راهنمای نقشه برداری فرآیند: انواع و نکات

نقشه برداری فرآیند تکنیکی است که به مدیریت و طراحی فرآیندها یا گردش کار کمک می کند. بسته به گردش کاری خاصی که می خواهید بررسی کنید، چندین نقشه فرآیند مختلف وجود دارد که می توانید ایجاد کنید.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که نقشه فرآیند چیست، از کدام نوع نقشه فرآیند برای موقعیت های مختلف استفاده کنیم و چگونه یک نقشه فرآیند برای کسب و کار خود ایجاد کنیم.

نقشه برداری فرآیند چیست؟

نقشه فرآیند شامل تمام وظایفی است که در یک گردش کار انجام می شود و هر فردی که آن کار را انجام می دهد. شما می توانید از نمادهای مختلفی برای نمایش ایده ها، ضرب الاجل ها، افراد و اقدامات در نقشه فرآیند استفاده کنید.

نقشه برداری فرآیند برای کمک به تیمی از افراد برای برنامه ریزی و درک چگونگی انجام یک کار استفاده می شود. با تقسیم یک پروژه به وظایف کوچک و مشخص کردن اینکه چه کسی مسئول هر مرحله است، یک تیم بهتر می‌تواند ارتباط برقرار کند و پروژه را با کارایی بیشتری تکمیل کند. نقشه برداری فرآیند به سازمان کمک می کند و می تواند برای تعریف کل فرآیندهای شرکت استفاده شود.

۶ نوع نقشه فرآیند

نقشه فرآیند می تواند برای بسیاری از کارکردهای برنامه ریزی و مدیریت افراد و پروژه ها مناسب باشد. در اینجا ۶ نوع نقشه فرآیند و زمان استفاده از هر یک آورده شده است:

۱. نمودار جریان اصلی

فلوچارت اولیه ساده ترین نموداری است که برای نگاشت فرآیند استفاده می شود. با استفاده از اشکال، یک فلوچارت اولیه به تجسم فرآیند کمک می کند. شما می توانید از یک فلوچارت اولیه استفاده کنید زمانی که:

• برنامه ریزی پروژه های جدید

• مستندسازی فرآیندهای شرکت

• حل مسائل

• کمک به تیم ها برای انتقال ایده ها

۲. نقشه جریان ارزش

نقشه جریان ارزش مجموعه ای از رویدادها را نشان می دهد که منجر به ارائه محصول به مصرف کنندگان می شود. این یک فلوچارت است که به شناسایی ضایعات در فرآیند تحویل محصول شما کمک می کند. نقشه‌های جریان ارزش زمانی بهترین استفاده را دارند که:

• مستندسازی جریان اطلاعات و مواد

• شناسایی تمرکز پروژه های آتی

• تلاش برای درک فرآیندهای تصمیم گیری

۳. نقشه زنجیره ارزش

نقشه زنجیره ارزش نموداری است که فعالیت های اولیه یک کسب و کار را نشان می دهد. این یک نقشه فرآیند کلی است و وارد جزئیات فعالیت ها نمی شود. شما می توانید از نقشه زنجیره ارزش زمانی استفاده کنید که:

• شناسایی مراحل یک فرآیند

• طراحی فرآیند کسب و کار

• تعریف فرآیند کسب و کار

۴. نقشه متقابل عملکردی

همچنین به عنوان نمودارهای خط شنا شناخته می شود، یک نقشه متقابل عملکردی، ارتباطات بین مراحل یک فرآیند را تعریف می کند و افراد یا سیستم هایی را که در این فرآیند شرکت می کنند، شناسایی می کند. کسب و کارها از نقشه برداری متقابل زمانی استفاده می کنند که:

• شناسایی نقش های کلیدی شرکت کننده در یک فرآیند و ارتباط آنها با یکدیگر

• نشان دادن نحوه عملکرد یک فرآیند در سراسر کسب و کار

• تعیین خرابی ها، افزونگی ها و سایر مسائلی که ممکن است بر روند تأثیر بگذارد

بیشتر بخوانید: ۲۵ تکنیک طوفان فکری برای حل مسئله و برنامه ریزی

۵. نقشه فرآیند جزئیات

نقشه فرآیند جزئیات در نشان دادن تمام جزئیاتی که یک فرآیند تجاری شامل می شود، خاص است. این نوع نقشه فرآیند به تعیین رویدادها یا وظایفی که یک شرکت باید انجام دهد تا به نتیجه نهایی برسد کمک می کند. شما می توانید از نقشه فرآیند جزئیات استفاده کنید زمانی که:

