برخی از مشاغل نیاز به توانایی مقابله با حجم زیاد و تنوع اسناد دارند. هنگام رسیدگی به مدارک دیجیتال یا فیزیکی، ضروری است که فایل ها و فضای کاری خود را به گونه ای سازماندهی کنید که از بهره وری شما پشتیبانی کند و کارایی شما را افزایش دهد. این مقاله روش های ایجاد یک سیستم پرونده کارآمد برای محل کار شما را بررسی می کند.
نحوه سازماندهی اسناد
مراحل زیر می تواند شما را در مرتب سازی، طبقه بندی و ذخیره مدارک فیزیکی راهنمایی کند و به شما در طراحی یک سیستم بایگانی موثر کمک کند:
- اسناد را بر اساس نوع جدا کنید.
- از ترتیب زمانی و حروف الفبا استفاده کنید.
- فضای بایگانی را سازماندهی کنید.
- سیستم بایگانی خود را رنگی کنید.
- سیستم بایگانی خود را برچسب بزنید.
- مدارک غیر ضروری را دور بریزید.
- دیجیتالی کردن فایل ها
بیایید هر یک از این مراحل را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم تا بتوانید این سیستم سازمانی ساده را در محل کار خود اعمال کنید.
۱ . اسناد را بر اساس نوع جدا کنید
اسناد فیزیکی خود را به دسته هایی مانند گزارش ها، اسناد مشتری یا فاکتورهای صورتحساب مرتب کنید. شما می توانید هر دسته را به سطوح زیرمجموعه جدا کنید. به عنوان مثال، می توانید اسناد مشتری را بر اساس هر مشتری مرتب کنید قبل از اینکه اسناد یک مشتری را در گزارش ها، مکاتبات و موارد دیگر سازماندهی کنید. این استراتژی مرتب‌سازی لایه‌ای می‌تواند به شما در شناسایی اسنادی که باید نگه دارید و برای دسترسی آسان سازماندهی کنید، کمک کند.
اگر اسنادی را پیدا کردید که در یک دسته بندی اصلی قرار نمی گیرند، یک پشته متفرقه به همراه انبوهی از اسنادی که قصد دارید خرد یا بازیافت کنید، تهیه کنید. همچنین عاقلانه است که مجموعه ای از اسنادی را که می خواهید به فایل های دیجیتال تبدیل کنید، تهیه کنید. شروع با یک بررسی ساده و دسته بندی اسناد شما می تواند به شروع فرآیند تشکیل پرونده کمک کند.
بیشتر بخوانید: مهارت های اداری: تعریف و مثال هایی برای شغل شما
۲ . از ترتیب زمانی و حروف الفبا استفاده کنید
برخی از اسناد برای پیگیری فعالیت ها و تصمیمات درون سازمان دارای مهر زمانی و تاریخ هستند. پس از جداسازی بر اساس نوع و نوع فرعی، در صورت لزوم، هر سند را به ترتیب زمانی مرتب کنید. برای مثال، اگر اسناد خود را بر اساس مشتری مرتب می‌کنید، در نظر داشته باشید که اسناد تاریخ‌دار را به ترتیب از جدیدترین به قدیمی‌ترین قرار دهید تا جدیدترین اسناد در مقابل شما باشد. اگر ترجیح می‌دهید تاریخچه کامل مشتری تا به امروز را ببینید، می‌توانید اسناد را از قدیمی‌ترین تا جدیدترین سفارش دهید.
می توانید اسناد بدون تاریخ را بر اساس اهمیت یا تعداد دفعات استفاده از آنها سازماندهی کنید. در نهایت، قبل از قرار دادن اسناد خود در فضای بایگانی، الفبا را در نظر بگیرید. می‌توانید بر اساس نام مشتری یا بر اساس دسته‌های اصلی مانند فاکتورها یا گزارش‌ها حروف الفبا کنید. هر روشی را که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید که سیستمی را انتخاب کرده‌اید که احساس طبیعی داشته باشد و در جریان کار فعلی شما قرار بگیرد.
۳ . فضای پرونده خود را سازماندهی کنید
کمدها و کشوهای بایگانی می توانند فضای ذخیره سازی قابل تنظیمی را ارائه دهند. از پوشه های فایل برای ذخیره گروه هایی از اسناد بر اساس نوع و نوع فرعی آنها استفاده کنید. هنگام قرار دادن پوشه ها در کابینت ها یا کشوها می توانید از ترتیب زمانی یا حروف الفبا استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بر اساس حروف الفبا بر اساس نام مشتری یا به ترتیب زمانی بر اساس آخرین مشتری که به دست آورده‌اید، مرتب کنید. نگهداری کاغذ دور از محیط کار به شما کمک می کند تا میز کارتان را شفاف نگه دارید تا بتوانید کارها را به نحو احسن انجام دهید.
