چه زمانی باید یک مشکل را در محل کار تشدید کنید؟

چه در میان اعضای تیم و چه با مشتریان مشکلی ایجاد شود، گاهی اوقات شدت این شرایط مستلزم تشدید مدیریت است. درک نحوه نزدیک شدن به تشدید می تواند به شما کمک کند تا در هنگام بروز درگیری ها راه حلی بهتر پیدا کنید.

در این مقاله از ایوسی، معنی تشدید یک موضوع در محل کار را بررسی می‌کنیم و نکاتی را برای انجام موفقیت‌آمیز آن ارائه می‌کنیم.

تشدید یک موضوع در محل کار به چه معناست؟

تشدید یک موضوع در محل کار، فرآیند دور زدن افراد درگیر از طریق تماس با مدیریت بالاتر است. این شامل افزایش آگاهی از زمینه به افراد مناسب برای حل یک موقعیت چالش برانگیز است. به طور معمول، تشدید زمانی اتفاق می‌افتد که مسئله‌ای وجود داشته باشد که کارکنان فعلی که روی مشکل کار می‌کنند نمی‌توانند آن را حل کنند و به کمک افرادی که دارای اختیارات و منابع بیشتری هستند نیاز دارد.

چه زمانی باید یک موضوع را در محل کار تشدید کنید؟

تصمیم گیری در مورد زمان تشدید یک موضوع بستگی به میزان ریسکی دارد که می تواند برای شرکت ایجاد کند. از آنجایی که تشدید یک موضوع می تواند منجر به جلسات دشوار و ایجاد اختلال در کار شود، باید آنها را برای مسائلی که واقعاً نیاز به تشدید دارند، رزرو کنید. شما اغلب می توانید با حل مشکل با فرد اول از تشدید یک موضوع جلوگیری کنید.

با این حال، برخی از مسائل نیاز به حمایت از جانب کسانی که دارای اختیارات بالاتر هستند. تشدید یک موضوع در محل کار را در نظر بگیرید زمانی که:

• این مشکل ممکن است منجر به تاخیر در پروژه یا بیش از حد بودجه شود.

• این مسئله باعث می شود که شما یا سایر اعضای تیم مقدار قابل توجهی کار اضافی را انجام دهید.

• شما قبلاً استراتژی‌های دیگری را برای رفع مشکل امتحان کرده‌اید، اما ناموفق بوده‌اید.

• شما سعی کرده اید مصالحه کنید و راه حل مشترکی با دست اندرکاران پیدا کنید.

مطالب مرتبط: ۱۲ رویکرد برای حل مسئله برای هر موقعیتی

چگونه یک موضوع را در محل کار به طور موثر تشدید کنیم

در اینجا چند مرحله وجود دارد که باید هنگام تشدید یک مشکل در محل کار انجام دهید:

۱. مشکل را تصدیق کنید

اولین قدم برای تشدید یک مسئله، پذیرش مشکل است. می توانید این کار را با هشدار دادن به طرف درگیر انجام دهید. گاهی اوقات، طرف مقابل از تأثیر اعمالش بر دیگران بی خبر است. سطح تأثیری که موضوع دارد را تعیین کنید تا تصمیم بگیرید که آیا نیاز به تشدید دارد یا خیر.

موارد مرتبط: گام های موثر حل مسئله در محل کار

۲. سعی کنید راه حلی پیدا کنید

با فرد درگیر با این موضوع صحبت کنید تا ببینید آیا دلیلی برای اقدامات یا عدم اقدامات آنها وجود دارد و سعی کنید راه حلی بیابید. به عنوان مثال، اگر آنها در رعایت موعد مقرر مشکل دارند، سعی کنید بفهمید که چه چیزی باعث می شود کارشان را دیر انجام دهند. اگر دلیل آن این است که همه مسئولیت های شغلی خود را نمی دانند، می توانید به فرد کمک کنید تا انتظارات شرکت از آنها را بررسی کند.

۳. شواهد جمع آوری گنید

شروع به جمع‌آوری شواهدی مبنی بر وقوع مشکل کنید تا چیزی برای نشان دادن مدیریت بالاتر خود داشته باشید. ممکن است بخواهید بحث هایی را که با آن فرد داشتید مستند کنید یا مکالمات ایمیل را ذخیره کنید. انجام این کار می تواند اطمینان حاصل کند که شما مدرکی دال بر هر اقدامی که انجام داده اید و پاسخ طرف مقابل در صورت بروز هر گونه اختلاف نظر بعدی چه بوده است.

۴. مشخص کنید که به چه کسی باید تشدید شود

اگر تلاش برای یافتن راه حل با فرد ناموفق بود، در نظر بگیرید که مشکل را به چه کسی تشدید کنید. به طور معمول، این سرپرست تیم شما یا سرپرست مستقیم دیگری خواهد بود.

