مقدمه
شکافهای عملکرد در سازمانها به عدم تطابق بین عملکرد فعلی و عملکرد مطلوب یک سازمان اشاره دارد. این شکافها میتوانند از جمله عدم تسلط به فناوری، ناتوانی در تحقق استراتژیهای تعیین شده، نظام مدیریت ضعیف و کاستیهای دیگر باشند. مدیریت این شکافها یک چالش بزرگ برای سازمانهاست و در صورت رسیدگی صحیح به آنها، میتواند باعث بهبود عملکرد سازمانی و دستیابی به اهداف موردنظر شود.
مرتبط: ۱۰ گام برای مدیریت موثر یک تیم فروش
شناسایی شکافهای عملکرد
برای مدیریت شکافهای عملکرد، ابتدا لازم است این شکافها شناسایی شوند. این مرحله باید به صورت جامع و منظم انجام شود. برخی از روشهای معمول برای شناسایی شکافهای عملکرد عبارتند از:
- تحلیل عملکرد: در این روش، عملکرد فعلی سازمان در مقایسه با عملکرد مطلوب بررسی میشود. این تحلیل میتواند شامل بررسی همه جوانب سازمان، از جمله استراتژیها، ساختار سازمانی و فرآیندها باشد.
- بررسی بازخورد پرسنل: از طریق مصاحبهها و نظرسنجیها، بازخورد پرسنل در مورد نقاط ضعف و کاستیهای موجود در سازمان جمعآوری میشود. این بازخورد میتواند راهنمایی برای شناسایی شکافها و اولویتبندی آنها باشد.
- مطالعه موردی: با بررسی موارد موفق و ناموفق در سازمانهای مشابه، میتوان شکافهای عملکرد محتمل را شناسایی کرد و از تجربیات دیگران بهرهبرداری کرد.
مرتبط: مدیریت محصول چیست؟ تعریف، استراتژی و مراحل
نمونه هایی از شکاف عملکرد
تشخیص و مدیریت شکاف عملکرد در سازمانها میتواند در زمینههای مختلفی صورت پذیرد. در زیر نمونههایی از شکافهای عملکرد را میتوانید مشاهده کنید:
- شکافهای مهارتی: این شکافها زمانی به وجود میآیند که کارکنان قادر به اجرای وظایف خود به درستی نباشند. مثلاً، کارکنان ممکن است برای انجام کارهای تکنیکی یا تخصصی لازم، مهارتهای کافی نداشته باشند.
- شکافهای اطلاعاتی: این شکافها وقتی به وجود میآیند که ارتباط و جریان اطلاعات بین سطوح مختلف سازمان به درستی انجام نشود. مثلاً، اطلاعات مهم و ضروری بین تیمها به درستی منتقل نشود که موجب افزایش خطاها و کاستی از عملکرد سازمان شود.
- شکافهای سازمانی: این شکافها زمانی به وجود میآیند که اهداف و استراتژیهای سازمان به درستی به تمامی اعضا منتقل نشوند و همسویی در کار تیمها و بخشها به وجود نیاید.
- شکافهای فرهنگی: این شکافها زمانی به وجود میآیند که ارزشها، باورها و رفتارهای اعضای سازمان یکسان نباشند و هماهنگی در فرهنگ سازمانی نباشد.
- شکافهای دانش و تجربه: این شکافها زمانی ایجاد میشوند که دانش و تجربه کارکنان به صورت یکسان به اشتراک گذاشته نشود و دسترسی به اطلاعات و آموزشهای لازم برای بهبود عملکرد وجود نداشته باشد.
این تنها چند نمونه از شکافهای عملکرد هستند و در هر سازمان به شکلهای مختلفی ممکن است وجود داشته باشند. با تشخیص این شکافها و ارائه راهکارهای مناسب، میتوانیم بهبودی قابل توجهی در عملکرد سازمان برای دستیابی به اهداف مطلوب داشته باشیم.
مرتبط: مدیریت ارتباط با مشتریان با سیستم های CRM
عوامل شکاف عملکرد کدامند؟
شکاف عملکرد در سازمانها ممکن است به عوامل مختلفی برگردد. در زیر عواملی که میتوانند منجر به ایجاد شکاف عملکرد شوند را بررسی میکنیم:
۱. ناتوانی در مهارتها و تواناییها:
اگر کارکنان نیازمندیهای شغلی خود را به درستی متقاضی کنند و مهارتهای لازم را برای انجام وظایف خود نداشته باشند، شکاف عملکرد بین عملکرد و انتظارات میانجی میشود.
