نحوه توسعه و پیاده سازی یک سیستم سازمانی شخصی

اگر ساختار مشخصی برای دنبال کردن هر روز کاری داشته باشید، اولویت بندی کارهای مهم و رسیدن به ضرب الاجل های حیاتی آسان تر است. ایجاد یک سیستم سازمانی شخصی متناسب با نیازها و اهداف شما به عنوان یک کارمند می تواند سطح بهره وری و کارایی شما را افزایش دهد زیرا اقلام ضروری را راحت تر پیدا می کنید و وظایف را سریعتر انجام می دهید.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که سیستم سازمانی شخصی چیست، مزایای استفاده از آن و نحوه پیاده سازی سیستم شخصی شما چیست.

سیستم سازمانی شخصی چیست؟

سیستم سازمانی شخصی فرآیندی است که می‌توانید برای مرتب‌سازی، سفارش و مدیریت مؤثر وظایف خود دنبال کنید. این به شما این امکان را می دهد که هر روز یک روال واضح را دنبال کنید تا اطمینان حاصل کنید که موارد کار بیشتری را در طول روز و در مهلت تعیین شده آنها تکمیل می کنید. اکثر این سیستم ها شامل قرار دادن تمام وظایف شما در مقابل شما، قرار دادن آنها در مکان های ضروری و مسدود کردن زمان برای کار روی هر مورد به صورت جداگانه است. برنامه معمولی و اهداف شغلی آینده خود را مرور کنید تا به شما کمک کند سیستمی را ایجاد کنید که به طور موثر برای شما کار کند.

مطالب مرتبط: چگونه هنگام کار در خانه منظم بمانیم

مزایای سیستم سازمانی شخصی

ایجاد یک سیستم سازمانی شخصی منسجم برای پیروی در هر روز کاری می تواند باعث شود مغز شما برای موارد آینده در طول روز آماده باشد. این می‌تواند به شما کمک کند تا به راحتی موارد کاری را طی کنید و به شما امکان می‌دهد زمانی را برای تکمیل کارهای غیرمنتظره در زمان بروز آنها برنامه‌ریزی کنید. سایر مزایای رایج استفاده از یک سیستم سازمانی شخصی موثر در حرفه شما عبارتند از:

• مکان یابی سریعتر موارد مهم: هنگامی که هر مورد از فهرست کارهای آینده و سایر منابع را در مناطق تعیین شده خود مرتب می کنید، دفعه بعد که روی یک کار مرتبط کار می کنید به راحتی می توانید آنها را پیدا کنید. می توانید در زمان جستجوی موارد خاص صرفه جویی کنید و بیشتر از آن را برای تکمیل پروژه صرف کنید.

• رعایت مهلت‌های بیشتر پروژه: داشتن تمام وظایف و سررسیدهای آتی آن‌ها و مرتب‌سازی آنها بر اساس اولویت به شما امکان می‌دهد یک جریان و سیستمی برای تکمیل سریع آنها ایجاد کنید. این به شما کمک می کند زمان کافی برای کار روی هر کار را برنامه ریزی کنید تا شانس خود را برای ارسال یک پروژه با کیفیت در مهلت مقرر افزایش دهید.

• کاهش سطح استرس: دانستن اینکه می‌توانید به راحتی تمام اسناد ضروری خود را پیدا کنید و پیروی از یک برنامه منظم می‌تواند به شما احساس آرامش و آمادگی بیشتری برای هر روز بدهد. اگر کارهای غیرمنتظره‌ای ظاهر شد، می‌توانید به راحتی برنامه‌تان را دوباره تنظیم کنید تا آنها را در نظر بگیرید، که می‌تواند سطح استرس شما را کاهش دهد و شادی شما را در محل کار افزایش دهد.

مرتبط: ۸ استراتژی سازمان برای موفقیت پروژه

نحوه ایجاد یک سیستم سازمانی شخصی

برنامه روزانه فعلی خود را در نظر بگیرید تا به شما کمک کند سیستمی بسازید که به طور موثر برای شما کار کند و مرتب کردن و اولویت بندی کارها را به طور موثر آسان تر کند. این مراحل را برای پیاده سازی سیستم سازمانی شخصی خود دنبال کنید:

۱. موارد لیست کارهای خود را در یک مکان نگه دارید

اگر روز شما متشکل از جلسات مداوم، سؤالات کارکنان و کارهای غیرمنتظره برای اولویت بندی است، مهم است که مکانی برای نوشتن سریع موارد لیست کارهای ناگهانی داشته باشید. این تضمین می کند که انجام کار را به خاطر بسپارید. سعی کنید همه موارد فهرست کارهایتان را در یک مکان یادداشت کنید تا بعداً زمانی که برای سازماندهی و مرتب کردن کارهایتان وقت دارید بتوانید به راحتی به آن بازگردید. داشتن یک منطقه برای همه موارد فهرست کارهایتان به شما امکان می دهد در زمان جستجوی کارهایی که ممکن است در مناطق مختلف ضبط و ذخیره کرده باشید، صرفه جویی کنید.

