۲۱ نوع مختلف فایل و نحوه استفاده از آنها

اگر حرفه شما شامل رایانه، ایمیل، رسانه های اجتماعی یا نرم افزار است، ممکن است نیاز به ارسال و دریافت فایل داشته باشید. هنگام ذخیره یک فایل، می توانید انواع و فرمت های مختلف را انتخاب کنید. کسب اطلاعات بیشتر در مورد این نوع فایل ها و کیفیت آنها می تواند به شما کمک کند تعیین کنید کدام پسوند فایل برای کار حرفه ای شما بهترین است.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که چرا شناخت و استفاده از انواع مختلف فایل‌ها مهم است و فهرستی از ۲۱ نوع فایل رایج سازمان‌دهی شده بر اساس فرمت رسانه آن‌ها ارائه می‌کنیم.

چرا دانستن انواع فایل ها مهم است؟

در حرفه خود، دانستن انواع فایل های مختلف بسیار مهم است تا بتوانید فایل مناسب را برای وظایف خود انتخاب کنید. متخصصان در بسیاری از صنایع، از جمله تجارت، بازاریابی، آموزش و فناوری، ممکن است نیاز به ذخیره و به اشتراک گذاری انواع مختلف فایل ها داشته باشند. درک فرمت های فایل می تواند به اشتراک گذاری موثر اطلاعات با مشتریان، همکاران و مدیران شما کمک کند.

برخی از برنامه های نرم افزاری یا ایمیل ها فقط فرمت فایل خاصی را می پذیرند. یادگیری در مورد انواع مختلف می تواند به شما کمک کند تا برای مسئولیت های مختلف در محل کار خود آماده شوید. اگر در حال ذخیره یک فایل هستید، ممکن است لازم باشد از بین چندین گزینه یکی را انتخاب کنید، و یادگیری بیشتر در مورد انواع فایل می تواند به شما کمک کند بهترین مورد را برای کار خاص انتخاب کنید. به عنوان مثال، هنگام ارسال یک طرح گرافیکی برای لوگوی شرکت خود، می خواهید فرمت تصویر مناسب را انتخاب کنید تا مطمئن شوید که تصویر وضوح و کیفیت را در وب سایت شما حفظ می کند.

مطالب مرتبط: پسوند فایل چیست؟ راهنمای قطعی (به همراه مثالها)

۵ نوع فایل تصویری

شما می توانید تصاویر را برای نمایش آرم یا گرافیک برای یک وب سایت یا ارائه ارسال کنید. در اینجا برخی از رایج ترین انواع فایل های تصویری که ممکن است در محل کار با آنها روبرو شوید آورده شده است:

۱. گروه مشترک کارشناسان عکاسی (JPEG یا JPG)

این یکی از رایج ترین انواع فایل های تصویری است. ممکن است از این فایل هنگام ارسال تصاویر برای وب سایت شرکت یا صفحه رسانه های اجتماعی خود استفاده کنید. این فایل تصویر را فشرده می کند اما رنگ ها و گرافیک ها را به وضوح حفظ می کند. اگر این فایل را چندین بار ذخیره کنید، به فشرده سازی ادامه می دهد، به این معنی که کیفیت آن را از دست می دهد، بنابراین زمانی که قصد استفاده فوری از آن را دارید، از این فایل استفاده کنید.

موارد مرتبط: فرمت های تصویر JPG در مقابل JPEG: تفاوت چیست؟

۲. فرمت تبادل گرافیکی (GIF)

هنگام کار با گرافیک های متحرک کوتاه، می توانید از یک فایل GIF استفاده کنید. این نوع فایل از کلیپ های کوتاه یا تصاویر متحرک پشتیبانی می کند. شما می توانید از آن در یک وب سایت، سایت ارتباطی یا پلت فرم رسانه های اجتماعی استفاده کنید. این فایل برای فایل های متحرک کوچک یا ساده بهترین است.

۳. گرافیک برداری مقیاس پذیر (SVG)

این نوع فایل بیشتر در طراحی وب سایت رایج است. اگر در حال طراحی لوگو یا گرافیک برای وب سایت مشتری یا وب سایت شرکت خود هستید، ممکن است با فایل های SVG کار کنید. این افزونه از فایل های تصویری کوچکتر و انیمیشن های کوتاه پشتیبانی می کند. این نوع فایل وضوح واضحی دارد و ممکن است با موتورهای جستجو به خوبی کار کند، که می تواند به مشتریان در یافتن گرافیک شما کمک کند.

