راهنمای ارائه بازخورد سازنده در محل کار

بازخورد سازنده خوب برای پرورش عملکرد برتر و تقویت ارتباطات خوب در محل کار ضروری است. هر یک از اعضا استعدادهای منحصر به فردی را برای یک تیم به ارمغان می آورد و نقاط قوت و ضعف خود را دارد، بنابراین عملکرد فردی آنها ممکن است به طور قابل توجهی متفاوت باشد. بازخورد سازنده می تواند به رفع این نابرابری ها کمک کند و ابزار مفیدی برای همکاران برای کمک به یکدیگر در یادگیری، یافتن انگیزه و بهبود روابط است.

در این مقاله، ما درباره چیستی بازخورد سازنده بحث می‌کنیم و راهنمایی برای ارائه آن به روشی ارائه می‌کنیم که به پروژه‌ها و افراد کمک می‌کند.

مرتبط: نحوه درخواست بازخورد

بازخورد سازنده چیست؟

بازخورد سازنده مکالمه ای با یک کارمند یا همکار است که در آن نگرانی ها را بیان می کنید، مثال های خاصی ارائه می دهید و راه های بهبود را مورد بحث قرار می دهید. بازخورد سازنده مفید، غیر انتقادی است و شامل پیشنهادهایی برای تغییر عملی است. بازخورد سازنده خوب نتایج مثبت را ترویج می کند و یک محیط مثبت ایجاد می کند.

بازخورد سازنده نیز می تواند بین همکاران مفید باشد. وقتی برای  برقراری ارتباط  با یکدیگر وقت می گذارید، نیت و سبک کاری شما مشخص است. بازخورد راهی مثبت برای درک بهتر یکدیگر است.

چه زمانی باید بازخورد سازنده داد

قبل از ارائه بازخورد، سعی کنید تعیین کنید که آیا این بازخورد ضروری است (رفتاری که بر ضرب الاجل یا نتایج تأثیر می گذارد) یا ترجیحی (تفاوت در شخصیت یا سبک کاری). گاهی اوقات پرداختن به یک نگرانی ترجیحی می تواند بر اشتیاق فرد  برای کار تأثیر بگذارد. از خود بپرسید که آیا یک مکالمه می تواند صبر کند، آیا ممکن است یکی از اعضای تیم موضوع را به تنهایی بدون مداخله حل کند یا اینکه فقط یک اختلاف نظر ساده است. اگر بازخورد سازنده ضروری است، می توانید یک جلسه رسمی ترتیب دهید یا یک مکالمه معمولی را آغاز کنید.

نحوه ارائه بازخورد سازنده

برای ارائه بازخورد سازنده، موارد زیر را در نظر بگیرید:

۱. به جای ایمیل، شخصا بازخورد بدهید

ممکن است مناسب باشد که فردی را با ایمیل به جلسه دعوت کنید، اما در صورت امکان، گفتگو باید حضوری باشد. انتقال لحن مثبت از طریق ایمیل می تواند چالش برانگیز باشد.

۲. وضعیت عاطفی خود را در نظر بگیرید

هنگام ارائه بازخورد سازنده، آرام و سنجیده بمانید تا طرف مقابل بفهمد که می خواهید مفید باشید. بازخورد سازنده زمانی مفید است که هر دو طرف باز باشند و مایل به گفتگوی آرام باشند.

۳. نیت خود را اعلام کنید

با همدلی صحبت کنید، اما رک باشید. توضیح دهید که چرا شخص را دعوت کرده اید تا با شما صحبت کند. مطمئن شوید هر چیزی که می گویید از دلیلی که می خواهید بازخورد بدهید پشتیبانی می کند. اگر می خواهید تعریف کنید، مطمئن شوید که آنها صادقانه هستند.

۴. مثال های خاص بزنید

مشاهدات خود و مشکلات ناشی از آن را شرح دهید. از زبان خاصی استفاده کنید، مثلاً «متوجه شده‌ام که کار شما در صفحه‌گسترده گروه وارد نشده است» یا «من متوجه شدم که شما دو جلسه گذشته را به دلیل تاخیر از دست داده‌اید.» اگر بیش از یک دغدغه دارید، انتخابی باشید و آنهایی را که بیشترین تأثیر را در کار دارند اولویت بندی کنید. بازخورد خود را به جای استناد به بسیاری از اشتباهات گذشته به مثال های ارائه شده هدایت کنید.

