تفویض اختیار: تعریف و راهنما

دانستن چگونگی و زمان تعیین وظایف به افراد مناسب یک مهارت ارزشمند است. یک مدیر مؤثر می تواند اختیارات را به اعضای تیم تفویض کند و بر این اساس پیگیری کند تا اطمینان حاصل شود که آنها هر کار را همانطور که انتظار می رود انجام می دهند. در این مقاله تفویض اختیار را تعریف کرده و نحوه استفاده از آن در محیط کار را بررسی خواهیم کرد.

تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار فرآیند انتقال مسئولیت یک کار به کارمند دیگر است. به عنوان یک مدیر، معمولاً می توانید مسئولیت را به هر یک از اعضای مستقیم تیم خود منتقل کنید. آن کارمند ممکن است در صورت لزوم تصمیم بگیرد که برخی از این مسئولیت ها را به اعضای تیم خود واگذار کند.

هدف از تفویض اختیار اطمینان از یک محل کار مولد و کارآمد است. هنگامی که این فرآیند عاقلانه انجام شود، می تواند برای شما، کارمندان و کسب و کار به طور کلی از طریق:

• بهره وری بیشتر.  این به کارمندان اجازه می دهد کار را سریعتر به اتمام برسانند زیرا وظایف بین گروهی از افراد پخش می شود تا اینکه یک فرد تمام مراحل لازم را انجام دهد.
• تداوم. اگر مشغول کارهای دیگر هستید یا در محل کار غایب هستید، سایر کارمندان می توانند برخی یا همه وظایف شما را انجام دهند تا از بهره وری و کارایی مستمر اطمینان حاصل کنند.
• توسعه کارکنان.  وقتی وظایفی را به اعضای تیم خود محول می کنید، کارمندان این فرصت را پیدا می کنند که مهارت های خود را بهبود بخشند و توانایی های خود را در یک زمینه خاص مانند رهبری و مهارت های بین فردی نشان دهند.
• انگیزه کارکنان زمانی که به مسئولیت‌های جدید اعتماد می‌شود، ممکن است کارکنان بیشتر به بهترین شکل ممکن عمل کنند.
• فرصت های رشد شغلی  واگذاری وظایف به کارکنان سطوح پایین تر، تجربه و مهارت های مورد نیاز برای ارتقای بالقوه در سازمان را برای آنها فراهم می کند.

راه های تفویض اختیار

روش های مختلفی وجود دارد که می توانید بسته به نیاز محل کار خود مسئولیت ها را به کارمندان منتقل کنید. می توانید از انواع تفویض اختیارات زیر برای واگذاری وظایف به اعضای مختلف تیم در محل کار استفاده کنید:

بخش ها

شما می توانید نظارت یک بخش خاص را به کارمند دیگری محول کنید. به عنوان مثال، اگر شما یک مدیر عامل هستید، می توانید اختیارات کل بخش بازاریابی را به مدیر بازاریابی تفویض کنید.

پروژه ها

شما می توانید یک کارمند یا گروهی از کارمندان را برای تکمیل یک پروژه خاص از ابتدا تا انتها تعیین کنید. با بخش بازاریابی، مدیر بازاریابی می تواند یک کمپین تبلیغاتی را به مدیر پروژه اختصاص دهد، که تیمی از کپی رایترها و طراحان را برای همکاری در پروژه گرد هم می آورد.

تصمیم گیری

می توانید به یکی از کارمندان خود قدرت تصمیم گیری های خاصی بدهید تا بتوانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید. به عنوان مثال، به عنوان یک مدیر بازاریابی، می توانید اختیاراتی را به دستیار مدیر بازاریابی تفویض کنید تا در صورت نیاز، کارمندانی را برای بخش استخدام کند.

تحلیل و بررسی

هنگامی که به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، می توانید از کارمندان بخواهید تا تحقیقات دقیقی را در مورد موضوع انجام دهند. اگر مدیر پروژه بازاریابی هستید، می توانید از تحلیلگران این بخش بخواهید که آمار جمعیت شناختی را برای مخاطبان مورد نظر کمپین تبلیغاتی خود تحقیق کنند.