موارد مرتبط: ۱۵ فرمت فایل تصویری (به علاوه زمان استفاده از آنها)

۴. گرافیک شبکه های قابل حمل (PNG)

می توانید از فرمت PNG برای ارسال تصاویر برای صفحات وب مانند لوگو یا عکس استفاده کنید. این فرمت اندازه و کیفیت خود را در طول ذخیره ها و تغییرات متعدد حفظ می کند. وضوح کمتری نسبت به انواع دیگر فایل دارد، بنابراین برای وب سایت ها به جای تصاویر چاپ شده بهترین است.

مطالب مرتبط: نحوه تولید PNG (به علاوه تعریف و دلایل ایجاد آن)

۵. فرمت فایل تصویری با برچسب (TIFF یا TIF)

فایل TIFF یک نوع فایل تصویری با کیفیت بالا است. می توانید از این نوع فایل هنگام اسکن اسناد، استفاده از یک برنامه ناشر رومیزی یا چاپ موارد با کیفیت بالا استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر جزوه بازاریابی را منتشر می کنید، می توانید فایل های TIFF را برای عکس ها آپلود کنید. این می تواند به شما در چاپ تصاویر با وضوح بالا کمک کند. این یک نوع فایل بزرگ است، بنابراین بهتر است از یک نوع فایل تصویری جایگزین برای وب سایت ها و صفحات وب خود استفاده کنید.

مطالب مرتبط: نحوه تغییر اندازه یک تصویر (با دلایل و نکات)

۵ نوع فایل سند

هنگام ارسال اسناد به همکاران یا مشتریان خود می توانید از فایل های متنی استفاده کنید. در اینجا برخی از محبوب ترین فرمت های فایل متنی که ممکن است استفاده کنید آورده شده است:

۱. فرمت سند قابل حمل (PDF)

فایل PDF یک نوع فایل رایج در بسیاری از محیط های کاری است. این فایل طرح سند اصلی را حفظ می کند، که آن را برای امضای اسناد و به اشتراک گذاری برنامه ها مفید می کند. می توانید با استفاده از این فرمت فایل ایمیل، چاپ و اسکن کنید. این یک انتخاب محبوب هنگام ارسال یا بارگذاری رزومه است، زیرا طرح و قالب بندی اصلی سند را حفظ می کند.

۲. سند Word (DOC و DOCX)

این فرمت فایل که توسط مایکروسافت ایجاد شده است، نوع فایل استاندارد برای اسناد در نرم افزار پردازش Word است. اگر شرکت شما از این نرم افزار استفاده می کند، می توانید از این نوع فایل برای ارسال و دریافت اسناد استفاده کنید. همچنین می توانید از این فرمت فایل برای اشتراک گذاری و ویرایش اسناد با افراد مختلف استفاده کنید. برخی از مدیران استخدام، این نوع فایل را برای رزومه و نامه‌های پوششی ترجیح می‌دهند، بنابراین می‌توانید هنگام ارسال مطالب درخواست شغلی از آن استفاده کنید، اگر آگهی شغلی این اولویت را مشخص کرده باشد.

مطالب مرتبط: چگونه یک کتاب الکترونیکی عالی بنویسیم

۳. زبان نشانه گذاری فرامتن (HTML و HTM)

توسعه دهندگان و سایر متخصصان ساخت وب سایت یا محتوای وب ممکن است از فایل های HTML استفاده کنند. این نوع فایل به صورت آنلاین کار می کند و متن را به عناصر مختلف در یک وب سایت تبدیل می کند. به عنوان مثال، هنگام ساخت یک وب سایت می توانید از زبان HTML برای تغییر فونت و طرح بندی متن استفاده کنید.

مطالب مرتبط: نحوه مشاهده HTML با استفاده از مرورگرهای مختلف اینترنتی

۴. فایل صفحه گسترده اکسل مایکروسافت (XLS و XLSX)

اینها انواع فایل های صفحه گسترده رایجی هستند که ممکن است در محل کار خود مشاهده کنید. اگر صفحات گسترده، نمودارها یا پایگاه داده ها را به اشتراک می گذارید، می توانید فایل ها را در این قالب ذخیره و به اشتراک بگذارید. می‌توانید از صفحات گسترده برای اندازه‌گیری و ردیابی اطلاعات مختلف مانند شماره‌ها و اطلاعات تماس استفاده کنید.

