چرا انتقال دانش در کار مهم است؟

جمع آوری و حفظ دانش سازمانی بهتر است با استفاده از یک سیستم هماهنگ انجام شود. وقتی یکی از اعضای کلیدی محل کار را ترک می کند، مهم است که دانش حیاتی خود را با خود نبرند. شما می توانید یک سیستم انتقال دانش در سازمان خود راه اندازی کنید تا این اطلاعات را جمع آوری و به اشتراک بگذارید. در این مقاله از ایوسی، به مزایای سیستم های انتقال دانش و نحوه استقرار آنها می پردازیم.

انتقال دانش چیست؟

انتقال دانش فرآیندی برای شناسایی، ثبت و توزیع دانش در یک سازمان است. اصطلاح انتقال دانش شامل به اشتراک گذاری اطلاعات بین افراد، بین بخش ها یا درون سازمان به عنوان یک کل است. دانش ممکن است مستقیماً منتقل شود یا در یک مخزن مرکزی بارگذاری شود و از آن قابل دسترسی باشد.

اطلاعاتی که در انتقال دانش گنجانده شده است ممکن است داخلی باشد که از داخل سازمان تولید شده یا خارجی باشد که از خارج از سازمان وارد شود. دانش همچنین می تواند:

• صریح: ضبط و تبادل این اطلاعات به صورت دستی یا سایر فایل های صوتی یا تصویری نسبتاً آسان است. این شامل مواردی مانند فرآیندهای گام به گام است.

• ضمنی: این اطلاعات ناشی از تجربه انباشته شده است و نگهداری آن به شکلی که به راحتی قابل دسترسی است، چالش برانگیزتر است. دانش ضمنی شامل تله‌های بالقوه وظایف یا فرآیندها و راه‌حل‌هایی است که سازمان قبلاً با موفقیت یا ناموفق آنها را امتحان کرده است.

یک سیستم انتقال دانش باید عمدی و ساختارمند باشد و نتایج قابل اندازه گیری داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که به طور موثر کار می کند.

مطالب مرتبط: مدیریت دانش چیست و چرا اهمیت دارد؟

چرا انتقال دانش در محیط کار مهم است؟

انتقال دانش ضروری است زیرا به شما این امکان را می دهد که دانش را در سازمان خود با وجود جابجایی پرسنل حفظ کنید. یک سیستم انتقال دانش خوب باعث می شود که تجربه یک فرد به تجربه موسسه تبدیل شود. به این ترتیب، افراد مجبور نخواهند بود دانش قبلی خود را هر زمان که فردی به تیم می‌پیوندد یا آن را ترک می‌کند، دوباره کشف کنند. یک سیستم غیررسمی فضایی را برای از دست دادن دانش یا انتقال ناکارآمد یا فقط به افراد خاص باقی می‌گذارد. یک سیستم انتقال دانش رسمی می تواند به اطمینان حاصل شود که اطلاعات حیاتی از همه جمع آوری شده و در صورت لزوم به آنها منتقل می شود.

انتقال دانش در محل کار مفید است زیرا به شما امکان می دهد:

حفظ دانش به دست آمده از پروژه های تکمیل شده

در مفهوم سازی، توسعه و اجرای یک پروژه، ممکن است درس هایی وجود داشته باشد که می تواند به تسریع پروژه های آینده کمک کند. برنامه های انتقال دانش به شما این امکان را می دهد که آن اطلاعات را به دست آورید.

استفاده از درس های آموخته شده

علاوه بر کمک به شما در جمع آوری دانش، یک طرح انتقال دانش همچنین می تواند به شما در سازماندهی و توزیع آن دانش در زمانی که برای پروژه بعدی مفیدتر است کمک کند. به این ترتیب انتقال دانش سازمان را پاسخگوتر می کند.

افزایش کارایی آموزش کارکنان جدید

فردی که تازه وارد سازمان شده است می تواند از دانش جمعی کارکنان گذشته و فعلی بهره مند شود. به این ترتیب، آنها می توانند سریعتر و یکپارچه تر با تیم ادغام شوند.

تسریع در انتقال یک کارمند به بخش یا موقعیت جدید

مانند یک استخدام جدید، کارمندی که از یک موقعیت به موقعیت دیگر تغییر می کند، می تواند به دانش حفظ شده برای سرعت بخشیدن به انتقال به مسئولیت های جدید دسترسی پیدا کند. آنها همچنین می توانند از سیستم انتقال دانش برای به اشتراک گذاری دانش با جایگزین خود استفاده کنند.

متمرکز کردن دانش سازمانی

یک سیستم انتقال دانش به سازمان کمک می کند تا دانش نهادی خود را در یک مکان مشترک نگه دارد. سازماندهی اطلاعات پراکنده می تواند چالش برانگیز باشد و به طور بالقوه می تواند برای همیشه از بین برود.