۲. زمان را برای سازماندهی کنار بگذارید

بسته به تعداد لیست های لیست ، جلسات و سایر قرارهای دیگر که باید هر روز را انجام دهید ، سعی کنید زمان را برای سازماندهی برنامه خود بر اساس آن یک بار در روز یا چند بار در هفته ارسال کنید. از طریق موارد انجام شده خود را الک کنید و تصمیم بگیرید که برای هر یک از آنها اولویت بندی و تعیین تاریخ تعیین شده یا به مهلت های موجود آنها توجه داشته باشید. از این لیست استفاده کنید تا مشخص شود که کدام موارد کارهای کوچکتر هستند و کدام پروژه های بزرگتر هستند.

برای هر پروژه زیر مجموعه کوچکتری از کارها ایجاد کنید. این امر باعث می شود پروژه احساس دستیابی بیشتری داشته باشد و به شما امکان می دهد تا زمان خود را برای تمرکز روی کارهای فردی برنامه ریزی کنید و در نتیجه می توانید یک پروژه نهایی ارزشمند را به موقع ارسال کنید.

۳. برای استفاده یک سیستم مدیریت وظیفه را انتخاب کنید

این موارد و مهلت های سازماندهی شده را در یک سیستم مدیریت وظیفه قرار دهید. این برنامه ها به شما این امکان را می دهند که وظایف آتی را سازماندهی کنید و زمانی که موعد هر کدام از آنهاست برچسب گذاری کنید. می‌توانید به‌طور مرتب در طول روز به سیستم مدیریت وظایف خود بازگردید تا موارد تکمیل‌شده را بررسی کنید و بررسی کنید که در مرحله بعد روی چه مواردی کار کنید. اگر روی یک نقش مدیریت پروژه کار می کنید، می توانید از این سیستم برای واگذاری کار به سایر کارمندان نیز استفاده کنید. همچنین می‌تواند آن‌ها را در مورد کارهایی که در حال تکمیل آن هستید به‌روز نگه دارد.

مرتبط: ۱۰ ابزار بهره وری برای بهبود گردش کار

۴. برای تمرکز زمان خود را در تقویم خود مسدود کنید

در نظر بگیرید که وظایف آینده خود را به طور مرتب در تقویم خود وارد کنید. اولین موارد روزانه یا جلسات آینده را در تقویم خود اضافه کنید ، و به دنبال آن سایر قرار ملاقات های دیگر برای هفته. سپس می توانید زمان را در تقویم مسدود کنید تا روی پروژه های خاص تمرکز کنید. سعی کنید این رویداد تقویم را با عبارتی مانند “ساعت تمرکز” به وضوح برچسب بزنید تا به همکاران نشان دهید که آن زمان را برای موارد اولویت می گذرانید و ترجیح می دهید آشفته نشوید.

۵. اعلان های خود را خاموش کنید

اگر هر اعلان را در طول ساعت تمرکز خود خاموش کنید، می توانید احتمال ماندن در برنامه و تکمیل موارد کاری خود را افزایش دهید. این شما را از هر گونه حواس پرتی یا وسوسه ای برای جلب توجه خود به جای دیگری رها می کند. هنگام کار روی کارهای مهم، اعلان‌ها را روی رایانه یا تلفن خود بی‌صدا کنید، سپس زمانی که وقت آزاد دارید یا در موارد ساده‌تر کار می‌کنید، آنها را دوباره روشن کنید. همچنین می توانید زمانی را در تقویم خود برای خواندن اعلان ها و پاسخ به ایمیل ها، پیام ها یا تماس های تلفنی برنامه ریزی کنید.

۶. هشدارها و یادآوری های منظم را برای کارهای مهم تنظیم کنید

حتی اگر جلسات، وظایف یا قرارهای آینده را در تقویم خود قرار دهید، دریافت کمک اضافی برای یادآوری زمان تکمیل آنها می تواند مفید باشد. همانطور که کارهای هفته را سازماندهی و برنامه ریزی می کنید، هشدارها یا تایمرها را روی تلفن یا رایانه خود تنظیم کنید. اینها می توانند به طور منظم مهلت ها یا جلسات آینده را در طول هفته به شما یادآوری کنند تا اطمینان حاصل شود که شما به موقع آماده شده اید و آن را تکمیل می کنید یا در آن شرکت می کنید.

۷. فضای کاری خود را سازماندهی کنید

برای سهولت یافتن منابع ضروری یا موارد کاری، سعی کنید فضای میز و کامپیوتر خود را سازماندهی کنید. در طول روز زمانی را به بررسی اسناد روی میز خود اختصاص دهید و آنها را در پوشه های شفاف و دارای برچسب مرتب کنید. همچنین پوشه‌هایی را روی دسک‌تاپ خود ایجاد کنید تا اسناد و منابع مجازی را به راحتی پیدا کرده و به آنها ارجاع دهید. این می تواند مکان یابی اسناد مهم را ساده تر کند و در عین حال به شما کمک کند در طول روز کاری آمادگی بیشتری داشته باشید.