چگونه در ۶ مرحله به یک فضای کاری آشفته رسیدگی کنیم

یک فضای کاری نامرتب می تواند بهره وری را کاهش دهد. چه فضای کاری شما در خانه باشد و چه در اداره، تمیز و منظم نگه داشتن آن می تواند حس آرامش را در روز شما به ارمغان بیاورد و ابزار شما را در دسترس نگه دارد. سازمان ممکن است فقط چند دقیقه طول بکشد تا به انجام برسد، اما تسلط بر آن به تمرین بیشتری نیاز دارد.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که یک محل کار نابسامان چگونه ممکن است به نظر برسد و مراحلی را برای نحوه مدیریت حرفه‌ای آن ارائه می‌کنیم.

بیشتر بخوانید: چگونه میز، دفتر یا اتاقک خود را در محل کار سازماندهی کنیم

فضای کاری نامنظم چیست؟

محل کار نامنظم هر فضایی است که به کار اختصاص داده شده است که به دلیل به هم ریختگی یا سایر انواع حواس پرتی به عنوان یک محیط کار کارآمد نیست . این فضای کاری می تواند یک میز، دفتر خانه، اتاق کار یا کل دفتر شرکت باشد. در اینجا برخی از انواع بی نظمی و درهم ریختگی کلی که ممکن است به فضای کاری بی نظم منجر شود، آورده شده است:

• زباله: گاهی اوقات وقتی سطل زباله در دسترس نیست یا چندین ساعت پشت میز خود گیر کرده اید، زباله ها جمع می شوند. با این حال، قرار دادن زباله به طور مستقیم در سطل زباله، آن را از اوراق کاری مهم شما جدا نگه می دارد و کار و ابزار شما را در دسترس نگه می دارد.

• نداشتن کشو یا ظروف: کاغذهای بدون سیستم بایگانی می توانند به سرعت جمع شوند، حتی روی یک میز بزرگ. کابینت‌های بایگانی، وان‌های پلاستیکی و سایر ابزارهای سازمانی با قیمت‌های مقرون به صرفه در دسترس هستند و می‌توانند به سازمان‌دهی و بهره‌وری فضای کاری شما کمک کنند.

• به هم ریختگی رایانه: فایل‌های دیجیتال بدون سیستم سازماندهی مؤثر پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها می‌توانند بهره‌وری کار را کاهش دهند. اکثر سیستم عامل ها به سازماندهی دیجیتال از طریق ذخیره سازی ابری و ذخیره سازی فیزیکی اجازه می دهند تا فایل ها را مرتب نگه دارند.

• اقلام احساسی: برخی از چالش برانگیزترین چیزها برای سازماندهی یا جدا شدن از آنها، اقلام احساسی مانند عکس ها و سایر چیزهای کوچک هستند که ارزش شخصی دارند. به حداقل رساندن وسایل شخصی می تواند میز شما را منحصر به فرد و در عین حال نامرتب نگه دارد.

بی نظمی در محل کار می تواند چیزی بیش از فضای فیزیکی باشد. همچنین در مورد عادات کارکنان و مدیریت، مانند از دست دادن ضرب الاجل ها و بی نظمی عمومی در طول پروژه ها، اعمال می شود. در اینجا چند نوع دیگر وجود دارد:

• تأخیر: تأخیر می تواند باعث اختلال در پروژه و به هم ریختگی در طول روز شود. مدیران می‌توانند برای ایجاد برنامه‌های منعطف برای کاهش تأخیر، با کارمندان نزدیک‌تر کار کنند.

• از دست دادن اطلاعات: گاهی اوقات، کمبود نرم افزار به اشتراک گذاری فایل یا مشکلات ذخیره سازی اطلاعات می تواند باعث شود که تکمیل پروژه یک چالش باشد. ارائه گزینه های ذخیره سازی دیجیتال و فیزیکی به همراه ابزارهای اشتراک گذاری می تواند به تسهیل سازماندهی بهتر کمک کند.

• طولانی شدن بیش از حد: گاهی اوقات، حجم کاری و استرس می تواند باعث خستگی کار شود. ایجاد تمرکز در سطح شرکت بر اجتناب از فرسودگی شغلی می تواند به کارکنان کمک کند تا احساس ارزشمندی بیشتری داشته باشند و از بی نظمی و جدایی اجتناب کنند.

مطالب مرتبط: ۹ راه برای جلوگیری از فرسودگی شغلی

نحوه مدیریت یک فضای کاری نامرتب

هنگامی که فضای کاری شما به هم ریخته می شود، اقداماتی وجود دارد که می توانید برای رفع بی نظمی و برنامه ریزی برای آینده انجام دهید، مانند:

۱. اقلام خود را از هم جدا کنید

اولین کاری که می توانید انجام دهید این است که اقلامی را که دارای ارزش احساسی هستند از اقلام کاری ضروری خود جدا کنید. اقلام احساساتی ممکن است شامل عکس‌ها یا ریزه کاری‌هایی باشد که میز شما را شلوغ می‌کنند، در حالی که چیزهای مهمی که باید در نزدیکی آن‌ها نگه دارید، ابزارها و کاغذبازی‌های ضروری هستند. اگر پشت میز هستید، می توانید همه چیز را بردارید و تازه شروع کنید. تصمیم بگیرید که کدام اقلام احساسی را باید نگه دارید. اگر چندین عکس دارید، یک عکس مهم را نگه دارید.

