۱۵ مهارت پیشرفته برتر در اکسل (و نحوه بهبود آنها)

نشان دادن درک اولیه از توابع اکسل برای بسیاری از موقعیت‌های ابتدایی الزامی است . برای پیشرفت در محل کار و درخواست برای نقش های سطح بالاتر، ممکن است به یادگیری مهارت های پیشرفته اکسل فکر کنید. تسلط بر این مهارت ها می تواند به شما کمک کند رزومه خود را تقویت کنید و به صورت روزانه کارآمدتر و بازدهی بیشتری داشته باشید.

در این مقاله از ایوسی، نمونه‌هایی از مهارت‌های پیشرفته در اکسل را مورد بحث قرار می‌دهیم، نکاتی را برای بهبود مهارت‌های اکسل فهرست می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چگونه آنها را در محل کار و در حین جستجوی شغل برجسته کنید.

مهارت های پیشرفته در اکسل چیست؟

مهارت‌های پیشرفته در اکسل ابزارها و قابلیت‌هایی هستند که برای تجزیه و تحلیل داده‌های سطح بالاتر و دستکاری داده‌ها استفاده می‌شوند. فراتر از ورود داده های اولیه، مهارت های پیشرفته اکسل به کاربران این امکان را می دهد که داده ها را به روش های معنی دار مدیریت کنند، از جمله گزارش و ارائه. به طور خاص، این مهارت های پیشرفته شامل فرمول ها و قالب بندی های پیچیده تر و همچنین دانش عمیق ابزارها و توابع اکسل است.

۱۵ نمونه از مهارت های پیشرفته در اکسل

استفاده از مهارت های پیشرفته اکسل می تواند به کارمندان در طیف گسترده ای از حرفه ها کمک کند تا داده های پیچیده را تجزیه و تحلیل کنند تا به رهبران در تصمیم گیری های تجاری کمک کنند. برای مثال، این مهارت‌ها می‌تواند به بخش‌های بازاریابی کمک کند تا اطلاعات جمعیتی خاصی را هدف قرار دهند یا به بخش‌های فروش کمک کنند تا موفق‌ترین محصولات را تعیین کنند. در اینجا چند نمونه از مهارت های پیشرفته در اکسل آورده شده است:

۱. Power Query

Power Query ابزاری است که به کاربران اجازه می دهد به داده های خارج از اکسل متصل شوند و داده ها را تمیز و دستکاری کنند. یادگیری نحوه استفاده از این ابزار می تواند به شما کمک کند تا داده های منابع مختلف را در اکسل بگنجانید و از ابزارهای دیگر اکسل برای کار با آن استفاده کنید. Power Query به دلیل حجم داده هایی که به کاربران امکان تجزیه و تحلیل را می دهد پیشرفته است. همچنین کاربران را ملزم به درک منابع داده خارج از اکسل می کند.

بیشتر بخوانید:  راهنمای قطعی ابزار Power Query در اکسل

۲. قالب بندی مشروط

قالب‌بندی مشروط شامل یادداشت‌گذاری داده‌هایی است که با معیارهای مشخص و تعریف‌شده با برجسته‌سازی یا رنگ پس‌زمینه مطابقت دارند. به عنوان مثال، کاربران ممکن است اعداد یا اعداد منفی را بیش از یک آستانه مشخص برجسته کنند. این ابزار شامل قالب‌بندی مبتنی بر سلول و قالب‌بندی مبتنی بر شرایط است.

بیشتر بخوانید:  نحوه رنگ آمیزی کد در اکسل با استفاده از قالب بندی شرطی

۳. نمودارهای پیشرفته

ابزارهای ترسیم نمودار اکسل شامل گزینه های قالب بندی و عملکرد گسترده است. کاربران پیشرفته از این ابزارها، مانند نمودارهای درون سلولی، نمودارهای تعاملی و نمودارهای قالب بندی شرطی، دانش عمیقی دارند. نمودارها می توانند به شما در تجسم داده ها کمک کنند، که ممکن است اشتراک گذاری و ارائه آن را آسان تر کند.

بیشتر بخوانید:  نحوه ایجاد نمودار در اکسل (با دستورالعمل های گام به گام)

۴. PivotTables

PivotTables داده های مرتبط را از یک برگه یا کتاب کار بزرگتر به یک جدول کوچکتر استخراج می کند. همچنین می توانید داده ها را سازماندهی مجدد کنید. این مهارت به کاربران کمک می‌کند تا با جدول داده‌های قابل مدیریت‌تری کار کنند که به روشی متفکرانه‌تر برای کار فوری سازماندهی شده است. این ممکن است به این کاربران اجازه دهد تا کار خود را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند.

