۱۵ نوع نامه تجاری و هدف هر کدام

انواع نامه های تجاری

در اینجا برخی از رایج ترین انواع نامه های تجاری و زمان استفاده از آنها آورده شده است:

۱. جلد نامه

نامه پوششی یک نامه تجاری است که معمولاً هنگام درخواست برای کار به همراه رزومه شما ارسال می شود. در حالی که همه کارفرمایان نیاز به نامه پوششی ندارند، اما این فرصت عالی برای توضیح تجربه حرفه ای، صلاحیت ها و علاقه شما به شرکت و شغل است.

یک جلد نامه باید شامل بخش های زیر باشد:

اطلاعات تماس

در بالای نامه خود، نام، شماره تلفن و آدرس ایمیل خود را ذکر کنید تا مطمئن شوید که خواننده می داند چگونه پس از بررسی درخواست شما با شما تماس بگیرد.

سلام

نامه را با خطاب به شخصی که نامه را برای او می نویسید شروع کنید. این شخص ممکن است مدیر استخدام، رئیس بخش یا دیگر نماینده شرکت باشد که در فهرست مشاغل مشخص شده است. از یک سلام جنسی خنثی مانند «چارلی واشنگتن عزیز» استفاده کنید.

اگر از نام آن‌ها مطمئن نیستید، از مرتبط‌ترین عنوان شغلی مانند «مدیر استخدام عزیز»، «استخدام کننده عزیز» یا «سرپرست تیم XYZ عزیز» استفاده کنید. از استفاده از « به کسانی که ممکن است مربوط باشد » خودداری کنید، زیرا ممکن است قدیمی یا غیرشخصی باشد.

هدف نامه

در مقدمه خود، با ذکر عنوان شغلی، نام شرکت و جایی که لیست شغلی را پیدا کرده اید، درباره دلیل نوشتن خود بحث کنید. تحقیقات خود را در مورد شغل و شرکت با ابراز علاقه خاص به هر دو نشان دهید، توضیح دهید که چرا به سمت آگهی کار جذب شده اید و چه چیزهایی در مورد سازمان آنها به شما علاقه مند است.

مهارت های واجد شرایط بودن

در متن نامه خود، مهارت های خاصی را که شما را به یک نامزد قوی برای موقعیت باز تبدیل می کند، برجسته کنید. نامه شما باید رزومه شما را تکمیل کند، بنابراین از اطلاعات موجود در رزومه خود استفاده کنید تا جزئیات بیشتری از تجربه حرفه ای خود ارائه دهید. در صورت امکان، حکایت کوتاهی را که بیانگر مهارت‌ها، تجربه و ویژگی‌های مرتبط شما از شرح شغل کارفرما باشد، وارد کنید.

نتیجه

نامه پوششی را با بیانیه ای به یاد ماندنی در مورد اینکه چرا برای موقعیت باز مناسب هستید، پایان دهید. شامل یک فراخوان برای اقدام است که خواننده را تشویق می‌کند تا درخواست شما را دنبال کند، اگر می‌خواهد با شما مصاحبه کند و در مورد اینکه چگونه می‌توانید در شرکت آنها قرار بگیرید بیشتر بیاموزید.

انواع دیگر نامه های پوششی عبارتند از:

• نامه های کاربردی

• نیت نامه

• نامه های مورد علاقه

• نامه های استعلام

• نامه های پرس و جو

• انگیزه نامه ها

• حروف انتقالی

۲. توصیه نامه

یک توصیه نامه از طرف یک متخصص دیگر برای تأیید صلاحیت و اخلاق کاری آنها نوشته می شود. یک توصیه نامه می تواند یک درخواست برای استخدام، آموزش عالی یا فرصت های حرفه ای دیگر را تقویت کند.

یک توصیه نامه باید شامل بخش های زیر باشد:

رابطه توصیه

نامه باید رابطه شخصی را که توصیه می کند بیان کند تا اطمینان حاصل شود که خواننده می داند چه چیزی نویسنده واجد شرایط صحبت از طرف متقاضی است. توصیه نامه ها اغلب توسط همکاران، سرپرستان، مربیان یا معلمان نوشته می شود.

