم که می تواند به شما کمک کند تا رابطه کاری خود را بدون اتفاق بیشتر ادامه دهید. با این حال، گاهی اوقات بهتر است کمی بیشتر صبر کنید تا عذرخواهی کنید، مانند مورد تشدید تنش بزرگتر. وضعیت را ارزیابی کنید و ببینید که آیا همه طرف های درگیر بهتر است قبل از تصمیم گیری در مورد زمان عذرخواهی، فضا و فرصتی برای پردازش وضعیت داشته باشند یا خیر.

۲. تصمیم بگیرید که چگونه عذرخواهی کنید

چیزی که برای آن عذرخواهی می‌کنید می‌تواند تعیین کند که آیا عذرخواهی شخصاً مناسب‌تر است یا یک ایمیل یا روش جایگزین کافی است. برای تخلفات بزرگ‌تر، مانند اگر یک جلسه مهم مشتری را از دست دادید، عذرخواهی از شریک پروژه خود را در نظر بگیرید. با این حال، اگر یک بار به خاطر کمی تاخیر عذرخواهی می کنید، احتمالاً مناسب است از طریق ایمیل عذرخواهی کنید. فقط یک یادداشت سریع عذرخواهی را در نظر بگیرید تا مدیرتان متوجه شود که شما خطای خود را تشخیص داده و از تکرار آن جلوگیری کنید.

۳. گیرنده خود را با نام خطاب کنید

احترام آمیز است که فردی را که از او عذرخواهی می کنید با نام خطاب کنید، خواه همکار، مدیر، مشتری باشد. این به آنچه شما می گویید صداقت می افزاید. اگر آنها را با نام خطاب کنید به آنها نشان می دهد که در حال بررسی تأثیر اعمال شما مستقیماً و شخصاً آنها هستید.

۴. با صمیمیت عذرخواهی کنید

اگر با عذرخواهی صادقانه رفتار نمی کنید، بهتر است به جای آن در یک گفتگوی آزاد با طرف مقابل در مورد وضعیت خود شرکت کنید. این می تواند به هر دوی شما کمک کند تا یکدیگر را بهتر درک کنید، و ممکن است متوجه شوید که این وضعیت باعث عذرخواهی شما می شود. یک عذرخواهی غیر صادقانه می تواند تصور اشتباهی را برای طرف مقابل ایجاد کند که می تواند به روابط کاری شما آسیب برساند.

با این حال، سعی کنید موقعیت را منعکس کنید و احساسات طرف مقابل را در نظر بگیرید. به این فکر کنید که آیا آنها معتبر هستند و چگونه ممکن است اقدامات شما به طور ناخواسته بر آنها یا کار آنها تأثیر گذاشته باشد. اگر بتوانید نقش خود را در این موقعیت تصدیق کنید، ممکن است بتوانید پس از مدتی فکر کردن، صمیمانه عذرخواهی کنید.

مطالب مرتبط: راهنمای حرفه ای گری در محیط کار

۵- احساس طرف مقابل را تأیید کنید

مهم است که احساس دیگران را تأیید کنید. حتی اگر موضع دقیق آن‌ها را در این مورد درک نکنید، تصدیق احساسات و عذرخواهی‌تان به گونه‌ای که به آن‌ها نشان دهید معتقد هستید که احساساتشان معتبر است، می‌تواند تفاوت زیادی ایجاد کند. در صورت امکان، احساسات آنها را در عذرخواهی خود بگنجانید. به عنوان مثال، می توانید بگویید: “من کاملاً درک می کنم که چگونه اعمال من شما را ناامید کرد.”

۶. به مسئولیت خود بپذیرید

به عنوان بخشی از عذرخواهی خود، مسئولیت اعمال خود را بپذیرید. از بهانه آوردن خودداری کنید، حتی اگر آنها را معتبر می دانید. در حالی که ممکن است بخواهید خودتان را توضیح دهید تا طرف مقابل بفهمد که این وضعیت چگونه ممکن است رخ داده باشد، همچنین مطمئن باشید که آنها می دانند که شما از تأثیر اعمالتان بر دیگران آگاه هستید و متاسف هستید.

قبل از ارائه یک دلیل منطقی، در نظر بگیرید که آیا استدلال شما تفاوت مثبتی در روابط حرفه ای شما ایجاد می کند یا اینکه با توضیح می توانید از موقعیت های مشابه در آینده جلوگیری کنید. اگر چنین است، بررسی کنید که چگونه می‌توانید این جزئیات را بدون بهانه‌تراشی یا حالت تدافعی بگنجانید.

