نگهداری داده در مقابل پاکسازی داده ها: تفاوت چیست؟

مدیریت داده یک فرآیند ضروری است که به شرکت ها اجازه می دهد از داده های خود برای خدمت به مشتریان و کار در جهت اهداف استفاده کنند. نگهداری داده ها و پاکسازی داده ها دو عنصر متفاوت مدیریت داده ها هستند اما عملکردهای مرتبط زیادی دارند. یادگیری در مورد این دو می تواند به شما کمک کند تا برنامه ها و روش هایی را برای تکمیل منظم آنها ایجاد کنید.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می دهیم که نگهداری داده ها و پاکسازی داده ها چیست، این دو را با هم مقایسه کرده و نکاتی را برای فرآیندهای کارآمد به اشتراک می گذاریم.

مرتبط: مهارت های مدیریت داده ها: تعریف و مثال

نگهداری داده چیست؟

نگهداری داده ها فرآیند ممیزی، سازماندهی و تصحیح داده ها در سیستم های مدیریتی و پایگاه های داده برای اطمینان از صحت و دسترسی است. این فرآیند مهم است زیرا به سازمان ها اجازه می دهد تا مسائل را قبل از تبدیل شدن به یک نگرانی مهم تر شناسایی و تصحیح کنند و آنها را قادر می سازد از بروز برخی مشکلات جلوگیری کنند. نگهداری داده ها یک اصطلاح کلی است که بسیاری از عناصر داده را در بر می گیرد. آن ها هستند:

• پاکسازی: پاکسازی داده ها شامل یافتن و اصلاح داده های نادرست است.

• کیفیت: مدیریت کیفیت داده به معنای اطمینان از به روز بودن، مفید بودن و دقیق بودن آن است.

• عملیات: عملیات داده فرآیندهایی هستند که برای تکمیل وظایف روزانه مرتبط با داده استفاده می کنید.

• Deduplication: Deduplication شامل حذف داده های تکراری از سیستم شما است.

• پاکسازی: پاکسازی داده ها شامل حذف داده های غیرقابل استفاده یا با کیفیت پایین از سیستم شما است.

• نظارت: پایش داده ها شامل ردیابی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای جلوگیری از مشکلات داده است.

مطالب مرتبط: معیارهای کیفیت داده چیست؟ (با موارد استفاده و ۴ نوع)

پاکسازی داده ها چیست؟

پاکسازی داده ها، که به عنوان پاکسازی داده ها نیز شناخته می شود، عنصری از نگهداری داده ها است که شامل شناسایی داده های نادرست و رفع آنها برای اطمینان از فرمت و اطلاعات صحیح است. پاکسازی داده ها شامل فرآیندهایی مانند حذف فیلدهای داده با مقادیر از دست رفته، افزودن مقادیر از دست رفته به فیلدهای خالی، تنظیم قالب بندی برای حفظ ثبات و حذف کاراکترهای خاص است. می توانید پاکسازی داده ها را به صورت دستی یا با استفاده از نرم افزارهای تخصصی انجام دهید.

بیشتر بخوانید: نگهداری داده در مقابل پاکسازی داده ها: تفاوت چیست؟

نگهداری داده در مقابل پاکسازی داده ها

نگهداری داده ها و پاکسازی داده ها به هم مرتبط هستند و شباهت های زیادی دارند، اما تفاوت های مهمی نیز دارند. در اینجا مقایسه نگهداری داده در مقابل پاکسازی داده ها آمده است:

استفاده اولیه

نگهداری داده شامل بسیاری از جنبه های مدیریت داده های شما، از جمله پاکسازی می شود. در حالی که هدف اولیه پاکسازی داده ها تعمیر مشکلات است، هدف اصلی نگهداری داده ها جلوگیری از آنها است. شرکت ها سیاست های نگهداری داده ها را برای نظارت بر پایگاه های داده، کنترل دسترسی به اطلاعات و تعریف فرآیندهایی برای مدیریت آن اجرا می کنند. آنها استراتژی های پاکسازی داده ها را برای تصحیح اطلاعات نادرست در پایگاه داده شرکت ایجاد می کنند.

فرکانس

کل فرآیند نگهداری داده ها یک تلاش مداوم است. سازمان‌ها ممکن است هر مرحله را در زمان‌ها و فواصل مختلف تکمیل کنند، اما خود این فرآیند مستمر است. به عنوان بخشی از نگهداری داده ها، پاکسازی داده ها معمولاً به طور منظم انجام می شود. بسته به اندازه شرکت و میزان داده هایی که مدیریت می کند، پاکسازی داده ها ممکن است یک بار در سه ماهه یا به ندرت دو بار در سال انجام شود.

روند

نگهداری داده ها شامل چندین فرآیند است، زیرا هر عنصر هدف متفاوتی دارد. به عنوان مثال، در حالی که نظارت بر داده ها شامل ردیابی KPI هایی است که به سازمان در مورد سلامت داده هایشان می گویند، پاکسازی داده ها شامل تجزیه و تحلیل و حذف تمام داده های غیر ضروری از سیستم است. فرآیند پاکسازی داده ها به رویکرد سازمان بستگی دارد، اما معمولاً شامل ایجاد یک برنامه، ارزیابی داده ها، انجام اصلاحات در صورت نیاز و بررسی داده ها برای دقت است.

