هر کاری که یک شرکت انجام می دهد یا به کسب و کار ارزش می افزاید یا نمی افزاید. شرکت ها می توانند از فرآیند ارزش افزوده برای بررسی هر مرحله از فرآیندهای خود استفاده کنند و تعیین کنند که آیا هر فعالیتی برای محصولات یا خدمات آنها ارزش افزوده ایجاد می کند یا خیر. اگر فرآیند یا فعالیتی را کشف کنند که ارزش افزوده ندارد، وظیفه آنها تغییر یا حذف آن عملیات است.
در این مقاله از ایوسی، فرآیند ارزش افزوده چیست، شناسایی فعالیت‌های ارزشی در مقابل غیر ارزشی، نگاهی به حوزه‌های ارزشی و بررسی دسته‌بندی‌های ضایعات بحث می‌کنیم.
فرآیند ارزش افزوده چیست؟
فرآیند ارزش افزوده به این معناست که چگونه یک شرکت تعریف می‌کند که کدام فعالیت‌ها و فرآیندها به محصولات، خدمات یا کسب‌وکار کلی آنها ارزش می‌افزایند. ارزش هزینه ای را که مشتری برای یک محصول یا خدمات پرداخت می کند در نظر می گیرد، به این معنی که مشتری در نهایت کسی است که تصمیم می گیرد آیا یک فعالیت به محصول یا خدمات ارزش اضافه می کند یا خیر. برای درک بهتر این مفهوم، به یک مثال مراجعه کنید:
شرکت شما ماشین‌حساب‌هایی را می‌فروشد که با پشتیبانی ۲۴ ساعته مشتری رایگان از طریق تلفن همراه هستند. به منظور ارائه این خدمات رایگان، شرکت شما در هفت روز هفته و در ۲۴ ساعت شبانه روز به چندین تکنسین آگاه پول پرداخت می کند تا به تماس های تلفنی مشتریان پاسخ دهند. این سرویس یک فرآیند ارزش افزوده است.
برای مدت طولانی، ماشین حساب شما پیشروترین محصولی بود که مشتریان برای خرید انتخاب می کردند. سپس یک رقیب جدید شروع به فروش همان ماشین حساب کرد. رقیب پشتیبانی ایمیل را با پاسخ تضمینی در ۷۲ ساعت ارائه می دهد و آن را ۷٪ کمتر از قیمت ماشین حساب شما می فروشند.
طی چند ماه آینده، شرکت شما تعداد قابل توجهی از مشتریان خود را به رقیب خود از دست می دهد. مشتریان با قدرت خرید خود روشن کرده اند که ماشین حساب با قیمت پایین تر را به خدمات ۲۴ ساعته مشتری ترجیح می دهند.
اگرچه خدمات ۲۴ ساعته مشتری در گذشته به ارزش محصول افزوده است، اما دیگر ارزش افزوده ای ندارد، بنابراین تبدیل به هدر رفته است. هم خود خدمات و هم حقوقی که شرکت به تکنسین های آگاه می پردازد دیگر ارزش افزوده ای ندارد.
مطالب مرتبط: نقشه راه‌های ایجاد ارزش افزوده برای دیگران
ارزش در مقابل غیر ارزش
هر چیزی که دیگر به یک محصول یا خدمات ارزش افزوده نداشته باشد یا هرگز ارزش افزوده نداشته باشد، یک بی ارزش است که به آن اتلاف نیز می گویند. ضایعات هر چیزی است که فراتر از حداقل منابع ضروری مورد نیاز برای ایجاد یک محصول یا خدمات باشد. بسته به شرایط، ضایعات ممکن است مواد، تجهیزات، پول، زمان، پرسنل یا قطعات باشد. روش دیگر برای تعریف ضایعات، هر فعالیت یا فرآیندی است که با برآورده کردن نیازهای مشتری، محصول را تغییر فیزیکی نمی دهد یا سودآوری آن را افزایش نمی دهد.
مطالب مرتبط: نحوه محاسبه ارزش افزوده (با مثال)
حوزه های ارزشی
یک شرکت معمولاً تعریف خود را از آنچه ارزش می‌افزاید و فرآیند خود را برای کشف اینکه آیا چیزی ارزش اضافه می‌کند ارائه می‌کند. بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل‌های ساده‌ای ایجاد می‌کنند تا به آنها کمک کنند تا تعیین کنند آیا فعالیت‌های کسب‌وکارشان ارزش افزوده دارد یا اتلاف منابع است.
رهنمودهای متداول در رابطه با حوزه‌های ارزشی سؤالات زیر را مطرح می‌کنند:
-
آیا مشتری حاضر است هزینه این فعالیت را بپردازد؟
-
آیا فعالیت عملکرد یا شکل خدمات یا محصول را تغییر می دهد؟
-
آیا کارمندان می توانند در اولین بار فعالیت را به درستی انجام دهند؟
-
آیا فعالیت بی فایده، ناهموار یا ناسازگار است؟
-
آیا فعالیت خیلی سخت است یا بیش از حد؟
اگر پاسخ ها نشان می دهد که فعالیت پرهزینه یا چالش برانگیز است، فعالیت مورد نظر یک فرآیند ارزش افزوده نیست. شرکت ها می توانند حذف این فعالیت ها را در نظر بگیرند.
