ارتباط کلامی زمانی اتفاق می افتد که از کلمات برای انتقال اطلاعات استفاده می کنید و این می تواند شامل کلمات نوشتاری و گفتاری و همچنین زبان اشاره باشد. مهارت های ارتباط کلامی قوی می تواند اعتماد به نفس شما را تقویت کند و به شما در ایجاد روابط شخصی و حرفه ای معنادار کمک کند.
در این مقاله از ایوسی، مهارت های ارتباط کلامی را تعریف می کنیم، سه نوع رایج ارتباط کلامی را با مثال توضیح می دهیم و چگونگی استفاده موثر از ارتباط کلامی در محیط کار را بررسی می کنیم.
مرتبط: راهنمای کامل ارتباطات غیرکلامی در محیط کار
مهارت های ارتباط کلامی چیست؟
مهارت های ارتباط کلامی به روشی اشاره دارد که شما یک پیام را از طریق کلمات منتقل می کنید. این می تواند شامل نحوه صحبت کردن و نحوه نوشتن شما باشد. هدف اولیه ارتباط کلامی استفاده از زبان برای انتقال واضح و مختصر اطلاعات است.
مهارت های ارتباط کلامی اغلب در سه موقعیت به کار می رود: ارتباط بین فردی، مکالمات گروهی و سخنرانی عمومی. ارتباط بین فردی به ارتباط مستقیم یک فرد با فرد دیگر اشاره دارد. مکالمات گروهی به مکالمات بین تعداد نسبتاً کمی از افراد اشاره دارد و سخنرانی عمومی شامل یک نفر است که اطلاعات را به گروه بزرگی از مردم ارائه می دهد.
مطالب مرتبط: ۸ نوع ارتباط کلامی مثبت برای مصاحبه
نمونه هایی از ارتباطات گفتاری در محل کار
ارتباط کلامی موثر برای تبادل ایده ها و اطلاعات در محل کار بسیار مهم است. در زیر نمونه هایی از سه شکل ارتباط کلامی را مشاهده خواهید کرد.
ارتباط بین فردی
ارتباط یک به یک که صحبت می شود می تواند در موقعیت های مختلفی انجام شود، از جمله:
- بررسی عملکرد سالانه با سرپرستان
- جلسات آموزشی جدید کارکنان
- به روز رسانی وضعیت برای سرپرستان یا همکاران
- جلسات خصوصی با منابع انسانی برای بحث در مورد چالش ها یا نگرانی ها
- جلسات با مشتریان جدید یا بالقوه برای تبلیغ محصولات یا خدمات
مکالمات گروهی
ارتباطی که بین بیش از دو نفر اما کمتر از یک مخاطب زیاد رخ می دهد می تواند شامل شرایط زیر باشد:
- چت دوستانه با همکاران
- جلسات طوفان فکری برای پروژه های جدید
- هماهنگی تقویم با همکاران هنگام تعیین ضرب الاجل و جلسات
- به روز رسانی وضعیت برای یک بخش
سخنرانی عمومی
ارتباطی که شامل یک گوینده و گروه بزرگی از مردم می شود که گوش می دهند می تواند در موقعیت های مختلفی رخ دهد، از جمله:
- سخنرانی ها
- آموزش گروه بزرگی از مردم
- ارائه ها (همچنین شامل ارتباط کتبی خواهد بود)
مطالب مرتبط: مهارت های کلامی مورد تقاضا: تعاریف و مثال ها
نمونه هایی از ارتباطات کتبی در محل کار
در اینجا چند نمونه از ارتباطات نوشتاری موثر در محل کار آورده شده است:
- نامه ها
- ایمیل ها
- گزارش ها
- ارائه ها (که شامل ارتباط گفتاری نیز می شود)
مرتبط: ۱۳ نوع اصلی سخنرانی (با مثال ها و نکات)
چگونه مهارت های ارتباط کلامی خود را تقویت کنیم
در اینجا چند نکته برای بهبود مهارت های ارتباط کلامی، چه گفتاری و چه نوشتاری آورده شده است:
۱. پیام خود را در نظر بگیرید
تصمیم بگیرید که در طول مکالمه، ارائه یا ارتباط نوشتاری بعدی خود چه چیزی را می خواهید منتقل کنید. این ممکن است شامل طوفان فکری یا ترسیم فهرستی از نکات کلیدی باشد که می‌خواهید بیان کنید. با بررسی اطلاعاتی که می خواهید به اشتراک بگذارید، می توانید مطمئن شوید که ارتباط شما متمرکز و مختصر باقی می ماند.
برای مثال، اگر می‌خواهید در یک کنفرانس حرفه‌ای شرکت کنید و نیاز به تأیید سرپرست خود دارید، ممکن است بخواهید درباره سخنرانان کنفرانس تحقیق کنید و نوع اطلاعاتی را که در صورت شرکت در آن دریافت خواهید کرد، مشخص کنید. روش هایی را که این اطلاعات می تواند به شما در انجام کارتان کمک کند، یادداشت کنید. سپس، یا یک ایمیل با تمام این نکات کلیدی آماده کنید یا یک جلسه خصوصی با سرپرست خود برای بحث در مورد این درخواست تنظیم کنید.
۲. مخاطبان خود را بشناسید
مخاطب مورد نظر خود را هنگام برقراری ارتباط در نظر داشته باشید و دیدگاه آنها را در نظر بگیرید. مخاطب مورد نظر شما لحن ارتباط شما را دیکته می کند، همچنین رفتارها و سایر جنبه های ارتباط کلامی را که می توانید برای تقویت ارتباط خود از آنها استفاده کنید، تعیین می کنند.
