نحوه انجام تجزیه و تحلیل شغل

همانطور که نیروی کار برای انطباق با فناوری و روش های عملکرد تغییر می کند، کارفرمایان باید درک و انتظارات خود از یک شغل را به روز کنند. تجزیه و تحلیل شغل به کارمند و کارفرما اجازه می دهد تا مهارت ها و وظایف یک موقعیت خاص را شناسایی کند. این نوع بازرسی دقیق از یک شغل می تواند بر همه چیز از فرآیند استخدام گرفته تا جبران خسارت تأثیر بگذارد.

در این مقاله از ایوسی نحوه تکمیل تجزیه و تحلیل شغل و اینکه چگونه آن تجزیه و تحلیل برای محل کار مفید است را توضیح می دهیم.

تحلیل شغل چیست؟

تجزیه و تحلیل شغل، ارزیابی موقعیت شغلی برای تعیین مهارت ها یا شایستگی های مورد نیاز برای انجام یک شغل خاص، شرایط کاری آن شغل و چگونگی تأثیر آن نقش بر سایر بخش های کسب و کار است. تجزیه و تحلیل شغل به جای کارمندی که کار را انجام می دهد، موقعیت را ارزیابی می کند. هدف از تجزیه و تحلیل شغل، تعریف مجموعه منحصر به فرد از توانایی ها و تخصص است که هر موقعیت به آن نیاز دارد.

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است که شامل روش ها و مراحل مختلفی برای ارزیابی هر موقعیتی است. تجزیه و تحلیل شغل در چندین صنعت انجام می شود. دولت حتی دستورالعمل هایی برای انجام یک تحلیل ارائه می دهد. تجزیه و تحلیل شغل زمانی مؤثرتر است که از همان استانداردهای حرفه ای برای تکمیل فرآیند صرف نظر از صنعت یا تجارت استفاده شود.

کارفرمایان برای درک بهتر شایستگی های مورد استفاده برای انجام یک نقش خاص در شرکت، تجزیه و تحلیل شغلی را انجام می دهند. شایستگی مجموعه ای از رفتارها، توانایی ها و دانش مورد نیاز برای کار در یک شغل است. این ممکن است شامل دانستن نحوه کار با یک نرم افزار کامپیوتری خاص یا کار با یک ماشین یا ابزار خاص باشد. همچنین می تواند شامل گواهینامه ها و تحصیلات باشد. مهارت هایی مانند مدیریت زمان و حل مسئله نیز ممکن است به عنوان شایستگی های لازم برای انجام یک کار در نظر گرفته شوند.

مرتبط: ۱۰ شایستگی اصلی که باید در رزومه خود بگنجانید

نحوه انجام تجزیه و تحلیل شغل

در اینجا مراحلی وجود دارد که یک شرکت می تواند برای تکمیل تجزیه و تحلیل شغل انجام دهد:

مطالب مرتبط: نحوه نوشتن تحلیل (با مثال و نکات)

۱. جمع آوری اطلاعات در مورد یک موقعیت

کارمندانی که در حال حاضر در موقعیت شغلی هستند را مشاهده و مصاحبه کنید. از کارمندان بخواهید وظایفی را که انجام می دهند توصیف کنند و آنها را تشویق کنید که تا حد امکان در هنگام تعریف مسئولیت های خود خاص باشند. هر دفترچه راهنما یا اسناد مکتوبی را که در حال حاضر موقعیت را مشخص می کند، مطالعه کنید. شرح شغل فعلی را با آنچه که کارکنان واقعاً می گویند و انجام می دهند مقایسه کنید. نتایج خود را بر اساس بخش ها یا موقعیت های فردی ثبت کنید. یک حساب کاربری از تمام وظایف و مهارت هایی که یک شغل شامل می شود ایجاد کنید.

