مدیریت ریسک هنگام نظارت بر یک پروژه بسیار مهم است زیرا چالش ها می توانند بر تحویل آن تأثیر بگذارند. مدیران پروژه از ابزارها و تکنیک های مختلفی برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه استفاده می کنند که باعث حفظ و افزایش ارزش یک شرکت می شود. شما می توانید از ابزارهای مدیریت ریسک برای پیگیری پیشرفت پروژه خود و اجرای برنامه های مناسب برای حسابرسی هر گونه خطر بالقوه ای که در طول فرآیند رخ می دهد استفاده کنید.
در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که مدیریت ریسک چیست، درباره چرایی اهمیت آن بحث می‌کنیم و ابزارهای رایج مدیریت ریسک را که می‌توانید در مدیریت پروژه استفاده کنید، به اشتراک می‌گذاریم.
مدیریت ریسک چیست؟
مدیریت ریسک عبارت است از شناسایی، درک و واکنش به عوامل بالقوه ای که می تواند باعث تاخیر یا شکست پروژه شود. شرکت ها اغلب استراتژی هایی را برای کاهش خطراتی مانند مسائل تکنولوژیکی، عدم قطعیت های مالی، بدهی های قانونی و بلایای طبیعی ایجاد می کنند. با استفاده از برنامه های مدیریت ریسک، آنها می توانند طیف کاملی از ریسک هایی که با آن مواجه هستند را در نظر بگیرند و تاثیر آنها را بر اهداف استراتژیک بررسی کنند. شما می توانید از ابزارهای مدیریت ریسک برای محاسبه هزینه ها یا زمان بالقوه استفاده کنید که می تواند بر کیفیت و به موقع بودن پروژه تاثیر بگذارد و مشکلات را برای نتایج موفقیت آمیز پروژه حل کند.
مرتبط: راهنمای قطعی شغل مدیریت ریسک
چرا مدیریت ریسک مهم است؟
مدیریت ریسک مهم است زیرا به شما می آموزد که راه حل هایی را برای مسائل بالقوه مدیریت پروژه قبل از بروز آنها ایجاد کنید. همچنین در ارائه زمینه ای که می توانید برای بررسی و ممیزی عملکرد پروژه استفاده کنید مفید است. هنگامی که یک برنامه مدیریت ریسک خوب دارید، ممکن است تأثیر ریسک ها را بر عملکرد کلی پروژه به حداقل برسانید و احتمال ارائه یک پروژه با کیفیت را در زمان مقرر افزایش دهید. سایر مزایای مدیریت ریسک عبارتند از:
-
مزایای مالی: ابزارها و تکنیک های مدیریت ریسک به شناسایی رویدادهای با فرکانس بالا و کاهش ضرر کمک می کند. می‌توانید مدیریت ریسک را با برنامه‌ریزی هزینه و زمان‌بندی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش زمان ترکیب کنید.
-
ایمنی: شما می توانید از طریق مدیریت ریسک و ارزیابی از امنیت برای کارکنان و مشتریان و آمادگی برای رویدادهای غیرمنتظره اطمینان حاصل کنید. برنامه ریزی تمام خطرات بالقوه، ارزیابی برنامه ها برای مدیریت تهدیدات بالقوه و ایجاد ساختارهایی برای رسیدگی به آنها برای فرآیندهای روان، کارآمد و مقرون به صرفه را در نظر بگیرید.
-
کارایی: برنامه های مدیریت ریسک موفقیت آمیز می توانند وظایف را ساده کرده و کارایی عملیاتی را بهبود بخشند. این بدان معناست که می‌توانید از زمان و تلاشی که برای گزارش دادن رویدادها یا رویدادهای غیرمنتظره در سایر زمینه‌های حیاتی صرف می‌کنید، استفاده کنید.