فرآیندهای اداری

همچنین می‌توانید وظایف اداری مانند ورود داده‌ها را به سایر کارمندان محول کنید. به عنوان مثال، به عنوان مدیر بازاریابی، می توانید ارتباطات مشتری (برنامه ریزی جلسات، ایمیل های بعدی و غیره) را به یک دستیار بازاریابی اختصاص دهید.

در هر یک از این دسته بندی ها، تفویض اختیار ممکن است موقت یا مداوم باشد. کارمندان وظایف موقت را به صورت یکباره یا کوتاه مدت انجام می دهند، در حالی که وظایف مستمر شامل مسئولیت های بلندمدتی است که به بخشی اساسی از نقش کارمند تبدیل می شود.

نحوه تفویض اختیار

تفویض موفقیت آمیز اختیار مستلزم انتظارات مشخص، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی نتایج است. از مراحل زیر برای تفویض اختیار موثر استفاده کنید:

۱. وظایف را تعیین کنید

کارمند یا کارمندانی را که وظیفه به آنها محول می شود انتخاب کنید تا محدوده کار را با یک کارمند یا تیمی از کارمندان با تجربه لازم برای تکمیل آن هماهنگ کند.

۲. انتظارات روشنی را تعیین کنید

وظایفی را که به کارمند یا کارمندان محول می‌کنید، بیان کنید، انتظارات خود را به تفصیل بیان کنید و ضرب‌الاجل‌هایی را برای هر کار حساس به زمان تعیین کنید. روشن کردن انتظارات در ابتدا راهنمایی لازم برای شروع کار و تکمیل صحیح و کارآمد آن را فراهم می کند.

۳. پیشرفت را به طور منظم نظارت کنید

برای نظارت بر پیشرفت هر وظیفه واگذار شده، به‌طور دوره‌ای از کارمندان خود درخواست به‌روزرسانی کنید. ممکن است بخواهید جلسات منظمی را با کارمندان خود برنامه ریزی کنید تا جزئیات بیشتری در مورد وظایفی که آنها مسئولیت دارند به دست آورید. با نظارت بر پیشرفت در طول مسیر، می توانید اصلاحات یا راهنمایی هایی را در صورت نیاز ارائه دهید و از تکمیل به موقع هر کار اطمینان حاصل کنید. این مرحله همچنین به شما امکان می دهد در صورت بروز سؤال یا نگرانی در دسترس بمانید.

۴. پاسخگویی را تمرین کنید

کیفیت کار را ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که اعضای تیم شما آن را به درستی انجام می دهند. برای تفویض موقت اختیارات، این مرحله ممکن است شامل تجزیه و تحلیل یک بار پس از تکمیل کار باشد. برای تفویض اختیارات مستمر، ممکن است بخواهید گاه به گاه بررسی های عملکردی را برای ارزیابی کار کارمند انجام دهید. چه مثبت و چه منفی، بازخورد شما باید سازنده باشد تا به آنها کمک کند کار خود را بهبود بخشند و مهارت های خود را توسعه دهند.

این مراحل به ایجاد انتظارات روشن در حین انتقال قدرت در محل کار کمک می کند. هر یک از کارمندان شما باید دقیقاً درک کنند که چقدر بر پروژه کنترل دارند و چه انتظاراتی از آنها دارید. در عوض، شما باید بازخورد صادقانه ای در مورد عملکرد آنها ارائه دهید تا کارمند بتواند نقاط قوت خود را تشخیص دهد و در پروژه های آینده پیشرفت کند.

استفاده از این روش برای انتقال قدرت، یک رابطه سودمند متقابل بین شما و اعضای تیمتان ایجاد می کند. در حالی که می توانید با سپردن یک کار به شخص دیگری زمان آزاد کنید، کارمند شما می تواند مسئولیت های جدیدی را نیز بر عهده بگیرد که می تواند ارزش آنها را در محل کار افزایش دهد.