ساختارهای شکست کار می تواند کارایی و سازماندهی را در تیم مدیریت پروژه افزایش دهد. این روش، که مراحل یک فرآیند را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تر تقسیم می کند، می تواند به تیم کمک کند تا اهداف خود را انجام دهد و رضایت شغلی را بهبود بخشد. اگر در یک ساختار تیمی کار می کنید یا می خواهید مهارت های مدیریت پروژه خود را بهبود ببخشید، درک چگونگی ایجاد یک ساختار شکست کار موثر می تواند به شما کمک کند تا موفق شوید.
در این مقاله از ایوسی، ساختارهای خرابی کار، سطوح ساختار شکست کار و چرایی اهمیت آن را مورد بحث قرار می دهیم. دو مثال ارائه دهید؛ و مراحلی را که می توانید برای ایجاد یکی برای سازمان خود استفاده کنید، فهرست کنید.
ساختار شکست کار چیست؟
ساختار شکست کار (WBS: Work Breakdown Structure) یک نمایش بصری از مراحلی است که برای تکمیل یک کار انجام می شود. بالای نمودار نشان دهنده محصول نهایی است، بنابراین هدف از ساختار ساختارشکنی محصول به فازها و مراحل مختلف است. این ابتکار به بهبود وضوح کل فرآیند کمک می کند. دو نوع اصلی WBS وجود دارد: مبتنی بر تحویل و مبتنی بر فاز. یک WBS مبتنی بر تحویل بر روی محصولات تحویلی یک پروژه یا نتایج نهایی تمرکز دارد، در حالی که یک WBS مبتنی بر فاز بر مراحل یا سطوح مختلف یک نمودار تمرکز دارد.
۴ سطح ساختار شکست کار چیست؟
WBS یک نمودار سلسله مراتبی است، به این معنی که هر سطح دارای درجه ای از اهمیت است. در اینجا چهار سطح مختلف ساختار شکست کار آمده است:
-
سطح برتر: این محصول نهایی یا قابل تحویلی است که هدف یک تیم دستیابی به آن است و چشم انداز یا هدف نهایی یک پروژه را بیان می کند. تیم ها ممکن است این را به عنوان عنوان پروژه انتخاب کنند.
-
حساب کنترل: این مرحله زیر سطح بالای یک WBS است و مرحله پروژه ای است که شامل وظایف اصلی و تحویل اولیه است. این همچنین می‌تواند شامل جنبه‌های بزرگ یک پروژه، مانند تجهیزات، و شامل برخی از بزرگترین وظایف یک پروژه قبل از رسیدن به محصول نهایی باشد.
-
بسته های کاری: اینها وظایفی هستند که یک تیم پروژه برای پیشرفت به سمت حساب کنترل ها تکمیل می کند و یک تیم مدیریت پروژه این سطح را در زیر مرحله حساب کنترلی قرار می دهد. مرحله بسته های کاری معمولاً شامل وظایف کوچک و قابل مدیریت است.
-
فعالیت‌ها: فعالیت‌ها وظایف و کارهای فرعی هستند که یک تیم با هدف پیشروی به سمت مرحله بسته‌های کاری انجام می‌دهد. اینها کوچکترین وظایف یک پروژه هستند، و به این ترتیب، تیم این مرحله را در انتهای نمودار قرار می دهد، حتی اگر این سطح شامل اولین وظایفی باشد که یک تیم هنگام شروع یک پروژه روی آنها کار می کند.
چرا ساختار شکست کار در مدیریت پروژه مهم است؟
نمودارهای WBS در مدیریت پروژه مهم هستند زیرا آنها دستگاه هایی را برنامه ریزی می کنند که مدیران پروژه و محصول از آنها برای تجزیه فرآیندهای تولید خود به اجزای قابل مدیریت استفاده می کنند. این نوع مدل‌های گویا به ترسیم مراحل لازم برای ایجاد یک محصول کمک می‌کنند. مدیران پروژه و محصول اغلب از نمودارهای WBS به عنوان اولین گام در چرخه عمر مدیریت پروژه استفاده می کنند. به عنوان مثال، آنها ممکن است قبل از هر نمودار، مدل یا نقشه دیگری یک WBS ایجاد کنند تا به عنوان یک دستورالعمل اولیه عمل کند.