مطالب مرتبط:  نحوه ایجاد یک PivotTable در اکسل در ۵ مرحله

۵. Flash Fill

کاربران می توانند داده ها را در یک ردیف دستکاری کنند و ابزار Flash Fill دستکاری های مشابهی را روی داده های باقی مانده ایجاد می کند. این مهارت باعث صرفه جویی در وقت کاربران در انجام کارهای تکراری می شود، به خصوص هنگام کار با مجموعه داده های بزرگ.

برای مثال، ممکن است بخواهید فهرستی از نام‌ها را تغییر دهید تا در جلوی هر نام « دکتر » قرار گیرد. استفاده از ابزار Flash Fill به شما امکان می دهد نام اول را تغییر دهید و سپس برنامه ” دکتر ” را به همه نام های باقی مانده اضافه می کند.

بیشتر بخوانید:  نحوه پر کردن فلش در اکسل (با نکات)

۶. فیلترها

فیلترها داده‌های انتخاب شده را برای کاربران نشان می‌دهند تا با آن‌ها کار کنند در حالی که بقیه صفحه را پنهان می‌کنند. کاربران پیشرفته می توانند از چندین فیلتر برای استخراج داده های بسیار خاص استفاده کنند، مانند استخراج کارمندانی که تاریخ استخدام در ماه مه دارند و در بخش حقوقی کار می کنند.

مطالب مرتبط:  نحوه اعمال چندین فیلتر در اکسل (نکات بعلاوه)

۷. COUNTIF

در اکسل، می توانید از تابع COUNTIF برای تعیین اینکه چند بار یک کلمه یا عبارت خاص در یک مجموعه داده انتخاب شده ظاهر می شود، مانند نام یک بخش خاص یا سایر ویژگی های شناسایی، استفاده کنید. کاربران پیشرفته اغلب این عملکرد را به جای شمارش دستی اطلاعات مربوطه به کار می برند.

۸. SUMIF

در حالی که ممکن است از COUNTIF برای اطلاع از تعداد دفعات مشاهده یک ورودی در مجموعه‌ای از داده‌های کیفی استفاده کنید، SUMIF می‌تواند به شما کمک کند مجموعه‌ای از مقادیر را اضافه کنید که مجموعه‌ای از معیارها را برآورده می‌کنند. می توانید از اکسل بخواهید که مجموع تمام مقادیر مرتبط با یک کلمه یا عبارت خاص یا همه اعداد بزرگتر یا کمتر از یک مقدار خاص را پیدا کند. کارشناسان اکسل ممکن است از این ابزار برای تفسیر داده ها و یافتن مجموع بدون انجام ریاضیات دستی وقت گیر استفاده کنند.

۹. خطوط جرقه

Sparklines یک نمایش بصری از نقاط داده را از طریق خطوط یا ستون های داخل یک سلول نمایش می دهد. این مهارت پیشرفته به کاربران اجازه می دهد تا روندها را در مجموعه کوچکی از داده ها در یک کتاب کار بزرگتر نشان دهند. هنگامی که می خواهید تغییرات داده ها را در طول زمان بدون ایجاد نمودار یا نمودار تجزیه و تحلیل کنید، Sparklines می تواند مفید باشد.

۱۰. اعتبار سنجی داده ها

ابزارهای اعتبارسنجی داده ها می توانند به کاربران پیشرفته کمک کنند تا اشتباهات داده ها را شناسایی و تصحیح کنند. توابع اعتبارسنجی داده ها عبارتند از:

• تایید آدرس ایمیل

• ادغام منوی کشویی

• اعلان ورودی تکراری

• اعتبار سنجی املایی از طریق تصحیح خودکار

۱۱. دستکاری داده ها

دستکاری داده ها یک مهارت پیشرفته است که می توانید از آن برای ترکیب داده ها و ایجاد یکنواختی استفاده کنید. کاربران می توانند بسیاری از فرمول های پیچیده را برای تغییر مجموعه داده ها ترکیب کنند. نمونه هایی از دستکاری داده ها عبارتند از:

• ترکیب ستون ها یا استخراج داده ها در چندین ستون

• ادغام دو لیست در یک

• حذف داده های تکراری

۱۲. ماکروها

کاربران اکسل می توانند یک ماکرو در VBA (برنامه اساسی ویژوال) برای خودکارسازی یک کار تکراری ایجاد کنند. این مهارت شامل کار با ویژگی های برنامه نویسی اکسل برای ضبط کلیدهای خاصی است که یک ماکرو را تشکیل می دهند. به جای وارد کردن مجدد یا دستکاری اطلاعات مشابه، کاربران می توانند ماکرو را برای تکرار همان عملکرد در سراسر برگه یا کتاب کار راه اندازی کنند.

