اصل فوری در مقابل اصل مهم آیزنهاور چیست؟

در حالی که هر کار در روز کاری شما مهم است، اولویت بندی اینکه کدام یک را باید قبل از دیگران انجام دهید می تواند یک چالش باشد. اصل فوری در مقابل مهم آیزنهاور راهی برای سازماندهی وظایف بر اساس ماهیت و اهمیت آنها فراهم می کند تا به بهبود بهره وری کمک کند. درک نحوه استفاده از این اصل نه تنها می تواند به شما در انجام کارهای مهم کمک کند، بلکه می تواند به جلوگیری از به تعویق انداختن کارها کمک کند و به شما در انجام کارها و کارآمدی کارها کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، ما بحث می‌کنیم که اصل فوری در مقابل مهم آیزنهاور چیست و چگونه می‌تواند به شما در انجام وظایفتان در محل کار کمک کند.

مطالب مرتبط: ۵ راه برای افزایش بهره وری شما (در کمتر از یک هفته)

اصل فوری در مقابل مهم آیزنهاور چیست؟

اصل فوری در مقابل مهم آیزنهاور شامل ارزیابی هر کار از نظر فوریت و اهمیت آن قبل از قرار دادن آنها در یکی از چهار ربع ماتریس آیزنهاور است. تقسیم وظایف با برچسب زدن آنها به عنوان وظایف فوری یا وظایف مهم به تشخیص اینکه کدام وظایف باید اولویت اول شما باشد کمک می کند و درک درستی در مورد کارهایی که نمی توانید فوراً روی آنها کار کنید، ایجاد می کند. هر دو کار فوری و مهم ممکن است مربوط به امور تجاری، مسائل شخصی یا گاهی اوقات هر دو باشد.

بیشتر بخوانید: راهنمای نهایی برای اولویت بندی کار و زندگی شما

وظایف فوری چیست؟

وظایف فوری یک یا چند کار هستند که نیاز به توجه یا واکنش دارند. چند نمونه از کارهای فوری عبارتند از:

• مسائلی که با تاثیر فوری مواجه می شوند
• یک بحران، چه شخصی و چه در یک تجارت
• پروژه ای با مهلت فوری
• وقفه های اجتناب ناپذیر، مانند ایمیل یا تماس های تلفنی

کارهای فوری نیاز به پاسخ یا اقدام فوری دارند. اینها موارد موجود در لیست کارهایی هستند که معمولاً هنگام ارائه ابتدا نوشته و انجام می شوند.

وظایف مهم چیست؟

وظایف مهم وظایفی هستند که معمولاً به اهداف بلندمدت فرد مربوط می شوند. چند نمونه از وظایف مهم عبارتند از:

• بهبود توانایی یا بهبود محدودیت ها
• ایجاد روابط
• جهت یادگیری
• اجرای استراتژی
• تحقیق، برنامه ریزی و آزمایش

وظایف مهم وظایفی هستند که به اهداف بلندمدت یا یک ماموریت کلی ارزش می دهند. برخی از وظایف مهم نیز ممکن است فوری باشند، اما معمولاً نیازی به توجه فوری ندارند.

ماتریس آیزنهاور

این ماتریس به شما امکان می دهد وظایف خود را اولویت بندی کنید. در اینجا چهار ربع ماتریس آیزنهاور آمده است:

فوری و مهم

کارهای ضروری و مهم کارهایی هستند که باید در اسرع وقت انجام دهید. نمونه هایی از کارهای ضروری و مهم می تواند شامل موارد زیر باشد:

• تماس فوری از طرف خانواده
• هر اقدامی که برای حفظ یا تقویت خط مشی های ایمنی یا شرکت انجام می شود
• تماس دریافتی از هر عضو هیئت مدیره یا ذینفعان مهم
• گزارش خارج از رسانه، مانند مصاحبه یا فیلمبرداری برای تولید مرتبط با شرکت
• مهلت های مالیاتی

فوری نیست اما مهم است

کارهای فوری نیستند، اما کارهای مهم کارهای مهمی هستند که می توانید منتظر بمانید تا آنها را تکمیل کنید. این کارها باید دارای تاریخ مقرر باشند، اما ممکن است در آینده آنها را برنامه ریزی و تکمیل کنید. نمونه هایی از کارهای نه فوری اما مهم ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• یک تعهد مشخص برای ورزش
• مطالعه مربوط به یک پروژه خاص
• وقت با خانواده
• تعمیر و نگهداری خودرو
• بهبود یک سرگرمی شخصی
• سرمایه گذاری روی یک سرگرمی جدید

فوری ولی مهم نیست

وظایف فوری اما نه مهم، وظایفی هستند که باید آنها را به یکی دیگر از اعضای تیم محول کنید تا در صورت امکان انجام شوند. نمونه هایی از کارهای فوری اما نه مهم ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• پیامک یا تماس تلفنی غیرمنتظره
• همکارانی که در مورد کار مشاوره می خواهند
• درخواست برای توصیه نامه
• ایمیل های کارکنان
• درخواست های اعلام نشده خانواده

فوری و مهم نیست

کارهای فوری و غیر مهم کارهایی هستند که نیازی به اولویت بندی آنها ندارید. اینها کارهایی هستند که ممکن است وقتی هیچ کار دیگری در دسترس نباشد، آنها را تکمیل کنید. نمونه هایی از کارهای غیر فوری و غیر مهم ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• بی خیال گشتن در اینترنت
• تماشای تلویزیون یا ویدیوهای آنلاین
• انجام بازی های ویدیویی یا بازی های تحت وب
• مرور کانال های رسانه های اجتماعی
• خرید اقلام غیر ضروری
• قمار
• بازی با ورق

مطالب مرتبط: چگونه می توان بهره وری کارکنان را بهبود بخشید

مزایای اصل ضروری آیزنهاور در مقابل اصل مهم

استفاده از اصل اضطراری در مقابل مهم آیزنهاور مزایایی دارد. برخی از این مزایا ممکن است شامل موارد زیر باشد:

جلوگیری از اهمال کاری

استفاده از اصل اضطراری در مقابل مهم آیزنهاور می تواند به جلوگیری از به تعویق انداختن کارها با هماهنگ کردن وظایف خود به روشی قابل پردازش و منظم کمک کند. درک اینکه وظایف در لیست اولویت‌های شما کجا قرار می‌گیرند، می‌تواند به جلوگیری از تعلل و افزایش کارایی کاری شما در آینده کمک کند.

اولویت بندی وظایف خود

وقتی به درستی از این اصل استفاده کنید، ممکن است با وقت و کارتان به دستاوردهای بیشتری برسید. شما می توانید کارهای فوری را با توجه به نیاز آنها انجام دهید و همچنین اطمینان حاصل کنید که کارهای مهم را فراموش نمی کنید.

ایجاد یک روز کاری متعادل

با استفاده از ماتریس آیزنهاور، می توانید وظایف را با در نظر گرفتن اهمیت آنها انجام دهید. این به این دلیل است که روز کاری خود را به طور کامل با انجام کارهای فوری برنامه ریزی نکنید، بلکه به تعادلی در کارها برسید. این تضمین می کند که وظایف مهم دارای موعد مقرر هستند.

نکاتی برای استفاده از اصل فوری در مقابل مهم آیزنهاور

در اینجا نکاتی وجود دارد که باید هنگام استفاده از اصل ضروری در مقابل مهم آیزنهاور در محل کار خود در نظر بگیرید:

فهرستی از کارها ایجاد کنید

ایجاد لیستی از کارها پس از تقسیم وظایف خود با استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می کند تا به یاد آورید که کدام کارها باید ابتدا تکمیل شوند. می تواند به شما کمک کند وظایف را به خاطر بسپارید و از فراموش کردن کارهای مهم یا حساس به زمان جلوگیری کنید. همچنین تضمین می کند که از تمام کارهایی که انجام داده اید برای ایجاد ماتریس آیزنهاور خود به طور موثر استفاده می کنید.

تعداد وظایف خود را محدود کنید

در حالی که ماتریس آیزنهاور می تواند بسیاری از کارها را اولویت بندی کند، تعداد وظایف خود را به آن چیزی که می توانید در روز کاری فعلی خود انجام دهید محدود کنید. این به شما کمک می کند تا در انجام وظیفه و انتظارات واقعی از کار بمانید. محدود کردن مقدار کار شما همچنین ممکن است کل تلاش اولویت‌بندی کار را آسان‌تر کند.

عصر یا شب قبل آماده کنید

ماتریس و لیست های خود را شب یا صبح قبل از روز کاری خود آماده کنید. این به شما این امکان را می دهد که از زمان خود برای تکمیل وظایف خود به جای اختصاص زمان به برنامه ریزی استفاده کنید.

مطالب مرتبط: چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم

پیگیری وظایف محول شده

هنگام واگذاری وظایف به دیگران به دلیل این اصل، نحوه پیشرفت کار واگذار شده را در نظر بگیرید. این کار پیام مثبتی را برای کارمندی که هیئت شما را دریافت کرده است ارسال می کند و ممکن است به پیشرفت بیشتر کار واگذار شده کمک کند. پیگیری پیشرفت کار می تواند به شما این فرصت را بدهد که به دیگران مشاوره بدهید یا به سؤالات پاسخ دهید.