نرم افزار

سازمان ها معمولاً فرآیندهای نگهداری داده های خود را با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) مدیریت می کنند. این برنامه‌ها، که شرکت‌ها را قادر می‌سازند تا داده‌های مشتریان خود را سازماندهی کنند و روابط را حفظ کنند، اغلب دارای ویژگی‌های مدیریت داده‌ها هستند که فرآیند نگهداری داده‌ها را ساده‌تر می‌کنند. شرکت‌ها ممکن است از نرم‌افزار CRM برای تکمیل تمام جنبه‌های نگهداری داده‌ها از جمله پاکسازی داده‌ها استفاده کنند، یا ممکن است از ابزارهای جداگانه برای کارهای خاص استفاده کنند. گزینه های دیگر شامل نرم افزار پاکسازی داده ها و تجزیه و تحلیل صفحه گسترده دستی است.

مطالب مرتبط: پایگاه داده CRM چیست؟ تعریف و راهنما

فواید

هم نگهداری داده ها و هم پاکسازی داده ها مزیت ایمن و دقیق نگه داشتن داده های شما را ارائه می دهند. نگهداری داده ها امکان سازماندهی فرآیندهای مدیریت داده شما را فراهم می کند، در حالی که پاکسازی داده ها اطمینان می دهد که اطلاعات به روز و بدون خطا را دارید. با حفظ داده های صحیح و نظارت بر فرآیندهای مدیریت داده ها، شرکت ها ممکن است عملیات تجاری خود را بهبود بخشند.

نکاتی برای حفظ و پاکسازی داده های شما

هر سازمانی روش خاص خود را برای مدیریت داده ها دارد و رویکرد شما ممکن است به عواملی مانند صنعت شما و اندازه شرکت بستگی داشته باشد. در اینجا چند نکته کلی وجود دارد که می توانید از آنها برای ایجاد استراتژی هایی برای حفظ و پاکسازی داده های خود استفاده کنید:

یک طرح توسعه دهید

نگهداری داده ها فرآیندی قابل تنظیم بر اساس اهداف سازمان است. ایجاد اهداف روشن برای مدیریت داده های خود می تواند به شما در ایجاد یک برنامه نگهداری و پاکسازی داده ها کمک کند. با استفاده از اهداف خود، می توانید چارچوبی ایجاد کنید که به شما امکان می دهد تعیین کنید کدام KPI را ردیابی کنید، چگونه یک پایگاه داده سالم تعریف کنید و چه زمانی هر مرحله از فرآیند نگهداری داده را تکمیل کنید.

داده های خود را استاندارد کنید

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای جلوگیری از خطاهای داده، استاندارد کردن داده‌هایتان است. قالب‌هایی را برای داده‌های عددی و متنی انتخاب کنید و پارامترهایی را تنظیم کنید که فقط مقادیر با آن قالب‌ها را در صفحات گسترده پایگاه داده مجاز می‌کنند. اگر از نرم‌افزار مدیریت داده‌ها استفاده می‌کنید، اضافه کردن، حذف یا نیاز به فیلدهای ورودی خاصی را برای ثابت نگه داشتن داده‌ها در نظر بگیرید. برخی از نرم افزارها همچنین به شما این امکان را می دهند که کاربران را از وارد کردن اطلاعات تکراری منع کنید.

آموزش کارکنان را انجام دهید

آموزش کارکنانی که به داده‌های مربوط به شیوه‌های مدیریت داده‌های شرکت دسترسی دارند، می‌تواند به شما در ساده‌سازی روش‌های نگهداری و پاکسازی داده‌ها کمک کند. ایجاد یک روش عملیاتی استاندارد (SOP) و ضبط آن در یک مکان قابل دسترس را در نظر بگیرید تا کارمندان بتوانند هنگام مدیریت، وارد کردن یا بازیابی داده ها به آن مراجعه کنند. اجازه دادن به بازخورد از کارمندان ممکن است شناسایی مشکلات سیستم مدیریت داده فعلی شما و حل آنها را برای بهبود کارایی آسان تر کند.

ایجاد مجوز برای کاربران

اکثر شرکت ها داده های حساس در مورد کارمندان، مشتریان یا عملیات خود را ذخیره می کنند. هنگام توسعه یک فرآیند نگهداری داده ها، از جمله یک ویژگی مجوز در سیستمی که استفاده می کنید، می تواند از دسترسی غیرمجاز که ممکن است منجر به سرقت یا خراب شدن داده شود، جلوگیری کند. نیاز به رمز عبور برای دسترسی به نرم افزار مدیریت داده یا CRM یا محدود کردن دسترسی به صفحات گسترده را در نظر بگیرید. محدود کردن تعداد کارمندانی که به داده‌های شرکت دسترسی دارند نیز ممکن است به حداقل رساندن خطاها برای شما آسان‌تر شود.

بخوانید: ۳۸ سوال برتر مصاحبه تحلیلگر داده