چگونه مودبانه یک درخواست را رد کنیم (با ۱۰ مثال)

چه تازه کار جدیدی را شروع کرده باشید یا یک حرفه ای طولانی مدت باشید، زمان شما ارزشمند است. بدون توجه به موقعیت شما، مشتریان، فروشندگان، سرپرستان و همکاران هم زمان و هم توجه شما را می خواهند. در نتیجه، توانایی رد کردن مودبانه درخواست‌ها در محل کار، یک مهارت مهم برای حفظ روابط و بهره‌وری است.

در این مقاله از ایوسی، به بررسی مراحل رد مودبانه درخواست ها در محل کار می پردازیم.

بیشتر بخوانید: ۸ راه برای ایجاد روابط در محل کار

چرا رد کردن مودبانه درخواست ها مهم است؟

یکی از دلایل مهم رد کردن درخواست ها این است که شما زمان محدودی در روز دارید و دیگران ممکن است از شما بخواهند که بیش از حد ممکن انجام دهید. ممکن است از مشتریان، فروشندگان، مدیران و همکارانی که به سادگی از برنامه و حجم کاری شما بی اطلاع هستند، درخواست دریافت کنید. رد کردن درخواست های وقت گیر یا بیش از حد چالش برانگیز به طور واقع بینانه توانایی ها و شایستگی های شما را نشان می دهد. دلیل دوم برای رد کردن مودبانه درخواست ها این است که اگر به درستی انجام شود، می توانید روابط خود را در محل کار خود حفظ کنید. علاوه بر این، اگر راه حل های جایگزین موثری ارائه دهید، حتی ممکن است کارایی محل کار، کار گروهی و ارتباطات را بهبود ببخشید.

انواع درخواست ها در محل کار و چرایی رد آنها

در محل کار، درخواست‌ها می‌تواند از چندین منبع باشد: همکاران، سرپرستان، مشتریان و فروشندگان. درخواست های رایج همکاران شامل درخواست کمک، معرفی یا ارائه یک مرجع است. ممکن است به دلیل مشغول بودن در پروژه های دیگر یا راحت نبودن ارائه مرجع، این موارد را رد کنید. سرپرستان ممکن است از شما بخواهند که یک جلسه را در مدت کوتاهی برنامه ریزی کنید، که ممکن است با توجه به سایر تعهدات شما امکان پذیر نباشد. مشتریان ممکن است بخواهند سفارش خود را تغییر دهند یا تخفیف دریافت کنند که ممکن است با خط مشی شرکت مغایرت داشته باشد. فروشندگان ممکن است از شما بخواهند که محصولاتی را که به آنها علاقه ندارید بخرید.

توانایی رد کردن این درخواست‌ها به شما این امکان را می‌دهد که این روابط حرفه‌ای را حفظ کنید و روش‌های صادقانه و ماهرانه‌ای برای تعامل با طرف مقابل ایجاد کنید.

راهنمای خدمات به مشتریان را بیشتر بخوانید

چگونه مودبانه یک درخواست را رد کنیم

صرف نظر از منبع درخواست یا دلایل شما برای رد آن، هنگام رد درخواست، مراحل زیر را در نظر بگیرید:

دلیل درخواست را درک کنید

مطمئن شوید که می‌دانید، برای مثال، چرا جلسه باید در کوتاه‌مدت برگزار شود یا مشتری می‌خواهد سفارشی را لغو کند. با پرسیدن سوال و بیان مجدد نگرانی ها، شفاف سازی کنید.

طوفان فکری چندین راه حل.

سعی کنید حداقل دو راه حل جایگزین ممکن برای درخواست را در نظر بگیرید. هرچه استدلال پشت درخواست را بهتر درک کنید، شناسایی راه حل ها آسان تر است. به عنوان مثال، اگر سرپرست شما برای ملاقات با مشتری جدید جلسه ای را فراخواند، در حالی که شما در یک قرار ملاقات هستید، ممکن است بتوانید مشتری را در زمان دیگری ملاقات کنید یا در بخشی از جلسه از راه دور شرکت کنید.