ارزیابی صلاحیت های نامزد

توصیه اغلب متن نامه است و مستقیماً در مورد مهارت ها، ویژگی های شخصیتی، اهداف حرفه ای و پتانسیل آنها در برنامه یا موقعیت نامزد صحبت می کند. مدارک این بخش باید با برنامه یا شغلی که نویسنده حرفه ای را برای آن توصیه می کند، مرتبط باشد.

مثال ها

نویسنده باید مثال‌های خاصی از نحوه نشان دادن مهارت‌های داوطلب در طول مدت کار با هم داشته باشد. این اطلاعات می تواند به کارفرمایان بالقوه کمک کند تا بفهمند که نامزد دقیقاً چگونه بر همتایان و کارفرمایان خود تأثیر مثبت می گذارد.

جمله ی پایانی

توصیه نامه باید با تایید نهایی صلاحیت های نامزد با اطلاعات تماس نویسنده به پایان برسد اگر خواننده بخواهد بیشتر بداند.

انواع دیگر توصیه نامه های تجاری عبارتند از:

• نامه های مرجع

• حروف مرجع شخصیت

• توصیه نامه های تجاری

• توصیه نامه برای یک همکار

• توصیه نامه برای یک کارمند

• توصیه نامه برای یک رئیس

۳. نامه های بعدی مصاحبه

می‌توانید پس از مصاحبه برای یک موقعیت آزاد، یک نامه تکمیلی بفرستید تا از مصاحبه‌گر برای وقت خود تشکر کنید و علاقه خود را بیشتر به این شغل نشان دهید.

نامه بعدی باید شامل بخش های زیر باشد:

بررسی اجمالی مصاحبه: موضوعات کلیدی مورد بحث در طول مصاحبه را درج کنید، مانند وظایف شغلی خاص یا نقطه صحبتی که به شما علاقه مند است. حتما عنوان موقعیت را ذکر کنید. این جزئیات گوش دادن فعال را نشان می دهد و در عین حال علاقه مداوم شما به موقعیت باز را ابراز می کند.

مهارت‌های مرتبط با موقعیت: نامه بعدی زمان خوبی برای تکرار مهارت‌هایی است که ارائه می‌دهید زیرا مربوط به موقعیت باز است.

قدردانی: همچنین می‌توانید از نامه بعدی برای تشکر از مدیر استخدام برای وقت گذاشتن برای ملاقات با شما استفاده کنید. این مرحله حسن نیت حرفه ای را نشان می دهد که می تواند تأثیر خوبی بر کارفرمای احتمالی شما بگذارد.

موارد مرتبط: نمونه های ایمیل پیگیری برای بعد از مصاحبه

۴. پیشنهاد نامه

پیشنهاد نامه یک پیشنهاد رسمی استخدام است که شرایط خاص این موقعیت را توضیح می دهد. اگر با شرایطی که نامه پیشنهاد می کند موافقت کنید، نامه پیشنهادی را امضا کرده و کار را می پذیرید.

یک پیشنهاد نامه باید شامل موارد زیر باشد:

• شرح شغل: این مورد وظایف و الزامات شغلی خاص را مشخص می کند.

• عنوان شغلی: نامه ای که نام رسمی موقعیت را ذکر می کند می تواند اطمینان حاصل کند که شما برای نقش مناسب استخدام شده اید.

• تاریخ شروع درخواستی: این تاریخی است که در آن شروع به کار خواهید کرد. در صورت نیاز به تنظیم تاریخ، می توانید با کارفرمای خود صحبت کنید.

• حقوق و مزایا: این اطلاعات شامل حقوق پیشنهادی، پاداش و مزایایی است که به همراه نقش ارائه می شود. برخی از کارفرمایان ممکن است مشخص کنند که چه زمانی پاداش ها را توزیع می کنند و چه زمانی مزایایی مانند مراقبت های بهداشتی شروع می شود.

• جدول زمانی پذیرش: این تاریخی است که باید در آن به نامه پیشنهاد پاسخ دهید.

