نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها (با تعریف)

متخصصان منابع انسانی از روش های مختلفی برای تعیین سطح مهارت کارکنان در یک بخش یا شرکت استفاده می کنند. یکی از راه‌های ارزیابی عملکرد، استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها است که زمینه‌های بهبود را در یک کارمند یا تیم نشان می‌دهد. اگر درگیر مدیریت یا منابع انسانی هستید، یادگیری نحوه انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی می تواند به شما در ایجاد برنامه های توسعه حرفه ای موثر برای افراد و گروه ها کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را تعریف می کنیم، اجزای این فرآیندها را شرح می دهیم و نحوه ایجاد و پیاده سازی آن ها را در یک شرکت توضیح می دهیم.

تحلیل شکاف مهارتی چیست؟

تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی فرآیندی است که منابع انسانی یا سایر متخصصان مدیریت ممکن است از آن برای شناسایی شکاف های مهارتی در کارکنان یا تیم ها استفاده کنند. شکاف مهارتی زمانی رخ می دهد که یک کار یا مسئولیت به مهارت های پیشرفته تری نسبت به کارمند یا تیم در حال حاضر نیاز دارد. برای مثال، رهبری یک شرکت لجستیک ممکن است تصمیم به پیاده‌سازی یک پلتفرم نرم‌افزاری مدیریت زنجیره تامین بگیرد. اگر کارکنان فعلی شرکت به مدیریت موجودی و حمل و نقل خود به صورت دستی عادت داشته باشند، رهبران شرکت ممکن است تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را انجام دهند تا ببینند آیا نیروی کار آنها مهارت های تکنولوژیکی برای استفاده مؤثر از نرم افزار جدید را دارند یا خیر.

بیشتر بخوانید: شکاف مهارتی چیست؟

انواع تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

در اینجا چند نوع کلیدی از تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها آورده شده است:

تحلیل کیفی

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های کیفی به ارزیاب اجازه می‌دهد تا مهارت‌های کارمند را از طریق برچسب‌هایی مانند «بیش از انتظارات» یا «به‌اندازه کافی انجام می‌دهد» ارزیابی کند. ارزیاب معمولاً یک برچسب واحد را برای هر مهارت مشخص انتخاب می کند. همراه با برچسب‌ها، بسیاری از تحلیل‌های شکاف مهارت‌ها شامل سؤالات و درخواست‌هایی برای نظرات می‌شوند. با پیروی از دستورات، ارزیاب می تواند توضیح دهد که چرا ارزش خاصی را به عملکرد کارمند اختصاص داده است.

در بسیاری از تحلیل‌های کیفی، نمره‌گذاری زیر یک برچسب خاص در یک دسته، نشان‌دهنده شکاف مهارتی است. اغلب، بخش منابع انسانی دستورالعمل هایی را به مدیران ارائه می دهد که امتیازات مختلف را توضیح می دهد. به عنوان مثال، فرم تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی ممکن است بیان کند که هر مهارتی که با عنوان “نیاز به بهبود” یا “استانداردها را برآورده نمی کند” علامت گذاری شده است، نیاز به یک برنامه بهبود رسمی برای کارمند دارد.

آنالیز کمی

در تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های کمی، تیم مدیریت یا بخش منابع انسانی ممکن است اعدادی را تعیین کنند که ارزش مشخصی را برای هر مهارت نشان می‌دهند. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها ممکن است از مقیاس یک تا چهار استفاده کند، که در آن یک نشان می دهد که کارمند تسلط ضعیفی بر مهارت دارد و چهار نشان می دهد که کارمند تسلط عالی دارد. مقیاس عددی همچنین می تواند تعداد دفعاتی که یک کارمند یک مهارت را به درستی انجام می دهد اندازه گیری کند. در برخی از شرکت‌ها، مدیران ممکن است مقیاس کمی را با بخش‌هایی برای نظرات ترکیب کنند که می‌تواند به آنها امکان ارائه بازخورد کیفی را نیز بدهد.

