مدیران پروژه مسئول کمک به برنامه ریزی پروژه ها و همکاری با اعضای تیم برای تکمیل وظایف هستند. نظارت بر پیشرفت پروژه ها می تواند اطمینان حاصل شود که پروژه ها ضرب الاجل های مهم را برآورده می کنند و طبق برنامه باقی می مانند. دانستن نحوه نظارت موثر بر پیشرفت پروژه می تواند به شما کمک کند تا اطمینان حاصل کنید که وظایف شما با موفقیت انجام می شود. در این مقاله به این موضوع می پردازیم که چرا نظارت بر پیشرفت اهمیت دارد و پنج مرحله را توضیح می دهیم که می توانید برای نظارت بر پیشرفت پروژه دنبال کنید.
نظارت بر پیشرفت پروژه چیست؟
در مدیریت پروژه، نظارت بر پیشرفت فرآیند ایجاد برنامه های پروژه، تعیین اهداف و تجزیه و تحلیل دوره ای نتایج برای تعیین پیشرفت پروژه است. نظارت بر پیشرفت می تواند شامل تجزیه و تحلیل داده های عملکرد و همچنین خواندن گزارش های پیشرفت کارکنان باشد. علاوه بر این، نظارت بر پیشرفت همچنین می تواند شامل تنظیم اهداف در صورت لزوم باشد. هدف نظارت بر پیشرفت این است که پروژه‌ها را با برنامه‌ریزی و رسیدگی سریع و مؤثر به هر مشکلی که به وجود می‌آید، به احتمال زیاد موفق شود.
چرا نظارت بر پیشرفت مهم است؟
نظارت بر پیشرفت پروژه های خود بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که تیم شما آنها را با موفقیت کامل می کند و به تمام اهداف مهم پروژه دست می یابد. نظارت بر پیشرفت می تواند هم برای اعضای تیم پروژه و هم برای مدیر پروژه مفید باشد. نظارت خوب بر پیشرفت می تواند به کارکنان کمک کند تا روی پروژه متمرکز بمانند و مشکلاتی را که در طول پروژه پیش می آید حل کنند. علاوه بر این، نظارت بر پیشرفت می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا پروژه را در مسیر خود نگه دارند، با تیم پروژه ارتباط برقرار کنند و بر اجزای مهم پروژه مانند منابع، وظایف و ضرب الاجل نظارت کنند.
نحوه نظارت بر پیشرفت
شما می توانید فرآیند خود را برای نظارت بر پیشرفت پروژه با ترکیب چند جزء کلیدی توسعه دهید. در اینجا پنج مرحله وجود دارد که می توانید برای نظارت بر پیشرفت پروژه خود دنبال کنید:
۱. پروژه خود را برنامه ریزی کنید
اولین قدم برای نظارت بر پیشرفت یک پروژه، ایجاد یک طرح کلی یا طرح برای پروژه است. می توانید با اعضای تیم پروژه خود همکاری کنید تا طرحی را ایجاد کنید که برای همه مناسب باشد. در طرح پروژه خود، می‌توانید محدوده پروژه و عناصر مهمی مانند منابع، وظایف و ضرب‌الاجل‌ها را درج کنید. علاوه بر این، می توانید یک جدول زمانی برای تمام وظایف پروژه با ضرب الاجل ایجاد کنید. همچنین می‌توانید نام اعضای تیمی را که برای هر کار اختصاص داده شده‌اند، درج کنید تا همه اعضای تیم از مسئولیت‌های خود آگاه شوند.
در برنامه خود، حتماً اهداف پروژه و شاخص های کلیدی عملکرد خود را که می توانید برای اندازه گیری پیشرفت آن استفاده کنید، درج کنید. همچنین می توانید از نرم افزار یا قالب های برنامه ریزی پروژه برای ایجاد نمای کلی از پروژه خود استفاده کنید. بسیاری از مدیران پروژه با ایجاد نمودارهای گانت، پروژه ها را برنامه ریزی می کنند، که می تواند وظایف اصلی پروژه، چارچوب های زمانی و سایر اطلاعات مهم را در قالب نمودار میله ای نشان دهد. شما می توانید نوع طرح پروژه را انتخاب کنید که به بهترین وجه با پروژه شما و اعضای تیم شما مطابقت دارد.