مطالب مرتبط: چگونه یک پیشنهاد شغلی را بپذیریم

۵. فروش نامه

هدف از فروش نامه معرفی یک خدمت یا محصول به مشتری یا مشتری است. متخصصان فروش اغلب از این نامه ها هنگام برقراری تماس های جدید با خریداران احتمالی یا تقویت روابط با مشتریان قدیمی استفاده می کنند.

نامه فروش اغلب شامل موارد زیر است:

توضیحات محصول یا خدمات

جزئیات خاصی را در مورد کالا یا خدماتی که ارائه می دهید درج کنید. راه حل ممکنی را که این محصول یا خدمات به گیرنده ارائه می دهد را در نظر بگیرید تا ارزش آن را به بهترین نحو نشان دهد.

هزینه

برخی از نامه ها حاوی اطلاعاتی در مورد قیمت محصول یا خدمات هستند، به خصوص اگر خریدار مشتری فعلی باشد. اگر هزینه قبلاً در جلسه قبلی نیز بحث شده باشد، ممکن است شامل شود.

فراخوانی برای اقدام

دستورالعمل‌هایی را برای خواننده درج کنید که در صورت تمایل به خرید، چگونه باید اقدام کنند. شما می‌توانید اطلاعات تماس خود، بهترین زمان تماس با شما و تاریخی که تا آن زمان باید برای استفاده از پیشنهاد شما پاسخ دهند را درج کنید.

مطالب مرتبط: ۱۵ شغل فروش که درآمد خوبی دارند

۶. تقدیر نامه

ستایش نامه ها نوعی قدردانی از کارمندان است و شرکت ها آنها را برای کل کارکنان ارسال می کنند تا به کارمند به خاطر کار خوب خود تبریک بگویند. آنها ممکن است شامل موارد زیر باشند:

• هدف: یک نامه تقدیر را شروع کنید که مشخص کنید چه کسی و به چه دلیل مورد تقدیر قرار گرفته است.

• جزئیات تقدیرنامه: شامل جزئیات مربوط به وظایف خاص، دستاوردها یا جوایزی است که عضو تیم برای آنها شناخته می شود.

• Call to action: این نامه ممکن است شامل یک فراخوان برای اقدام باشد که کارکنان همکار را تشویق می کند تا به عضو تیم به خاطر موفقیتشان تبریک بگویند.

انواع دیگر تقدیر نامه عبارتند از:

• تقدیر نامه ها

• نامه های قدردانی از کارمندان

• قدردانی نامه های بازنشستگی

مطالب مرتبط: اهمیت بازخورد مثبت و نحوه ارائه آن به دیگران

۷. استعفا نامه

نامه استعفای کارفرمای شما را از قصد استعفا مطلع می کند. در حالی که ممکن است به طور شفاهی به همکاران و کارفرمای خود از برنامه های خود برای ترک اطلاع دهید، بسیاری از سازمان ها ترجیح می دهند نامه رسمی برای اهداف مستندسازی داشته باشند.

استعفا نامه اغلب شامل موارد زیر است:

بیانیه استعفا

این نامه را با بیانیه رسمی مبنی بر استعفای خود از شرکت آغاز کنید.

دلیل ترک

بسته به موقعیت خود، ممکن است دلیل خروج خود را ذکر کنید تا کارفرمای شما تصمیم شما را درک کند. این ممکن است شامل پذیرش فرصتی در جای دیگر، ادامه تحصیلات عالی یا نقل مکان باشد.

تاریخ

تاریخ تحویل نامه و تاریخ آخرین روز رسمی استخدام خود را ذکر کنید. این مرحله می تواند تضمین کند که کارفرمای شما می تواند به بهترین شکل برای ترک شما آماده شود و موقعیت شما را پر کند.

متشکرم

در نظر داشته باشید که از کارفرمای خود به خاطر فرصت و مهارت هایی که در حین کار برای او کسب کرده اید تشکر کنید. این مرحله یک حسن نیت حرفه ای است که می تواند روابط حرفه ای شما را با کارفرمایتان تقویت کند، در صورتی که در آینده به توصیه او نیاز داشته باشید.

