۸ نمونه از نوشتن تجاری

حرفه ای ها از نمونه های مختلف نوشتن تجاری برای برقراری ارتباط با همکاران، کارمندان و مشتریان خود استفاده می کنند. هدف مورد نظر از این ارتباطات تجاری می تواند بر قالب یا محتوای آنها تأثیر بگذارد. هنگامی که انواع مختلف نوشتن تجاری را درک می کنید، می توانید از آن دانش برای برقراری ارتباط موثرتر و جذب خوانندگان خود استفاده کنید.

در این مقاله از ایوسی، انواع مختلف نوشتن کسب و کار را توضیح می دهیم، نمونه های رایج را ارائه می دهیم و نکاتی را برای بهبود مهارت های شما ارائه می دهیم.

انواع نوشتن تجاری

نوشتن تجاری به ارتباطات کتبی اطلاق می شود که با همکاران، سرپرستان، مشتریان و سایر ذینفعان کسب و کار انجام می شود. محتوا یا هدف این ارتباطات می تواند بر اساس دسته بندی نوشته های تجاری متفاوت باشد. این فهرست چهار نوع کلی نوشتن تجاری را نشان می دهد:

• آموزشی: هدف از نوشتن کسب و کار آموزشی ارائه راهنمایی یا راهنمایی برای خوانندگان است. به عنوان مثال، یک کتابچه راهنمای کاربر ممکن است به کارمندان یک فرآیند گام به گام برای تکمیل یک کار ارائه دهد.

• اطلاعاتی: نوشتن اطلاعات کسب و کار با هدف اطلاع رسانی به خوانندگان یا ثبت اطلاعات مربوط به کسب و کار انجام می شود. به عنوان مثال، یک صورت مالی عملکرد مالی یک کسب و کار و فعالیت های مرتبط را مستند می کند.

• متقاعد کننده: نوشتن تجاری متقاعد کننده خوانندگان خود را متقاعد یا تحت تأثیر قرار می دهد، معمولاً برای ایجاد احساس مثبت در مورد چیزی. به عنوان مثال، سازمان ها از پیشنهادات برای نمایش تجارت خود و بستن قرارداد با مشتریان استفاده می کنند.

• تراکنشی: نوشتن تجارت تراکنشی به ارتباطات روزمره انجام شده در محل کار یا مرتبط با تجارت اشاره دارد. به عنوان مثال، مشاوری که روی یک پروژه کار می کند ممکن است یک فاکتور برای مشتری خود ارسال کند که جزئیات خدمات و اطلاعات صورتحساب مربوطه را ارائه می دهد.

نمونه های رایج نوشتن تجاری

می‌توانید از فهرست زیر برای آشنایی با هشت نمونه رایج نوشتن تجاری که ممکن است در محل کار با آن‌ها مواجه شوید، استفاده کنید:

نامه های تجاری

نامه تجاری به عنوان نمونه ای از نوشتن تجارت معاملاتی عمل می کند. این به یک سند رسمی و چاپی اشاره دارد که یک فرد برای یک همکار، سرپرست یا همکار حرفه ای ارسال می کند. به طور معمول، افراد هنگام انجام ارتباطات شغلی یا تجاری از این نوع نوشتن تجاری استفاده می کنند.

به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است یک نامه استعفا بنویسد تا تصمیم خود را برای ترک شغل اعلام کند. یا یک متخصص فروش ممکن است برای مشتریان خود نامه های فروش ارسال کند تا محصول جدید را معرفی کند و ویژگی های آن را شرح دهد. انواع مختلفی از نامه های تجاری وجود دارد، از جمله:

• نامه های پیشنهادی کسب و کار

• توصیهنامهها

• نامه های بعدی مصاحبه

• پیشنهاد نامه ها

• نامه های استعفا

اگرچه محتوا متفاوت است، اما نامه های تجاری معمولاً از یک قالب تعریف شده پیروی می کنند. باید شامل اطلاعات تماس فرستنده و گیرنده، سلام رسمی، بیانیه پایانی و امضای فرستنده باشد. متن نامه ممکن است شامل یک یا چند پاراگراف باشد که پیام مورد نظر را می رساند. این نوع نوشتن تجاری به دلیل ماهیت رسمی آن و زمان زیادی که ممکن است برای ارسال آن صرف شود، برای ارسال سریع پیام مناسب نیست.

موارد مرتبط: ۱۰ نوع نامه تجاری و زمان استفاده از آنها

ایمیل ها

ایمیل نمونه دیگری از نوشتن تجارت تراکنشی است. احتمالاً نشان دهنده نوع نوشتن تجاری است که حرفه ای ها به طور منظم از آن استفاده می کنند. با استفاده از ایمیل، فرستنده می تواند پیام خود را تقریباً بلافاصله از طریق اینترنت به گیرنده منتقل کند.