قاطعانه، اما به آرامی، درخواست را رد کنید

واضح و مستقیم باشید تا از هرگونه احتمال سوء تعبیر جلوگیری کنید. به عنوان مثال، “متاسفم، اما در حال حاضر قادر به نوشتن توصیه نامه برای شما نیستم” به طور مستقیم و مؤدبانه موقعیت شما را نشان می دهد.

برای رد درخواست دلیل بیاورید

به طور خلاصه توضیح دهید که چرا باید درخواست را رد کنید. برای این مرحله فقط اطلاعات لازم را ارائه دهید. به عنوان مثال، “من نمی توانم در جلسه شرکت کنم زیرا در آن زمان قرار دیگری دارم” کافی است.

ارائه راهکارهای جایگزین

در صورت امکان، دو یا سه گزینه از گزینه های احتمالی را که قبلاً طوفان فکری کرده اید، پیشنهاد دهید. در امتناع از نوشتن توصیه نامه، می توانید به عنوان مثال بگویید: “در حالی که در حال حاضر راحت نیستم برای شما توصیه نامه بنویسم، خوشحال می شوم رزومه شما را بررسی کنم یا شما را با انسان خودمان در تماس باشم. بخش منابع. کدام یک برای شما بهتر کار می کند؟”

به عنوان آخرین راه حل، کمک بخواهید

اگر مودبانه رد درخواست، توضیح دلایل خود و پیشنهاد گزینه های جایگزین به نتیجه مورد نظر شما نمی رسد، به فردی که درخواست سرپرست فوری می کند ارجاع دهید.

بیشتر بخوانید: چگونه به خوبی “نه” بگوییم (با ۵۰ مثال)

نمونه هایی از رد کردن مودبانه درخواست

در اینجا چند نمونه از سناریوهایی وجود دارد که ممکن است نیاز به رد درخواست داشته باشید:

رد کردن یک جلسه

“من نیاز به ملاقات با مشتری جدید را در مدت کوتاهی درک می کنم. متأسفانه، نمی توانم جلسه بگذارم، زیرا برای آن زمان قرار ملاقاتی در نظر گرفته ام. با این حال، می توانم دو گزینه جایگزین ارائه دهم. می توانم در نیمه اول شرکت کنم. قبل از رفتن برای قرار ملاقاتم از راه دور، یا می توانم اوایل روز بعد بیایم تا در مورد نکات مهم جلسه با شما صحبت کنم. لطفاً به من اطلاع دهید که چه چیزی بهتر است.”

نه گفتن به یک پروژه

“من اهمیت شروع این پروژه را فورا درک می کنم. متاسفم، اما نمی توانم این پروژه را شروع کنم تا زمانی که پروژه ای را که در حال حاضر روی آن کار می کنم به پایان برسانم. قصد دارم این پروژه را تا پایان هفته به پایان برسانم. ، بنابراین می توانم پروژه جدید را در اوایل هفته آینده شروع کنم. همچنین، می توانم یک ساعت را به ملاقات با تیم پروژه اختصاص دهم و در مورد نحوه برخوردم با آن بحث کنم. من خوشحالم که هر دو را انجام می دهم. می توانید با من تماس بگیرید یا با ایمیل خود تماس بگیرید. ترجیح.”

بخوانید: مهارت نه گفتن را در خود تقویت کنید

اجتناب از مقدمه‌ای که نمی‌خواهید انجام دهید

“از ایمیل شما متشکرم. به نظر می رسد که می خواهید شما را به سرپرستم معرفی کنم. من فقط مدت کوتاهی است که اینجا هستم و برای معرفی راحت نیستم. با این حال، اگر می خواهید، من می توانم اطلاعات تماس بخش منابع انسانی خود را در اختیار شما قرار دهم و خوشحالم که رزومه شما را بررسی می کنم.”