انواع دیگر استعفانامه عبارتند از:

• نامه های بازنشستگی

• ایمیل های خداحافظی

• نامه تشکر پس از استعفا

• نامه استعفا برای مشاغلی که مناسب نیستند

• استعفا نامه های کوتاه مدت

• بدون استعفا نامه

• استعفا نامه های اضطراری

• استعفا نامه اجباری

• استعفا نامه های رسمی

• نامه های استعفا به دلیل بیماری

• استعفا نامه به دلیل جابجایی

• استعفا نامه به دلیل بارداری

• استعفا نامه به دلایل خانوادگی

• نامه استعفا به دلیل تغییر شغل

مطالب مرتبط: نامه های استعفا: نکات، الگوها و مثال ها

۸. نامه های تشکر

نامه تشکر حرفه ای روشی مهم برای اجازه دادن به همکاران، کارفرمایان، فروشندگان یا سایر مخاطبین تجاری است که بدانند برای زمان یا تلاش آنها ارزش قائل هستید. ارسال یک نامه تشکر حرفه ای باعث ایجاد ارتباط با گیرنده می شود و اهداف شما را برای آینده بیان می کند. ممکن است پس از اینکه شخصی به شما در جستجوی شغل کمک کرد، زمانی که مشتری خریدی انجام می دهد یا اگر یک تجارت با شما قراردادی منعقد می کند، یک نامه تشکر ارسال کنید. شما همچنین می توانید یک نامه تشکر رسمی ارسال کنید تا به سادگی قدردانی عمومی خود را از کسی بیان کنید.

یک نامه تشکر تجاری معمولاً شامل موارد زیر است:

یک سلام: نامه خود را با یک سلام ساده اما حرفه ای شروع کنید. رابطه خود را با گیرنده در نظر بگیرید.

دلیل قدردانی با مثال های خاص: در یک یا دو پاراگراف کوتاه، به طور واضح قدردانی خود را از گیرنده بیان کنید، و در مورد چیزی که از او تشکر می کنید مشخص کنید.

جزئیات مکالمه شما: اشتراک‌گذاری جزئیات بیشتر از برخوردتان می‌تواند به شخصی‌سازی نامه کمک کند و عمق سپاسگزاری شما را نشان دهد.

یک پایان مودبانه: ایمیل خود را با یک بیانیه پایانی مانند “سلام من”، “باز هم متشکرم” یا یکی دیگر از موارد با شخصیت و در عین حال حرفه ای پایان دهید.

انواع دیگر نامه های تشکر عبارتند از:

• نامه های تشکر برای توصیه ها

• نامه های تشکر برای یک رئیس

• نامه های تشکر برای یک مربی

• نامه های تشکر برای افزایش حقوق

• نامه های تشکر مشتری

• نامه های تیم تشکر

• یادداشت های تشکر از همکاران

• نامه های تشکر برای بعد از مصاحبه

• نامه های تشکر در سطح اجرایی پس از مصاحبه

• از شما برای اعمال نامه ها متشکرم

• نامه های تشکر پانل یا گروهی

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن نامه تشکر حرفه ای (با مثال)

۹. نامه های شکایت

نامه های شکایت معمولاً توسط مصرف کنندگان برای کسب و کارها زمانی که از خدمات یا محصولی ناراضی هستند ارسال می شود. کسب و کارها همچنین ممکن است گاهی نیاز به نوشتن نامه شکایت داشته باشند. به عنوان مثال، ممکن است از یک کارمند خواسته شود که از طرف شرکتی که از یک محصول ناراضی است، شکایت نامه بنویسد.

اجزای شکایت نامه عبارتند از:

یک تبریک رسمی: هنگام نامه نگاری به یک شرکت، استفاده از “به چه کسی ممکن است مربوط باشد” قابل قبول است زیرا ممکن است مشخص نباشد چه کسی شکایت شما را می خواند و به آن عمل می کند.

شرح خرید: شامل تمام جزئیات مربوطه، مانند شماره حساب یا شماره سفارش، مقدار و مقدار محصول یا خدمات خریداری شده و زمان انجام معامله باشد.

توضیح مشکل: مشکلی که در مورد محصول یا خدمات با آن مواجه شده اید را به وضوح بیان کنید. به عنوان مثال، محصول به درستی کار نمی کند، خدمات به درستی انجام نشده است، مبلغ اشتباهی از شما صورتحساب گرفته شده است، چیزی به وضوح فاش نشده است یا به اشتباه ارائه شده است.