۲. اهمیت هر کار و شایستگی را ارزیابی کنید

هنگامی که متوجه شدید که کدام شایستگی ها برای انجام هر کار لازم است، می توانید سختی هر کار و مجموعه مهارت را رتبه بندی کنید. در مورد مهارت های سطح بالا برای هر موقعیت تصمیم بگیرید. توجه کنید که کدام مهارت ها در سطح ابتدایی هستند و کدام مهارت ها به تجربه بیشتری نیاز دارند. ممکن است ایده متفاوتی نسبت به آنچه که در ابتدا فکر می‌کردید مهم‌ترین بخش یک شغل است داشته باشید.

۳. استانداردهای صنعت تحقیق کنید

داده هایی را در مورد موقعیت های شغلی خود در تجزیه و تحلیل شغل خود بیابید تا مطمئن شوید که با نیروی کار فعلی همسو هستید. از ادبیات دولتی و اطلاعات سازمان های حرفه ای برای بررسی نتایج خود استفاده کنید. با کارشناسان موضوعی که می توانند وظایف مورد نیاز برای انجام یک کار را توصیف کنند، مشورت کنید . با سایر مشاغل شبکه کنید و داده ها را مقایسه کنید.

۴. شرح وظایف و استانداردها را اصلاح کنید

هنگامی که مهم ترین شایستگی های مورد نیاز برای انجام یک کار را مشاهده کردید و متوجه شدید، فهرستی از هر کار و مجموعه مهارتی تنظیم کنید. از این برای اصلاح شرح شغل موجود یا ایجاد یک شرح شغل جدید متناسب با تحلیل شما استفاده کنید. مجموعه ای از استانداردها را برای هر موقعیتی ایجاد کنید که با نظرات کارمند شما و مشاهدات خود از شغل مطابقت دارد. انتظاراتی را که ممکن است رعایت نکرده باشید، اما بر اساس دستورالعمل های حرفه ای تحقیق شما هستند، درج کنید.

۵. از داده ها برای ایجاد تغییرات استفاده کنید

به سازمان خود به عنوان یک کل نگاه کنید. بر اساس تجزیه و تحلیل شما تصمیم بگیرید که آیا وظایف مناسب به مشاغل مناسب اختصاص داده شده است یا خیر. اگر متوجه شدید که کار از یک بخش بهتر است در یک تیم دیگر جا شود، آن وظایف را به شغل دیگری تغییر دهید. همچنین ممکن است متوجه شوید که برخی از دپارتمان ها بیشتر از سایرین کار می کنند. با داده های حاصل از تجزیه و تحلیل شغل، می توانید راه هایی برای جابجایی مسئولیت های کاری بر اساس شایستگی های هر موقعیت بیابید.

مطالب مرتبط: نحوه انجام ارزیابی کارکنان

برای انجام تحلیل شغلی از چه روش هایی می توانید استفاده کنید؟

در اینجا روش های اصلی جمع آوری داده ها توسط کارفرمایان در تجزیه و تحلیل شغل آمده است:

• مصاحبه ها: درخواست از یک کارمند برای ارائه جزئیات در مورد شغل خود یکی از راه های ایجاد یک شرح شغل دقیق است. کارفرمایان سوالاتی در مورد وظایف خاص می پرسند و همچنین درخواست تفکیک وظایف انجام شده توسط افرادی را که در یک موقعیت خاص انجام می دهند.

• مشاهدات: یک کارفرما همچنین ممکن است تصمیم بگیرد که کارمندان را که کارشان را تکمیل می‌کنند تماشا کند و به وظایفی که انجام می‌دهند و مهارت‌های مورد نیاز برای آن وظایف اشاره کند. مشاهدات برای فرآیندهای فیزیکی و نتایج محصول به خوبی کار می کنند.

• نظرسنجی: برخی از کارفرمایان از نظرسنجی استفاده می‌کنند تا بفهمند یک کار مشخص چقدر انجام می‌شود یا چقدر از یک مجموعه مهارت استفاده می‌شود. این نظرسنجی‌ها می‌توانند فرم‌های بسیار ساختارمندی باشند که در آن کارکنان از مقیاسی برای پاسخ به سؤالات مربوط به شغل استفاده می‌کنند. نظرسنجی‌ها همچنین می‌توانند به‌طور غیررسمی‌تر برای کارکنان برای پاسخ دادن به سؤالات باز استفاده شوند.