۲. عدم دسترسی به منابع و اطلاعات مورد نیاز:
اگر کارکنان به منابع و اطلاعات لازم برای انجام کارهای خود به درستی دسترسی نداشته باشند، ممکن است عملکرد آنها کاهش یابد.
۳. نقص در ساختار سازمانی:
ساختارهای سازمانی پیچیده و بیثبات ممکن است باعث مشکلات در انتقال اطلاعات، هماهنگی و تصمیمگیری شوند که به شکاف عملکرد منجر میشود.
۴. فرهنگ سازمانی ناسازگار:
اگر ارزشها، باورها و رفتارهای اعضای سازمان با هم سازگار نباشند، شکاف عملکرد به وجود میآید.
۵. عدم انگیزه و رضایت شغلی:
کارکنانی که انگیزه و رضایت کافی از شغل خود نداشته باشند، ممکن است عملکرد ضعیفی داشته باشند و شکاف عملکرد به وجود بیاید.
۶. نقص در برنامهریزی و مدیریت:
عدم برنامهریزی صحیح و عدم مدیریت منابع به درستی میتوانند باعث شکاف در انجام وظایف و رسیدن به اهداف سازمانی شوند.
۷. عدم ارتباط و هماهنگی:
اگر ارتباط بین اعضای سازمان ناسازگار باشد یا هماهنگی مناسب در بین تیمها و بخشهای مختلف وجود نداشته باشد، ممکن است شکاف عملکرد رخ دهد.
۸. فاکتورهای خارجی:
عوامل خارجی مانند تغییرات در بازار، رقابت شدید، قوانین و مقررات جدید و … میتوانند باعث شکاف عملکرد در سازمان شوند.
مرتبط: انفاق، از بین برنده ی شکاف ها و نزدیک کننده ی دل ها
راهکارهای مدیریت شکافهای عملکرد
بعد از شناسایی شکافهای عملکرد، نوبت به ارائه راهکارهای مناسب برای مدیریت این شکافها میتوانند از طریق راهبردهای زیر مدیریت شوند:
-
- توسعه مهارتها: برای برطرف کردن شکافهای عملکرد، ارتقاء و توسعه مهارتهای پرسنل ضروری است. با ارائه آموزشهای مناسب، افزایش دانش و تواناییهای کارکنان ممکن است به راحتی انجام شود و باعث بهبود عملکرد سازمان شود.
-
- بهبود سیستمها و فرآیندها: ارتقاء سیستمها و فرآیندهای سازمانی، میتواند به بهبود عملکرد و کاهش شکافها کمک کند. ارتقاء فناوری، به همراه بهبود فرآیندهای کاری، میتواند به سازمان کمک کند تا بهبودی مستمر در عملکرد داشته باشد.
-
- تغییر فرهنگ سازمانی: در بعضی موارد، شکافهای عملکرد ناشی از فرهنگ سازمانی نامناسب است. برای برطرف کردن این شکافها، نیاز است تا اصلاحاتی در فرهنگ سازمانی صورت بگیرد. ایجاد محیطی پویا، بازاریابی مناسب ارزشها و تغییر نگرشهای منفی میتواند به بهبود عملکرد کمک کند.
مرتبط: چگونه بر چالش ها در محل کار غلبه کنیم
اقدامات مدیریت شکاف عملکرد
مدیریت شکاف عملکرد الزامی است تا با تشخیص عوامل موجود و اتخاذ راهبرد از جهت اداره و کنترل مشکلات، مدیران باید اقداماتی به عمل آورند تا شکاف عملکرد را کاهش دهند و عملکرد کارکنان را بهبود بخشند. برخی از اقدامات ممکن عبارتند از:
۱. آموزش و توسعه:
ارائه آموزشها و فرصتهای توسعه حرفهای به کارکنان میتواند آنها را به مهارتها و دانش مورد نیاز برای انجام وظایف خود مجهز کند و شکاف عملکرد را کاهش دهد.
۲. فراهم کردن منابع و ابزارهای لازم:
تامین منابع و ابزارهای لازم جهت انجام وظایف کارکنان اهمیت دارد تا آنها بتوانند به صورت موثر عمل کنند.
۳. ایجاد فرهنگ سازمانی سازگار:
سازمانها باید فضایی را فراهم کنند که با ارزشها و رفتارهای مطلوب سازمانی سازگار باشد و هماهنگی و همکاری بین اعضا را ترویج کند.