درخواست یا تصمیم خاص مورد نیاز: یک راه حل رضایت بخش، مانند بازپرداخت یا تخفیف در خدمات انجام شده، تعمیر یا تعویض پیشنهاد دهید.

۱۰. نامه های عذرخواهی

نامه عذرخواهی ابزار مهمی در محل کار است که اشتباه را تصدیق می کند، ابراز پشیمانی می کند و از گیرنده نامه طلب بخشش یا صبر می کند. نامه های عذرخواهی یک سابقه رسمی از اعتراف و تلاش شما برای اصلاح یک اشتباه یا شکست ایجاد می کند.

نامه عذرخواهی باید شامل موارد زیر باشد:

اعتراف به اشتباه

با توضیح آنچه اشتباه کرده اید شروع کنید و عواقب اشتباه خود را بپذیرید. قبول اشتباه خود از همان ابتدای نامه شما نشان دهنده صداقت است و به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که گیرنده شما به جای شخص دیگری در مورد اشتباه شما از شما می شنود. مقابله با اشتباه خود و تماس مستقیم با طرف آسیب دیده به شما کمک می کند تا مشکل را در سریع ترین زمان ممکن حل کنید.

یک عذرخواهی صمیمانه

عذرخواهی صمیمانه شامل گفتن متاسفم بدون هیچ گونه اخطار یا تلاش برای سرزنش دیگران است. ابراز پشیمانی واقعی برای عواقبی که ایجاد کردید ممکن است برای جلب بخشش گیرنده شما کافی باشد.

برنامه شما برای رفع مشکل

به گیرنده خود اطمینان دهید که تمام تلاش خود را برای اصلاح موضوع انجام خواهید داد و اقدامات خاصی را که برای انجام این کار انجام خواهید داد به اشتراک بگذارید. مایل باشید هر گونه فداکاری شخصی که برای درست کردن اوضاع با خواننده خود لازم است انجام دهید.

بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن نامه عذرخواهی (با مثال)

۱۱. تفاهم نامه اداری

یادداشت اداری یا یادداشت تجاری یک سند کوتاه و در عین حال رسمی است که برای ارتباط بین کسب و کار و کارکنان آن استفاده می شود. یادداشت های موثر مختصر هستند و به راحتی قابل پیمایش هستند. این سند در درجه اول برای استفاده داخلی است، مانند اطلاعیه ای در مورد تغییرات در پرسنل در یک سازمان یا به روز رسانی در گردهمایی های شرکت.

یادداشت های اداری باید شامل موارد زیر باشد:

موضوع واضح و سرراست: اگر ایمیلی صادر می کنید، پیام یادداشت را در قسمت موضوع ارسال کنید. اگر یادداشت روی کاغذ بین کارمندان توزیع شود، همچنان می‌توانید یک موضوع مختصر در بالای نامه قرار دهید.

هدف یادداشت: هدف یادداشت را در پاراگراف مقدماتی ذکر کنید. مختصر باشید و زبان را در کل مثبت نگه دارید.

تفکیک اطلاعات: از پاراگراف بدنه و نتیجه گیری برای تشریح اطلاعاتی که به اشتراک می گذارید استفاده کنید. جزئیاتی در مورد اینکه چگونه کارمندان می‌توانند بر اساس این یادداشت عمل کنند یا برای هر سؤال بعدی با یک فرد خاص ارتباط برقرار کنند، درج کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن یادداشت تجاری (با الگو و مثال)

۱۲. نامه های خوش آمدگویی

نامه خوش آمدگویی روشی رسمی برای معرفی یک شرکت یا کارمند است و اطلاعات اولیه را در اختیار گیرنده قرار می دهد. به عنوان مثال، در حالی که نامه خوش آمدگویی کارمند جدید اطلاعاتی را در اختیار کارمندان قرار می دهد تا به آنها کمک کند تا برای اولین روز کاری خود بهتر آماده شوند، نامه خوش آمدگویی مشتری جدید از مشتری به خاطر کسب و کارشان تشکر می کند و یک دید کلی از شرکت در اختیار آنها قرار می دهد. به طور کلی، این نامه ها از لحن خوشامدگویی برای کمک به ایجاد یک رابطه کاری بیشتر استفاده می کنند.

