آشنایی با مدیران شخص ثالث (TPAs)

بسیاری از کسب و کارها دارای سیستم های اداری پیچیده ای هستند که نیاز به هماهنگی، برنامه ریزی و نظارت بالایی دارند. توانایی برون سپاری وظایف اداری به یک شرکت دیگر می تواند به کسب و کارها کمک کند تا مسئولیت های درون سازمان را مدیریت کنند و اطمینان حاصل کنند که استانداردهای نظارتی برای اسناد و مدارک را رعایت می کنند. این شرکت های خارجی که به عنوان مدیران شخص ثالث شناخته می شوند، پشتیبانی ضروری را در چندین صنعت مهم ارائه می دهند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که مدیران شخص ثالث چیست، چه وظایفی را انجام می‌دهند و چگونه در یک محیط تجاری کار می‌کنند.

TPA چیست؟

یک مدیر شخص ثالث که به عنوان TPA نیز شناخته می شود، کسب و کاری است که در عملیات اداری برای سایر شرکت ها تخصص دارد. TPA ها به ویژه در صنعت بیمه رایج هستند، اما هر شرکتی می تواند یک TPA را برای انجام خدمات اداری خود استخدام کند. کسب‌وکارها ادعاهای خود و تعامل با مشتری را به TPA برون‌سپاری می‌کنند، که سپس کل فرآیند جمع‌آوری اطلاعات، ذخیره‌سازی اسناد و انجام تغییرات در حساب‌های مشتری را بر عهده می‌گیرد. TPA ها دارای اسناد و زیرساخت های پردازش ادعاهای گسترده هستند که به آنها اجازه می دهد تا حجم بالایی از درخواست های مشتریان خود را رسیدگی کنند.

مطالب مرتبط: برون سپاری: چیست و چگونه کار می کند

مدیران شخص ثالث چه کاری انجام می دهند؟

مدیران شخص ثالث خدمات مختلفی را برای مشتریان ارائه می دهند تا به آنها در نظارت بر عملیات اداری خود کمک کنند. برخی از نقش های رایجی که TPA ها برای مشتریان خود انجام می دهند عبارتند از:

پذیره نویسی

هنگامی که یک شرکت درخواستی برای وام یا بیمه نامه دریافت می کند، می تواند از یک TPA فرآیند پذیره نویسی را مدیریت کند. این شامل بررسی درخواست، جمع آوری اطلاعات در مورد سطح ریسک متقاضیان و ارائه توصیه برای تایید یا رد وام است.

ثبت نام

TPA ها به مشتریان خود کمک می کنند تا هنگام ثبت نام شرکت کنندگان جدید در یک طرح مزایا یا بیمه، مدارک خود را پردازش کنند. آنها حساب های جدید ایجاد می کنند، اطلاعات را به طور دقیق وارد می کنند، روند شروع مزایا را دنبال می کنند و به شرکت کنندگان کمک می کنند تا به اطلاعات مربوط به مزایای خود دسترسی پیدا کنند.

رسیدگی به ادعاها

هنگامی که شخصی یک ادعای بیمه یا مزایا را ارائه می کند، یک TPA اغلب کل فرآیند بررسی ادعا، جمع آوری شواهد، تنظیم مبالغ پرداخت و توزیع هرگونه مزایا را انجام می دهد. آنها حساب های مشتری را در هر مرحله به روز می کنند و اسناد و ارتباطات مربوط به هر ادعا را ذخیره می کنند.

مدیریت فروشنده

برخی از TPA ها به هماهنگ کردن خدمات و محصولات از فروشندگان ضروری برای مشتریان خود کمک می کنند. این شامل مدیریت قرارداد، مدیریت فاکتورها و تحقیق در مورد تامین کنندگان جدید است.

خدمات مشتری

TPA ها همچنین می توانند به عنوان یک نقطه تماس برای مشتریان یک شرکت عمل کنند، به ویژه در مورد سؤالات در مورد طرح های بیمه آنها. آنها به مشتریانی که در تلاش برای دسترسی به اطلاعات اداری و تکمیل سایر وظایف اساسی هستند، راهنمایی شخصی ارائه می دهند. شرکت‌ها می‌توانند بلیط‌های خدمات مشتری را به یک TPA هدایت کنند، جایی که از فرآیندهای عیب‌یابی ساده برای پاسخ به سؤالات بدون تلف کردن منابع اصلی شرکت استفاده می‌کنند.

حسابداری قانونی

کسب و کارها ممکن است TPAها را برای انجام وظایف حسابداری قانونی برای شناسایی هرگونه سوء رفتار مالی در یک سازمان استخدام کنند. این شامل بررسی صورت‌حساب‌های بانکی، دفتر کل و سایر اسناد مالی برای جستجوی هرگونه مغایرت یا اشتباهات اداری است. TPA ها به عنوان یک شخص ثالث بی طرف عمل می کنند که می تواند مدیریت مالی نادرست را شناسایی کند و کنترل های اداری را برای جلوگیری از سوء استفاده های آینده ایجاد کند.

مطالب مرتبط: حسابداری قانونی چیست؟

حسابرسی مزایا

TPA ها ممیزی مزایا را برای شرکت ها انجام می دهند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنان آنها از طرح های سود شرکت به درستی استفاده می کنند. این می تواند انواع مزایا مانند سیاست های مرخصی با حقوق، مطالبات غرامت کارگر یا بازپرداخت کارفرما را پوشش دهد. TPA به طور دوره‌ای درخواست‌های مزایا را بررسی می‌کند و اطلاعات مربوط به نرخ استفاده را مستند می‌کند تا به کارفرمایان کمک کند تا برنامه‌های مزایای خود را بهینه کنند.