۴. ارزیابی عملکرد:
ارزیابی منظم و عادلانه عملکرد کارکنان میتواند کمک کند تا نقاط قوت و ضعف آنها شناسایی شده و بهبود یابد.
۵. ارتقاء انگیزه شغلی:
ایجاد محیطی مناسب و ارائه پاداشها و پیشرفت حرفهای میتواند انگیزه کارکنان را افزایش دهد و تاثیر مثبتی در عملکرد آنها داشته باشد.
۶. بهینهسازی ساختار سازمانی:
اصلاح و بهبود ساختار سازمانی ممکن است بهبود هماهنگی، ارتباط و کارایی در سازمان داشته باشد و شکاف عملکرد را کاهش دهد.
۷. ایجاد انگیزه شخصی:
تشویق کارکنان به تعیین اهداف شخصی و پیگیری آنها میتواند بهبود عملکرد فردی و کلی سازمان را تسهیل کند.
۸. مدیریت تغییر:
مدیران باید قدرت تغییر را ارتقا دهند و به منظور سازگاری با تغییرات خارجی و داخلی به روزرسانیهای مورد نیاز را انجام دهند.
مرتبط: ۱۴ چالش کار تیمی و نحوه غلبه بر آنها
ترکیبی از این اقدامات ممکن است به شکل زیر باشد:
- ارزیابی عملکرد منظم: مدیران باید عملکرد کارکنان را به صورت دورهای و منظم ارزیابی کنند تا نقاط قوت و ضعف آنها شناسایی شود و بتوانند برنامههای بهبودی را برای آنها تدوین کنند.
- مرتبط ساختن اهداف شغلی: مدیران باید اهداف شغلی را با عملکرد کارکنان مرتبط کنند و آنها را از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود آگاه کنند تا تمرکز و تعهد آنها برای بهبود عملکرد بیشتر شود.
- ایجاد فرهنگ بازخورد مستمر: بازخورد مستمر و سازنده به کارکنان نقش مهمی در بهبود عملکرد آنها دارد. مدیران باید محیطی را فراهم کنند که کارکنان به راحتی بازخورد دریافت کنند و تغییرات لازم را اعمال کنند.
- ارائه آموزشهای مستمر: منابع و آموزشهای مستمر به کارکنان کمک میکند تا مهارتها و دانش لازم برای انجام وظایف خود را بهبود بخشند و عملکرد خود را بهبود دهند.
- ارتقاء انگیزه شغلی: مدیران باید با ارائه پاداشها، تشویق و تعریف مسئولیتهای جدید انگیزه کارکنان را افزایش دهند و آنها را بهبود عملکرد خود تشویق کنند.
- ایجاد ارتباط با کارکنان: مدیران باید با کارکنان خود تعامل و ارتباط برقرار کنند و به نیازها و مشکلات آنها گوش دهند. ایجاد فضایی راحت و باز برای بحث و گفتگو میان مدیران و کارکنان میتواند به بهبود عملکرد کارکنان کمک کند.
با اجرای این اقدامات، شکاف عملکرد میتواند به مرور کاهش یابد و عملکرد کارکنان بهبود پیدا کند.
مرتبط: روش مدیریت تغییر: تعریف و ۱۳ نوع
تجربیات کاربردی
برخی سازمانها با موفقیت از راهکارهای مدیریت شکافهای عملکرد استفاده کردهاند. به عنوان مثال، سازمان XYZ با استفاده از آموزشهای منظم و مستمر، موفق به ارتقاء مهارتهای کارکنان خود در حوزه فناوری اطلاعات شد. این تلاشها باعث شد تا شکاف عملکرد سازمان در این زمینه کاهش یابد و عملکرد سازمان به طور کلی بهبود یابد.
