نحوه ایجاد قرارداد نامه (با الگو و مثال)

شرکت ها از اسناد جامع برای کمک به ایجاد رابطه کاری بین شرکت و کارکنان آن استفاده می کنند. نامه های قرارداد به تعریف پارامترهای خاص رابطه کاری بین شرکت و هر کارمند کمک می کند. درک نحوه ایجاد یک قرارداد کامل می تواند به مسئول نگه داشتن هر دو طرف در طول تصدی کارمند در شرکت کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، به این می پردازیم که قرارداد نامه چیست، چرا مهم است و نحوه ایجاد قرارداد نامه را مورد بحث قرار می دهیم.

قرارداد نامه چیست؟

نامه قراردادی یک سند رسمی است که کارفرمایان در شروع کار با شرکت برای کارمندان جدید صادر می کنند. کارمندان این نامه را قبل از پذیرش و شروع وظایف خود در یک موقعیت جدید دریافت می کنند. این تضمین می کند که کارمند و کارفرما درک مشترکی از شرایط خاص استخدام برای یک فرد دارند.

مطالب مرتبط: قراردادهای استخدامی: راهنمای جامع

چرا نامه های قرارداد مهم هستند؟

نامه های قرارداد شرایط و ضوابط استخدام را به تفصیل شرح می دهد. شرکت ها این قراردادها را ایجاد می کنند تا کارمندان را در مورد شرایط استخدامی خود آموزش دهند. این نامه همچنین می تواند به کارمندان کمک کند تا تعیین کنند که آیا مایل به پذیرش استخدام در شرکت هستند یا خیر. برخی از مواردی که بسیاری از نامه های قرارداد شامل موارد زیر هستند:

• موقعیت کارمند

• نام شرکت

• تاریخ شروع کار کارمند

• وضعیت قرارداد

• اطلاعات حقوق و دستمزد

• مزایای شرکت

• دوره های آموزشی یا آزمایشی

• شرایط استخدام

• سایر اطلاعات مربوط به شرکت

مطالب مرتبط: انواع قراردادها در محل کار

نحوه نوشتن قرارداد نامه

در اینجا هشت مرحله برای کمک به شما در ایجاد یک قرارداد نامه جامع آورده شده است:

۱. یک مقدمه ایجاد کنید

نامه خود را با معرفی مختصری از شرکت خود و دلیل نامه شروع کنید. این ممکن است شامل قصد پیشنهاد کار یا اعطای قرارداد موقت باشد. این بخش همچنین برای ارائه یک نمای کلی از شرایط و ضوابط که می خواهید در نامه درباره آنها صحبت کنید مفید است.

۲. اطلاعات موقعیت دقیق

این بخش موقعیت دقیق، عنوان و وضعیت استخدامی کارمند را شرح می دهد. همچنین وظایف و مسئولیت هایی را که فرد ممکن است در این نقش انجام دهد، تشریح می کند. علاوه بر این، همچنین می تواند اخلاق کاری و انتظارات عملکردی را که شرکت از کارمند دارد، توصیف کند.

مطالب مرتبط: در هر مرحله از فرآیند استخدام چه انتظاری باید داشت

۳. در مورد حق‌الزحمه و مزایا بحث کنید

بخش بعدی نامه به جزئیات حق‌الزحمه و مزایای خاصی که شرکت به کارمند ارائه می دهد، می پردازد. این شامل اطلاعات حقوق، دستمزد و دوره پرداخت، همراه با یک نمای کلی از کسر و کسورات است. علاوه بر این، این ممکن است شامل مزایایی نیز باشد که یک کارمند می تواند بر اساس وضعیت شغلی خود دریافت کند.

۴. شرایط استخدام را شرح دهید

این بخش مدت زمان کار در شرکت را شرح می دهد. این برای موقعیت های موقت یا قراردادی که تاریخ تکمیل پیش بینی شده دارند مفید است. بسیاری از شرکت ها نیز شرایط فسخ را در این بخش گنجانده اند.