مرتبط: هشت راه برای افزودن ارزش به شرکت شما
دسته بندی زباله ها
دسته‌بندی‌های زیر برخی از بزرگترین و رایج‌ترین فعالیت‌هایی هستند که ارزش افزوده ندارند یا ضایعات محسوب می‌شوند:
عیوب
این زمانی است که خدمات یا محصولات آسیب دیده یا دیگر برای مشتریان قابل قبول نیستند. خدماتی که معیوب هستند زمان و هزینه را هدر می دهند زیرا کارمندان باید آنها را تکرار کنند تا به درستی انجام شوند. محصولاتی که معیوب هستند زمان و هزینه خود را هدر می دهند زیرا یا باید تعمیر شوند یا دور ریخته می شوند. شرکت ها می توانند با ایجاد روش های موثر برای کاهش عیوب از این دسته از ضایعات جلوگیری کنند.
مطالب مرتبط: کنترل کیفیت چیست؟
زمان انتظار
هنگامی که کارمندان قبل از اینکه بتوانند کار کنند منتظر چیزی هستند، مانند تکمیل محصول یا پردازش اطلاعات، آن زمان بیکار به اتلاف تبدیل می شود. برنامه ریزی بهتر کارمندان و پر کردن این زمان با سایر وظایف سازنده، راه هایی برای بهبود و حذف زمان انتظار است.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
تولید بیش از حد محصول
تولید بیش از حد محصول زمانی اتفاق می افتد که یک شرکت یک کالا را خیلی سریع یا خیلی زود تولید می کند و باعث مازاد موجودی می شود. هنگامی که یک شرکت محصولی بیش از آنچه می تواند بفروشد تولید می کند، محصول انباشته می شود و منجر به مشکلات ذخیره سازی موجودی می شود. بیشتر اوقات، تولید بیش از حد محصول منجر به ضایعات می شود. یک استثنا در این مورد، ایجاد یک عرضه بزرگ قبل از افزایش فروش در طول فصل تعطیلات است.
مطالب مرتبط: مدیریت عملیات چیست؟
ذخیره سازی موجودی
وقتی یک سازمان مواد، کالاهای نهایی یا اطلاعات را به روشی کارآمد ذخیره نمی‌کند، می‌تواند هدر باشد. به عنوان مثال، هنگامی که موجودی مازاد وجود دارد و به درستی ذخیره نمی شود، با اشغال فضای ذخیره سازی، افزایش مالیات بر موجودی، افزایش خطر انقباض و افزایش هزینه های جابجایی، باعث هدر رفتن آن می شود. بهترین روش برای موجودی، حفظ حداقل مطلق موجودی مورد نیاز است.
مطالب مرتبط: موجودی: تعریف و روش‌های مدیریت
استعداد استفاده نشده
این زمانی اتفاق می افتد که یک سازمان به جای استفاده از آن برای حل مشکلات، استعدادها و دانش کارکنان را نادیده می گیرد یا نادیده می گیرد. کارفرمایان می توانند روش هایی را برای کشف استعدادهای کارکنان خود ایجاد کنند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنان آنها پتانسیل کامل خود را برآورده می کنند.
مطالب مرتبط: راهنمای سنجش استعدادها
حمل و نقل بی نیاز
هنگامی که یک شرکت به طور ضروری یا بیش از حد مواد، تجهیزات یا لوازم را جابه‌جا می‌کند، می‌تواند باعث اتلاف وقت و منابع شود. به عنوان مثال، انتقال محصولات از یک مکان ذخیره سازی به مکان دیگر در یک انبار یا جابجایی محصولات در فواصل طولانی در طبقه تولید، نمونه هایی از حمل و نقل بی مورد هستند. راه‌های حذف حمل‌ونقل بی‌ضرور ممکن است شامل بازآرایی انبار برای ذخیره‌سازی بهینه یا بازآرایی نواحی طبقه تولید برای ساده‌سازی گردش کار باشد.
مطالب مرتبط: در مورد مدیر لجستیک بیاموزید
پردازش اضافی
زمانی که کارکنان مجبورند بخشی از یک فرآیند را از نو انجام دهند یا زمانی که مراحلی بیش از حد لازم در یک فرآیند وجود دارد، می تواند اتلاف وقت و منابع باشد. این زمان و تلاش اضافی به نوعی اتلاف تبدیل می شود. این امر مخصوصاً در صورتی صادق است که مشتری به آن فعالیت‌های پردازش اضافی نیاز نداشته باشد، به آن اهمیتی ندهد یا نمی‌خواهد پولی بپردازد.
مطالب مرتبط: ۶ روش برای ساده کردن فرآیندها و گردش کار
حرکت بیش از حد
این به فعالیت‌های بی‌ضروری مانند جابجایی بیش از حد محصولات، تجهیزات یا ماشین‌ها اشاره دارد. شرکت‌ها می‌توانند با ساده‌سازی فرآیندهای مکانیکی و ایجاد پروتکل‌های واضح برای استفاده، زمان و تلاش تلف شده را کاهش یا حذف کنند.
فعالیت های مورد نیاز
دسته‌بندی زباله‌ها شامل فعالیت‌های مورد نیاز نمی‌شود، فعالیت‌هایی که لزوماً ارزش افزوده ندارند اما سازمان باید آنها را تکمیل کند. به عنوان مثال، فعالیت هایی که مستلزم رعایت استانداردهای صنعتی یا پیروی از مقررات دولتی هستند، دسته بندی زباله نیستند. با این حال، شرکت ها همچنان می توانند فعالیت های مورد نیاز را برای بهینه سازی و کارایی بررسی کنند.