پرسش و پاسخ: درخواست پیشنهاد (RFP) چیست؟

درک نحوه قالب‌بندی درخواست پیشنهاد یا RFP به شما کمک می‌کند فرآیند ارزیابی پیشنهادهای رقابتی از چندین فروشنده را ساده کنید. در این مقاله از ایوسی، ما RFP ها را تعریف می کنیم و مراحل کلیدی برای نوشتن آن را با یک الگو و یک مثال برای راهنمایی ارائه می دهیم.

درخواست پروپوزال چیست؟

درخواست پیشنهاد سندی است که یک سازمان برای فروشندگان احتمالی ارسال می کند تا یک پیشنهاد رسمی برای یک محصول، خدمات یا راه حل درخواست کند. RFP همچنین این وظایف را انجام می دهد:

• پارامترها و دستورالعمل های پروژه را مشخص می کند

• ساختار پاسخ فروشنده را دیکته می کند

• اطلاعات مورد نیاز از فروشنده را مشخص می کند

هنگامی که یک فروشنده یک RFP دریافت می کند، درک می شود که مشارکت آنها در پروژه مستلزم ارسال دقیق و به خوبی تحقیق شده است. فرآیند انتخاب به دقت برای بی طرفی ساختار یافته است. RFP در فرآیند انتخاب شفافیت ایجاد می کند و به مردم نشان می دهد که سازمان ارزیابی کننده RFP یک انتخاب بی طرفانه انجام می دهد.

چرا از RFP برای کسب و کار خود استفاده کنید؟

اگر پروژه پیچیده‌ای دارید که به خدمات یک فروشنده خارجی نیاز دارد، می‌توانید یک RFP ارسال کنید، به این معنی که این پروژه را برای پیشنهادهای چند شرکت باز می‌کنید. در پاسخ، چندین راه حل بالقوه دریافت خواهید کرد که می توانید از نظر مقرون به صرفه بودن، عملکرد و خلاقیت ارزیابی کنید.

داشتن گزینه‌های متنوع می‌تواند اطمینان حاصل کند که برای نیازهای تجاری خاص خود مقرون به صرفه‌ترین و مقرون به صرفه‌ترین تصمیم را می‌گیرید. دریافت پیشنهادات از چندین شرکت همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا در صورت نیاز به قرارداد با شخص دیگری در آینده، با خدمات فروشندگان آشنا شوید.

مطالب مرتبط:  راهنمای کامل تحقیق در مورد یک شرکت

نحوه ایجاد RFP

هر RFP منحصر به فرد است، اما برخی از گنجاندن استاندارد برای اکثر پروژه ها اعمال می شود. برای ایجاد یک درخواست کامل برای پیشنهاد، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. شرکت خود را توصیف کنید

با یک بخش خلاصه و پس زمینه شروع کنید که مشخص می کند شرکت شما چه کاری انجام می دهد و به طور خلاصه تاریخچه شرکت شما را مورد بحث قرار می دهد. در صورت لزوم، اطلاعاتی در مورد:

• تاسیس سازمان شما

• محل دفتر مرکزی و شعب شما

• دامنه محصولات و خدمات شما

• عوامل متمایز کننده ای که کسب و کار شما را رقابتی می کند

• مخاطب هدف شما

این اطلاعات به فروشندگان احتمالی اجازه می دهد تا با کسب و کار شما آشنا شوند تا بتوانند پیشنهادات خود را متناسب با جایگاه شما تنظیم کنند.

۲. پروژه را توضیح دهید

جزئیات پروژه ای که برای آن پیشنهاد درخواست می کنید. اهداف روشن و یک ضرب الاجل مشخص برای کمک به فروشندگان تعیین کنید که چگونه زمان و منابع را برای کار اختصاص می دهند. سه هدفی که امیدوارید با این پروژه به آنها برسید را مشخص کنید، سپس آن را به فروشنده بسپارید تا راه حل های خلاقانه ای برای دستیابی به آنها ایجاد کند.

۳. مشخص کنید که می خواهید با چه کسانی کار کنید

توضیح دهید که از فروشندگانی که به RFP شما پاسخ می دهند چه انتظاری دارید. ابزار، تجربه و دانشی که فروشنده باید داشته باشد را مشخص کنید. جزئیات سیستم‌عامل، زبان‌های کامپیوتری و سایر حوزه‌های تخصصی که فروشنده باید در آن‌ها مسلط باشد را شرح دهید.

۴. جزئیات نیازهای خود را

هدف RFP شما جمع آوری پیشنهادات استاندارد است که به طور مداوم برای مقایسه آسان قالب بندی شده اند. اطلاعاتی را که باید در هر پیشنهاد دریافت کنید برجسته کنید تا فروشندگان شما در حین آماده کردن مطالب ارسالی خود از یک فرآیند استاندارد پیروی کنند. در حالی که می خواهید به خلاقیت اجازه دهید، می توانید این کار را در قالب خاصی انجام دهید که پروپوزال را مرتب نگه می دارد.

فهرستی از جزئیات مورد نیاز خود را شامل کنید، مانند خلاصه‌ای از کسب و کار فروشنده، پاراگرافی که توضیح می‌دهد چگونه فروشنده به طور منحصربه‌فرد برای جایگاه شما مناسب است و مجموعه‌ای از پروژه‌های مشابه گذشته.

۵. معیارهای ارزیابی را توضیح دهید

فاکتورهای کلیدی را که هنگام ارزیابی فروشندگان پروژه خود در نظر می گیرید، فهرست کنید، مانند هزینه خدمات، تخصص فروشنده و خلاقیت راه حل پیشنهادی.

۶. مهلت و الزامات ارسال خود را تعیین کنید

مهلت ارسال پیشنهادات برای پروژه را به وضوح بیان کنید. جزئیات لازم در مورد فرآیند ارسال را درج کنید تا جمع آوری، سازماندهی و ارزیابی مطالب ارسالی برای شما آسان تر شود. توضیح دهید که چگونه و چه زمانی شرکت شما ارسال‌ها را بررسی می‌کند و مطمئن شوید که فروشندگان درک روشنی از جدول زمانی دارند.

۷. RFP خود را ویرایش کنید

RFP را با دقت ویرایش کنید تا مطمئن شوید که اطلاعات واضح است و هیچ چیز اضافی وجود ندارد. تکمیل یک پروپوزال فرآیندی زمان‌بر است و یک RFP به خوبی ساختاریافته و بدون خطا کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فروشندگان به تکمیل پروپوزال‌های خود اختصاص دارند. RFP خود را تا جایی که ممکن است مختصر نگه دارید و در عین حال تمام اطلاعات ضروری را در بر داشته باشید.

مرتبط:  راهنمای نهایی برای حرفه‌گری

قالب RFP

مطالب مرتبط:  آشنایی با فرآیندها و مراحل مدیریت پروژه

مثال RFP