نحوه ایجاد یک لیست از کارها (با نکات)

حرفه ای ها از لیست کارها به عنوان ابزاری برای افزایش بهره وری استفاده می کنند. داشتن فهرست کارها می تواند به اطمینان از کارایی و سازماندهی در محل کار کمک کند. اگر علاقه مند به کارآمدتر و سازماندهی بیشتر در کار هستید، ممکن است بخواهید فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید ایجاد کنید.

در این مقاله از ایوسی، ما مزایای استفاده از فهرست کارها را به عنوان ابزاری در محل کار بررسی می‌کنیم و مراحل و نکاتی را به اشتراک می‌گذاریم که به شما کمک می‌کند فهرستی از کارها را تولید کنید.

مطالب مرتبط: ۱۱ نکته برتر برای سازماندهی کار و بهره وری

مزایای ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهید چیست؟

فهرست کارها یک ابزار سازمانی عالی است که می تواند به متخصصان کمک کند تا آنچه را که باید انجام دهند تجسم و برنامه ریزی کنند. حرفه ای ها می توانند از لیست کارهایی که باید انجام دهند برای ردیابی اهداف روزانه، هفتگی، ماهانه یا حتی سالانه استفاده کنند. حرفه ای که از لیست کارهایی که باید انجام شود برای پیگیری وظایف خود استفاده می کند، احتمال بیشتری دارد که به اهداف خود دست یابد.

زمانی که فهرست کارها به درستی مدیریت شود، می‌تواند مزایای بسیاری را به متخصصان ارائه دهد. در اینجا برخی از مزایای اصلی استفاده از فهرست کارها در محل کار آمده است:

مدیریت زمان:

فهرست کارهایی که باید انجام دهید می تواند به شما کمک کند تا مدت زمانی را که می توانید برای هر کار صرف کنید تا لیست را تکمیل کنید، برنامه ریزی کنید. این می تواند یک ابزار عالی برای مدیریت زمان باشد و می تواند به شما انگیزه دهد تا سرعت کار خود را افزایش دهید.

یادآوری:

نوشتن یا ثبت وظایف روزانه‌تان می‌تواند به شما کمک کند مسئولیت‌هایتان را به خاطر بسپارید، که به‌ویژه برای دوره‌های پرمشغله کاری می‌تواند مفید باشد.

ضبط:

فهرست کارهایی که باید انجام دهید می تواند به عنوان رکوردی از کارهایی که در طول روز کاری انجام داده اید باشد. این به متخصصان اجازه می دهد تا پیشرفت خود را پیگیری کنند.

پاداش دادن:

بعضی ها این را بسیار لذت بخش می دانند که بتوانند یک کار را از لیست کارهای خود حذف کنند. این می تواند به عنوان یک نمایش بصری از دستاوردهای شما باشد.

اولویت‌بندی وظایف:

فهرست کردن مسئولیت‌های شما نیز می‌تواند اولویت‌بندی را آسان‌تر کند. هنگامی که تحت مهلت مقرر کار می کنید یا در بیش از یک پروژه همکاری می کنید، مهم است که بتوانید این وظایف را به طور موثر مدیریت کنید. توانایی تشخیص سطح اولویت هر کار می تواند به شما کمک کند تا به ضرب الاجل های تعیین شده پایبند باشید و تا حد امکان سازنده باشید.

مطالب مرتبط: نحوه مدیریت فهرست کارها

چگونه یک لیست کارآمد تولید کنیم

برای ایجاد یک لیست کارآمد، مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. یک قالب را انتخاب کنید

برای شروع ایجاد یک لیست کارها، در نظر بگیرید که چه قالبی ممکن است با نیازهای شما مطابقت داشته باشد. برخی از متخصصان چاپ لیست کارهای خود را موثرترین کار می دانند. با این حال، ایجاد یک لیست در یک برنامه کامپیوتری می تواند تضمین کند که لیست شما به راحتی قابل پیگیری است و بعید است که در بین سایر لوازم اداری شما گم شود.

مطالب مرتبط: مهارت های سازمانی چیست؟ (با مثال)

۲. برنامه خود را بشناسید

فهرست کارها می‌توانند در هر بازه زمانی که شما به آن‌ها نیاز دارید، پاسخ دهند. با این حال، مهم است که زمانی را در نظر بگیرید که می‌خواهید فهرست کارهایتان را پوشش دهد. بیشتر متخصصان از لیست کارهای روزانه یا هفتگی استفاده می کنند، اگرچه لیست کارهای تیمی ممکن است دوره طولانی تری مانند هفته ها یا ماه ها را پوشش دهد. دوره زمانی مورد نظر از لیست کارهای شما می تواند بر اولویت بندی و تعداد کارهای شما تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، اگر یک حرفه ای تصمیم بگیرد که یک لیست کارهای هفتگی برای خود تهیه کند، لیست وظایف او ممکن است طولانی تر از یک حرفه ای باشد که یک لیست روزانه تهیه می کند.