• مستندسازی تصمیمات در یک فرآیند

• تعیین تمام جزئیات موجود در یک فرآیند تجاری

۶. SIPOC

SIPOC نشان دهنده منابع، ورودی ها، فرآیندها، خروجی ها و مشتریان است. SIPOC یک نقشه فرآیند است که از این عناصر و اطلاعات برای ایجاد یک نمای کلی از فرآیند شرکت استفاده می کند. SIPOC یک نقشه فرآیند است که در موارد زیر کاربرد بیشتری دارد:

• تعریف یک فرآیند پیچیده

• شناسایی عناصر یک فرآیند

• اندازه گیری پیشرفت های یک فرآیند

بیشتر بخوانید: ۶ روشی که می توانید برای بهبود فرآیند کسب و کار استفاده کنید

نحوه ایجاد نقشه فرآیند

مراحل زیر را برای ایجاد یک نقشه پردازش دنبال کنید:

۱. شناسایی کنید که از کدام فرآیند استفاده کنید

هر نوع نقشه فرآیند کاربردهای خاصی دارد که در آن بیشترین موفقیت را دارد. مشخص کنید که کدام نقشه فرآیند برای اهداف شما منطقی تر است. شناسایی مشکل که می تواند به شما بگوید از کدام نقشه فرآیند استفاده کنید مفید است. برای مثال، اگر نیاز دارید که نحوه برقراری ارتباط با مصرف کنندگان در مورد یک محصول جدید را بیابید، ممکن است نقشه جریان ارزش را برای طراحی فرآیند خود انتخاب کنید.

۲. یک تیم جمع کنید

هنگامی که یک فرآیند را انتخاب کردید، می توانید بفهمید چه کسی باید در برنامه ریزی فرآیند و ایجاد نقشه فرآیند مشارکت داشته باشد. این شامل مدیران و اعضای تیمی می شود که روی پروژه کار می کنند. مشارکت دادن پرسنل لازم برای کارآیی برنامه ریزی و اجرای فرآیند مهم است.

بیشتر بخوانید: ۵ راه برای بهبود ارتباطات در تجارت و چرایی اهمیت آن

۳. مراحل فرآیند خود را برنامه ریزی کنید

با تیم خود تمام مراحل مورد نیاز برای این فرآیند را طوفان فکری کنید. به این فکر کنید که چه کسی مسئول وظایف خاص است و یک جدول زمانی کلی ایجاد کنید تا به شناسایی زمان انجام هر مرحله کمک کنید. تمام جزئیاتی که این فرآیند شامل می شود را تعیین کنید. این عناصر را در نظر بگیرید:

• فرآیند فعلی: فرآیندی را که در حال حاضر استفاده می شود به عنوان مرجع رسم کنید.

• گردش کار: گردش کار کلی در شرکت خود را تعریف کنید.

• وظایف: هر یک از وظایف مورد نیاز گردش کار را بنویسید.

• رویدادها: رویدادهایی را که بین هر کار رخ می دهد، شناسایی کنید، مانند تأیید مدیران.

• اتصالات: نحوه اتصال وظایف و رویدادها به یکدیگر را مشخص کنید.

• افراد: تعیین کنید که این فرآیند شامل چه کسانی می شود و نقش آنها چیست.

• سیستم ها: سیستم هایی را که در فرآیند مورد استفاده قرار می گیرند، تعیین کنید.

۴. مراحل فرآیند را سازماندهی کنید

ترتیب متوالی زمان انجام هر مرحله از فرآیند را تعیین کنید. اگر یک جدول زمانی در جلسه طوفان فکری ایجاد کرده باشید، این مرحله آسان تر می شود. سازماندهی مراحل یک مسیر روشن را از ابتدا تا انتهای یک فرآیند تعیین می کند.

۵. نقشه فرآیند استراتژی یا فرآیند کاری را ترسیم کنید

شما اکنون تمام اطلاعاتی را که نقشه فرآیند نیاز دارد در اختیار دارید و می توانید نقشه فرآیند را ترسیم کنید. یک شکل یا نماد می تواند برای نشان دادن هر مرحله از فرآیند استفاده شود. به عنوان مثال، فلش‌ها ارتباط بین جنبه‌های فرآیند را نشان می‌دهند و الماس می‌تواند یک تصمیم را نشان دهد.