۱۳. IFERROR

IFERROR یک دستور ساده است که به شما کمک می کند اطلاعات خود را پاک کنید. وقتی آن را روی یک سلول یا یک سری سلول اعمال می‌کنید، سلول‌های حاوی کدهای خطا خالی می‌شوند. این به شما کمک می کند مجموعه داده های بصری جذاب تری ارائه دهید و به شما کمک می کند مقادیر شکسته شده مانند #VALUE را تعمیر کنید! یا #REF!.

مرتبط: ۱۰ خطای رایج فرمول اکسل (و نحوه رفع آنها)

۱۴. داده های خارجی را دریافت کنید

اگر نحوه استفاده موثر از اکسل را می دانید، می توانید به راحتی داده های خارجی را از منابع دیگر به کاربرگ اکسل خود بیاورید. به سادگی به تب ” داده ” در نوار ابزار خود بروید و روی ” از وب ” کلیک کنید.

می‌توانید پیوند به وب‌سایتی را که حاوی داده‌های شماست، جای‌گذاری کنید و آن را در یک کاربرگ جدید یا موجود وارد کنید. این می تواند برای تیم هایی که داده ها را در چندین پایگاه داده مختلف نگهداری می کنند یا متخصصانی که تحقیقات خارجی انجام می دهند مفید باشد.

۱۵. INDEX MATCH

INDEX MATCH فرمولی است که عملکرد فرمول INDEX و فرمول MATCH را ترکیب می کند. این فرمول‌ها با هم به شما کمک می‌کنند داده‌هایی را که با مجموعه‌ای دیگر از داده‌ها جفت می‌شوند را پیدا کنید تا بتوانید معنی را از دو مجموعه استخراج کنید.

به عنوان مثال، اگر یک ستون در کاربرگ شما حاوی نام مشتریان، ستون دیگری شامل صنعت مشتری و ستون سوم شامل میانگین هزینه سالانه هر مشتری باشد، می توانید از INDEX MATCH برای یافتن میانگین هزینه تمام مشتریان در صنعت ساخت و ساز استفاده کنید.

نحوه بهبود مهارت های پیشرفته در اکسل

منابع زیادی برای کمک به درک عمیق تری از ویژگی های پیچیده Excel وجود دارد. در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای بهبود مهارت های Excel خود انجام دهید:

از منابع آنلاین رایگان استفاده کنید

برای یادگیری مهارت های خاص، تحقیق در مورد مقالات و آموزش های ویدئویی را در نظر بگیرید. این ابزارها می توانند برای یادگیری گام به گام فرآیندهای استفاده از ابزار مفید باشند. آنها همچنین ممکن است به شما در درک کاربردهای عملی این مهارت ها کمک کنند.

برای یک دوره یا کارگاه آنلاین ثبت نام کنید

گذراندن یک دوره آنلاین انعطاف پذیری یادگیری در خانه و کار با سرعت خود را فراهم می کند. این منابع همچنین به طور کلی اطلاعات زمینه ای بیشتری را برای مهارت هایی که یاد می گیرید نسبت به یک مقاله یا ویدیوی رایگان ارائه می دهند. برخی از دوره ها ممکن است منجر به گواهینامه ای شوند که می توانید به رزومه خود اضافه کنید.

مرتبط:  سوالات متداول در مورد گواهینامه های Microsoft Office (با مثال)

در دوره حضوری شرکت کنید

شما می توانید یک دوره آموزشی اکسل متوسط ​​تا پیشرفته را در یک مرکز اجتماعی، کالج محلی، دانشگاه یا کتابخانه عمومی در منطقه خود پیدا کنید. حضور حضوری در یک دوره آموزش و بازخورد در مورد پیشرفت شما را در زمان واقعی ارائه می دهد. همچنین می توانید سؤالات خاصی در رابطه با تجربه و چالش های خود بپرسید.

تمرین

راه هایی را بیابید که مهارت های اکسل پیشرفته خود را در زندگی خارج از محل کار خود بگنجانید. به عنوان مثال، می توانید داوطلب شوید تا برای تیم لیگ کوچک فرزندتان بودجه ایجاد کنید یا آماری را حفظ کنید. استفاده از مهارت های خود را برای دستکاری، تجزیه و تحلیل و قالب بندی این داده ها تمرین کنید.

مهارت های اکسل پیشرفته در محل کار

استفاده از مهارت های پیشرفته اکسل در محل کار به متخصصان کمک می کند تا داده های خام را به اطلاعات واضح و قابل استفاده در مورد یک شرکت تبدیل کنند. از این اطلاعات می توان برای تصمیم گیری در هر سطحی، از موجودی و کارکنان گرفته تا کمپین های تبلیغاتی استفاده کرد. در اینجا چند راه عملی برای استفاده از مهارت های پیشرفته اکسل در محل کار آورده شده است:

• یکپارچه سازی داده ها: ترکیب مجموعه های بزرگ از داده ها یک نیاز رایج برای ساده سازی اطلاعات است. به عنوان مثال، یک فروشگاه خرده فروشی ممکن است بخواهد فهرستی از مشتریان حضوری را با لیستی از خریداران آنلاین ترکیب کند.