تجزیه و تحلیل شکاف مهارت های کمی می تواند به عنوان ابزار جمع آوری داده ها برای یک سازمان ارزشمند باشد. اگر هر بخش در یک شرکت از همان فرم تجزیه و تحلیل شکاف مهارت های کمی برای بررسی کارکنان استفاده کند، تیم رهبری می تواند از یک سیستم نرم افزار مدیریت منابع انسانی یا استعداد برای یافتن روندها در داده ها استفاده کند. به عنوان مثال، اگر یک بررسی در سطح شرکت نشان دهد که میانگین امتیاز برای یک مهارت خاص، مانند مدیریت پروژه، کمتر از سایر مهارت‌ها است، تیم رهبری شرکت ممکن است تصمیم بگیرد در برنامه توسعه حرفه‌ای بعدی بر مدیریت پروژه تمرکز کند.

مطالب مرتبط: غلبه بر شکاف مهارتی (با نکاتی برای افزایش مهارت های خود)

تجزیه و تحلیل تیم

در حالی که تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها برای یک فرد ممکن است کیفیت مهارت‌هایی را که قبلاً دارند اندازه‌گیری کند، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های تیمی اغلب بر این تمرکز می‌کند که آیا یک تیم مهارت‌های مورد نیاز برای یک پروژه یا کار را دارد یا خیر. به عنوان مثال، اگر یک تیم بازاریابی یک صفحه فرود جدید برای یک پروژه برنامه ریزی کند، مدیر بازاریابی ممکن است تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را انجام دهد تا مشخص کند که آیا تیم منتخب آنها می توانند کدنویسی، محتوا بنویسند و گرافیک ایجاد کنند یا خیر. اگر تجزیه و تحلیل نشان دهد که تیم مهارتی را از دست داده است، مدیر ممکن است انتخاب کند که یک عضو جدید تیم اضافه کند یا یک فریلنسر استخدام کند.

عناصر تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی

در اینجا برخی از مؤلفه‌های تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی مؤثر آمده است:

لیست مهارت ها

به طور معمول، تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، مهارت های کل شرکت و توانایی های خاص یک موقعیت یا بخش را اندازه گیری می کند. از آنجایی که اهداف مختلف یک کسب‌وکار به مهارت‌های منحصربه‌فردی نیاز دارد، سفارشی‌سازی مهارت‌های اندازه‌گیری شده در هر بخش می‌تواند به مدیران کمک کند تا مهم‌ترین مهارت‌ها را برای اهداف استراتژیک خود به دقت اندازه‌گیری کنند. برای مثال، تیم‌های مهندسی و فروش در یک شرکت نرم‌افزاری ممکن است مهارت‌های کلیدی مانند ارتباط و مسئولیت‌پذیری را به اشتراک بگذارند، در حالی که مجموعه‌ای از توانایی‌های خود را برای اهداف خود دارند. فرم تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها همچنین ممکن است تعاریف یا مثال هایی از مهارت ارائه دهد که می تواند به ارزیابی کننده کمک کند تا ارزیابی را تکمیل کند.

ارزیابی کارکنان

بخش اصلی تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، ارزیابی کارکنان است، جایی که مدیر یا متخصص منابع انسانی میزان عملکرد کارمند در مهارت های مشخص شده را اندازه می گیرد. در قالب کیفی، که ممکن است شامل نظراتی در مورد توانایی های کارمند، پروژه های موفق یا زمینه های دشوار باشد. برای یک مدل کمی، ارزیاب ممکن است تسلط بر مهارت کارمند را در یک مقیاس رتبه بندی کند. برخی از شرکت ها به کارمند اجازه می دهند قبل از ملاقات با ارزیاب، یک ارزیابی خود را تکمیل کند، جایی که آنها مهارت های خود را رتبه بندی می کنند و نظرات خود را ارائه می دهند. این تمرین می تواند به هدایت مکالمه در طول بررسی عملکرد کمک کند.

موارد مرتبط: ۱۶ نمونه از KPI برای محل کار

توصیه ها یا اهداف

پس از بخش ارزیابی، بیشتر تجزیه و تحلیل‌های شکاف مهارتی شامل بخشی است که در آن مدیر کارمند یا سایر ارزیاب‌ها یک طرح بهبود پیشنهاد می‌کنند یا اهدافی را برای ارزیابی بعدی تعیین می‌کنند. این بخش به کارمند و مدیر آنها اجازه می دهد تا در مورد راه های کاهش شکاف مهارت ها از طریق کارگاه ها، برنامه مربیگری همتا یا سایر فعالیت های توسعه حرفه ای بحث کنند. در تجزیه و تحلیل مهارت های تیم، این بخش ممکن است شامل توصیه های استخدام یا قرارداد توسط مدیر تیم باشد.