برنامه ریزی واکنش اضطراری

برخی از TPA ها خدمات برنامه ریزی واکنش اضطراری را ارائه می دهند، جایی که از استراتژی های ارزیابی ریسک و بهترین شیوه های اداری برای توسعه رویه های سفارشی شرکت برای شرایط اضطراری احتمالی استفاده می کنند. آنها اطلاعاتی را ایجاد می کنند که شرکت ها می توانند در مورد نحوه رفتار در مواقع اضطراری با کارمندان خود به اشتراک بگذارند و در صورت وقوع حادثه به مسائل مربوط به مسئولیت شرکت کمک کنند.

مدیریت حساب و توزیع وجوه

هنگامی که یک طرح بیمه خسارتی را پرداخت می کند، TPA حساب گیرنده را به روز می کند و وجوه آنها را توزیع می کند. آنها چک می فرستند، پول را از طریق تراکنش های مجازی ارسال می کنند و صورت حساب را برای سوابق بیمه گر و مشتری تهیه می کنند.

سایر وظایف اداری

TPAها بسته به دامنه کسب و کارشان و نوع مشتریانی که به آنها خدمات می دهند، می توانند وظایف اداری دیگری را نیز ارائه دهند. خدمات TPA می تواند از عملیات اداری ساده مانند ورود داده تا فرآیندهای پیچیده تر مانند کنترل کیفیت یا گزارش فدرال متغیر باشد.

TPA چگونه کار می کند؟

TPA ها با پذیرش اطلاعات از مشتریان خود، پردازش آن و سپس ارسال نتایج به مشتریان کار می کنند. TPA ها ممکن است پورتال های مشتری خود را داشته باشند که در هنگام قرارداد خدمات خود را به مشتری ارائه می دهند. آنها بر فرآیند تکمیل وظایف اداری برای مشتریان یک کسب و کار نظارت می کنند و نیاز مشتریان خود را برای ایفای نقش رابط را از بین می برند.

شرکت هایی که TPA را استخدام می کنند با برون سپاری خدمات پیچیده به جای سرمایه گذاری در تکنیک های اداری خود، در زمان و هزینه صرفه جویی می کنند، در حالی که TPA ها می توانند با انجام کارآمد وظایف اداری برای چندین شرکت مشابه به طور همزمان سود کسب کنند. برخی از شرکت ها بر اساس خدماتی که انتخاب می کنند، نرخ ثابتی به TPA می پردازند، در حالی که برخی دیگر درصدی از حق بیمه خود را به TPA ارائه می کنند.

انواع متداول مدیران شخص ثالث

TPA ها تمایل دارند در یک صنعت خاص تخصص داشته باشند تا ارائه پشتیبانی مشتری به مشتریان خود را آسان تر کنند. چند نمونه اصلی از مدیران شخص ثالث عبارتند از:

مدیریت بیمه مسئولیت و اموال

فرآیندهای پیچیده اداری مرتبط با بیمه مسئولیت و دارایی، آن را به یکی از صنایع برتر برای TPA تبدیل کرده است. آنها تمایل دارند با ادعاهای مربوط به شرکت های بزرگ و شرکت های چند ملیتی که حجم بالایی از مطالبات بیمه را از کارکنان و مشتریان رسیدگی می کنند، کار کنند. TPA های بیمه مسئولیت همچنین می توانند برای شرکت های بیمه کار کنند و مطالبات را از طرف آنها تنظیم کنند.

مدیریت بهداشت و درمان

TPA هایی که در مدیریت مراقبت های بهداشتی کار می کنند برای شرکت های بیمه سلامت و مشاغلی که بیمه درمانی داخلی را به مشتریان خود ارائه می دهند کار می کنند. آنها وظایف پردازش روزانه مطالبات را برای شرکت هایی که خود بیمه می کنند، با استفاده از یک صندوق اختصاصی برای پرداخت خسارت برای مشتری انجام می دهند. هنگام کار با شرکت های بیمه سلامت، آنها در مورد مطالبات، جمع آوری و ارتباطات مشتری بر اساس سیاست ها و رویه های آن شرکت کمک می کنند.

مدیریت طرح بازنشستگی

مدیران برنامه بازنشستگی TPA هایی هستند که با شرکت هایی کار می کنند که ۴۰۱(k)s و سایر مزایای بازنشستگی را برای کارکنان خود مدیریت می کنند. آنها درخواست هایی را برای برداشت، سپرده گذاری و توزیع به کارمندان فردی ارائه می کنند. TPAهای طرح بازنشستگی همچنین می توانند به انتقال وجوه از یک حساب سرمایه گذاری به حساب دیگر کمک کنند.

مطالب مرتبط: ۴۰۱(k) چیست و چگونه کار می کند؟

مدیریت سرمایه گذاری و کارگزاری

TPA ها همچنین می توانند جنبه های اداری سایر حساب های سرمایه گذاری غیر بازنشستگی را مدیریت کنند. آنها با شرکت های سرمایه گذاری و کارگزاران برای مستندسازی تراکنش ها، رعایت قوانین انطباق با مقررات و به روز رسانی اطلاعات مربوط به حساب های مشتری کار می کنند.