• انتخاب داده: برای جلوگیری از حواس پرتی و احتمال خطا، از ابزارهای انتخاب داده مانند فیلترها و PivotTables استفاده کنید تا فقط داده های مرتبط را نمایش دهید. برای مثال، یک بخش فروش که با صفحه‌گسترده‌ای حاوی همه محصولات کار می‌کند، ممکن است فقط بخواهد با محصولاتی با قیمت بیش از ۵۰ دلار یا محصولاتی از یک دسته خاص مانند دریل‌ها یا کتاب‌های خودیاری کار کند.

• کنترل کیفیت: ابزارهای کنترل کیفیت، مانند ویژگی‌های اعتبارسنجی داده‌ها، به کاربران کمک می‌کنند تا داده‌ها را به طور کارآمد ویرایش و تأیید کنند. به عنوان مثال، یک بخش بازاریابی می‌تواند از اعتبارسنجی داده‌ها برای تأیید اعتبار آدرس‌های ایمیل در فهرست توزیع خبرنامه دیجیتال استفاده کند یا کاربرانی که وظیفه ورود داده‌های زیادی را دارند می‌توانند منوهای کشویی ایجاد کنند تا از اشتباهات املایی جلوگیری کنند.

• بازنمایی های بصری: تبدیل داده های خود به نمایشگرهای معنی دار به شما، همکاران و سرپرستان شما کمک می کند تا اطلاعات مربوطه را درک و تجزیه و تحلیل کنید. انتخاب ابزار بصری مناسب و ایجاد یک نمودار یا نمودار مفید یک عکس فوری از مقادیر زیادی داده خام را ارائه می دهد.

مطالب مرتبط:  نحوه محاسبه ROI با استفاده از اکسل

چگونه مهارت های پیشرفته را در اکسل برجسته کنیم

در اینجا چند راه برای برجسته کردن مهارت های پیشرفته اکسل شما در طول فرآیند جستجوی شغل وجود دارد:

مهارت های پیشرفته اکسل برای رزومه

زمانی که مهارت های پیشرفته اکسل خود را در رزومه خود با عباراتی مانند ” دانش پیشرفته اکسل، از جمله … ” یا ” مسلط بسیار در اکسل ” و به دنبال آن لیستی از مهارت های خاص مانند ماکروها، PivotTables، قالب بندی شرطی در لیست قرار می دهید، مشخص باشید. و نمودارهای پیشرفته شامل هر دوره یا آموزشی که گذرانده اید و گواهینامه هایی که دارید. این نشان دهنده تعهد شما به رشد و توسعه حرفه ای است.

بیشتر بخوانید:  چگونه مهارت های اکسل را در رزومه خود بگنجانیم

مهارت های اکسل پیشرفته برای نامه پوششی

نامه پوششی شما به شما فرصت بیشتری می دهد تا در مورد مجموعه مهارت های خود توضیح دهید و نحوه به کارگیری این قابلیت ها را در کار خود برای بهبود نتایج کسب و کار به نمایش بگذارید. همچنین می‌توانید در مورد پروژه‌ها یا دستاوردهای مرتبط با مهارت‌های اکسل خود صحبت کنید و توضیح دهید که آنها چگونه برای کارفرمای شما مفید بوده‌اند.

به عنوان مثال، می توانید در مورد نحوه استفاده شرکت شما از تجزیه و تحلیل داده ها یا نمودارها در یک ارائه اصلی صحبت کنید تا مشتری را به تمدید قرارداد خود سوق دهد و ۱۰۰ هزار دلار اضافی را برای سازمان به ارمغان بیاورد.

مهارت های پیشرفته اکسل برای مصاحبه شغلی

مصاحبه شغلی زمان بیشتری برای بحث در مورد مهارت های اکسل و نحوه استفاده از آنها در نقشی که دنبال می کنید فراهم می کند. می‌توانید از این فرصت برای به اشتراک گذاشتن چیزهایی که از کار در اکسل لذت می‌برید، مانند حل مسئله برای تعیین بهترین راه‌ها برای نمایش داده‌های پیچیده استفاده کنید. همچنین می‌توانید در مورد هر گونه شناسایی قبلی که دریافت کرده‌اید و پروژه‌های قابل توجهی که بخشی از آن بوده‌اید و به دانش اکسل شما نیاز دارد، بیشتر توضیح دهید.