نمونه هایی از ساختار شکست کار
در اینجا دو نمونه از ساختارهای شکست کار موثر آورده شده است:
مثال ۱
Steve’s Bicycles، یک شرکت تولید کننده دوچرخه، WBS را برای برجسته کردن بهترین فرآیند برای تولید یک دوچرخه موثر می سازد. سطح بالای این WBS محصول نهایی یا دوچرخه تکمیل شده است. سطح دوم یا حساب کنترلی از اجزای اصلی دوچرخه مانند قاب، چرخ ها و ترمزها تشکیل شده است. سطح سوم، یا سطح بسته های کاری، شامل وظایف یا اجزای مورد نیاز برای ساخت وظایف حساب کنترل است که شامل فرمان، صندلی و چرخ های جلو و عقب است.
مرحله آخر سطح فعالیت است. این مرحله شامل مراحلی است که تیم استیو برای پیشبرد به سطح بسته های کاری انجام می دهد. مرحله فعالیت او شامل توسعه محصول، تحقیق و آزمایش است. در این مرحله که آغاز چرخه عمر تولید است، تیم استیو بخش‌های مختلف دوچرخه را آزمایش می‌کند و در مورد طرح‌های محبوب دوچرخه تحقیق می‌کند تا مشخص کند مشتریان چه چیزی را دوست دارند.
مثال ۲
شرکت محوطه سازی ربکا یک WBS ایجاد می کند تا نشان دهد که چگونه از کارکنان جدید می خواهد کارهای حیاط با کیفیت را برای مشتریان خود انجام دهند. مرحله سطح بالا شامل یک حیاط تمام شده، و سطح حساب کنترل شامل وظایفی است که یک کارگر تعمیر و نگهداری برای تکمیل کار حیاط انجام می دهد، مانند چمن زنی، کاشت گل و پیرایش درختان. مرحله بسته های کاری شامل تجهیزات مورد نیاز برای تکمیل وظایف سطح قبلی مانند ماشین چمن زنی یا کلیپر است.
مرحله فعالیت شامل برنامه ریزی و تحقیق است که کارکنان تعمیر و نگهداری در شرکت ربکا قبل از بازدید از مشتری انجام می دهند. این شامل مصاحبه با مشتری برای تعیین اینکه چه چیزی می خواهد انجام شود، می شود. کارمندان همچنین می توانند در مورد انواع گیاهانی که مشتری در دارایی خود دارد پرس و جو کنند تا بتوانند برنامه های مراقبت موثر ایجاد کنند.
نحوه ایجاد ساختار شکست کار
در اینجا چهار مرحله وجود دارد که می توانید برای ایجاد یک ساختار شکست کار موثر دنبال کنید:
۱- پروژه و اهداف آن را تعریف کنید
اولین قدم برای ایجاد یک WBS موثر، تعریف پروژه ای است که شما و تیمتان می خواهید انجام دهید. این ممکن است مستلزم فهرست کردن محصولی باشد که می‌خواهید توسعه دهید و نام‌گذاری کنید. پس از انجام این کار، می توانید اهداف و مقاصد خود را برای پروژه بیان کنید. در نظر بگیرید که از خودتان در مورد وظایفی که برای تولید محصول نهایی ضروری است بپرسید. استراتژی دیگر برای تعریف پروژه و اهداف آن، توصیف شفاهی پروژه برای اعضای تیم به منظور تجسم فرآیند تولید است.
