نکاتی برای میزبانی جلسات سازنده

جلسات یک رویداد رایج در یک محل کار است و این گردهمایی ها می تواند راهی موثر برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات جدید، کشف ایده ها و ارتباط با همکاران باشد. اگر مکرراً در جلسات کاری شرکت می‌کنید یا میزبان جلسات کاری هستید، اتخاذ روش‌هایی که تضمین کننده یک جلسه سازنده است می‌تواند مفید باشد.

در این مقاله از ایوسی، نکاتی را در مورد چگونگی آماده شدن و برگزاری جلسات سازنده بررسی می کنیم.

۱۸ نکته برای داشتن جلسات سازنده

توجه به نحوه اداره و شرکت در جلسات شرکت به شما و تیمتان کمک می کند تا در مدت زمانی که در اختیار دارید، کارهای بیشتری انجام دهید. اگر می‌خواهید جلسات پربارتری داشته باشید، این نکات را در نظر بگیرید:

جلسات کوتاه را برنامه ریزی کنید

در صورت امکان، سعی کنید جلسات را کوتاه نگه دارید. برای اطمینان از این امر، می تواند به برنامه ریزی جلساتی که حدود ۱۵ تا ۲۰ دقیقه طول می کشد کمک کند. این به شما و سایر شرکت‌کنندگان کمک می‌کند روی هدفی که می‌خواهید درباره آن بحث کنید متمرکز بمانید. جلسات کوتاه‌تر همچنین به متخصصان این امکان را می‌دهد که زودتر به فعالیت‌های کاری عادی خود بازگردند.

در جلسات طولانی تر استراحت کنید

اگر موضوع جلسه نمی تواند در یک بازه زمانی کوتاه قرار گیرد، در نظر بگیرید که در طول جلسه استراحت های کوتاهی را برای دریافت غذا یا پردازش رویدادهای جلسه در نظر بگیرید. برنامه ریزی یک فعالیت کوتاه و سرگرم کننده را در نظر بگیرید تا به عنوان استراحت برای جلسه خدمت کند. برای مثال، اجازه دادن به شرکت‌کنندگان برای معاشرت برای مدت کوتاهی می‌تواند به عنوان استراحتی آرامش‌بخش برای شرکت‌کنندگان در جلسه باشد، که به سخنران یا سخنرانان کمک می‌کند تا استراحت کنند و برای بقیه جلسه آماده شوند.

تمرکز کامل را تشویق کنید

لپ‌تاپ‌ها، تلفن‌ها و مکالمات جانبی می‌توانند حواس‌تان را در طول جلسه پرت کنند. برای تشویق مشارکت و تمرکز، سعی کنید استفاده از وسایل فناورانه را در طول جلسات خود محدود کنید و در صورت نیاز زمانی را برای معاشرت قبل یا بعد از جلسه اختصاص دهید.

مطالب مرتبط: ۱۰ راه برای بهبود تمرکز در محل کار

فقط کسانی را دعوت کنید که باید در جلسه حضور داشته باشند

وقتی تصمیم می گیرید چه کسی را به جلسه دعوت کنید، سعی کنید در نظر داشته باشید که چه کسی برای جلسه ضروری است. جلسات با تعداد کمتری از شرکت‌کنندگان ممکن است سازنده‌تر باشد، بنابراین دعوت از کارمندان ضروری به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که همه در مورد موضوع باقی می‌مانند. همچنین به کارمندانی که نیازی به حضور ندارند اجازه می دهد بدون مزاحمت به کار خود ادامه دهند.

از ساختار جلسات معمول استفاده کنید

علاوه بر برنامه ریزی طرح کلی برای جلسات خود، در صورت امکان از همان ساختار جلسه استفاده کنید. این به متخصصان کمک می کند تا بفهمند از هر جلسه چه انتظاری دارند و برنامه ریزی جلسات بیشتری را در آینده آسان تر می کند.

به عنوان مثال، اگر تازه وارد هستید و جلسه ای را برای بحث درباره ایده های یک کمپین بازاریابی جدید برگزار می کنید، یک برنامه زمانی با انعطاف پذیری ممکن است موثرتر باشد. با این حال، اگر قرار است در جلسه درباره قوانین جدید شرکت بحث شود، ممکن است ساختار آن به گونه ای مفید باشد که به گوینده اجازه دهد بدون هیچ وقفه ای اطلاعات خود را برای مدت زمان معینی به اشتراک بگذارد.

