۷ دلیل برای اینکه چرا بودجه بندی برای کسب و کارهای موفق حیاتی است

بودجه یکی از مهم ترین بخش های داشتن یک کسب و کار است. وقتی یک شرکت بودجه بندی خود را به درستی انجام دهد، رهبران می توانند مطمئن شوند که درآمدی برای جبران هزینه ها دارند. بودجه همچنین امکان برنامه‌ریزی برای هزینه‌های پیش‌بینی‌شده، مانند یک اجاره بزرگ یا یک قطعه ماشین جدید، برای ادامه عملیات را ممکن می‌سازد.

در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اینکه بودجه چیست، چرا داشتن آن مهم است، مزایا و خطرات مرتبط با آن به همراه نکاتی برای ایجاد بودجه بحث می کنیم.

بودجه چیست؟

بودجه برآوردی از هزینه ها و درآمدها در یک دوره معین است، معمولاً ماهانه، سه ماهه یا سالانه. این به یک کسب و کار اجازه می دهد تا هزینه ها را برنامه ریزی کند، به اهداف تجاری برسد و هر گونه تغییر عملیاتی را در صورت نیاز برای حمایت از کسب و کار پیش بینی کند. بودجه به یک کسب و کار کمک می کند تا هزینه های عملیاتی خود را درک کند و می تواند برای پیگیری عملکرد استفاده شود.

بیشتر بخوانید: پرسش و پاسخ: بودجه ریزی در تجارت چیست؟

چرا بودجه مهم است

اکثر شرکت‌ها دارای چندین اقلام هستند که باید به طور مداوم پرداخت کنند – روزانه، هفتگی، ماهانه، سه ماهه، سالانه یا موارد دیگر – برای حفظ عملیات تجاری. بودجه برای اطمینان از پوشش هزینه ها مهم است تا شرکت بتواند از هرگونه بدهی بلندمدت جلوگیری کند. بدون بودجه، یک کسب و کار ممکن است عواقبی را تجربه کند، از جمله انحلال شرکت.

برخی از مواردی که یک کسب و کار باید برای آنها بودجه داشته باشد عبارتند از:

• حقوق و دستمزد: این می تواند شامل همه افراد شرکت شود، حتی مالک اگر در حال حاضر حقوق می گیرند.

• اجاره: اکثر شرکت ها یک دفتر، یک انبار، یک مکان آجر و ملات یا فضای دیگری را که در آن تجارت می کنند اجاره می دهند.

• خدمات شهری: همراه با اجاره فضا، امکاناتی مانند برق، آب، اینترنت و تلفن همراه است.

• بیمه: بیمه ممکن است شامل بیمه مسئولیت عمومی، بیمه اموال و پوشش بیکاری و غرامت کارگران باشد.

• خدمات حرفه ای: یک شرکت ممکن است هزینه هایی برای عملیاتی نگه داشتن شرکت داشته باشد. این خدمات می تواند شامل خدمات فناوری اطلاعات، هزینه های تعمیر چاپگر، یک متخصص مالیاتی و حتی یک تیم نظافتی باشد.

• تبلیغات: برای یک کسب و کار معمول است که برای افزایش فروش یا آگاهی از برند درگیر نوعی تبلیغات می شود. تبلیغات هزینه بر است و ممکن است به خوبی یک هزینه معمولی باشد که یک شرکت مسئول آن است.

• وام: یک شرکت ممکن است وام هایی داشته باشد که باید برای افتتاح کسب و کار، به دست آوردن سرمایه از سرمایه گذاران و سایر تعهدات مالی بازپرداخت کند.

با یک بودجه مناسب، یک کسب و کار می تواند هزینه ها را پیش بینی کند، برای افزایش عمده هزینه ها برنامه ریزی کند و حتی بسته به نیازهای عملیاتی، تغییراتی در شرکت ایجاد کند. یک کسب و کار همچنین می تواند اهداف تعیین کند، اولویت ها را به اشتراک بگذارد و گزارش هایی را برای سرمایه گذاران بالقوه ایجاد کند، همه اینها با داشتن بودجه.

مزایای بودجه بندی

یک بودجه موثر باید ابزارهایی را در اختیار یک کسب و کار قرار دهد تا نحوه عملکرد مالی شرکت را ردیابی کند تا بتواند برای هزینه های کوتاه مدت و بلندمدت برای همه چیز از استخدام های جدید گرفته تا هزینه های توسعه عملیات برنامه ریزی کند. همچنین می تواند به یک شرکت این امکان را بدهد که فرآیند و بودجه خود را با یک هیئت حاکمه مانند هیئت مدیره به اشتراک بگذارد و به روز رسانی های مهم وضعیت را برای سرمایه گذاران فعلی و بالقوه ارائه دهد.