برای سازماندهی اسنادی که مرتباً مرور می کنید یا به آنها دسترسی دارید، مانند فرم هایی که هر روز پر می کنید، روی یک قفسه پرونده سرمایه گذاری کنید تا روی میز خود قرار دهید. برای حفظ دسته بندی می توان به هر قفسه یک نوع یا زیرگروه خاص اختصاص داد. همچنین می‌توانید از قفسه برای ساده‌تر کردن فرآیند تشکیل پرونده خود هنگام دریافت اسناد جدید استفاده کنید. فایل های جدید را به چند دسته اصلی جدا کرده و در قفسه مناسب قرار دهید. وقتی بعداً آنها را بایگانی کنید، این روش می‌تواند کار را آسان‌تر کند.
مطالب مرتبط: ۱۴ روش برای سازماندهی در محل کار
۴ . سیستم بایگانی خود را رنگی کنید
نشانگرهای بصری، مانند برگه های رنگی، می توانند در زمان جستجوی اسناد در وقت شما صرفه جویی کنند. شما می توانید از پوشه های رنگی مختلف برای انواع مختلف اسناد و انواع فرعی خود استفاده کنید. برخی از پوشه ها دارای برگه های برچسب در رنگ های مختلف هستند. با هر یک از این گزینه ها، می توانید یک کلید رنگی برای پیگیری رنگ اختصاص داده شده به دسته سند ایجاد کنید.
۵ . سیستم بایگانی خود را برچسب بزنید
برچسب زدن دسته های اسناد به شما کمک می کند تا پوشه مورد نظر خود را سریع شناسایی کنید. برخی از پوشه ها همراه با کاغذ هستند تا برچسب های خود را بسازید. می‌توانید برچسب‌ها را با دست بنویسید یا یک برگه از برچسب‌های تایپ‌شده را به‌طور هم‌زمان چاپ کنید.
می‌توانید با استفاده از قلم‌ها یا جوهرهای رنگی مختلف که با کلید کد رنگی شما مطابقت دارد، سیستم برچسب‌گذاری خود را بیشتر بهینه کنید. از برجسته‌کننده‌ها نیز می‌توان روی متن سیاه برای کد رنگی برچسب استفاده کرد. لیبل سازها همچنین می توانند به شما امکان چاپ سریع برچسب های تک برچسب را بدهند. این ابزار مخصوصاً هنگام برچسب زدن قفسه یا کابینت بایگانی یا اگر نیاز به جایگزینی برچسب های فعلی با برچسب های جدید دارید مفید است.
۶ . مدارک غیر ضروری را دور بریزید
ایجاد یک سیستم بایگانی سازمان یافته می تواند به شما کمک کند تا راه هایی را برای کاهش حجم اسنادی که ذخیره می کنید بیابید. اسنادی را که دیگر مرتبط نیستند، بازیافت کنید تا از شلوغی کاسته شود، یا برای امنیت بیشتر، آنها را خرد کنید.
یک قوطی بازیافت کوچک یا یک سبد اختصاصی برای اسنادی که می‌خواهید تکه تکه کنید، در نزدیکی میز خود قرار دهید. دور انداختن مرتب فایل‌ها و اسناد غیرضروری می‌تواند به تمیز و منظم نگه داشتن فضای کاری شما کمک کند.
مطالب مرتبط: ۵ نکته کلیدی برای بهبود مهارت های مدیریت زمان
۷ . دیجیتالی کردن فایل ها
در برخی موارد، تبدیل اسناد فیزیکی به فایل های دیجیتال ذخیره شده در رایانه شما ممکن است کارآمدتر باشد. انجام این کار می تواند آنها را به راحتی در دسترس، قابل ارسال و کاهش بهم ریختگی کند. در این صورت، کاغذها را به اسناد دیجیتالی اسکن کنید تا در پوشه های سازماندهی شده در رایانه خود ذخیره شوند. مراحل مشابهی را که هنگام ایجاد یک سیستم بایگانی فیزیکی انجام دادید، دنبال کنید:
- مرتب سازی بر اساس نوع و نوع فرعی.
- از ترتیب زمانی و حروف الفبا برای سازماندهی فایل ها استفاده کنید.
- با استفاده از رنگ فایل یا ویژگی پرچم در سیستم عامل خود، کد رنگ را بر اساس نوع و نوع فرعی رنگ آمیزی کنید.
- اسناد را به وضوح با نوع یا نوع فرعی و تاریخ سند، در صورت وجود، برچسب بزنید. یک سیستم کارآمد عنوان سند ممکن است به این صورت باشد: «Client ABC _ Invoice _ 1401-02-12».
دیجیتالی کردن فایل ها به شما امکان می دهد اسناد را در رایانه خود جستجوی سریع کنید. همچنین به هم ریختگی و نیاز به فضای ذخیره سازی فیزیکی را کاهش می دهد.
در حالی که ایجاد یک سیستم برای پیمایش اسناد ممکن است بسیار طاقت فرسا باشد، اگر این فرآیند را دنبال کنید و روی هر مرحله تمرکز کنید، می توانید پیشرفت ثابتی داشته باشید. با یک رویه مشخص، می توانید گردش کار خود را ساده کنید، استرس را کاهش دهید و بهره وری را افزایش دهید. حتی اگر از قبل یک سیستم سازمانی دارید، عاقلانه است که به طور منظم زمانی را برای نگهداری و نگهداری اختصاص دهید، زیرا در زمان های شلوغ به راحتی می توان فایل ها را جمع کرد.