۶. نقشه فرآیند را مرور کنید

نقشه فرآیند خود را مرور کنید و مراحل فرآیندی که ممکن است مشکل ساز باشد را شناسایی کنید. این می تواند عدم کارایی یا افزونگی باشد. یک مزیت فوق العاده نقشه برداری فرآیند این است که نشان می دهد تیم شما کجا می تواند پیشرفت کند.

۷. فرآیند جدید خود را با استفاده از نقشه فرآیند به عنوان راهنما پیاده سازی کنید

فرآیند جدید خود را آزمایش کنید و بر موفقیت آن نظارت کنید. اطمینان حاصل کنید که همه افراد درگیر از روند مشخص شده در نقشه فرآیند پیروی می کنند. اگر پیشنهاداتی برای بهبود دارید، گاهی اوقات بهتر است در مقیاس کوچک مانند یک پروژه کاری آزمایش کنید تا ببینید آیا این بهبود واقعاً کار می کند و مفید است یا خیر.

هنگام اجرای یک فرآیند جدید در سطح شرکت مانند توسعه محصول، ممکن است بخواهید قبل از آموزش و معرفی فرآیند به کل شرکت، فرآیند خود را در مقیاس کوچکتر با یک تیم کار کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه پیاده سازی مدل سازی فرآیند کسب و کار در ۵ مرحله

مزایای نقشه برداری فرآیند

• افزایش بهره وری: زمانی که تیم روند خود را ترسیم می کند، اهداف و وظایف واضح هستند، که می تواند به تیم کمک کند تا وظایف را با سرعت بیشتری انجام دهد.

• به شناسایی مشکلات کمک می کند: برخی از نقشه های فرآیند می توانند به شناسایی محل وقوع مشکلات در فرآیند کاری شما کمک کنند.

• بهبودها را تسهیل می کند: با شناسایی مشکلات، نگاشت فرآیند به بهبود گردش کار و تعیین وظایف نیز کمک می کند.

• به تیم‌ها کمک می‌کند تا فرآیند را درک کنند: توانایی تجسم فرآیند با یک نقشه می‌تواند به افراد در درک کامل مسئولیت‌ها و گردش کار کمک کند.

• ارتباطات را بهبود می بخشد: نگاشت فرآیند با نوشتن ایده ها و تجسم گردش کار مورد انتظار به ارتباط برنامه ها و ایده ها کمک می کند.

نکاتی برای استفاده از نقشه فرآیند

نکات زیر برای چگونگی تبدیل نقشه فرآیند به ابزاری موثر برای شما آورده شده است:

• نمادها را بشناسید: نقشه برداری فرآیند از بیش از ۳۰ نماد برای نشان دادن جنبه هایی در یک فرآیند مانند ایده ها و تصمیماتی که باید گرفته شود استفاده می کند. با هر یک از این نمادها و نحوه استفاده از آنها برای جلوگیری از سردرگمی هنگام ترسیم نقشه فرآیند آشنا شوید.

• جزئیات را مدیریت کنید: جزئیات لازم را درج کنید و سعی کنید هنگام بازبینی نقشه خود، جزئیاتی را که برای بهبود لازم نیست حذف کنید. گاهی اوقات جزئیات بیش از حد می تواند روند شما را کند کند، بنابراین آن را ساده نگه دارید.

• ابتدا و پایان را به وضوح تعریف کنید: مطمئن شوید که نقشه فرآیند شما به وضوح نشان می دهد که فرآیند از کجا شروع شود و چه زمانی و چگونه فرآیند به پایان می رسد.

• شروع بزرگ: می‌توانید نقشه‌برداری را با مفاهیم و ایده‌های بزرگ‌تر شروع کنید تا فرآیند را ساده‌تر کنید و با ترسیم نقشه فرآیند، جزئیات را اضافه کنید.

• بازخورد دریافت کنید: دریافت بازخورد از هر چه بیشتر افراد درگیر در فرآیند تا جایی که می توانید می تواند مفید باشد. این بازخورد نه تنها تیم را تقویت می‌کند و به همه احساس ارزشمندی می‌دهد، بلکه می‌تواند در بهبود فرآیند نیز مفید باشد.