مطالب مرتبط: ۹ ابزار اکسل برای حرفه ای ها (و نحوه استفاده از آنها)

۵. فایل متنی (TXT)

فایل TXT از اسناد متنی ساده پشتیبانی می کند. می توانید از TXT برای نوشتن یادداشت ها، دستورالعمل ها یا متن ساده استفاده کنید. این فایل می تواند بر روی کامپیوترهای مختلف و نرم افزارهای پردازشی کار کند. اگر می خواهید فرمت های پیشرفته ایجاد کنید یا از فونت های مختلف استفاده کنید، می توانید نوع فایل متفاوتی را انتخاب کنید.

۵ نوع فایل ویدیویی

می توانید از فایل های ویدئویی برای وب سایت، کمپین های بازاریابی یا ارائه های شرکت خود استفاده کنید. در اینجا برخی از رایج ترین انواع فایل های ویدئویی که ممکن است با آنها کار کنید آورده شده است:

۱. گروه کارشناسان تصویر متحرک لایه چهار (MP4)

فرمت فایل MP4 یک فرمت ویدیویی محبوب است. اکثر رایانه‌ها و دستگاه‌های تلفن همراه می‌توانند ویدیوهای MP4 را باز کرده و پخش کنند، که آن را به یک انتخاب رایج برای حرفه‌ای‌ها و شرکت‌هایی تبدیل می‌کند که محتوای ویدیویی را به اشتراک می‌گذارند. شما می توانید از این فایل برای ارسال، آپلود و دریافت ویدیو برای وب سایت شرکت یا پلتفرم های رسانه های اجتماعی خود استفاده کنید. این فایل اطلاعات بصری و صوتی را با دقت ذخیره می کند، اما وضوح کمتری نسبت به سایر انواع فرمت های ویدئویی دارد.

۲. پخش صوتی تصویری (AVI)

این فرمت فایل ویدئویی که توسط مایکروسافت ایجاد شده است، یکی دیگر از فرمت های محبوبی است که ممکن است در محل کار با آن مواجه شوید. این یک نوع فایل بزرگ است، به این معنی که می تواند فضای زیادی را در رایانه یا سیستم ابری شما اشغال کند. کیفیت را در طول ذخیره ها و تغییرات متعدد حفظ می کند. می توانید از این فرمت فایل برای به اشتراک گذاری ویدیوها در پلتفرم های اجتماعی یا از طریق وب سایت شرکت خود استفاده کنید.

۳. فایل فیلم QuickTime (MOV)

فایل MOV که توسط اپل ایجاد شده است، نوع فایلی است که متخصصان می توانند با نرم افزار QuickTime از آن استفاده کنند. این فایل برای فیلم ها و ویدیوهای طولانی تر به خوبی کار می کند، اگرچه فایل ها می توانند بزرگ باشند. شما می توانید این فایل ها را در بخش های مختلف ویرایش کنید که ممکن است برای پروژه های طولانی تر مفید باشد. بسته به صنعت خود، می توانید از این فایل برای ایجاد فیلم های آموزشی یا فیلم های تبلیغاتی استفاده کنید.

۴. فرمت فیلم فلش (FLV)

فرمت فایل FLV در سرویس های پخش و وب سایت ها به خوبی کار می کند. این یک نوع فایل محبوب است که کوچک است و به اشتراک گذاری آن آسان است، اما ممکن است با همه تلفن های همراه کار نکند. اگر در حال به اشتراک گذاری محتوا با مشتریان در تلفن آنها هستید، می توانید نوع فایل دیگری را انتخاب کنید. اگر در حال آپلود ویدیو در یک وب سایت استریم هستید، این فایل ممکن است به خوبی کار کند.

۵. کدگذاری ویدیویی پیشرفته، با کیفیت بالا (AVCHD)

فیلمبرداران حرفه ای ممکن است از این فرمت فایل استفاده کنند. تصاویر با کیفیت بالا را برای پروژه های کوتاه و طولانی حفظ می کند. اگر در حال ایجاد یک ویدیوی حرفه ای برای مقاصد املاک، بازاریابی یا سرگرمی هستید، می توانید با این فرمت فایل کار کنید.