نحوه ایجاد و استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها

در اینجا شش مرحله وجود دارد که می توانید برای ایجاد و استفاده از تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی برای توسعه کارکنان بردارید:

۱. ارزش ها و اهداف شرکت را شناسایی کنید

یکی از راه‌های ایجاد فهرستی از مهارت‌های کلیدی، تأمل در بیانیه مأموریت، اهداف رشد یا ارزش‌های برند است. از آنجایی که این مفاهیم برای ذینفعان و رهبران شرکت مهم هستند، ممکن است مهارت‌های کلیدی را در کارکنان پیشنهاد کنند. برای مثال، اگر ارزش‌های کلیدی یک شرکت فناوری خدمات به مشتری و نوآوری باشد، ارزیابی‌کنندگان ممکن است مهارت‌های مربوط به آن ارزش‌ها را در تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها بگنجانند. توسعه مهارت‌های کارکنان که با اهداف و ارزش‌های شرکت مرتبط است، می‌تواند رضایت در محل کار را بهبود بخشد و به کارکنان کمک کند تا سفیران برند شوند.

۲. مهارت های کلیدی را برای هر کارمند یا تیم انتخاب کنید

در حالی که ممکن است هنگام توسعه تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، مهارت های زیادی را فهرست کنید، این تمرین ها زمانی می توانند موثرتر باشند که بر روی چند مهارت کلیدی برای یک دوره مرور تمرکز کنند. شما ممکن است پنج تا هفت مهارت را برای اندازه گیری در این دوره مرور انتخاب کنید، که می تواند به شما اجازه دهد برنامه های بهبود را با اهداف قابل دسترس توسعه دهید. در دوره ارزیابی بعدی، می‌توانید میزان پیشرفت کارمند یا تیم را اندازه بگیرید و مهارت‌هایی را که بر آنها مسلط شده‌اند را با مهارت‌های جدیدی جایگزین کنید.

در لیست برای یک کارمند، چند مهارت که ارزش های شرکت را منعکس می کند و چند مهارت که بر شرح شغل خاص کارمند متمرکز است را بگنجانید. به عنوان مثال، تجزیه و تحلیل مهارت نماینده خدمات مشتری ممکن است شامل ارزش های شرکت مانند نوآوری و پایداری، به علاوه مهارت های شغلی خاص مانند حل و فصل بلیط های مشتری در مهلت های زمانی، پاسخگویی سریع به ارتباطات و کار خوب با هم تیمی ها باشد. اگر در حال انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها برای یک پروژه تیمی هستید، ممکن است بر مهارت های سخت مورد نیاز برای پروژه یا کار خاص تمرکز کنید.

۳. تصمیم بگیرید که چگونه عملکرد کارکنان را اندازه گیری کنید

برای تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، می توانید مهارت های کارکنان را به روش کمی یا کیفی تجزیه و تحلیل کنید. همچنین ممکن است از یک مدل ترکیبی استفاده کنید که از رتبه بندی های عددی و نظرات اضافی استفاده می کند تا به شما امکان جمع آوری داده ها و ارائه بازخورد ارزشمند برای کارمند را بدهد. اگر تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها بخشی از یک بررسی عملکرد برنامه ریزی شده باشد، هم کارمند و هم مدیر یا سرپرست تیم آنها ممکن است ارزیابی های جداگانه ای را تکمیل کنند. سپس، آنها می توانند نتایج خود را با هم مقایسه کنند و در مورد هر گونه تفاوت در ارزیابی های خود بحث کنند.

به طور معمول، تیم‌ها و مدیران منابع انسانی از روش یکسانی برای ارزیابی همه کارکنان استفاده می‌کنند، اگرچه ممکن است بسته به موقعیت و بخش کارمند، مهارت‌های متفاوتی را اندازه‌گیری کنند. یک تیم منابع انسانی ممکن است مجموعه‌ای از فرم‌های تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌ها را برای یک شرکت ایجاد کند که به مدیران تیم‌های مختلف اجازه می‌دهد تا بازخورد ارائه کنند و فرم‌ها را در صورت نیاز سفارشی کنند. بسته به ادغام تکنولوژیکی شرکت، این فرم ها ممکن است کاغذی یا دیجیتالی باشند. فرم‌های دیجیتال ممکن است به تیم‌های منابع انسانی اجازه دهند داده‌های کمی را آسان‌تر آپلود کنند و ممکن است برای شرکت‌هایی با نیروی کار از راه دور یا ترکیبی ایده‌آل باشد.