۲. اهداف روشنی را برای پروژه خود تعیین کنید
گام مهم دیگر در نظارت بر پیشرفت، تعیین اهداف است تا هر یک از اعضای تیم بدانند برای چه چیزی تلاش می کنند. می توانید از روش SMART برای ایجاد اهداف واضح برای پروژه خود استفاده کنید. اهداف SMART عبارتند از:
- خاص
- قابل اندازه گیری
- قابل دستیابی
- مربوط
- مبتنی بر زمان
استفاده از روش هوشمند می تواند به شما در ایجاد اهداف دقیق و قابل اندازه گیری کمک کند که اعضای تیم شما به وضوح درک کنند. علاوه بر این، تعیین ضرب الاجل برای وظایف و اهداف پروژه می تواند به حفظ پروژه در برنامه کمک کند. هنگامی که اهداف پروژه خود را تعیین کردید، می توانید اندازه گیری پیشرفت پروژه خود را در رابطه با اهداف و شاخص های کلیدی عملکرد خود شروع کنید.
بیشتر بخوانید: اهداف هوشمند یا SMART: تعریف و مثال
۳. یک برنامه ثابت برای ورود ایجاد کنید
همچنین می توانید یک برنامه برای بررسی های منظم پیشرفت ایجاد کنید. فرکانس اعلام حضور شما ممکن است برای پروژه های مختلف متفاوت باشد. به عنوان مثال، یک پروژه کوتاه مدت ممکن است به بیش از یک بار ورود در هفته نیاز داشته باشد، اما برخی از پروژه های بلند مدت ممکن است فقط در فواصل زمانی ماهانه نیاز به بررسی داشته باشند. ایجاد یک برنامه زمانبندی ورود که به اندازه کافی تعادل را در بررسی حضور داشته باشد تا پروژه شما را در مسیر درست نگه دارد و در عین حال به تیم شما آزادی عمل بدهد بدون اینکه گزارش‌های مستمری به شما بدهد.
هنگامی که بهترین برنامه زمانبندی ورود به پروژه خود را تعیین کردید، مطمئن شوید که تیم پروژه خود را از زمان برنامه ریزی بررسی ها مطلع کنید. در طول هر بررسی، پیشرفت اعضای تیم خود را با شاخص های کلیدی عملکرد خود مقایسه کنید و داده های پروژه خود را برای پیگیری پیشرفت آن ثبت کنید. همچنین می‌توانید از چک‌این‌ها به‌عنوان فرصتی برای برقراری ارتباط با تیم پروژه‌تان استفاده کنید و به آنها کمک کنید تا چالش‌هایی را که با آنها روبرو هستند برطرف کنند، که می‌تواند به موفقیت پروژه شما کمک کند.
۴. ثبت و تجزیه و تحلیل داده ها
پس از هر بررسی پیشرفت، می توانید داده ها را تجزیه و تحلیل کنید تا به شما در سنجش پیشرفت کلی پروژه کمک کند. راه‌های زیادی برای جمع‌آوری داده‌ها وجود دارد، از جمله سازمان‌دهی جلساتی که اعضای تیم می‌توانند پیشرفت خود را گزارش کنند یا فرآیندی برای اعضای تیم برای تهیه گزارش‌های پیشرفت ایجاد کنند. شما می توانید فرآیند جمع آوری داده را انتخاب کنید که برای تیم شما کارآمدترین باشد.
پس از جمع‌آوری داده‌ها، می‌توانید روشی را برای ضبط آن انتخاب کنید، از جمله وارد کردن اطلاعات کلیدی در پایگاه‌های داده، صفحات گسترده یا سایر ابزارهای مدیریت پروژه. سپس، می‌توانید داده‌های خود را تجزیه و تحلیل کنید تا تعیین کنید چقدر در پروژه خود پیشرفت کرده‌اید و مناطقی را که نیاز به بهبود دارند پیدا کنید.
۵. در صورت لزوم تغییراتی در اهداف خود ایجاد کنید
بر اساس نظارت بر پیشرفت خود، می توانید اهداف پروژه خود را دوباره ارزیابی کنید و تصمیم بگیرید که آیا می خواهید آنها را تنظیم کنید یا برنامه خود را برای دستیابی به آنها تغییر دهید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که تیم شما در تلاش است تا با یک کار خاص همراه شود یا اگر یک مرحله مهم در پروژه به تعویق افتاده است، ممکن است تصمیم به تمدید مهلت بگیرید. علاوه بر این، اگر داده‌های شما نشان می‌دهد که تیم شما از زمانبندی جلوتر است، می‌توانید اهداف خود را نیز تغییر دهید تا این موضوع را منعکس کند و به تیم خود اجازه دهید پروژه را زودتر تکمیل کند.