نامه خوش آمدگویی معمولاً شامل موارد زیر است:

یک سلام گرم

چند خط اول نامه شما ممکن است بسته به قصد شما متفاوت باشد. به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن نامه خوش آمدگویی از کارمندان جدید هستید، بر اشتیاق خود در مورد پیوستن آنها به تیم خود تأکید کنید. برای یک نامه خوش آمدگویی به مشتری یا مشتری جدید، با ابراز قدردانی از تجارت آنها شروع کنید.

اطلاعات شخصی شده

نامه خود را با ارجاع به مکالمات قبلی که داشته اید شخصی سازی کنید. اگر در حال نوشتن نامه خوشامدگویی برای یک کارمند جدید هستید، با ذکر موضوعی که در طول مصاحبه آنها صحبت شده است، توضیح دهید که چرا از داشتن آنها هیجان زده هستید. اگر در حال نوشتن نامه مشتری جدید هستید، به آنها در مورد ارزش محصول یا خدماتی که خریداری کرده اند اطمینان دهید. در نامه خوش آمدگویی مشتری جدید، به آنها اطمینان دهید که چگونه می توانید انتظارات آنها را برآورده کنید یا از آنها فراتر بروید.

جزئیات مهمی که باید در مورد کسب و کار خود بدانید

اطمینان حاصل کنید که گیرنده در شروع این مشارکت جدید همه چیزهایی را که باید بداند می داند. به عنوان مثال، در نامه خوش آمدگویی کارمند جدید، فرآیند جهت گیری را توضیح دهید، به آنها ایده بدهید که اولین روزشان چگونه خواهد بود و کجا باید بروند. همچنین می‌توانید فهرستی از مدارک مورد نیازی که آنها باید در روز اول خود به همراه داشته باشند تهیه کنید و کدهای لباس شرکت را مشخص کنید.

انواع دیگر نامه های خوش آمد گویی عبارتند از:

• معرفی نامه ها

۱۳. نامه های درخواستی

نامه درخواست راهی برای درخواست رسمی چیزی در محل کار است. می توانید از این نامه برای درخواست افزایش حقوق، کلاس آموزشی، توصیه یا حتی جلسه ای برای درخواست ترفیع استفاده کنید. نامه های درخواستی نیز می توانند راهی مفید برای به دست آوردن اطلاعات خاص باشند.

نامه های درخواستی باید شامل موارد زیر باشد:

توضیح درخواست

نامه خود را با توضیح واضح و مختصر درخواست خود شروع کنید. لحن کلی نامه درخواست شما باید مؤدبانه و در عین حال قانع کننده باشد.

اسناد پشتیبانی

در صورت لزوم، شواهد یا سایر اسناد مربوط به درخواست خود را اضافه کنید. به عنوان مثال، اگر در حال درخواست توصیه هستید، پیوستن رزومه خود می تواند مفید باشد تا آنها بتوانند به سرعت حافظه خود را با شرایط شما تجدید کنند. اگر درخواست افزایش حقوق دارید، می‌توانید یک پاراگراف توضیح دهید که ارزشی را که برای این نقش به ارمغان می‌آورید را توضیح می‌دهد یا سندی را با شواهد دقیق‌تر از اهدافی که از آنها فراتر رفته‌اید یا میانگین حقوق‌های صنعت را برای مهارت‌های شغلی و سطح تجربه‌تان ضمیمه کنید .

مهلتی برای پاسخگویی

برای بسیاری از نامه های درخواستی، ارائه یک جدول زمانی نیز می تواند مهم باشد. برای مثال، اگر درخواست توصیه نامه دارید، ممکن است لازم باشد آن را در تاریخ خاصی ارسال کنید. به اشتراک گذاشتن آن مهلت و درخواست از آنها برای اطلاع شما در صورت عدم امکان ارائه نامه تا آن زمان به شما این امکان را می دهد که درخواست خود را برای شخص دیگری ارسال کنید.