ترویج فرهنگ یادگیری سازمانی

یک سیستم انتقال دانش مستقر که همه کارکنان از آن استفاده می کنند و در آن مشارکت دارند، می تواند به همه کمک کند که برای حفظ دانش جمعی سازمان احساس همسویی کنند.

نحوه تدوین طرح انتقال دانش

مراحل زیر می توانید برای توسعه برنامه ای برای انتقال دانش در محل کار استفاده کنید:

۱. شناسایی افراد دارای دانش ضروری

به افرادی فکر کنید که اطلاعات حیاتی برای عملکرد سازمان دارند. اینها ممکن است افرادی باشند که همه با انواع خاصی از سؤالات یا برای کمک در فرآیندهای خاص به آنها مراجعه می کنند. به دنبال افرادی باشید که به عنوان تنها افرادی شناخته می شوند که می دانند چگونه یک کار خاص را انجام دهند یا در صورت خروج نمی توانند وظایف آنها را پوشش دهند.

۲. کسب دانش مهم

پس از شناسایی افرادی که اطلاعات ضروری را در اختیار دارند، می توانید آنها را تشویق کنید تا آن را به اشتراک بگذارند. در نظر بگیرید که به آنها زمان مشخصی بدهید تا در جلسات صحبت کنند یا از آنها برای شرکت در برنامه های مربیگری دعوت کنید. همچنین می‌توانید فرآیند جمع‌آوری اطلاعات و کمک آن به بانک‌های دانش خود را ساده کنید. شما ممکن است الگوها یا صفحات گسترده ای ارائه دهید تا دارندگان دانش به راحتی بتوانند آنچه را می دانند به اشتراک بگذارند. شما می توانید یک موقعیت یا تیم اختصاصی برای مدیریت این فرآیند ایجاد کنید.

مرتبط: ایجاد یک برنامه راهنمایی در محل کار: مراحل و نکات کلیدی

۳. ذخیره و توزیع دانش

ذخیره سازی داده ها به شیوه ای منظم و با دسترسی آسان مفید خواهد بود. اگر یافتن اطلاعات ساده باشد، افراد بیشتری ممکن است مایل به جستجوی آن باشند. سعی کنید دانش را در قالب های مختلف در دسترس قرار دهید. اینها نباید همه دیجیتال باشند. همچنین می‌تواند جابه‌جایی‌های فرد به فرد نیز وجود داشته باشد که به ویژه برای دانش ضمنی مهم است.

نمونه هایی از روش های اشتراک گذاری اطلاعات عبارتند از:

• روشهای عملیاتی استاندارد

• خبرنامه ها

• وبلاگ ها

• ویدئوها یا وبینارها

• ویکی ها، پایگاه داده های اینترانت و کتابخانه های اسناد یا الگوها

• برنامه های مربیگری و مربیگری یا دوره های کارآموزی

• شبیه سازی و بازی

• پادکست ها

هنگام انتخاب فرمت‌های ذخیره‌سازی و توزیع، در نظر داشته باشید که اطلاعات از چه کسی می‌آید و می‌رود. برای مثال، زمانی که دانش از نسلی به نسل دیگر منتقل می‌شود، ممکن است لازم باشد سبک گزارش‌دهی را به گونه‌ای تطبیق دهید که آن را برای همه در دسترس قرار دهید. ممکن است شناسایی یک فرد یا گروه خاص برای توزیع دانش در حد مناسب مفید باشد. آنها همچنین می توانند برای اطمینان از دریافت و مفید بودن اطلاعات پیگیری کنند.

مطالب مرتبط: سیستم مدیریت محتوا چیست؟

۴. استفاده از دانش

شما می توانید با استفاده از دانش جمع آوری شده و تشویق دیگران در سازمان خود به این کار مثال بزنید. برگزاری جلسات آموزشی را در نظر بگیرید تا به افرادی که در سازمان شما هستند کمک کنید بفهمند که چگونه از مخزن دانش بهترین استفاده را ببرند. از کسانی که به دانش دسترسی دارند دعوت کنید تا در مورد کیفیت و مفید بودن آن بازخورد ارسال کنند. همچنین می توانید تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده را برای ایجاد نتیجه گیری های جدید تشویق کنید.

۵. ادامه دادن به ساختن و جمع آوری دانش

می توانید دانش خارجی را از کارشناسان صنعت به مخزن خود اضافه کنید و جلسات طوفان فکری برای حل مشکلات با اعضای سازمان خود برگزار کنید. با گذشت زمان، حفظ و به روز رسانی مخزن دانش را با برنامه ریزی مداوم برای جمع آوری دانش از موقعیت ها یا گروه های خاص و انتقال آن به دیگران ادامه دهید. به این ترتیب می توانید به اشتراک گذاری آزادانه اطلاعات را بخشی از فرهنگ سازمانی قرار دهید. همچنین مهم است که اطلاعات را به دلیل قدیمی شدن به روز یا جایگزین کنید.