تشخیص تناوب مهلت های خود نیز می تواند به شما در تصمیم گیری کمک کند. به منظور تصمیم گیری در مورد اینکه چه چیزی می تواند برای شما مفیدتر باشد، در نظر بگیرید که آیا دوست دارید روی جزئیات کوچکتر تمرکز کنید یا دوست دارید در مورد وظایف کاری در رابطه با پروژه بزرگتر فکر کنید. اگر دوست دارید در یک زمان روی یک چیز تمرکز کنید، لیست روزانه ممکن است برای شما بهترین باشد. متناوبا، اگر از دیدگاهی همه جانبه بهره مند هستید، فهرست هفتگی می تواند بسیار مفید باشد.

۳. مسئولیت های خود را در نظر بگیرید

هنگام تهیه لیست کارهای روزانه حتماً تمام فعالیت های روزانه خود را تشخیص دهید. اطمینان از کامل بودن لیست شما و پوشش تمام مسئولیت های مهم شما می تواند مفید باشد. با این حال، ممکن است برخی از کارهای روزانه را انجام دهید که ممکن است نیازی به ذکر آنها نباشد. به عنوان مثال، احتمالاً برای ساعت در هر شیفت به یادآوری نیاز ندارید، زیرا احتمالاً در یک روال معمول هستید.

تشخیص اینکه کدام یک از مسئولیت‌های شما باید فهرست شود، می‌تواند به شما کمک کند فهرست کارهایتان مرتب و خوانا باشد.

۴. وظایف خود را فهرست کنید

بعد، وقت آن است که وظایف خود را فهرست کنید. هنگامی که کارها را به لیست کارهای خود اضافه می کنید، هر کدام را با یک فعل عملی شروع کنید. این می تواند به عنوان یک ابزار انگیزشی عمل کند و به سازماندهی فهرست کارهای شما کمک کند. به عنوان مثال، اگر شما مسئول وظایف نظافت هستید، لیست وظایف شما ممکن است به شکل زیر باشد:

• کف را تمیز کنید.
• تغییر سطل زباله اداری
• مبلمان لابی را صاف کنید.
• میزهای غذاخوری را ضد عفونی کنید.

۵. بر اساس سطح اولویت سازماندهی کنید

بسیاری از متخصصان سازماندهی لیست کارهای خود را بر اساس سطح اولویت کار بسیار مفید می دانند. برای تعیین اینکه چگونه مسئولیت های خود را اولویت بندی کنید، ممکن است بخواهید ضرب الاجل های خود و تأثیر هر کار را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر باید گزارش خاصی را تا پایان روز ارسال کنید، ممکن است تکمیل آن کار مهمتر از ایجاد یک آگهی اطلاعاتی در پایان ماه باشد.

سطح اولویت یک کار می تواند به تأثیری که بر وظایف دیگران و همچنین وظایف شما می گذارد بستگی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر شما کپی را برای یک وبلاگ می نویسید، اما همکار شما محتوا را پست می کند، کار شما اغلب قبل از اینکه بتواند کار خود را تمام کند، باید تکمیل شود.

بیشتر بخوانید: چگونه وظایف را در محل کار اولویت بندی کنیم

۶. کارهای انجام شده را علامت بزنید

بعد از اینکه یک کار را کامل کردید، ضربه زدن به آن یا در غیر این صورت حذف آن مورد از لیست کارهایتان می تواند برایتان مفید باشد. این می تواند به عنوان یک یادآوری بصری از آنچه انجام داده اید باشد و می تواند به پیگیری پیشرفت شما کمک کند.

اگر لیست کارهایی را به اشتراک می گذارید، علامت گذاری موارد فهرستی که انجام می دهید می تواند بسیار مهم باشد زیرا به دیگران هشدار می دهد که کار کامل شده است. این می تواند ارتباط را تضمین کند و از دوبار انجام کار جلوگیری کند.

نکاتی برای ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهید

ایجاد لیست کارهایی که باید انجام دهید می تواند یک فعالیت ساده برای هر حرفه ای باشد. اگر می‌خواهید فهرست شما تا حد امکان سازنده باشد، این نکات را در نظر بگیرید:

روشی را توسعه دهید.

توسعه روش خود برای پرداختن به موارد موجود در لیست کارهایتان می تواند به افزایش سرعت کار شما کمک کند و به شما امکان می دهد تا یک روال در تکمیل وظایف خود اتخاذ کنید.

خود را مسئول نگه دارید.

یکی دیگر از مزایایی که لیست وظایف می تواند ارائه دهد ایجاد مسئولیت پذیری است. هنگامی که یک پروژه را فهرست می کنید، می تواند بازنمایی بصری مسئولیت شما باشد. سعی کنید لیست کارهای خود را جدی بگیرید و سعی کنید تا حد امکان وظایف خود را کنار بگذارید.

با خودت ببرید.

داشتن فهرستی از کارهایی که می‌توانید هر جا که می‌روید ببرید، می‌تواند هنگام کار در خارج از دفتر مفید باشد. همچنین می تواند به شما امکان دهد به محض اینکه به آنها فکر کردید، موارد را به لیست خود اضافه کنید. در نظر داشته باشید که لیست کارهای خود را در تلفن یا روی یک تکه کاغذ نگه دارید تا به شما کمک کند با لیست خود سفر کنید.

خاص باشید.

وظایف موجود در لیست خود را به وضوح تعریف کنید. ارائه جزئیات تا حد لازم می تواند به شما کمک کند تا کار را به خاطر بسپارید و به بهترین شکل ممکن به آن برسید.