مرتبط: ۸ راه برای به عهده گرفتن مسئولیت بیشتر در محل کار

۷. توضیح دهید که چگونه اشتباه را اصلاح خواهید کرد

برای اینکه بیشترین تأثیر را با عذرخواهی خود داشته باشید، برنامه ای برای اصلاح اشتباه خود داشته باشید. این نشان می دهد که شما کمی فکر کرده اید که چگونه می توانید اوضاع را درست کنید. شما همچنین می توانید قصد خود را برای عدم امکان تکرار همان اشتباه به اشتراک بگذارید، اگرچه مهم است که در مورد این قول واقع بین باشید. به عنوان مثال، ممکن است واقع بینانه نباشد که به مدیر خود بگویید دیگر هرگز دیر نخواهید آمد. ممکن است شرایطی وجود داشته باشد که کاملاً خارج از کنترل شما باشد که می تواند به تأخیر کمک کند.

۸. به وعده های خود عمل کنید

هنگامی که نحوه اصلاح مشکل را به اشتراک گذاشتید، به قول خود عمل کنید. عمل نکردن به قول خود می تواند مزایای مثبت عذرخواهی شما را خنثی کند و اعتماد طرف مقابل را نیز سخت تر کند. اگر هر آنچه را که قول داده اید انجام دهید، صداقت شما را تکرار می کند و نشان می دهد که به یک رابطه حرفه ای منسجم متعهد هستید.

مرتبط: ۱۵ راهکار عملی تقویت تعهد | تعهد به اهداف، لازمه‌ی موفقیت

۹. تشکر کنید و احترام بگذارید

در پایان عذرخواهی‌تان، از فردی که با او مشکل ایجاد کرده اید تشکر کنید. این نشان می دهد که ارزش احترام و همکاری را در نظر دارید و معتقدید که هر دو طرف باید به احترام و رویه متقابل احترام بگذارند. همچنین، اگر این موقعیت باعث شده که شما به خودتان بیشتر از پیش بیایید یا از تجربه کسب‌یاد کنید، از این فرصت برای پاسخ‌دهی به این اندیشه‌ها و بهبود خودتان استفاده کنید.

۱۰. پس از عذرخواهی پیشنهاد یا راه‌حل ارائه دهید

به عنوان جزء اعمال خود، پس از عذرخواهی یک پیشنهاد یا راه‌حل برای پیشگیری از تکرار اشتباه ارائه دهید. این نشان می دهد که شما از تجربه خود یاد گرفته‌اید و می‌خواهید از آن برای بهبود وضعیت استفاده کنید. برای مثال، اگر نقش بسته را به تأخیر انداخته اید، پیشنهاد دهید که در آینده یک برنامه زمان بندی بهتر برای انجام آن داشته باشید.

یک عذرخواهی موثر نه تنها از اینکه باید پیش باشد و از تأثیر اعمال خود آگاه باشید، بلکه باید صادقانه، احترام‌آمیز و به تدریج نیز باشد. این مراحل می تواند به شما کمک کند تا عذرخواهی خود را به یک راه قابل قبول تبدیل کنید و روابط حرفه ای خود را حفظ کنید.

نمونه هایی از عذرخواهی حرفه ای

در اینجا چند نمونه از عذرخواهی آورده شده است که می توانید در صورت نیاز به عذرخواهی حرفه ای از آنها به عنوان راهنمایی استفاده کنید:

عذرخواهی حضوری

اگر اقدامات شما بزرگتر بوده و تأثیرات مضر بیشتری در محل کار ایجاد کرده است، می توانید عذرخواهی حضوری را انتخاب کنید. دفعه بعد که می خواهید حضوری از شخصی عذرخواهی کنید این عذرخواهی را در نظر بگیرید:

سلام جانت می خواستم بروم و بابت رفتار دیروزم عذرخواهی کنم. من به اشتباه اجازه دادم که ناامیدی های شخصی ام در خارج از محل کار بر نحوه برخورد من با دیگران تأثیر بگذارد. این رفتار غیر قابل قبولی بود که من از صمیم قلب متاسفم. من به عنوان یک همکار از شما قدردانی و احترام می‌گذارم و می‌خواهم روابط کاری خوبی داشته باشم. می‌دانم که اعمال من لحن جلسه را می‌سازد و به احساسات شما آسیب می‌زند.