به طور معمول، یک فرد یک ایمیل برای همکاران یا مشتریان ارسال می کند تا اطلاعاتی را ارائه دهد یا از آنها بخواهد در مورد چیزی اقدام کنند. به عنوان مثال، یک سرپرست ممکن است ایمیلی برای یکی از کارمندان خود بفرستد و از آنها بخواهد درباره یک محصول جدید تحقیق کنند. یا تیمی که روی یک پروژه کار می کند ممکن است ایمیلی با جزئیات پیشرفت خود برای مشتری ارسال کند.

مانند یک نامه تجاری، ایمیل های تجاری اغلب شامل سلام، بیانیه پایانی و اطلاعات تماس فرستنده است. در حالی که ایمیل ها یک روش ارتباطی کمتر رسمی هستند، اما همچنان باید از زبان و دستور زبان مناسب برای نشان دادن حرفه ای بودن در محل کار پیروی کنند.

به طور معمول، یک ایمیل نسبتا مختصر است و یک پیام یا هدف واحد را منتقل می کند زیرا گیرندگان ممکن است زمان زیادی را صرف خواندن ایمیل ها نکنند. یکی از عناصر ضروری یک ایمیل، موضوع آن است، که می تواند زمینه ای را در مورد آنچه که خواننده انتظار دارد در پیام آن بیابد، ارائه دهد.

مرتبط: راهنمای نوشتن یک ایمیل تجاری

یادداشت ها

یادداشت تجاری نمونه ای از نوشتن کسب و کار آموزشی را نشان می دهد. این یک روش کوتاه و کمتر رسمی برای انتقال اطلاعات در یک سازمان است. به طور معمول، شرکت ها از یادداشت ها برای ارتباطات جمعی به جای پیام های شخصی استفاده می کنند. به عنوان مثال، بخش منابع انسانی ممکن است یادداشتی در مورد تغییر رویه‌ها یا سیاست‌های شرکت برای کارکنان ارسال کند. یا یک مدیر می تواند یکی را برای ذینفعان داخلی بفرستد و آنها را از راه اندازی یک محصول جدید مطلع کند.

یک یادداشت معمولاً یک پیام کوتاه است که بر یک هدف متمرکز است، بنابراین خواندن آن نباید طولانی باشد. در حالی که کمتر از یک گزارش یا نامه تجاری رسمی است، اما همچنان باید زبان مناسب برای محل کار را حفظ کند. مانند سایر انواع نوشتن کسب و کار، یادداشت ها می توانند شامل مقدمه، پاراگراف بدنه، نتیجه گیری و اطلاعات تماس فرستنده باشند. یادداشت‌ها اغلب از یک سربرگ برای اطلاع دادن به گیرندگان از هدف پیام استفاده می‌کنند و ممکن است جزئیات دیگری مانند تاریخ را در خود داشته باشند.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن یادداشت تجاری (با الگو و مثال)

کتاب های راهنما

یک کتاب راهنما یا راهنما به عنوان نمونه دیگری از نوشتن کسب و کار آموزشی است. کتابچه راهنمای کارکنان اطلاعاتی را در اختیار کارکنان قرار می دهد تا اطمینان حاصل شود که آنها خط مشی ها و رویه های شرکت را درک کرده و از آنها پیروی می کنند.

برخی از کارکنان دستورالعمل‌هایی دریافت می‌کنند که دستورالعمل‌هایی را ارائه می‌کنند که می‌توانند برای انجام کار خود یا تکمیل وظایف خاص از آنها پیروی کنند. بسته به اندازه سازمان، صاحب کسب و کار یا بخش منابع انسانی ممکن است در تهیه این سند کمک کنند. آنها همچنین ممکن است با یک وکیل مشورت کنند تا در پیش نویس زبان در مورد هر شرایط و ضوابط قانونی کمک کنند.

یک کتاب راهنما به کارکنان آموزش می دهد، بنابراین باید از زبانی ساده و مختصر برای اطمینان از درک آنها استفاده کند. همچنین شامل اطلاعات مهمی است که کارکنان برای انجام کار خود یا پیروی از استانداردهای شرکت باید بدانند. برای مثال، یک کتاب راهنما، سیاست‌های شرکت‌ها را در مورد جبران خسارت، کد لباس، زمان‌بندی و زمان‌بندی شرح می‌دهد. همچنین ممکن است اطلاعاتی در مورد یک شرکت، مانند مأموریت، ارزش ها، تاریخچه و شرایط استخدامی آن ارائه دهد. کارمندان به همه این اطلاعات به روشی آسان و قابل درک نیاز دارند تا به توانمندسازی آنها در محل کار کمک کند.