در اینجا چندین دلیل وجود دارد که چرا بودجه بندی برای یک کسب و کار موفق مهم است:

۱. آمادگی برای شرایط اضطراری

شما هرگز نمی‌دانید که در جریان کسب‌وکار چه چیزی می‌تواند پیش بیاید، بنابراین درست مانند زندگی شخصی، برنامه‌ریزی برای موارد غیرمنتظره نیز مهم است. بودجه می تواند به شما کمک کند در مواقع اضطراری پول کنار بگذارید تا مجبور نباشید به جای آن وجوه را از قسمت دیگری از عملیات تجاری منحرف کنید.

۲. جذب سرمایه گذار

سرمایه گذاران می خواهند ببینند که یک شرکت دلارهایش را حساب می کند. یک بودجه خوب، سازماندهی و تعهد به کسب و کار را نشان می دهد. وقتی یک سرمایه‌گذار برگه‌های بودجه را می‌بیند و می‌تواند بفهمد که شرکت چقدر پول پیش‌بینی می‌کند و هزینه‌های آن چقدر است، ممکن است اعتماد بیشتری به سرمایه‌گذاری داشته باشد.

بیشتر بخوانید: راهنمای درک سرمایه خطرپذیر

۳. تعیین اهداف فروش

برخی از هزینه ها با داشتن تیم فروش یا فرآیندهای فروش مرتبط است و بودجه می تواند این موارد را محاسبه کند. همچنین می تواند شامل میزان فروش باشد که انتظار دارید کسب و کار در یک بازه زمانی مشخص به دست بیاورد. با در نظر گرفتن این موارد، می توانید اهداف فروش را مطابق با بودجه تعیین کنید و در صورت نیاز بعداً تنظیم کنید.

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن اهداف بازاریابی و فروش

۴. دستیابی به اهداف مالی

هر شرکتی باید اهداف مالی داشته باشد که در صورت رسیدن به آن، به این معنی است که شرکت در سال عملکرد خوبی داشته است و می تواند به طور معمول به فعالیت خود ادامه دهد یا حتی در صورت نیاز گسترش یابد. بدون بودجه، یک کسب و کار ممکن است نداند که عملیات چگونه انجام می شود، اما در عوض در پایان سال متوجه می شود که سودی به همراه نداشته است. بودجه می تواند کسب و کار و ذینفعان را در مسیر دستیابی به اهداف نگه دارد زیرا آگاهی بهتری از محل ورود و خرج کردن پول وجود دارد.

مطالب مرتبط: اهداف مالی: ۱۰ مثال و دلیل اهمیت آنها (به علاوه نکات)

۵. پرداخت بدهی

پرداخت بدهی یکی از مزایای اصلی داشتن بودجه است. این باید شامل اقلام خطی برای هر هزینه باشد که بدهی فعلی تنها یکی از آنهاست. تا زمانی که یک کسب و کار از بودجه پیروی می کند و پرداخت های ماهانه یا فصلی بدهی را محاسبه می کند، باید بتواند بدهی خود را به سرعت پرداخت کند.

بیشتر بخوانید: بدهی چیست؟ (به علاوه انواع، مثال ها و سوالات متداول)

۶. به راحتی مالیات تهیه کنید

چه خودتان مالیات کسب و کار انجام دهید یا یک متخصص را استخدام کنید، بودجه می تواند تکمیل این فرآیند را آسان تر کند. به عنوان مثال، می‌توانید در نرم‌افزار تهیه مالیات سرمایه‌گذاری کنید یا شخصی را در نگهدارنده داشته باشید که می‌تواند مالیات را برای شما ثبت کند. بودجه شما باعث می شود روند آنها سریعتر پیش برود و به طور بالقوه در هزینه شما صرفه جویی می کند.

۷. تصمیمات مالی بزرگ اتخاذ کنید

اکثر کسب و کارها با تصمیمات بزرگی مواجه می شوند که بر پولی که وارد و خارج از شرکت می شود تأثیر می گذارد. با داشتن بودجه، احتمالاً تصمیم گیری های لازم برای شما آسان تر خواهد بود، مانند اینکه چقدر می توانید حقوق را افزایش دهید، اگر پاداش ها برای اعضای تیم در دسترس باشد، چه مزایایی می توانید به کارمندان ارائه دهید یا اگر فرصتی برای افزایش عملیات وجود دارد.

