یک فرآیند زمانی ساده شده است که ساده شده است. این فرآیند ساده سازی معمولاً با حذف مراحل پیچیده یا غیر ضروری به دست می آید. راه‌های مختلفی برای ساده‌سازی فرآیندی وجود دارد که شامل رویکردهای مختلف و پلت‌فرم‌های فناوری اطلاعات کسب‌وکار مدرن است که به پیشرفت سازمان‌ها کمک می‌کند. در این مقاله از ایوسی، ما در مورد اینکه ساده‌سازی چیست و مزایای آن، فرآیندها و گردش‌های کاری چیست، و نحوه ساده‌سازی فرآیندها و گردش‌های کاری برای بهبود کارایی بحث می‌کنیم.
مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال
جریان سازی چیست؟
ساده‌سازی فرآیندی است که برای ساده‌سازی یا حذف وظایف غیرضروری مرتبط با کار برای بهبود کارایی فرآیندها در کسب‌وکارها یا سازمان‌ها استفاده می‌شود. ساده‌سازی فرآیندها نیازمند استفاده از تکنیک‌های نوسازی، فناوری و سایر رویکردهای ممکن برای تکمیل است.
مرتبط: راهنمای نهایی برنامه ریزی استراتژیک
فرآیندها و گردش کار چیست؟
فرآیندها و گردش کار مشابه هستند اما یکسان نیستند. در اینجا اصطلاحات قطعی صحیح برای فرآیندها و گردش کار آمده است:
- فرآیند: مجموعه ای از فعالیت های تکرارپذیر که برای تکمیل یک هدف مشخص که سازمان تعیین کرده است باید ادامه یابد.
- گردش کار: مجموعه ای از فعالیت های قابل تکرار که برای تکمیل یک کار خاص باید ادامه یابد.
هر کسب و کار یا سازمانی احتمالاً در فرآیندها و جریان های کاری شرکت می کند که در زمینه شغلی و وظایف مرتبط منحصر به فرد است.
مزایای ساده سازی فرآیندها و گردش کار
با ساده‌سازی فرآیندهای روزانه سازمان، می‌توانید به چیزهای مختلفی دست پیدا کنید که نیاز به کار کمتر و آزاد کردن زمان دارند. در اینجا لیستی از مزایایی است که کسب و کار یا سازمان شما ممکن است هنگام ساده کردن فرآیندها و گردش کار خود تجربه کند:
۱. افزایش بهره وری هزینه
ساده‌سازی نرم‌افزار احتمالاً مقدار کاغذی را که محل کار شما استفاده می‌کند کاهش می‌دهد و به نیروی انسانی کمتری نیاز دارد زیرا ورود و پردازش داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود. این احتمالاً باعث صرفه جویی در پول کسب و کار شما می شود تا بتوانید وجوه را در جای دیگری تخصیص دهید.
۲. بهبود بهره وری
کارمندان شما احتمالاً زمانی که فرآیندها ساده می شوند بهره وری بیشتری خواهند داشت و می توانند ایده دقیق تری از وظایف روزانه و انتظارات محول شده به آنها داشته باشند. زمانی که وظایف غیرضروری کاهش می‌یابد، می‌توانند بیشتر بر کیفیت محصولی که تولید می‌کنند تمرکز کنند.
۳. بهبود ارتباطات
سیستم های مدیریت کارآمد ارتباطات بین بخش ها را بهبود بخشیده و امکان ردیابی بهتر وظایف تکمیل شده را فراهم می کند. کارمندان زمان کمتری را صرف حرکت در اطراف برای برقراری ارتباط با یکدیگر می کنند و می توانند به موقع به وظایف محول شده برسند.
۴. مدیریت زمان بهتر
با انجام کارهای خسته کننده کمتر برای شما و کارمندانتان، احتمالاً می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و مهم ترین کارها را ابتدا انجام دهید و بین کارها زمان بافری داشته باشید.
۵. ریسک را به حداقل برسانید
کسب‌وکارهایی با فرآیندهای ساده شفافیت بیشتری دارند. ثبت پیشرفت کارمندان و مشاهده اشتباهات یا مهلت های از دست رفته از یک مکان آسان تر است. برای مثال، ساده‌سازی ممکن است به تعهدات تجاری مانند پیروی از مقررات خاص یا ارائه برخی از محصولات یا خدماتی که ممکن است به موقع تولید کنید به مشتریانتان کمک کند.
مطالب مرتبط: استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای دستیابی به اهداف
چگونه فرآیندها و گردش کار را برای بهبود کارایی ساده کنیم
ساده‌سازی فرآیندها و جریان‌های کاری ممکن است مدتی طول بکشد و بهتر است در گام‌های کوچکی تکمیل شود که به اهداف بهبود کارایی سازمان شما کمک می‌کند. کسب‌وکارها ممکن است با بررسی جزئیات نحوه مدیریت چالش‌های فردی خود، فرآیندها را ساده‌تر کنند. سازمان شما باید تصمیم بگیرد که کدام حوزه ها را ساده تر کند. در اینجا ۶ مرحله وجود دارد که می‌توانید برای ساده‌سازی فرآیندها و گردش‌های کاری برای بهبود کارایی تلاش کنید:
۱. فرآیندها و گردش کار موجود را ارزیابی کنید
هنگامی که فرآیندها و جریان های کاری فعلی خود را ارزیابی می کنید، قبل از اینکه بتوانید متوجه شوید که چه حوزه هایی می توانند با ساده سازی تا حد زیادی بهبود یابند، یک ایده کلی از روش دقیق انجام کارها آسان تر خواهد بود.