-
ارتباطات: بیشتر پروژه‌ها از داده‌های متمرکز استفاده می‌کنند که به تیم‌ها و سایر طرف‌ها نیاز دارد تا گزارش‌ها را مورد بحث و تحلیل قرار دهند و به تعارضات احتمالی رسیدگی کنند. هنگامی که ارتباط مناسب بین اعضا را تشویق می کنید، ممکن است روابط کاری مثبتی ایجاد کنید.
-
تصمیم گیری: پروژه ها اغلب شامل تصمیم گیری های مهمی می شوند که بر موفقیت آینده یک شرکت تأثیر می گذارد. شما می توانید از داده ها و تجزیه و تحلیل های مدیریت ریسک استفاده کنید تا ریسک را در استراتژی قرار دهید، به اهداف و مقاصد سازمانی برسید و سودآور باشید.
۹ ابزار مدیریت ریسک برای استفاده
ابزارهای مدیریت ریسک می توانند به رفع عدم قطعیت ها کمک کنند. این ابزارها داده های مفید در تجزیه و تحلیل، اولویت بندی، پاسخ به و ردیابی خطرات را شناسایی و تولید می کنند. در اینجا چند ابزار مدیریت ریسک وجود دارد که می توانید هنگام توسعه و اجرای یک پروژه از آنها استفاده کنید:
۱. ردیابی زمان
شما می توانید از ابزارهای ردیابی زمان و ردیابی وظایف برای نظارت منظم بر پیشرفت وظایف فردی و اطمینان از پیشرفت کارآمد آنها برای تحویل به موقع پروژه استفاده کنید. این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند کار و ضرب‌الاجل آن را برای شفاف‌سازی وارد کنید و به اعضای تیم یادآوری کنید که چه چیزی را تکمیل می‌کنند و چه زمانی موعد آن است. می‌توانید از سرعت انجام هر کار و اینکه آیا زمان بیشتری برای تکمیل مواردی که بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد، برنامه‌ریزی کنید، مطلع بمانید.
مطالب مرتبط: ۲۰ نکته مدیریت زمان برای حرفه ای ها
۲. ارزیابی کیفیت داده های ریسک
شما می توانید از این ابزار برای بررسی داده ها از خطرات احتمالی و تعیین ارتباط آنها با پروژه فعلی خود استفاده کنید. اطلاعاتی که جمع آوری می کند به درک بهتر دقت، قابلیت اطمینان و کیفیت این خطرات کمک می کند. شما می توانید تاثیر برخی ریسک های بالقوه را بر پروژه کلی خود ارزیابی کنید و برنامه های روشن، استراتژیک و فعالانه ای را برای رسیدگی به آنها ایجاد کنید.
۳. ثبت ریسک
ثبت ریسک پلتفرمی است که خطرات بالقوه‌ای را که ممکن است در پروژه تجربه کنید، هنگام جمع‌آوری، مستندسازی و نظارت بر آنها کنترل می‌کند و استراتژی‌هایی را برای کمک به پاسخ فعالانه به این چالش‌ها ارائه می‌دهد. این تضمین می کند که پروژه ها را به موقع و در چارچوب بودجه تحویل می دهید. این ابزار می تواند به شما امکان دهد خطرات را اولویت بندی کنید، شخصی را برای حل آنها تعیین کنید و یادداشت ها و به روز رسانی هایی را در مورد پیشرفت و حل آنها اضافه کنید.
مرتبط: ثبت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)
۴. مدیریت منابع
سازمان ها از ابزارهای مختلف مدیریت منابع برای درک بهتر اینکه آیا کارکنان می توانند وظایف جدید یا غیرمنتظره ای را انجام دهند، استفاده می کنند. بیشتر این پلتفرم‌ها به‌عنوان داشبورد برای مشاهده برنامه‌ها، مهارت‌ها و در دسترس بودن اعضای مختلف کارکنان در دسترس هستند. اگر یک رویداد غیرمنتظره به فرد جدیدی نیاز دارد که وظیفه ای را بر عهده بگیرد، می توانید از این ابزار برای درک اینکه کدام کارکنان در دسترس و دانش لازم برای تکمیل به موقع آن کار را دارند استفاده کنید.