گزارش های تجاری

گزارش تجاری نمونه ای از نوشتن اطلاعات کسب و کار را نشان می دهد. این نوع سند، اطلاعات مهمی را در مورد کسب و کار یا یک پروژه خاص بیان می کند. به طور معمول، هدف آن ارائه داده ها، تحقیقات و سایر اطلاعات برای کمک به مدیران، مدیران اجرایی یا سایر ذینفعان در تصمیم گیری های مرتبط با کسب و کار است. کسب و کارها از انواع گزارشات استفاده می کنند، مانند:

• گزارش های انطباق

• گزارش های امکان سنجی

• گزارش های تحقیقی

• گزارش های پیشنهادی

نوشتن یک گزارش تجاری به جای درج نظرات شخصی در مورد موضوع، نیاز به عینیت دارد. خوانندگان باید برای تصمیم گیری به حقایق، تحقیقات و داده های موجود در آن تکیه کنند. با این حال، گزارش‌هایی که شامل بخش‌های توصیه می‌شوند، زمانی که نویسنده راه‌حل‌های احتمالی را برای مشکلات پیشنهاد می‌کند، اجازه می‌دهد تا برخی نظرات را ارائه کند. قالب ممکن است متفاوت باشد، اما گزارش های تجاری معمولاً شامل عناصر زیر است:

• خلاصه اجرایی

• فهرست مطالب

• معرفی

• پاراگراف(های) بدن

• نتیجه

• منابع

• ضمیمه

مطالب مرتبط: چگونه یک گزارش تجاری بنویسیم

دستور کار جلسات

دستور جلسه به عنوان نمونه دیگری از نوشتن کسب و کار اطلاعاتی عمل می کند. این سندی است که موضوعات مطرح شده در یک جلسه و اهدافی که هدف آن دستیابی به آن است را مشخص می کند. شخصی که جلسه را رهبری می کند می تواند دستور کار را تهیه کند یا کار را به شخص دیگری محول کند.

این سند برنامه را تنظیم می‌کند و هر شرکت‌کننده یک نسخه چاپی دریافت می‌کند تا به آنها کمک کند دنبال کنند و در موضوع باقی بمانند. این نوع نوشتن تجاری ضروری است زیرا می تواند به کارآمدتر و سازنده جلسات کمک کند.

دستور جلسه به عنوان یک طرح کلی عمل می کند، بنابراین نیازی به نوشتن رسمی ندارد. در عوض، می‌تواند از جملات ناقص، کوتاه‌نویسی یا نقاط گلوله استفاده کند. نویسنده همچنین برنامه‌ای از رویدادها را در بر می‌گیرد – آنها سؤالات یا اطلاعاتی را که باید به آنها رسیدگی شود، وظایفی که باید تکمیل شوند و افرادی که آنها را مدیریت می‌کنند شناسایی می‌کنند. همچنین تعیین می‌کند که چقدر زمان برای هر کار یا موضوع اختصاص داده می‌شود. دستور جلسه ممکن است شامل جزئیات دیگری مانند تاریخ، زمان و مکان جلسه نیز باشد.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن دستور جلسه: نکات، الگو و نمونه

بیانیه های مطبوعاتی

بیانیه مطبوعاتی می تواند به عنوان نمونه ای از نوشتن تجاری متقاعد کننده باشد. سازمان ها از بیانیه های مطبوعاتی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعیه ها یا اخبار با مخاطبان خارجی استفاده می کنند. به طور معمول، آنها یک بخش ارتباطات یا روابط عمومی دارند که این کار را انجام می دهد.

شرکت ها می توانند یک بیانیه مطبوعاتی را در وب سایت یا نشریات خبری خود چه به صورت آنلاین و چه در روزنامه منتشر کنند. هدف آن اغلب ارتقاء یک سازمان یا ایجاد شهرت آن است – اگرچه یک سازمان گاهی اوقات باید از یک بیانیه مطبوعاتی در پاسخ به اخبار یا رویدادهای منفی استفاده کند.

از آنجایی که بیانیه های مطبوعاتی به اطلاع عموم می رسد، آنها باید از زبان حرفه ای و اطلاعات دقیق استفاده کنند. برای درگیر نگه داشتن خوانندگان نباید بیش از ۵۰۰ کلمه باشد. اغلب، نویسندگان می‌توانند علاقه یا عنصر شخصی‌تری را با گنجاندن توصیه‌ها یا نقل قول‌های ذینفعان مربوطه اضافه کنند.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن یک بیانیه مطبوعاتی (همراه با الگو و مثال)

خبرنامه ها

خبرنامه نمونه ای از نوشتن تجاری است که سازمان ها می توانند در داخل و خارج از آن استفاده کنند . در حالی که خبرنامه های داخلی یک هدف اطلاعاتی دارند، خبرنامه های خارجی می توانند شکل متقاعدکننده ای از نوشتن تجاری باشند.