۵. اجازه دهید فرد پاسخ دهد

اجازه دهید طرف مقابل توضیح دهد. ممکن است یک توضیح منطقی برای مشکلی که به گونه ای متفاوت تفسیر کرده اید بشنوید. می‌توانید سؤالات بعدی را برای شفاف‌سازی وارد کنید تا نشان دهید که درگیر و علاقه‌مند هستید.

۶. پیشنهادات یا اصلاحات عینی ارائه دهید

ممکن است مفید باشد که از قبل برنامه ریزی کرده باشید که چه راه حل هایی را می خواهید به عنوان بخشی از بازخورد ارائه دهید. مشخص باشید و پیشنهادات قابل دستیابی را همراه با مشاوره در مورد نحوه اجرای آنها ارائه دهید. بگذارید طرف مقابل روش خودش را پیشنهاد دهد.

۷. در حین ایجاد تغییرات، کمک و حمایت خود را ارائه دهید

تشویق کنید و فرد را برای اجرای راه حل هایی که در مورد آنها صحبت کردید، توانمند کنید. اگر مناسب باشد، می‌توانید ضرب‌الاجل تعیین کنید یا از آنها بخواهید در یک بازه زمانی مشخص برای جلسه بعدی با شما تماس بگیرند. با نشان دادن اینکه گفتگوی بازخورد تنها زمانی نیست که می توانند توجه شما را جلب کنند، می توانید به آنها احساس ارزشمندی و حمایت کنید.

مرتبط: رشد شغلی: یادگیری از بازخورد منفی

نمونه هایی از بازخورد سازنده

در اینجا چند مثال فرضی وجود دارد که بازخورد سازنده احتمالاً موجه است و راه‌هایی برای کمک به بیان نگرانی‌هایتان وجود دارد:

مثال ۱

موقعیت: اقای احدی اغلب دیر به سر کار می آید و در نتیجه، او اغلب شروع جلسه صبحگاهی روزانه را از دست می دهد. او نمی خواهد جلسه را به هم بزند، بنابراین اصلا وارد نمی شود.

مثال: “اقای احدی ، ما برای نظرات شما در جلسات ارزش قائل هستیم. زمانی که شما آنجا نیستید، بینش شما را از دست می دهیم و من نگرانم که اگر از آنها بخواهید آنچه را که ما در آن صحبت کردیم تکرار کنند، بر روابط شما با همکارانتان تأثیر می گذارد. آیا راهی وجود دارد که بتوانیم کمک کنیم به موقع سر کار حاضر شوید؟”

مثال ۲

وضعیت: لاله یکی از اعضای تیم برنامه ریزی رویداد شما است. در حین کار روی یک رویداد مهم، متوجه می شوید که هیچ یک از وظایف تکمیل شده او در صفحه گسترده مشترک وارد نشده است، بنابراین از پیشرفت او مطمئن نیستید.

مثال:  «خانم لاله، متوجه شدم کارهای تکمیل شده شما در صفحه گسترده نیست. من می دانم که شما سخت کار کرده اید، اما مطمئن نیستم که کدام کار قبلاً تمام شده است. من فکر کردم که ممکن است ،برخی مشکلات فنی داشته باشید که بتوانم در مورد آنها کمک کنم؟

مثال ۳

موقعیت:  وظیفه شما ارسال مواد تبلیغاتی برای فروشندگان شرکتتان قبل از نمایشگاه تجاری است. یکی از فروشندگان، اقای شیخی، مرتباً تحویل به موقع مواد خود را به تعویق می اندازد.

مثال:  «اقای شیخی، مطمئن نبودم که می‌دانی دپارتمان من بودجه سالانه‌ای برای حمل و نقل دارد یا خیر. وقتی مجبور می شوم حمل و نقل جعبه های سنگین را تسریع کنم، هزینه آن بیشتر از هزینه ای است که شرکت می خواهد. آیا می‌توانیم برنامه‌ریزی کنیم تا درخواست‌های حمل و نقل شما را قبل از رویدادهایتان دریافت کنیم؟»