ارسال یادآوری

قبل از جلسه، یادآوری هایی در مورد مکان و زمان آن ارسال کنید. ارسال یک یادآوری را در روز قبل از جلسه و همچنین یک ساعت قبل در نظر بگیرید. این به کارمندان کمک می کند تا برنامه روزانه خود را برنامه ریزی کنند و یادآوری می کند که مطمئن می شود در صورت مشغله کاری در طول روز کاری از جلسه آگاه هستند.

بیانیه عینی را به اشتراک بگذارید

در ابتدای جلسه، به اشتراک گذاشتن یک بیانیه عینی روشن در مورد آنچه که امیدوارید به انجام برسانید، فکر کنید. این اطمینان می دهد که جلسه در موضوع باقی می ماند و به شما کمک می کند به هدف خود برسید.

به عنوان مثال، اگر هدف از جلسه بررسی عادات ایمنی در محل کار است، ممکن است یک بیانیه عینی مانند این را به اشتراک بگذارید:

در این جلسه، می‌خواهیم پروتکل‌های ایمنی جدیدی ایجاد کنیم و نکات مفیدی را برای ایمن ماندن در کار به اشتراک بگذاریم.

از پیش برنامه ریزی

از قبل ساختار جلسه را در نظر بگیرید. برخی حتی برای اطمینان از اینکه همه می توانند برنامه جلسه را دنبال کنند، به اشتراک گذاشتن یک طرح کلی از رویدادهای جلسه قبل از شروع آن مفید است.

برنامه ریزی از قبل به شما این فرصت را می دهد که هر موضوع جلسه را به دقت بررسی کنید تا ارتباط آن و بهترین راه ارائه آن را تعیین کنید. به اشتراک گذاری برنامه با همه شرکت کنندگان همچنین تضمین می کند که همه از زمان مناسب برای پرسیدن سؤال آگاه هستند.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی جلسات: نحوه مدیریت و نکات جلسات عمومی

محیط را تغییر دهید

ملاقات در مکان های جدید یا برنامه های کاربردی وب می تواند به تشویق خلاقیت کمک کند و به متخصصان اجازه دهد تا محیطی منحصر به فرد را تجربه کنند. در صورت امکان، مکان های گردهمایی را در نظر بگیرید. برای برخی از جلسات، حتی در نظر گرفتن یک مکان غیر رسمی مفید است.

به عنوان مثال، اگر در حال برنامه ریزی یک جلسه طوفان فکری با همکاران خود هستید، برای تشویق به یک رویکرد مکالمه و شخصی تر، جلسه ای را با قهوه یا چای پیشنهاد دهید.

یک محدودیت زمانی تعیین کنید

صرف نظر از اینکه در حال برنامه ریزی برای یک جلسه کوتاه یا طولانی تر هستید، تعیین یک محدودیت زمانی تضمین می کند که جلسه بیش از حد لازم زمان نمی برد. مشخص کردن محدودیت زمانی برای همه شرکت‌کنندگان همچنین می‌تواند متخصصان را تشویق کند که فقط افکار و نگرانی‌های مرتبط را به اشتراک بگذارند.

جزئیات پیگیری را ارائه دهید

به اشتراک گذاشتن جزئیات یا خلاصه ای از جلسه پس از پایان آن به متخصصان کمک می کند تا بحث جلسه را یادآوری کنند. این به ویژه هنگام به اشتراک گذاری اطلاعاتی مانند آمار محل کار یا سیاست های جدید مفید است.

در نظر بگیرید که این جزئیات پیگیری را در صورت لزوم در دسترس همه کارکنان قرار دهید. این به کسانی که نیازی به حضور نداشتند یا نمی‌توانستند در جلسه شرکت کنند این امکان را می‌دهد تا از آنچه در جلسه رخ داده است آگاه شوند.

بحث را رصد کنید

یک راه برای اطمینان از اینکه جلسه شما مختصر و سازنده است، نظارت بر بحث است. این بدان معنی است که مراقب باشید چه کسی صحبت می کند و مکالمه را فقط به موضوعات خاص محدود کنید. نظارت بر بحث می تواند مدت جلسه را کوتاه کند و زمان بیشتری را برای متخصصان برای انجام وظایف کاری روزانه خود بگذارد.