یک سازمان ممکن است کارکنان داخلی داشته باشد، مانند بخش ارتباطات یا منابع انسانی، که یک خبرنامه برنامه ریزی شده را می نویسند و توزیع می کنند که اخبار و سایر اطلاعات مهم در مورد شرکت را در اختیار کارکنان قرار می دهد. یا ممکن است یک خبرنامه بر اساس یک برنامه منظم، مانند ماهانه، برای مشتریان خود ارسال کنند تا آنها را در مورد شرکت و محصولات یا خدمات تبلیغی آن مطلع کنند.

خبرنامه ها معمولاً نوع کمتر رسمی از نوشتن تجاری را نشان می دهند. خبرنامه‌های داخلی شرکت ممکن است از زبان آرام‌تری برای ایجاد هیجان در مورد رویدادهای آینده، جشن گرفتن موفقیت‌های اخیر یا برجسته کردن کارمندان تأثیرگذار استفاده کنند.

به طور مشابه، خبرنامه های خارجی تمایل دارند از سبک معمولی تری برای جذابیت و ارتباط با مشتریان خود استفاده کنند. خبرنامه ها همچنین می توانند عناصر بصری را برای تعامل بیشتر خوانندگان ترکیب کنند. قالب می تواند متفاوت باشد، اما شرکت ها باید سعی کنند با سبک خود سازگار بمانند تا اطمینان حاصل شود که گیرندگان می دانند هر بار چه انتظاری دارند.

مرتبط: خبرنامه در مقابل وبلاگ: تفاوت های اصلی چیست؟

نکاتی برای نوشتن کسب و کار موثر

اگر می‌خواهید مهارت‌های خود را بهبود ببخشید، سعی کنید برخی از توصیه‌های زیر را در ارتباطات تجاری بعدی خود بگنجانید:

آن را مختصر نگه دارید

هنگام مکاتبه با همکاران حرفه ای، سعی کنید پیام خود را کوتاه نگه دارید. در طول ساعات کاری، گیرندگان شما ممکن است زمان زیادی برای خواندن پیام شما نداشته باشند. هر کلمه غیرضروری یا اطلاعات نامربوط را حذف کنید و پیام های خود را روی نکته اصلی خود متمرکز کنید.

متناسب با مخاطبان خود باشید

قبل از نوشتن، به خوانندگان خود فکر کنید. این مرحله می تواند به شما کمک کند تا تعیین کنید چه نوع محتوایی ضروری است و چه نوع محتوایی لازم نیست، همراه با زبان و لحن مناسب برای استفاده. به عنوان مثال، هنگام نوشتن برای شخصی خارج از صنعت خود، باید از استفاده از اصطلاحات تخصصی صنعتی که ممکن است برای آنها آشنا نباشد اجتناب کنید. یا یک ایمیل به یک سرپرست ممکن است به لحن رسمی‌تری نسبت به آنچه برای یک همکار نزدیک ارسال می‌کنید نیاز داشته باشد.

متن را تقسیم کنید

برخی از افراد خواندن یا تمرکز بر روی بلوک های متن بزرگ را دشوار می دانند. ایده های مختلف را به پاراگراف های جدید تقسیم کنید یا برای انتقال سریع ایده ها به خوانندگان از نقطه های گلوله استفاده کنید. همچنین می‌توانید عناصری مانند سرفصل‌ها را برای اضافه کردن زمینه یا نشان دادن ایده‌های اصلی خود در آن بگنجانید.

از قالب ها استفاده کنید

اگر انواع خاصی از ارتباطات تجاری دارید که به طور مرتب از آنها استفاده می کنید، سعی کنید الگوهایی را پیدا کنید یا ایجاد کنید تا فرآیند کارآمدتر شود. برای مثال، الگوها شما را قادر می‌سازند تا برای مثال، هر بار که نیاز به نوشتن دستور جلسه دارید، به جای شروع دوباره، جاهای خالی را پر کنید. برخی از شرکت‌ها حتی الگوهایی را به کارمندان ارائه می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که اسناد، مانند گزارش‌های تجاری یا ارائه‌ها، سازگاری دارند.

کار خود را تصحیح کنید

همیشه باید اسناد خود را قبل از ارسال یا ارسال بررسی کنید. مطمئن شوید که اشتباهات املایی، گرامری یا سایر موارد را برطرف کرده و برطرف کنید. یک سند بدون اشتباه خوانندگان را تحت تأثیر قرار می دهد و حرفه ای بودن شما را نشان می دهد. همچنین ممکن است بخواهید از یکی از همکارانتان بخواهید که آن را بخواند تا مطمئن شود چیزی را از دست ندهید.