قول می‌دهم این اتفاق دیگر تکرار نشود، زیرا فوراً یک تعادل مثبت بین کار و زندگی ایجاد می‌کنم تا از آن مطمئن شوم. امیدوارم عذرخواهی من را بپذیرید و بتوانید همچنان به من به عنوان همکارتان اعتماد کنید. آیا کار دیگری وجود دارد که بتوانم انجام دهم تا آن را جبران کنم؟

نمونه ای از ایمیل عذرخواهی کاری

ارسال یک ایمیل عذرخواهی به کسی برای تخلفات کوچکتر یا زمانی که نمی توانید شخصاً ملاقات کنید، قابل قبول است. این مثال از عذرخواهی ایمیلی را در نظر بگیرید:

موضوع: عذرخواهی من

سرکار احمدی عزیز،

من این ایمیل را می فرستم زیرا می خواهم از شما عذرخواهی کنم که ضرب الاجل پروژه مشترکمان را از دست داده ام. من درک می کنم که چقدر این ناامید کننده است، و مسئولیت کامل اجرای پروژه را با تاخیر به عهده می گیرم. من همچنین به آقای محمدی اطلاع داده‌ام که این تقصیر من است که موعد مقرر را پشت سر گذاشته‌ایم، زیرا می‌دانم که تا زمانی که من کارم را انجام ندادم نتوانستید کارتان را کامل کنید.

لطفا بدانید که من متعهد به جلوگیری از تکرار این اتفاق هستم. قول می‌دهم مسئولیت‌هایم را جدی بگیرم و هدفم این است که بخشی از پروژه‌های آینده‌ام را قبل از موعد مقرر تکمیل کنم. علاوه بر این، اگر با هر گونه انتظاری از جمله تاریخ سررسید مشکل دارم، در اسرع وقت آن را با شما و آقای محمدی مطرح خواهم کرد تا بتوانیم تنظیمات لازم را قبل از تبدیل شدن به مشکل انجام دهیم.

من برای شما به عنوان یک هم تیمی ارزش قائل هستم و امیدوارم بتوانیم از این حادثه عبور کنیم. من برای هر بازخوردی که ممکن است برای من داشته باشید آماده هستم.

با خلوص نیست،

مرتضی محسنی

نمونه های بیشتر در نظرات: مورد اول | مورد دوم | مورد سوم | 

نکاتی برای عذرخواهی در محل کار

در اینجا چند نکته وجود دارد که می توانید هنگام عذرخواهی از شخصی در محل کار استفاده کنید:

• به زبان بدن خود توجه ویژه ای داشته باشید. حتی اگر کلمات شما صادقانه هستند، زبان بدن شما می تواند پیام متفاوتی را ارسال کند. از روی هم زدن بازوها خودداری کنید و اگر شخصاً عذرخواهی می کنید حتماً به چشمان طرف مقابل نگاه کنید. یک موضع آرام و در عین حال حرفه ای می تواند به طرف مقابل بفهماند که شما درگیر مکالمه هستید و به آنچه می گویید اهمیت می دهید.

• از کلمات «متاسفم» یا «عذرخواهی می کنم» استفاده کنید. استفاده از این کلمات را در نظر بگیرید تا طرف مقابل هدف ارتباط شما را بداند. از گفتن جملاتی مانند “من قصد نداشتم جلسه را از دست بدهم” خودداری کنید و به جای آن از “صمیمانه برای از دست دادن جلسه عذرخواهی می کنم” استفاده کنید.

• خصوصی عذرخواهی کنید. اگر می توانید، یک فضای خصوصی پیدا کنید که بتوانید از طرف مقابل عذرخواهی کنید. یک اتاق کنفرانس یا دفتر خالی را در نظر بگیرید یا با هم بیرون بروید. حفظ حریم خصوصی به حذف حواس‌پرتی‌ها کمک می‌کند، بنابراین می‌توانید گفتگوی باز درباره وضعیت داشته باشید و بدون وقفه عذرخواهی کنید.

• روی اعمال خودتان تمرکز کنید. حتی اگر اقدامات شما در پاسخ به رفتار شخص دیگری باشد، بهتر است هنگام عذرخواهی فقط بر اشتباهات خود تمرکز کنید. سعی کنید از اظهاراتی که ممکن است به نظر برسد فرد دیگری را برای این موقعیت مقصر می‌دانید اجتناب کنید.

و بخوانید:

• راهنمای ارائه بازخورد سازنده در محل کار
• موانع ارتباطی رایج (با مثال)
• ۸ قدمی که باید بعد از اشتباه در محل کار بردارید (با نکات)
• نحوه واکنش به اشتباهات در محل کار
• شناخت خود: اولین گامِ یک رهبر خوب بودن
• ۷ مرحله برای زمان بندی مجدد یک مصاحبه شغلی