خطرات عدم بودجه بندی

از آنجایی که بودجه بندی بخش بزرگ و مهمی از عملیات تجاری است، عدم انجام صحیح آن می تواند نتایج منفی داشته باشد، از جمله:

• نداشتن صندوق اضطراری

• ناتوانی در گسترش عملیات یا گسترش به بازار جدید

• ناتوانی در تامین دلار سرمایه گذاری

• احتمالاً شرکت را تعطیل می کند زیرا نمی تواند از بدهی خارج شود

• عدم تعهد طولانی مدت به مشتریان، مشتریان، فروشندگان یا تامین کنندگان، در نتیجه روابط تجاری را تحت فشار قرار می دهد.

• ناتوانی در تضمین وام یا خرید بزرگی که برای کسب و کار ضروری است

نکاتی برای ایجاد بودجه

بودجه بندی در ابتدا می تواند یک فرآیند پیچیده باشد، اما این نکات را در نظر بگیرید تا ایجاد یک بودجه موثر را کمی آسان تر کنید:

استانداردهای صنعت را بشناسید

بهترین راه برای ایجاد بودجه این است که بفهمید کارها در صنعت شما چقدر هزینه دارند. در حالی که هر شرکتی می تواند متفاوت باشد، معمولاً استانداردی وجود دارد که می توانید با آن شروع کنید، سپس بسته به نیازهای تجاری و هزینه ها و درآمد منحصر به فرد خود را تنظیم کنید.

حساب برای تمام درآمد

برای اینکه بتوانید یک بودجه خوب تشکیل دهید، باید تمام درآمد را در نظر بگیرید. وجود فرآیندی برای تخصیص درآمد به یک طبقه بندی بودجه تضمین می کند که همه چیزهایی که به دست می آورید به سمت بخش خاصی از شرکت می رود. به این ترتیب، احتمال اینکه شرکت شما بیش از آنچه باید پول خرج کند، کاهش می یابد. اگر متوجه شدید که درآمد شما بیشتر از مخارج شماست، این خبر بسیار خوبی است. ممکن است جایی برای قرار دادن وجوه باقیمانده نداشته باشید، با این حال، درآمد طبقه بندی نشده می تواند به صندوق اضطراری برود.

بودجه خود را دوباره ارزیابی کنید

در پایان هر ماه به بودجه خود نگاه کنید. این زمانی است که اعداد واقعی خود را با آنچه که در ابتدای ایجاد بودجه پیش بینی و تخمین زده اید، مقایسه کنید. می‌توانید عملکرد خود را ببینید و سپس در صورت نیاز آن را اصلاح کنید تا تا حد امکان دقیق باشید.

نیازهای بلند مدت را در نظر بگیرید

بسیاری از صاحبان مشاغل می دانند که در آینده باید برای چه چیزی بپردازند، به خصوص اگر این یک هزینه بزرگ باشد. به عنوان مثال، اگر هدف یک شرکت تضمین یک قرارداد دولتی در دو سال است، احتمالاً باید برای تامین هزینه‌های استخدام یا ارتقاء تجهیزات بودجه اختصاص دهید. این را زودتر در بودجه خود در نظر بگیرید تا برای جبران هزینه ها بدهکار نشوید یا مجبور نباشید به طور کلی فرصت را کنار بگذارید.

سرمایه گذاری روی نرم افزار بودجه بندی

نرم افزار بودجه بندی می تواند به حفظ بودجه شما از خطاهای انسانی کمک کند. با نرم‌افزار مناسب، ثبت دلارهای تجاری و دریافت گزارش دقیق از نحوه عملکرد بودجه‌تان آسان‌تر است.

هزینه ها را بیش از حد برآورد کنید

اگر هزینه ها را بیش از حد تخمین بزنید ضرری ندارد زیرا انجام این کار شما را برای هزینه های پیش بینی نشده آماده می کند که در غیر این صورت ممکن است بودجه شما را خراب کند. همچنین برآورد بیش از حد ممکن است پولی را فراهم کند که می توانید آن را به عنوان یک صندوق اضطراری به بودجه برگردانید یا از آن برای پرداخت هزینه هایی استفاده کنید که ممکن است برای یک دوره بیشتر از حد انتظار بوده باشد.

بودجه خود را تقسیم کنید

بسته به اندازه کسب و کار، ممکن است تفکیک بودجه به تفکیک دپارتمان مفید باشد و هر بخش را برای دنبال کردن خود تهیه کنید. شما همچنین می توانید بودجه را به صورت ماهانه یا سه ماهه تقسیم کنید، که می تواند برای آن دسته از مشاغل مفید باشد که، به عنوان مثال، در ماه های تابستان مقدار زیادی پول و در بقیه سال کمتر به ارمغان می آورند. با تقسیم کردن بودجه خود، در موقعیت بهتری برای برنامه ریزی برای ماه های کندتر خواهید بود و درآمد تابستانی خود را افزایش می دهید.