انواع دیگر درخواست نامه عبارتند از:

• نامه های درخواست ارتقاء

• نامه های درخواست تنزل رتبه

• درخواست تایید نامه ها

• نامه های درخواست آموزش

• نامه های درخواست مرخصی

• نامه های درخواستی را بالا ببرید

• نامه درخواست انتقال

۱۴. اعلام نامه ها

نامه اعلامیه کسب و کار نامه ای است که برای کارمندان، فروشندگان، مشتریان یا مطبوعات ارسال می شود تا چیزی قابل توجه برای شرکت اعلام شود، مانند تغییر خط مشی، تغییر کارمند یا مدیریت، ادغام، تصاحب، انتشار محصول یا یک رویداد. نامه معمولاً کوتاه است و در یک یادداشت رسمی نوشته می شود.

نامه های اعلامیه باید شامل موارد زیر باشد:

یک پاراگراف مقدماتی همراه با اطلاعیه

لید را دفن نکنید – اخباری را که اعلام می کنید در پاراگراف اول یا دوم ارائه کنید. این بیانیه باید مختصر و دقیق باشد.

توضیحات بیشتر

در مرحله بعد، نامه شما باید اعلامیه خود را با جزئیات بیشتری توضیح دهد. اگر میزبان یک رویداد هستید، هدف رویداد را در اینجا به اشتراک بگذارید. اگر افتتاح کسب و کار خود را اعلام می کنید، جزئیاتی مانند مدت زمانی که در پشت صحنه برای باز کردن درهای خود کار کرده اید یا تبلیغ ویژه ای که برای جشن افتتاحیه خود ارائه می دهید را به اشتراک بگذارید.

مشخصات

مهمتر از همه، اطلاعیه شما باید شامل جزئیات خاص مربوط به اطلاعیه شما باشد. این ممکن است شامل ساعات کاری فروشگاه یا اطلاعات تماس مانند آدرس فیزیکی، شماره تلفن یا وب‌سایت باشد. اگر چیزی را به صورت داخلی به کارمندان اعلام می‌کنید، مانند ادغام، می‌توانید یک نفر را به کارمندان پیشنهاد دهید تا سؤالات آنها را هدایت کند.

انواع دیگر اعلان نامه عبارتند از:

• نامه های اعلام خروج کارکنان

• نامه های اعلام ارتقای کارمند

۱۵. نامه های فسخ

نامه پایان کار روشی محترمانه و در عین حال مؤثر برای اخراج یک کارمند از شغل فعلی است. به نامه های پایان کار، «جدایی نامه»، «اخطار پایان کار» یا «نامه فسخ قرارداد» نیز گفته می شود.

نامه های پایان کار باید شامل موارد زیر باشد:

اطلاعیه تاریخ خاتمه

ابتدا به کارمند اطلاع دهید که کارش خاتمه یافته است و تاریخ پایان کار را مشخص کنید. این امر هرگونه سردرگمی احتمالی را از بین می برد و به کارمند اجازه می دهد تا برای اخراج خود آماده شود.

دلایل فسخ

توضیح شما در مورد خاتمه غیر ارادی کارمند باید واضح و دقیق باقی بماند تا از سوء تعبیر جلوگیری شود. در صورت امکان، شواهدی را برای حمایت از استدلال خود وارد کنید.

غرامت و مزایای آینده

در مرحله بعد، مزایا یا غرامتی را که پس از پایان کار دریافت خواهند کرد، توضیح دهید. این می تواند شامل حقوق پایان کار، پرداخت روزهای مرخصی استفاده نشده و سایر حقوق بدهکار باشد. همچنین به آنها اطلاع دهید که چه اتفاقی برای صندوق های مراقبت های بهداشتی، بیمه عمر و بازنشستگی آنها خواهد افتاد. هر گونه قرارداد امضا شده را به آنها یادآوری کنید، مانند قرارداد عدم افشا یا سایر اسناد از فرآیند ورود، که ممکن است بر غرامت و پرداخت سود آنها تأثیر بگذارد.