مرتبط: نحوه تعیین و دستیابی به اهداف شغلی (به علاوه ۱۰ مثال)
۲. مراحل پروژه را فهرست کنید
بعد از اینکه برنامه ریزی اولیه را انجام دادید، می توانید مراحل اصلی پروژه را فهرست کنید. مراحل کلی تیم شما را برای تولید محصول نهایی مشخص کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید یک خودروی کم‌مصرف بسازید، ممکن است به طور کلی مراحل را به صورت سلسله مراتبی به‌عنوان یک خودروی تمام‌شده، تولید قطعاتی که آن خودرو را تشکیل می‌دهند، جمع‌آوری تجهیزات لازم برای تولید خودرو و تحقیق و برنامه‌ریزی تعریف کنید. هنگامی که مراحل کلی را در اختیار دارید، می توانید آنها را به وظایف قابل مدیریت تری تقسیم کنید.
مرتبط: نحوه ایجاد یک لیست از کارها (با نکات)
۳. موارد قابل تحویل خود را تعریف کنید
گام بعدی در ایجاد یک WBS موثر، تعریف قابل تحویل شما است. سعی کنید به هر مرحله ارجاع دهید و مشخص کنید که تیم شما چه چیزی می تواند از هر مرحله ارائه یا تولید کند. این مرحله شامل خلاصه‌ای دقیق‌تر از هر فرآیند می‌شود، به طوری که شما هر کار و تحویل مورد نیاز برای اتمام پروژه را شامل می‌شود. این مرحله بیشتر بر توسعه حساب کنترل ها و مراحل بسته های کاری WBS شما متمرکز است.
۴. وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید
پس از اینکه محصول نهایی خود را به وظایف، وظایف فرعی و قابل تحویل تقسیم کردید، WBS شما کامل می شود. اکنون می توانید وظایفی را به تک تک اعضای تیم یا گروه ها اختصاص دهید تا بتوانند پروژه را شروع کنند. مهم است که اطمینان حاصل کنید که تیم‌های خود را با منابعی که برای اجرای پروژه نیاز دارند فراهم می‌کنید، زیرا WBS به تجهیزات مناسب متکی است. همچنین، بازدید مجدد و بازنگری WBS با پیشرفت فرآیند تولید، اغلب مفید است، زیرا عوامل خارجی ممکن است به سازگاری کارکنان شما نیاز داشته باشند.
مرتبط: نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول
نکاتی برای ایجاد یک ساختار شکست کار موثر
در اینجا نکاتی وجود دارد که می توانید هنگام ایجاد یک ساختار شکست کار موفق در نظر بگیرید:
از یک الگو استفاده کنید
در حالی که می توانید یک WBS دست نویس ایجاد کنید، ممکن است استفاده از یک الگو یا نرم افزار طراحی برای ایجاد نمودار مفید باشد. الگوها می توانند به شما کمک کنند یک WBS واضح ایجاد کنید که هر یک از اعضای تیم بتواند آن را درک کند، زیرا برنامه نویسان نرم افزار خاصی را برای ایجاد نمودارها طراحی کرده اند. همچنین می‌توانید داده‌ها یا اسناد به‌روزشده‌ای را که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، در قالبی ادغام کنید، برخلاف نمودار دست‌نویسی که ممکن است اصلاح آن چالش‌برانگیزتر باشد.
به جای افعال، اسم را در نظر بگیرید
هدف WBS توصیف قابل تحویل در مقابل توصیف اقدامات مورد نیاز برای تولید تحویل نهایی است. استفاده از اسم ها می تواند به افزایش وضوح و سازماندهی WBS شما به سادگی با بیان نتیجه مطلوب هر مرحله کمک کند. می توانید از افعال در هنگام بیان جزئیات وظایف کوچکتر استفاده کنید.
بازخورد بخواهید
همانطور که در حال توسعه WBS خود هستید یا پس از اتمام آن، درخواست بازخورد بسیار مهم است. می توانید از یک مدیر محصول یا پروژه یا سایر اعضای تیم بخواهید که آن را بررسی کرده و پیشنهاداتی ارائه دهند. آنها ممکن است وظایف یا موارد قابل تحویل از دست رفته را شناسایی کنند، یا ممکن است راهی را برای کارآمدتر کردن فرآیند پیشنهاد کنند که قبلاً در نظر نمی گرفتید.