مرتبط: ۸ جزء کلیدی برنامه های مدیریت ریسک
۵. احتمال و ماتریس تاثیر
ماتریس احتمال و تاثیر به شما کمک می کند ریسک ها را بر اساس تاثیر آنها بر پروژه اولویت بندی کنید. با استفاده از این تکنیک، امتیازات احتمالی و تاثیر ریسک‌های فردی را ترکیب می‌کنید و آنها را بر اساس شدت آنها رتبه‌بندی می‌کنید. این به شما کمک می کند تا ریسک را در زمینه پروژه قرار دهید و برنامه های کاهشی ایجاد کنید، که باعث صرفه جویی در زمان و استفاده کارآمد از منابع می شود.
مرتبط: راهنمای تحلیل ریسک در مدیریت پروژه
۶. تجزیه و تحلیل SWOT
تجزیه و تحلیل SWOT به شما کمک می کند تا نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای یک پروژه را بررسی کنید. نقاط قوت و فرصت‌ها جنبه‌های مثبت یک پروژه هستند که احتمال ارسال وظایف با کیفیت بالا را به موقع و در چارچوب بودجه افزایش می‌دهند. نقاط ضعفی که زمینه های بهبود را نشان می دهد و تهدیدها که عوامل یا محدودیت های خارجی هستند، ریسک های منفی هستند که می توانند بر نتیجه نهایی پروژه تأثیر بگذارند. شما می توانید از فرصت ها و نقاط قوت یک پروژه برای ایجاد برنامه ها و راه حل های فعال برای غلبه بر این چالش ها استفاده کنید.
مرتبط: راهنمای تجزیه و تحلیل SWOT (به همراه مراحل اجرا و مثال)
۷. پیگیری بودجه
ردیابی بودجه شامل ابزارهای ردیابی مالی با عملکرد کلیدی پیش بینی هزینه های مورد انتظار و مقایسه آنها با مقدار واقعی هزینه شده در پروژه است. آنها اغلب دارای داشبوردهای گزارش هستند که کل بودجه یک پروژه، مقداری که تاکنون خرج کرده اید، مبلغی که باقی مانده و چقدر برای تکمیل آن باقی مانده را نشان می دهد. شما می توانید از این ابزار برای بررسی میزان ماندگاری شما در بودجه استفاده کنید و برای به حداقل رساندن خطرات، اقدامات و ذخایر احتمالی را پیش بینی کنید.
بیشتر بخوانید: چگونه یک بودجه را مدیریت کنیم
۸. تحلیل علت ریشه ای
تجزیه و تحلیل ریشه‌ای یک ابزار مدیریت ریسک است که به جای تمرکز بر علائم آن، به رفع علت مشکل کمک می‌کند. تحلیل علت ریشه ای به سوالاتی مانند:
-
چی شد؟
-
چرا این اتفاق افتاد؟
-
چگونه این اتفاق افتاد؟
شما می توانید یک برنامه اقدام برای جلوگیری از اشتباهات مشابه در آینده ایجاد کنید و آن را به یک رویکرد پاسخگو و پیشگیرانه برای مدیریت ریسک تبدیل کنید.
۹. طوفان فکری
طوفان فکری در ارزیابی ریسک های بالقوه ای که می تواند بر پروژه و برنامه ریزی استراتژیک برای حذف آنها یا به حداقل رساندن اثر آنها تأثیر بگذارد، ضروری است. می توانید جلسات طوفان فکری با اعضای تیم برگزار کنید و اسناد پروژه، داده های تاریخی و سایر مقالات مرتبط با فرآیندهای مشابه را بررسی کنید. برای بینش بیشتر در مورد خطرات بالقوه ای که ممکن است در طول پروژه به وجود بیاید، بحث و گفتگو با کارشناسان و افراد دیگری که ممکن است تجربه مدیریت ریسک را داشته باشند، در نظر بگیرید.
بخوانید: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)