مراحل بعدی

در نهایت مراحل بعدی را که کارمند باید بردارد فهرست کنید. هر گونه اموال شرکت را که باید برگرداند، مانند تلفن همراه شرکت، لپ‌تاپ، کلید، نشان‌های شناسایی و کارت پارکینگ به کارمند اطلاع دهید. سپس جزئیات تماس نماینده منابع انسانی آنها را درج کنید تا هرگونه سؤالی در مورد غرامت، مزایا و سایر جزئیات را در نامه راهنمایی کند.

هفت قسمت یک نامه تجاری

اگرچه بسیاری از انواع نامه‌ها الزامات قالب‌بندی خاصی دارند و اطلاعات مختلفی را شامل می‌شوند، چند مؤلفه وجود دارد که در اکثر نامه‌های تجاری سازگار هستند، از جمله:

۱. اطلاعات تماس

این مرحله ضروری است، به خصوص در هنگام پایان دادن به یک کپی فیزیکی از یک نامه تجاری. اطلاعات تماس شما باید شامل نام، شماره تلفن و آدرس کسب و کار یا آدرس ایمیل شما باشد.

۲. خط موضوع

هنگام ارسال نامه تجاری از طریق ایمیل از خط موضوع استفاده می شود. این خط کوتاه اغلب شامل خلاصه ای چند کلمه ای از هدف نامه شما می شود.

۳. احوالپرسی

رسمی بودن تبریک به نوع رابطه کاری شما با خواننده بستگی دارد. اگر به دنبال شغل جدیدی هستید، احوالپرسی شما باید رسمی باشد. اگر یک پیگیری سریع برای مشتری ارسال می کنید که قبلاً با او رابطه برقرار کرده اید، ممکن است انتخاب کنید که از نام کوچک او استفاده کنید.

۴. مقدمه

مقدمه هدف نامه و آنچه را که امیدوارید با آن به دست آورید، توضیح می دهد. این شانس شما برای جلب توجه خواننده با اطلاعاتی مانند تخفیف در محصولی است که می فروشید یا اینکه در حال پرس و جو در مورد یک موقعیت باز هستید.

۵. اطلاعات دقیق

متن نامه تجاری شما شامل جزئیات خاصی در مورد هدف شما است، از جمله پرسیدن یا پاسخ دادن به سؤالات و ارائه اطلاعات اضافی.

۶. نتیجه گیری

نتیجه گیری شما باید خواننده را با فراخوانی برای اقدام وادار کند، مانند اینکه چگونه خواننده می تواند محصولی را سفارش دهد یا برای اطلاعات بیشتر با شما تماس بگیرد.

۷. امضاء

یک امضا می تواند به سادگی نوشتن نام شما یا به پیچیدگی شامل اعتبارنامه و گواهینامه های شما باشد. نحوه امضای نامه تجاری به رابطه فعلی شما با خواننده نیز بستگی دارد.

نکات نامه تجاری

در اینجا چند دستورالعمل وجود دارد که باید هنگام نوشتن نامه تجاری به خاطر داشته باشید:

• نامه خود را سفارشی کنید تمام نامه های تجاری باید به صراحت برای گیرنده مورد نظرشان نوشته شود. به عنوان مثال، یک نامه پوششی باید دلیل کار در آن شرکت خاص را ذکر کند.

• هنگام تحویل کالا وقت شناس باشید نامه های تجاری به موقع می توانند مهارت های مدیریت زمان شما را به یک کارفرمای احتمالی نشان دهند یا به گیرنده شما بفهمانند که برای وقت او ارزش قائل هستید.

• روش تحویل را در نظر بگیرید. ارتباط شما با گیرنده، نوع نامه و سطح فوریت ممکن است بر ارسال آن از طریق ایمیل یا پست سنتی تأثیر بگذارد.

• سطح مناسبی از رسمی بودن را انتخاب کنید. اکثر نامه های تجاری که می نویسید به صورت حرفه ای نوشته می شود. رابطه شما با گیرنده، نوع نامه و قصد شما ممکن است رسمیت زبان در نامه شما را تعیین کند.

• نامه خود را به یک صفحه محدود کنید. نامه های تجاری مختصر که به سرعت به اصل مطلب می رسند، بیشتر خوانده می شوند. هر پاراگراف را از نظر مرتبط بودن ارزیابی کنید و فقط اطلاعاتی را که خواننده باید بداند در آن گنجانده شود.