در مرحله بعد، بررسی کنید که از چه مواردی برای کار استفاده می کنید. تصمیم بگیرید که کدام اقلام برای روز کاری شما ضروری است و چه چیزی بهتر است در کشو یا مکان دیگری نگهداری شود. اقلام تکراری را اهدا یا سطل زباله کنید. به عنوان مثال، ممکن است به دو منگنه یا سه رول نوار نیاز نداشته باشید.

بیشتر بخوانید: ۱۰ نمونه از سازماندهی در محیط کار

۲. زباله ها را پاک کنید

اگر از قبل سطل زباله ندارید، قرار دادن سطل زباله در زیر یا کنار میزتان راهی عالی برای کاهش تجمع زباله است. اضافه کردن یک سطل بازیافت را در نظر بگیرید و به خودتان برای تلاش‌هایتان در کمک به ایجاد یک محیط پاک، مثبت‌اندیشی روزانه بدهید.

۳. وسایل غیر ضروری را کوچک کنید

با رعایت نکات زیر، اقلام اضافی را که روی میز یا محل کار خود ذخیره کرده اید، کوچک کنید:

• یک نقطه شروع پیدا کنید: لازم نیست همه چیز را به یکباره خلاص کنید. با چیزی شروع کنید که کمترین استفاده را دارید. یا، می‌توانید با حذف موارد تکراری شروع کنید و به سمت مواردی که به ندرت استفاده می‌شوند بروید.

• ایجاد شمع‌های بله یا خیر: هنگام کوچک کردن اندازه، فقط شمع‌های «بله» یا «نه» ایجاد کنید. این به شما کمک می کند از بلاتکلیفی در مورد موارد “شاید” جلوگیری کنید.

• دیجیتالی کردن کاغذها: به شرطی که شغل شما به شما امکان می دهد کپی های دیجیتالی تهیه کنید، این می تواند راهی عالی برای ذخیره مدارک بدون درهم ریختگی کاغذ فیزیکی باشد. هنگامی که اسناد خود را به صورت دیجیتالی اسکن و ذخیره کردید، می توانید برای امنیت آن را خرد کنید.

• رایانه خود را سازماندهی کنید: رایانه ها می توانند پوشه های نامحدود ایجاد کنند، بنابراین از سیستم فایل رایانه خود برای محدود کردن به هم ریختگی روی دسکتاپ یا لپ تاپ خود استفاده کنید. فایل ها را در پوشه های فرعی سازماندهی کنید تا پایگاه داده ای ایجاد کنید که به راحتی در دسترس و ایمن باشد.

۴. ایجاد یک سیستم برای سازماندهی تیم

اگر شرکت شما می تواند از یک سیستم سازمانی بهبودیافته بهره مند شود، با رهبری یا مدیریت تیم خود درخواست دهید. نرم افزارهای تخصصی، مانند نرم افزار مدیریت تیم یا پروژه، محل بسیار خوبی برای شروع است. این ابزارها می توانند بستری مرکزی برای برقراری ارتباط با اعضای تیم، سازماندهی پروژه ها و دریافت به روز رسانی های روزانه فراهم کنند.

جلسات تیم می تواند به تعیین منابع چالش و ایجاد ایده های کارکنان برای راه حل کمک کند. به عنوان مثال، اگر تیم احساس می‌کند فقدان ارتباطی وجود دارد که مانع از همکاری مؤثر می‌شود، نرم‌افزار مدیریت پروژه ممکن است به حل مشکل کمک کند و به جمع کردن تیم کمک کند.

بیشتر بخوانید: ۲۴ بهترین ابزار رایگان نرم افزار مدیریت پروژه

۵. از فضای ذخیره سازی ابری استفاده کنید

نرم افزار ذخیره سازی ابری یک ابزار عالی برای مشاغل با هر اندازه ای است که به دنبال سازماندهی بیشتر هستند. فضای ذخیره سازی ابری نه تنها به هم ریختگی فضای ذخیره سازی فیزیکی را از بین می برد، بلکه به همه امکان دسترسی به فایل های خود را در یک پلت فرم قابل دسترس نیز می دهد. سرویس‌هایی مانند Zoho به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا به صورت داخلی روی یک سند همکاری کنند و سپس آن را به اشتراک بگذارند یا در پوشه‌های فایل با کنترل دسترسی آپلود کنند.

۶. کمک بخواهید

گاهی اوقات، بازنگری سازمان کل یک کسب و کار برای تیم شما بسیار چالش برانگیز است. سازمان‌دهندگان متخصص و متخصصان کسب‌وکار برای کمک به همه چیز از سازماندهی فضای کاری ساده گرفته تا مهاجرت ابری در دسترس هستند.