۴. انجام تجزیه و تحلیل

به طور معمول، مدیر یک کارمند یا سرپرست تیم، مهارت های آنها را ارزیابی می کند، زیرا آنها معمولاً عادات و توانایی های کاری کارمند را می شناسند. یک کارمند ممکن است نظر دومی را از یک مدیر دیگر یا متخصص منابع انسانی درخواست کند. ارزیابان معمولاً پس از بررسی سوابق کاری کارمند، بررسی پروژه های تکمیل شده و انعکاس کمک های خود به شرکت، تحلیل های خود را تکمیل می کنند. در طول دوره بررسی تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها، کارکنان منابع انسانی ممکن است از کارمندان و مدیران بخواهند تا فرم های تکمیل شده را تا تاریخ معینی ارسال کنند. اغلب، بخش منابع انسانی یک کپی از تمام مواد ارزیابی، از جمله تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را برای بررسی بعدی نگه می دارد.

مطالب مرتبط: نحوه انجام ارزیابی کارکنان (با سوالات متداول)

۵. نتایج را مرور کنید

اغلب، تمرینات تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها شامل دو شکل مرور است. اولی بازبینی با کارمند است که در پایان دوره بررسی برای تجزیه و تحلیل شکاف مهارت‌های فردی اتفاق می‌افتد. در این بررسی‌ها، ارزیاب و کارمند معمولاً با شخص سومی ملاقات می‌کنند که ممکن است یک مدیر منابع انسانی یا مدیر دیگری باشد. آنها در مورد تجزیه و تحلیل خود بحث می کنند و تعیین می کنند که در دوره آینده روی کدام شکاف مهارت کار کنند. معمولاً ارزیاب و کارمند فرمی را امضا می کنند که موضوعات بحث و برنامه ریزی آنها را برای بهبود نشان می دهد.

نوع دوم بررسی بر استخدام و توسعه مهارت های کلی برای یک تیم یا شرکت متمرکز است. مدیر تیمی که شکاف‌های مهارتی اعضای تیم خود را شناسایی کرده است، ممکن است با مدیران استخدام و رهبری شرکت ملاقات کند تا درباره استخدام کارمندان جدید یا پیمانکاران خارجی بحث کند. همچنین، یک مدیر منابع انسانی ممکن است داده هایی را از تجزیه و تحلیل شکاف مهارت های فردی در سراسر شرکت جمع آوری کند تا روندهای کلی را برجسته کند. آنها ممکن است با رهبری شرکت ملاقات کنند تا به آنها نشان دهند که کارمندان شرکت در کجا ممکن است از آموزش های اضافی بهره مند شوند.

۶. برنامه های بهبود ایجاد کنید

پس از بررسی نتایج، مدیران، مدیران منابع انسانی و سایر ذینفعان ممکن است برنامه‌های توسعه فردی و گروهی را برای کمک به شکاف‌های مهارتی ایجاد کنند. برای یک فرد، این برنامه ها ممکن است شامل سایه زدن به کارکنان با تجربه، ملاقات هفتگی با رهبران تیم برای بحث در مورد وظایف چالش برانگیز و تکمیل ماژول های مطالعه یا خواندن متون اطلاعاتی باشد. مدیر آنها ممکن است قبل از چرخه بررسی بعدی جلسه بعدی را برای بحث در مورد پیشرفت آنها برنامه ریزی کند.

برای از بین بردن شکاف های مهارتی در یک بخش یا شرکت، مدیران ممکن است با شرکت های یادگیری و توسعه قرارداد ببندند، که می توانند سمینارها و برنامه های توسعه حرفه ای را برای گروه ها ارائه دهند. به عنوان مثال، اگر کارکنان یک شرکت در مدیریت پروژه چابک امتیاز کمتری نسبت به مدیران داشتند، ممکن است از یک مشاور خارجی برای بهبود مهارت های کارکنان در این زمینه استفاده کنند. رهبران شرکت همچنین ممکن است پس از انجام تجزیه و تحلیل شکاف مهارتی در کارکنان خود، شیوه های استخدام و جذب خود را تغییر دهند، که ممکن است باعث شود آنها از نامزدهایی که دارای مهارت های خاصی هستند، حمایت کنند.