۵. موضوع را توضیح دهید

وقتی موضوع را برای سرپرست تیم خود یا شخصیت معتبر دیگری مطرح می کنید، توضیح دهید که چه اتفاقی در حال رخ دادن است. نمونه ها و شواهد خود را با آنها در میان بگذارید تا زمینه و اقدامات توصیه شده شما بیشتر شود. قالبی که باید هنگام به اشتراک گذاشتن مشکل با سرپرست تیم خود دنبال کنید شامل موارد زیر است:

• زمینه زمینه را فراهم کنید. خلاصه ای از وضعیتی که منجر به نیاز شما به تشدید تنش شده است، از جمله اینکه چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی، چرا و چگونه بیان کنید.

• درخواست دادن. با سرپرست تیم در میان بگذارید که دوست دارید آنها چه کاری انجام دهند تا به شما در حل مشکل کمک کنند، و یک چارچوب زمانی برای زمانی که به کمک آنها نیاز دارید ارائه دهید.

• هر چالشی را ذکر کنید به رهبر تیم خود اجازه دهید از هر گونه چالش خاصی که برای آنها دارید، مانند نیاز به پاسخ از طرف آنها تا پایان روز یا نیاز به تخصص خاص آنها مطلع شود.

• تاثیر را نیز لحاظ کنید. با سرپرست تیم در میان بگذارید که اگر کمکی به شما ارائه نکنند، چه نتیجه ای ممکن است حاصل شود، مثلاً تیم شما نمی تواند به مهلت آینده به دلیل انجام ندادن کارمند به وظایف خود عمل کند.

• تشدید خود را ببندید. گفتگوی خود را با پیشنهاد کمک برای حل تعارض و ذکر راه حل های ممکن برای پیگیری پایان دهید.

به عنوان مثال: “من می خواهم توجه شما را به موضوعی جلب کنم که تیم بازاریابی در چند ماه گذشته با آن روبرو بوده است. بخش روابط عمومی معیارهای کیفی انتشارات مطبوعاتی خود را رعایت نکرده است و در انجام مهلت های ما با مشکل مواجه است. من از شما می‌خواهم که به این موضوع رسیدگی کنید و مطمئن شوید که تیم شما می‌تواند از این به بعد بیانیه‌های مطبوعاتی را با کیفیت مورد انتظار ما ارائه دهد تا بتوانیم به طور مؤثر در مورد رویدادهایمان با خبرنگاران ارتباط برقرار کنیم. “

مطالب مرتبط: ۲۶ تکنیک تنش زدایی در محل کار

۶. موضوع را به مرجع بالاتر ببرید

اگر رهبر تیم شما کمکی به حل این مشکل نکرد یا پاسخی از آنها دریافت نکردید، رفتن به سطح بعدی اختیار را در نظر بگیرید. این ممکن است شامل تماس با مدیر بخش یا رهبر گروه باشد. ارسال ایمیلی را در نظر بگیرید که زمینه را برای آنها فراهم کند یا جلسه ای را برای بحث در مورد مشکل برنامه ریزی کنید.

مزیت های تشدید مسائل در محل کار چیست؟

هنگامی که به طور موثر انجام شود، تشدید یک موضوع در محل کار می تواند به کسب و کارها کمک کند تا با موفقیت بیشتری کار کنند. برخی از مزایای تشدید مسائل در محل کار ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• آگاهی از وضعیت را به تیم مدیریت شما افزایش می دهد

• مدیریت شما را در یافتن راه حل مشارکت می دهد

• منابع اضافی را برای حمایت از شما فراهم می کند

• حوزه‌هایی از کسب‌وکار را که می‌توانید بهبود بخشید، برجسته می‌کند

• به تیم کمک می کند تا به طور موثر به اهداف تجاری در بازه زمانی برنامه ریزی شده دست یابد

• روابط با همکاران را بهبود می بخشد

مرتبط: سوالات متداول: حل تعارض در محل کار

نکات افزایشی که باید در نظر گرفته شود

هنگام تشدید یک موضوع در محل کار، این نکات را در نظر بگیرید:

• از شخصی سازی مسائل بپرهیزید. مسائل معمولاً به دلیل ترکیبی از شرایط است، بنابراین سعی کنید به جای اینکه موضوع را شخصی کنید، آنها را عینی در نظر بگیرید.

• دوستانه بمان. به یاد داشته باشید که شما در تلاش برای یافتن راه حلی برای مشکل هستید تا خیر بزرگتری برای شرکت ارائه دهید. سعی کنید لحن دوستانه خود را حفظ کنید و از سرزنش دیگران در هنگام برقراری ارتباط در مورد موضوع خودداری کنید.

• مراقب احساسات خود باشید هنگام تشدید مشکل آرام باشید تا به شما در تصمیم گیری منطقی کمک کند.

• مالکیت را در دست بگیرید. اگرچه ممکن است تیم مدیریت خود را درگیر کنید، اما این بدان معنا نیست که مسئولیت وضعیت را به آنها واگذار می کنید. در حل مشکل و ارائه راه حل به مشارکت خود ادامه دهید.