برای مثال، ممکن است استفاده از لحن گرم و آشنا با همکارتان که سال‌هاست می‌شناسید مناسب باشد، اما یک مشتری جدید یا مدیر اجرایی ممکن است انتظار ارائه رسمی‌تری از ایده‌های شما را داشته باشد.
۳. مراقب ارتباطات غیرکلامی خود باشید
هنگامی که از طریق کلام ارتباط برقرار می کنید، همیشه باید به نشانه های غیرکلامی که ممکن است به تصویر می کشید توجه کنید. این شامل اعمالی مانند تماس چشمی، وضعیت بدنی، خندیدن، سرفه، خمیازه کشیدن و حالات صورت است. آگاهی از ارتباطات غیرکلامی تضمین می کند که پیامی که از طریق اعمال یا زبان بدن منتقل می کنید با پیامی که از طریق کلمات منتقل می کنید مطابقت دارد.
به عنوان مثال، اگر در مورد موضوعی شاد ارائه می دهید، ممکن است آگاهانه به لحظات مناسبی برای لبخند زدن فکر کنید تا ارتباط غیرکلامی شما با لحن موضوع شما مطابقت داشته باشد.
۴. واضح صحبت کنید
قبل از شروع به نحوه صحبت کردن فکر کنید. تنفس خود را طوری تنظیم کنید که در حین صحبت ثابت بماند و در نظر بگیرید که چقدر سریع یا آهسته نیاز به صحبت دارید. واضح صحبت کردن می تواند میزان درک شما را از سوی دیگران بهبود بخشد و اطمینان حاصل کند که کلماتی که می گویید وارد می شوند و برای مخاطبان باقی می مانند. یکی از مهم‌ترین جنبه‌های واضح صحبت کردن این است که با مخاطب، تنظیمات و پیام خود سازگار شوید تا لحن شما با اطلاعاتی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید مطابقت داشته باشد.
برای مثال، اگر موضوع پیچیده‌ای را به اتاقی پر از افراد ارائه می‌دهید، ممکن است آهسته‌تر و بلندتر از یک جلسه انفرادی صحبت کنید.
مرتبط: ۱۰ نکته برای یک ارائه عالی
۵. کلمات نوشته شده خود را با دقت انتخاب کنید
همانطور که واضح صحبت می کنید، با نیت واضح نیز می نویسید. استفاده از طرح کلی، همانطور که در بالا تشویق شد، به شما کمک می کند تا روی موضوع خود متمرکز بمانید. اما شما همچنین می خواهید کلمات و عباراتی را انتخاب کنید که برای مخاطب مورد نظر شما مناسب باشد.
علاوه بر این، باید مطمئن شوید که ارتباط نوشتاری شما خیلی طولانی یا پر از جزئیات غیر ضروری نیست. به همین ترتیب، اطمینان حاصل کنید که ارتباط شما خیلی کوتاه نیست و حاوی نکات اساسی چیزی است که می خواهید با آن ارتباط برقرار کنید.
برای مثال، اگر در حال به‌روزرسانی یک سرپرست در مورد پیشرفت فصلی خود هستید، می‌خواهید گزارش خود را در بخش‌های مرتبط سازماندهی کنید، داده‌های قابل توجهی را برای پشتیبان‌گیری از نقاط عطف پیشرفت خود جمع‌آوری کنید و فقط اطلاعات مربوط به سه‌ماهه‌ای را که در آن بحث می‌کنید شامل شود.
۶. گوش دادن فعال را تمرین کنید
زمانی که شما «فرستنده» هستید، بدانید چه زمانی صحبت را متوقف کنید و زمانی که طرف مقابل در حال صحبت کردن است، «گیرنده» می شوید. گوش دادن فعال تضمین می کند که فرستنده و گیرنده به طور مساوی پیام ها و بازخوردها را رد و بدل می کنند.
به عنوان مثال، در مورد بهترین لحظه ارائه خود تصمیم بگیرید که ممکن است مکث کنید تا مخاطبان را به پاسخگویی یا پرسیدن سؤال دعوت کنید. با تبدیل شدن به گیرنده، می توانید مهارت های گوش دادن فعال را تمرین کنید، به طوری که می توانید به سوالات پاسخ دهید یا به بازخوردها با آرامش و موثر پاسخ دهید.
مرتبط: مهارت های گوش دادن فعال برای برقراری ارتباط موفق
۷. قبل از دادن “پاسخ” فکر کنید
این ممکن است معادل نوشتاری گوش دادن فعال در نظر گرفته شود، اما مهم است که قبل از پاسخ کتبی فکر کنید، به خصوص اگر موضوع چیزی است که باعث سردرگمی یا بحث می شود.
به عنوان مثال، اگر یکی از همکاران ایمیل می گوید که شما یک ضرب الاجل را از دست داده اید، تقویم خود را بررسی کنید تا تأیید کنید که در واقع یک ضرب الاجل را از دست داده اید و/یا پروژه واقعاً به شما اختصاص داده شده است. اگر اشتباهی از طرف شما رخ داد، می توانید عذرخواهی کنید و پروژه را در اولویت قرار دهید. اگر ارتباط نادرستی از طرف آنها وجود داشت، می توانید با آرامش این سردرگمی را اصلاح کنید.