به عنوان مثال، فهرست کردن فرآیندها و گردش کار به ساده‌ترین عبارات ممکن است مفید باشد، فواید هر فرآیند را بنویسید و هر فردی را که در این فرآیند دخیل است فهرست کنید.
۲. فرآیندها را رتبه بندی کنید
احتمالاً تعجب آور است که دقیقاً چه تعداد از فرآیندها و گردش کارها برای تکمیل اهداف یا وظایف انجام شده است. بسیاری از فرآیندها به هم مرتبط هستند و ممکن است چندان مهم نباشند.
فهرستی از فرآیندها از مهم ترین تا کم اهمیت ترین را بنویسید. این به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که کدام فرآیند را اول، دوم، سوم و غیره ساده کنید.
۳. نتایج را تجزیه و تحلیل کنید
هنگامی که فرآیندها و گردش کار را ارزیابی کردید، می توانید نتایج یا نتایج آن فرآیندها و گردش کار را تجزیه و تحلیل کنید. این به شما دیدگاهی در مورد فرآیندهایی می دهد که خسته کننده، غیر ضروری و مقرون به صرفه نیستند.
به عنوان مثال، ممکن است در ارزیابی توجه داشته باشید که روزانه پنج سطل کاغذ خرد شده و به سطل زباله برده می شود. وقتی نتیجه را تجزیه و تحلیل می‌کنید، باید هزینه تونر و کاغذ، زمانی که کارکنان صرف چاپ و خرد کردن می‌کنند را محاسبه کنید و آنچه را که یک نرم‌افزار جدید می‌تواند برای بهبود فرآیند یا گردش کار خاص در سازمان یا بخش شما انجام دهد، مقایسه کنید.
۴. بازخورد بخواهید
همکاران، همکاران یا کارمندان ممکن است بازخورد ارزشمندی در مورد زنجیره گردش کار یا فرآیند داشته باشند. بسیاری از این افراد احتمالاً نظرات خود را در مورد نحوه عملکرد فرآیندها و چگونگی بهبود آنها برای صرفه جویی در زمان و تکمیل کارها و اهداف به نحو احسن دارند. اغلب جزئیات کوچکی وجود دارد که می‌توان آنها را برای ساده‌سازی فرآیندها بهبود بخشید و به راحتی می‌توان آنها را از دست داد، مگر اینکه از کسانی که با آنها کار می‌کنید بازخورد بخواهید.
به عنوان مثال، ممکن است سعی کنید جلسه ای را برای بحث در مورد زمینه های بهبود برگزار کنید یا ممکن است نظرسنجی را بر اساس فرآیندها و جریان های کاری مختلف ایجاد کنید و از کارکنان خود بخواهید که پاسخ ها را به صورت ناشناس ارسال کنند تا از سوگیری جلوگیری شود.
۵. فرآیندها را ساده و خودکار کنید
در حال حاضر بسیاری از راه‌حل‌های نرم‌افزار گردش کار مدرن وجود دارند که به ساده‌سازی فرآیندها و گردش‌های کاری کمک می‌کنند. آنها اغلب به عنوان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شناخته می شوند. هر کدام ویژگی ها و قابلیت های خاص خود را دارند که به نفع حوزه ها و سازمان های مختلف شغلی خواهد بود. با این حال، بیشتر BPM ها به گونه ای طراحی شده اند که مزایای مشابهی مانند آسان کردن جمع آوری داده ها در یک مکان مرکزی، خودکار کردن مراحل در گردش کار تجاری و ایجاد دید بهتر با نمودارها، نمودارها و گزارش ها داشته باشند.
سعی کنید در مورد نرم افزارهایی تحقیق کنید که ممکن است برای سازمان شما مفید باشد و بررسی کنید تا ببینید رقبای شما از چه چیزی برای ساده کردن فرآیندهای خود استفاده می کنند.
۶. تنظیم و اصلاح کنید
هیچ فرآیند یا گردش کار کاملی وجود ندارد و احتمالاً به تنظیمات یا اصلاحات مداوم نیاز دارند. ممکن است بخواهید فرآیندهای ساده سازی را بر اساس نتایج خود تغییر دهید. همچنین ممکن است آموزش صحیح کارکنان در مورد فرآیندهای جدید زمان بر باشد و هر کارمندی ممکن است بار اول فرآیند را به درستی انجام ندهد. هنگامی که فرآیندها و گردش کار را اصلاح می کنید، باید صبور باشید و از مشتریان و کارمندان بازخورد بیشتری بخواهید.