• گزارش کار: کارفرمایان ممکن است برای یک دوره زمانی معین، یک حساب کتبی از کار روزانه درخواست کنند. این به یک کارمند اجازه می دهد تا شرح روشنی از وظایف منظم شغل خود و بازه زمانی مورد نیاز برای هر کار ارائه دهد.

مزایای انجام تجزیه و تحلیل شغل

در اینجا روش‌هایی وجود دارد که یک شرکت می‌تواند از داده‌های تجزیه و تحلیل شغل برای استفاده از محل کار خود استفاده کند:

مهارت ها و وظایف لازم را بشناسید

تجزیه و تحلیل شغل می تواند برای کارفرما و کارمند با ایجاد یک تصویر واضح تر از آنچه که یک شغل شامل می شود، سودمند باشد. این پایگاه دانش جدید در خدمت آموزش مدیرانی است که ممکن است تفاوت‌های ظریف هر موقعیت تحت رهبری خود را درک نکنند. همچنین مجموعه ای منصفانه از استانداردها را برای کارکنان ایجاد می کند تا آنها دقیقا بدانند که در نقش خود در محل کار از آنها چه انتظاری می رود. در طول تجزیه و تحلیل شغل، کارفرمایان همچنین مهارت ها و وظایف را رتبه بندی می کنند تا تعیین کنند که کدامیک به دانش و مهارت بالاتری نیاز دارند. پس از مشاهده دقیق، کارفرمایان همچنین ممکن است متوجه وظایف اضافی شوند که در ابتدا بخشی از شرح شغل نبوده است.

روش های ارزیابی را ایجاد کنید

پس از تجزیه و تحلیل شغل، یک کارفرما ممکن است از این راهنمایی برای به روز رسانی یا ایجاد روش های جدید برای ارزیابی عملکرد شغلی استفاده کند. هنگامی که مجموعه مهارت های لازم برای یک شغل مشخص شد، کارفرمایان می توانند ارزیابی ها را بازسازی کنند تا به طور واقعی تر ارزیابی کنند که چگونه یک کارمند مسئولیت های شغلی خود را انجام می دهد.

تعیین حقوق و معیارهای ترفیع

با استفاده از تجزیه و تحلیل شغل، کارفرمایان شایستگی های مورد استفاده در یک شغل را رتبه بندی می کنند. تجزیه و تحلیل شغل می تواند به تعیین اینکه یک نقش خاص دارای مجموعه مهارت های بالاتری نسبت به آنچه قبلا ذکر شده است کمک می کند و کارفرمایان می توانند تصمیم بگیرند که مقیاس دستمزد را برای آن موقعیت تنظیم کنند. تجزیه و تحلیل همچنین به تعیین اینکه چه زمانی یک کارمند شایستگی های سطح بالایی را انجام می دهد و شایسته ترفیع است کمک می کند.

آموزش و توسعه کارکنان را راهنمایی کنید

تجزیه و تحلیل شغل به کارفرمایان کمک می کند تا بفهمند چگونه به بهترین نحو کارمندان جدید و فعلی را آموزش دهند. اگر تجزیه و تحلیل یک مجموعه مهارت مهم را نشان دهد که قبلاً به عنوان بخش بزرگی از کار نادیده گرفته شده بود، ممکن است تصمیم بگیرند که آموزش بیشتری لازم است. داده های تجزیه و تحلیل همچنین می تواند مؤثرترین زمینه ها را برای توسعه حرفه ای نشان دهد.

به روز رسانی فرآیندهای استخدام

تجزیه و تحلیل شغل ممکن است به کارفرمایان نشان دهد که آنها باید شرح شغل مورد استفاده برای استخدام و ارزیابی را به روز کنند. شرح شغل جدید را می توان برای بهبود زبان در فرآیند استخدام استفاده کرد. کاندیداهای شغلی بالقوه می توانند ایده بهتری از مهارت هایی که کارفرمایان در یک موقعیت خاص به دنبال چه مهارت هایی هستند و چه وظایفی را در بر می گیرد، داشته باشند.