به طور کلی، برای مدیریت شکافهای عملکرد، موارد زیر نیز میتواند مفید باشد: ۱. تعامل و همکاری:تعامل فعال و همکاری بین اعضای سازمان، میتواند به بهبود عملکرد کمک کند. ایجاد فضایی برای رسیدگی به مشکلات، تبادل اطلاعات و تجربیات، و تشویق به همکاری میتواند شکافهای عملکرد را کاهش دهد. ۲. ارزیابی عملکرد:ارزیابی عملکرد منظم و سیستماتیک، شکافهای عملکرد را آشکار میکند و امکان تعیین اولویت برای برطرف کردن آنها را فراهم میکند. این ارزیابی میتواند به صورت تکراری انجام شود و در جلسات بازخورد و گفتوگوهای منظم نیز مورد استفاده قرار گیرد. ۳. اهداف مشخص و قابل اندازهگیری:تعیین اهداف مشخص و قابل اندازهگیری، اعضای سازمان را به سمت بهبود عملکرد سوق میدهد. این اهداف باید قابل اندازهگیری و قابل تحقق باشند تا بتوان به میزان پیشرفت در رفع شکافهای عملکرد پی برد. ۴. اعتماد و پشتیبانی:ایجاد فضایی از اعتماد و پشتیبانی میان اعضای سازمان، میتواند برای برطرف کردن شکافهای عملکرد مؤثر باشد. اعضا میتوانند با اطمینان بیشتر به سمت بهبود عملکرد پیش بروند و در صورت نیاز از همکاری دیگران استفاده کنند. ۵. رهبری مؤثر:رهبران سازمان با رهبری مؤثر و الگوسازی مثبت، میتوانند به کاهش شکافهای عملکرد کمک کنند. رهبران باید با الهام بخشی، راهنمایی و حمایت، اعضا را در پیشرفت و بهبود عملکرد تشویق کنند. ۶. ایجاد فرصتهای رشد و پیشرفت:اعضای سازمان باید از فرصتهای رشد و پیشرفت در سازمان بهرهبرداری کنند. ایجاد برنامههای آموزش و توسعه شغلی، فرصتهای ارتقاء و ترقی و ایجاد محیطی مناسب برای یادگیری مداوم میتواند به کاهش شکافهای عملکرد کمک کند. این فرصتها میتوانند به صورت داخلی، مانند دورههای آموزشی داخلی و فرصتهای رشد درون سازمان، یا به صورت خارجی، مانند برنامههای آموزش خارجی و همکاری با سایر سازمانها و مراکز توسعه، ایجاد شوند. ۷. تشویق و تحسین:تشویق و تحسین عملکرد خوب اعضا سازمان، انگیزه و الهام بخشی برای بهبود عملکرد بیشتر به ارمغان میآورد. تشویق و تحسین میتواند به صورت عمومی، مانند تقدیر از عملکرد برتر در نشستهای تیمی، یا به صورت خصوصی، مانند ارائه بازخورد مثبت به اعضا، انجام شود. ۸. مدیریت تغییر:مواجهه با تغییرات و مدیریت آنها، میتواند به کاهش شکافهای عملکرد کمک کند. رهبران و مدیران باید برای ایجاد آگاهی و قبول تغییر در سازمان، برنامههای مناسبی را اجرا کنند و اعضا را در این فرآیند همراهی کنند. ۹. استفاده از فناوری:استفاده از فناوری و ابزارهای مناسب، میتواند به بهبود عملکرد و کاهش شکافهای عملکرد کمک کند. بهبود فرآیندها، اتوماسیون و بهرهوری بیشتر از فناوری، میتواند بهبود عملکرد را ایجاد کند. ۱۰. جذب و حفظ استعدادها:جذب و حفظ استعدادهای متمایز و ماهر، میتواند به رشد و بهبود عملکرد سازمان کمک کند. سیاستهای جذب استعدادها، توسعه آنها و ایجاد فرصتهای پیشرفت، میتواند به کاهش شکافهای عملکرد سازمانی منجر شود. این موارد میتوانند به شما در مدیریت و کاهش شکافهای عملکرد کمک کنند و برطرف کردن این شکافها میتواند به بهبود و پیشرفت سازمان شما منجر شود. |
مرتبط: ۷ چالش کار از راه دور و نحوه غلبه بر آنها
نتیجهگیری
مدیریت شکافهای عملکرد در سازمانها امری اساسی و حیاتی است. با شناسایی شکافهای عملکرد و ارائه راهکارهای مناسب، میتوان بهبودی قابل توجهی در عملکرد سازمان و دستیابی به اهداف مطلوب را تجربه کرد. این تلاشها نیازمند صبر، تفکر و همکاری است. برای کاهش شکاف بین جایگاه فعلی سازمان شما و جایی که می خواهید در آینده نزدیک باشد این موارد را بکار بگیرید:
- علل شکاف عملکرد را شناسایی کنید.
- تجزیه و تحلیل شکاف مهارت ها را انجام دهید.
- ایجاد برنامه های آموزشی
- اهداف عملکردی شفاف را تعیین کنید.
- فرهنگ درست ایجاد کنید
مرتبط: