چگونه یک برنامه کاری روزانه بسازیم + دانلود فرم برنامه ریزی

با انبوهی از وظایف کاری و ضرب‌الاجل‌هایی که باید انجام دهید، روزهای هفته شما شلوغ و گاهی اوقات طاقت‌فرسا هستند. اینجاست که یک برنامه روزانه به خوبی اجرا شده می تواند کمک کند. برنامه مدیریت زمان می تواند به شما در برنامه ریزی زندگی، اولویت بندی و سازماندهی کارهای مهم برای رفع نگرانی و افزایش بهره وری کمک کند. این راهنما از ایوسی به شما کمک می‌کند تا ارزش یک برنامه روزانه را درک کنید و همچنین نکاتی را در مورد نحوه ایجاد برنامه‌ای ارائه می‌کند که واقعاً از آن پیروی کنید (و از آن بهره ببرید).

برنامه زمانی چیست؟

بسیاری از مردم از برنامه برای ضبط و به خاطر سپردن رویدادهای آینده استفاده می کنند. برنامه‌ها می‌توانند وظایف حرفه‌ای مانند جلسات، پروژه‌ها و وظایف و همچنین اولویت‌های شخصی مانند رویدادها با دوستان، قرار ملاقات با شریک زندگی‌تان، روال‌های تمرینی و تعهدات خانوادگی را سازماندهی کنند. شما می توانید یک برنامه زمان بندی در هر قالب یا سبکی که برای شما مناسب تر است بسازید.

مرتبط: مهارت های مدیریت زمان: تعریف و مثال

چرا پیروی از برنامه زمانبندی مهم است؟

با برنامه ریزی تعیین شده، می توانید تمام پروژه ها و جلسات را از قبل برنامه ریزی کنید. فهرست کردن و برنامه‌ریزی کارهایی که باید انجام دهید می‌تواند به شما کمک کند تا خیالتان را از هر کاری که مغزتان را به هم می‌ریزد راحت کنید. همچنین به شما کمک می کند تا هر کار را مرتب کنید. با یک برنامه زمانی عملکردی، می توانید برنامه ریزی کنید که هر کار چه زمانی باید تمام شود و چه مدت ممکن است طول بکشد.

ایجاد یک برنامه قوی که به طور مداوم از آن استفاده می کنید می تواند به افزایش مدیریت زمان و مهارت های سازمانی شما کمک کند. با استفاده از یک برنامه، می توانید هر پروژه را بر اساس آن برنامه ریزی کنید و وظایف خود را مرتب کنید. برخی موارد را می توان اولویت بندی کرد و برنامه ریزی کرد تا قبل از موارد دیگر تکمیل شوند.

مطالب مرتبط: بهترین مهارت های شغلی برای برجسته کردن رزومه شما

چگونه یک برنامه زمانی درست کنیم

اینکه چگونه برنامه زمانی خود را بسازید به نیازهای سازمانی خاص شما بستگی دارد. برخی از افراد زمانی که تمام روز خود را برنامه ریزی می کنند بیشترین بهره وری را دارند، برخی دیگر تنها با برنامه ریزی کارهای بزرگتر یا پیچیده تر پیشرفت می کنند. همانطور که یک برنامه روزانه ایجاد می کنید، سعی کنید به خود اجازه دهید انعطاف پذیر باشید. توجه داشته باشید که چه روشی به شما امکان می دهد بیشترین بهره وری را داشته باشید. در اینجا مراحلی وجود دارد که باید انجام دهید تا بهترین برنامه را برای خود داشته باشید:

دانلود نمونه فرم برنامه ریزی روزانه ۱

دانلود نمونه فرم برنامه ریزی روزانه ۲ 

۱. الگوی زمانبندی دلخواه خود را پیدا کنید

همانطور که اولین برنامه موفق خود را شروع می کنید، الگوها، تقویم ها و لیست کارهای مختلف را جستجو کنید. ببینید چه قالب ها و سبک هایی با شخصیت و نیازهای برنامه شما صحبت می کنند. شاید یک سبک تقویم برای کارهای روزمره بهتر عمل کند. شاید، شما ترجیح می دهید یک الگوی برنامه زمانی دوشنبه تا جمعه باشد. زمانی که از یک برنامه آنلاین به جای خرید یک کاغذ فیزیکی در فروشگاه استفاده می کنید، زمان بندی کارهای روزانه می تواند کارآمدترین کار را برای شما داشته باشد. ببینید چه گزینه هایی وجود دارد و آنچه را که دوست دارید انتخاب کنید.

۲. فهرستی از وظایف یا اهداف برای تکمیل ایجاد کنید

قبل از وارد کردن هر چیزی در برنامه خود، وظایف خاص خود، ضرب الاجل ها و اهدافی را که قصد انجام آنها را دارید فهرست کنید. آنها را به هر ترتیبی که می خواهید فهرست کنید. هر کار را تجزیه و تحلیل کنید و تخمینی برای مدت زمان انجام آن ارائه دهید. با توجه به اهمیت کار اولویت بندی کنید.

۳. تصمیم بگیرید که چه مدت برای کارهای کاری و شخصی صرف کنید

اگر تصمیم دارید کارهای شخصی را در برنامه روزانه خود بگنجانید، حتما تخمین بزنید که چقدر زمان می برد. مثل همیشه، با کارهای حرفه ای اجباری شروع کنید و سپس کارهای شخصی را در بازه های زمانی موجود اضافه کنید. به یاد داشته باشید که تعادل سالم کار و زندگی را فراموش نکنید. توصیه می شود هر روز حداقل دو ساعت از وقت شخصی خود را بودجه بندی کنید.

مرتبط: راهنمای نهایی برای تعادل بین کار و زندگی

۴. وظایف را به برنامه خود اضافه کنید

هنگامی که وظایف شما سازماندهی شد، آنها را در برنامه خود وارد کنید. سعی کنید ابتدا مهمترین وظایف خود را در بازه های زمانی بزرگتر اضافه کنید. در مرحله دوم وظایف کاری پیش پا افتاده یا تکراری خود را اضافه کنید. بعد، وظایف شخصی را به شکاف های زمانی باز اضافه کنید. برخی از زمان‌های خود را در طول هفته باز نگه دارید تا زمان استراحت، استراحت یا موارد غیرمنتظره را در نظر بگیرید.

۵. به طور مداوم بر برنامه خود نظارت داشته باشید و به آن اضافه کنید

یکی از مهم ترین عوامل یک برنامه زمانبندی، تعهد به آن است. ممکن است مواقعی پیش بیاید که رویدادهای غیرمنتظره در برنامه روزانه وظایف شما اختلال ایجاد کند. به آرامی این وظایف را به اسلات های باز مختلف منتقل کنید یا برنامه خود را بر اساس آن تنظیم کنید. اگر برنامه ای با تعداد زیادی اسلات باز ایجاد کنید، باید برای انعطاف پذیری و رویدادهای پیش بینی نشده زمان در دسترس باشد.

اگر رویداد جدیدی در طول هفته ظاهر شد، به یاد داشته باشید که آنها را به برنامه خود اضافه کنید و آن را اصلاح کنید. نظارت مداوم و اضافه کردن برنامه به برنامه شما می تواند به ایجاد عادت استفاده منظم از برنامه کمک کند.

نکاتی برای برنامه ریزی و رعایت آن

هنگامی که برنامه خود را تنظیم کردید، سعی کنید روزانه آن را دنبال کنید. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند تا به برنامه ای که برای خود تنظیم کرده اید پایبند باشید.

مقدار افزایشی خود را تعیین کنید

وقتی برنامه خود را می سازید، تصمیم بگیرید که هر بار چند دقیقه می خواهید برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، اگر کارهای کوچکتری دارید که می دانید زمان زیادی نمی برد، می توانید یک کار جدید را برنامه ریزی کنید تا هر ده دقیقه یکبار انجام شود.

برنامه ریزی بر اساس افزایش زمان کمک می کند تا برنامه خود را ثابت، واضح و آسان نگه دارید. اگر انتظار دارید کارهای بزرگ‌تری در روزهای مختلف انجام شود، مقدار افزایش خود را به بازه‌های زمانی بزرگ‌تر تغییر دهید، مانند ۳۰ دقیقه تا یک ساعت.

به خودتان زمان زیادی برای تکمیل وظایف بدهید

هنگام برنامه‌ریزی زمان‌بندی، مطمئن شوید که انجام برخی کارها بیشتر از حد انتظار طول می‌کشد. به عنوان مثال، اگر فکر می کنید یک پروژه بزرگ ممکن است یک ساعت طول بکشد، برنامه ریزی کنید تا آن را در یک ساعت و نیم تمام کنید. همیشه بهتر است بیش از حد تخمین بزنید و زمان اضافی در نظر بگیرید تا اینکه دیر بیایید و ریسک کنید که غیرمسئولانه به نظر برسید.

وقتی بیشترین بازدهی را دارید، وظایف چالش برانگیز را کامل کنید

زمان هایی از روز را مشخص کنید که بیشترین بازدهی را دارید و سخت ترین و وقت گیرترین کارهای خود را در این بازه های زمانی برنامه ریزی کنید. به پایان رساندن کارهای دشوار در زمانی که بیشترین بازدهی را دارید، به کاهش استرس ناشی از مهلت های زمانی کمک می کند. همچنین ممکن است شما را از تعلل در انجام کارهای ناخواسته باز دارد.

خود را از حواس پرتی های احتمالی دور نگه دارید

مطمئن شوید که محیط کار شما بدون حواس پرتی است. تلفن خود را خاموش کنید، وب‌سایت‌های غیرمرتبط با کار را ببندید و برنامه را دنبال کنید. به خود یادآوری کنید که وقتی کارهای برنامه ریزی شده خود را کامل کردید، برای بررسی تلفن یا ایمیل شخصی خود استراحتی خواهید داشت (که برنامه ریزی شده است).