وظایف را تعیین کنید

تخصیص وظایف در حین یا بعد از جلسه می تواند به شرکت کنندگان کمک کند تمرکز خود را حفظ کنند. به عنوان مثال، ایجاد یک برنامه چرخشی را در نظر بگیرید تا به یک شرکت کننده اختصاص دهید تا برای جلسه یادداشت برداری کند. همچنین می‌توانید از شرکت‌کنندگان مختلف بخواهید که در صورت لزوم جلسه را رهبری کنند و از دیگران بخواهید وظایف خاصی را بعد از جلسه انجام دهند که مربوط به موضوع است. به عنوان مثال، اگر یک شرکت میزبان جلسه ای در مورد رضایت مشتری باشد، رهبران جلسه ممکن است برخی از افراد حرفه ای را تعیین کنند تا از مشتریان بخواهند در نظرسنجی های رضایتمندی شرکت کنند.

تخصیص وظایف همچنین به کارکنان این فرصت را می دهد تا به شیوه ای فعال تر مشارکت کنند که به حفظ اطلاعات و افزایش رضایت در محل کار کمک می کند.

بیشتر بخوانید: نحوه واگذاری کار به کارمندان: سوالات و نکات متداول

جلسات کمتری را میزبانی کنید

قبل از برنامه‌ریزی جلسه، راه‌های جایگزین برای دستیابی به هدف یا هدف خود را در نظر بگیرید. اگر می‌توانید اطلاعات جلسه را در ایمیل یا یادداشت اداری به اشتراک بگذارید، به جای آن از این روش‌ها استفاده کنید. میزبانی جلسات کمتر به تأثیرگذاری هر یک کمک می کند زیرا یک رویداد معمولی نیست. این همچنین به متخصصان این امکان را می دهد که روزهای کاری معمولی خود را بیشتر ادامه دهند.

سوالات را به جای موضوعات به اشتراک بگذارید

هنگام معرفی یک مفهوم یا موضوع در جلسه برای بحث بیشتر، سعی کنید به جای به اشتراک گذاشتن موضوع، سؤال بپرسید. این به تقویت یک مکالمه هدفمندتر کمک می کند. به عنوان مثال، اگر در طول جلسه خود در مورد استراتژی های بازاریابی بحث می کنید، سعی کنید یک سوال خاص مانند:

چگونه می توانیم برای زنان جوان بهتر بازاریابی کنیم؟

این می تواند موثرتر از ذکر استراتژی های بازاریابی باشد زیرا به یک نگرانی خاص پاسخ می دهد.

در صورت امکان حضور را اختیاری کنید

در صورت امکان، حضور در جلسات را اختیاری در نظر بگیرید. اگرچه تشویق به مشارکت مفید است، اما به هر حرفه‌ای اجازه می‌دهیم انتخاب خود را در مورد حضور در جلسه انجام دهند، تضمین می‌کند که شرکت‌کنندگان فقط کسانی هستند که آماده و علاقه‌مند به جلسه هستند.

به موقع شروع کنید

سعی کنید همیشه جلسات را در زمان شروع از پیش تعیین شده شروع کنید. این تضمین می‌کند که متخصصان زمان دقیقی را برای جلسه در نظر می‌گیرند و روندی را شروع می‌کند که کارمندان را تشویق می‌کند به موقع حضور داشته باشند.

قوانینی را وضع کنید

سعی کنید قوانین جلسه را ایجاد کنید که یا برای همه جلسات یا فقط انواع خاصی از جلسات اعمال می شود. ایجاد قوانین شفاف جلسه می‌تواند اطمینان حاصل کند که هر شرکت‌کننده محترم است و می‌تواند باعث شود که جلسه سازنده‌تر باشد.

یکی از نمونه‌های قانونی که می‌توانید تعیین کنید ممکن است این باشد که وقتی کارمندان چیزی برای اضافه کردن به مکالمه دارند، دست خود را بالا ببرند. این می‌تواند به اطمینان حاصل شود که متخصصان می‌توانند بدون وقفه صحبت کنند و همچنین به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد ایده‌ها و دیدگاه‌های جدید خود را به اشتراک بگذارند.