موارد مرتبط: ۹ فایل با فرمت ویدیویی و زمان استفاده از آنها

۳ نوع فایل ارائه

بسته به موقعیت خود، می توانید از فایل های ارائه برای آماده شدن برای یک جلسه یا آموزش استفاده کنید. در اینجا برخی از رایج ترین انواع فایل های ارائه آورده شده است:

۱. ارائه پاورپوینت (PPT یا PPTX)

این نوع فایل که توسط مایکروسافت ایجاد شده است، روشی محبوب برای اشتراک‌گذاری و آپلود ارائه‌ها و نمایش‌های اسلاید است. اگر شرکت شما از نرم افزار پاورپوینت استفاده می کند، می توانید از نوع فایل برای ذخیره نمایش اسلاید خود استفاده کنید. این نوع فایل به شما کمک می کند تا ارائه های بصری را با اعضای تیم یا مشتریان خود به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، ممکن است پس از جلسه یک فایل PPT را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید تا آنها بتوانند به اسلایدها و یادداشت ها مراجعه کنند.

مطالب مرتبط: ۲۰ نکته برای ساخت یک پاورپوینت خوب

۲. باز کردن ارائه سند (ODP)

فرمت فایل ODP با برنامه های OpenOffice کار می کند. اگر سازمان شما از این برنامه نرم افزاری استفاده می کند، می توانید یک ارائه را در این فرمت فایل به اشتراک بگذارید. می توانید تصاویر اسلاید را با متن، گرافیک و انیمیشن ایجاد کرده و به اشتراک بگذارید.

۳. فایل کلیدی اپل (KEY)

فرمت فایل KEY با برنامه Keynote اپل کار می کند، جایی که متخصصان می توانند ارائه های بصری را ایجاد و به اشتراک بگذارند. می توانید اسلایدهای متنی، تصاویر، صداها و عناصر انتقال را در این فرمت فایل اضافه کنید. اگر شرکت، اعضای تیم یا مشتریان شما از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند، یا اگر ارائه‌ای را مستقیماً از رایانه خود به اشتراک می‌گذارید و این برنامه را نصب کرده‌اید، می‌توانید از این نوع فایل استفاده کنید.

مطالب مرتبط: نحوه ارسال فایل های بزرگ

۳ نوع فایل صوتی

می توانید از یک فایل صوتی برای آپلود خواندن یا ضبط صدا استفاده کنید. این امر در صنایع خاصی مانند آموزش یا نوشتن رایج است. رایج‌ترین فایل‌های صوتی که ممکن است در محل کار استفاده کنید در اینجا آمده است:

۱. صدای MPEG 4 (M4A)

M4A یک نوع رایج فایل صوتی است. این نوع فایل یک فرمت فشرده است که حجم فایل را کوچکتر می کند. این می تواند اشتراک گذاری و آپلود را آسان تر کند. همچنین کیفیت نسبتاً بالایی را حفظ می کند. می توانید از این نوع برای ضبط خواندن مطالب خود برای یک سخنرانی یا ارائه یا ذخیره یادداشت های صوتی برای خود یا تیم خود استفاده کنید. ممکن است با همه سیستم های کامپیوتری کار نکند، بنابراین برنامه های صوتی مورد علاقه خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید که می توانید به فایل تکمیل شده گوش دهید.

۲. صوتی لایه MPEG 3 (MP3)

این فرمت فایل فایل های صوتی را در اندازه های کوچکتر فشرده می کند و به اشتراک گذاری آنها با دیگران را آسان تر می کند. همچنین کیفیت صدا را در سطح بالایی حفظ می کند و با انواع پلتفرم های نرم افزاری کار می کند. می توانید از این نوع فایل برای ضبط و اشتراک گذاری مطالب خوانده شده یا نظرات صوتی خود استفاده کنید.

۳. فایل صوتی شکل موج (WAV)

فایل WAV یکی دیگر از فرمت های رایج صوتی است که کیفیت بالایی را حفظ می کند. اگر حرفه ای ها با برنامه های مایکروسافت ویندوز کار می کنند، ممکن است از این قالب استفاده کنند. به طور معمول، این فایل ها فشرده نیستند، به این معنی که ممکن است کیفیت صدا را حفظ کنند، اما ممکن است بزرگتر از سایر انواع فشرده باشند.