اجتناب از نوشتن توصیه نامه

“از اینکه با من تماس گرفتید متشکرم، و به خاطر درخواست برای یک موقعیت جدید تبریک می گویم. قدردانی می کنم که این زمان هیجان انگیزی برای شما است و توصیه نامه ها بخش مهمی از فرآیند استخدام هستند. فکر نمی کنم در بهترین موقعیت برای این کار باشم. با این حال، در مورد شرایط خود برای این موقعیت صحبت کنید، بنابراین من رد خواهم کرد. اگر مایلید با من ملاقات کنید تا در مورد اینکه چگونه فکر می کنم می توانید به عنوان یک نامزد برجسته شوید، ممکن است پیشنهاداتی داشته باشم. لطفاً به من یک پیشنهاد بدهید. هر چه راحت تر تماس بگیرید.”

رد درخواست فروشنده

“از اینکه وقت گذاشتید و این پیشنهاد را برای محصول خود تهیه کردید متشکریم. من موافقم، نرخ های شما بسیار رقابتی است. با این حال، در حال حاضر، ما از قرارداد با فروشنده فعلی خود که تا سال آینده به پایان می رسد بسیار خوشحالیم. تغییرات در کوتاه مدت یا بلند مدت، من تماس با شما را برای رفع نیازهای آینده خود در نظر خواهم گرفت.”

امتناع از کمک مالی

“از اینکه دیروز در دفتر ما حضور داشتید و ارائه ای در مورد سازمان خود ارائه دادید متشکریم. در حالی که همه ما موافقیم که هدف شما یک هدف بزرگ است، پس از بحث با سرپرستان و همکارانم، تصمیم گرفتیم امسال کمک مالی نکنیم زیرا در چندین مورد مشابه مشارکت داریم. کمپین‌ها. اگر این تغییر کند، با شما تماس خواهم گرفت. باز هم از وقتی که گذاشتید متشکرم، و لطفاً در آینده به آن سر بزنید.”

مرتبط: تعریف کروماتوفوبیا – رسیدن به ثروت و ترس از آن

رد درخواست مشتری برای تخفیف

“خیلی خوب است که از شما می شنوم! من درک می کنم که با توجه به وفاداری طولانی مدت شما به برند ما، امیدوار بودید در سفارش بعدی خود تخفیفی دریافت کنید. متأسفانه ما نمی توانیم برای سفارش های فردی تخفیف ارائه دهیم. اما ما این کار را انجام می دهیم. یک برنامه پاداش برای مشتریان خود و تحویل رایگان در سفارشات خودکار ارائه دهید. آیا به هر یک از اینها علاقه مند هستید؟”

رد درخواست ویژگی مشتری

“از اینکه برای تکمیل نظرسنجی ما وقت گذاشتید متشکریم. ما عاشق شنیدن نظرات مشتریان خود هستیم. اگرچه خوشحالیم که ایده های شما را تحت نظر می گیریم، اما از بسیاری از مدل های کسب و کار فعلی خود راضی هستیم. با این حال، ما بسیار علاقه مند به نظرات خود را در مورد هر محصول دیگری که مایلید در فروشگاه ما ببینید. آیا پیشنهادی دارید؟ باز هم، ما از شما برای وقتی که گذاشتید تشکر می کنیم و از هر پیشنهادی که دارید استقبال می کنیم.”

نپذیرفتن ترفیع به سمتی که مسئولیت بیشتری دارد

“من مفتخرم که پیشنهاد این موقعیت جدید را دریافت کنم، معتقدم که این نشان دهنده مهارت، رشد و فداکاری من در این شرکت در چند سال گذشته است. همانطور که می دانید، من نیز مشغول شرکت در کلاس های دانشگاه هستم و امیدوارم که در بهار امسال تحصیلاتم را به پایان برسانم. با توجه به زمان لازم برای تکمیل تحصیل، با اکراه از این سمت رد شدم.

رد کردن درخواست خرید

“من درک می کنم که انجام این خرید ممکن است به نفع بلندمدت بخش ما باشد. با این حال، در حال حاضر، ما بودجه ای برای خرید نداریم. می توانیم تا پایان سه ماهه مالی بعدی منتظر بمانیم تا خرید انجام شود. یا به حذف برخی از اقلام از بودجه ما طی دو ماه آینده نگاه کنید تا آن را زودتر خریداری کنید. کدام را ترجیح می دهید؟”