مطالب مرتبط: هر آنچه که باید در مورد مزایای کارمندان پاره وقت بدانید

۵. اطلاعات آموزشی یا آزمایشی را اضافه کنید

بسیاری از سازمان ها دوره های آموزشی یا آزمایشی را برای کارکنان جدید ایجاد کرده اند. گنجاندن این اطلاعات کارمندان را قادر می سازد تا دوره زمانی را که شرکت آنها را اعضای تیم کاملاً آموزش دیده در نظر می گیرد، درک کنند. این دسته همچنین می‌تواند برنامه‌های آموزشی خاصی را که افراد ممکن است قبل از اینکه کاملاً واجد شرایط تلقی شوند، تحت آن قرار دهند، شرح دهد.

۶. توافقات اضافی را برجسته کنید

گنجاندن شرایط اضافی برای استخدام، مانند بررسی سوابق، می تواند اطمینان حاصل کند که کارکنان از انتظارات خاص برای حفظ وضعیت شغلی خود آگاه هستند. این بخش همچنین می تواند آنها را از انتظار برای تکمیل یک توافقنامه عدم افشا یا عدم رقابت آگاه کند. علاوه بر این، برخی از شرکت ها کارکنان را از انتظار برای رعایت برخی استانداردها پس از ترک شرکت مطلع می کنند.

۷. از تصمیم توافق مطلع شوید

بخش آخر نامه باید به معنای امضای نامه برای کارمند باشد. برخی از شرکت ها تاریخ شروع رسمی استخدام را نیز در این قسمت درج می کنند. این بند همچنین ممکن است به کارکنان اطلاع دهد که قرارداد نامه جایگزین همه توافقات شفاهی یا کتبی قبلی است.

۸. اطلاعات امضا را اضافه کنید

فردی که این موقعیت را ارائه می دهد و کارمند باید نامه قرارداد را امضا کنند تا معتبر باشد. این به رسمیت شناختن رسمی از طرف کارمند است که آنها مایلند شرایط استخدام در شرکت را بپذیرند. این همچنین می تواند تاریخ شروع پیش بینی شده برای کارمند را مجدداً تأیید کند.

الگوی نامه قرارداد

در اینجا یک الگو وجود دارد که می توانید از آن برای کمک به ایجاد نامه قرارداد خود استفاده کنید:

عزیز [ نام و نام خانوادگی ]

[ نام شرکت ] مشتاق است که بر اساس شرایط مندرج در زیر به شما استخدام کند.

شما در [ پاره وقت یا تمام وقت ] از [ عنوان موقعیت ] شروع خواهید کرد . در [ تاریخ شروع استخدام ] به [ عنوان و نام شغلی سرپرست گزارش دهی ] گزارش خواهید داد . به عنوان یک [ عنوان موقعیت ] شما وظایف و مسئولیت هایی را انجام خواهید داد که منطقی و سازگار با موقعیت شما هستند.

حقوق پایه شما [ اطلاعات حقوق پایه ] در [ هفته، ماه، سال ] خواهد بود و [ نام شرکت ] حقوق و دستمزد را به صورت [ هفتگی، دو هفته‌ای، ماهانه ] انجام می‌دهد . به عنوان یک [ کارمند پاره وقت یا تمام وقت ] ، شما [ از مزایای شرکت، از جمله [ فهرست مزایای کارکنان ] برخوردار هستید یا ندارید . مدت استخدام برای دوره خاصی نیست. استخدام شما به میل است، یعنی شما یا [ نام شرکت ]می تواند این رابطه استخدامی را در هر مقطعی، با یا بدون علت یا اخطار قطع کند.

شرکت یک توافقنامه عدم افشا و عدم رقابت را برای شما ضمیمه کرده است تا آن را تکمیل کنید و در اولین روز کارمندگرایی برگردید. این نامه و اسناد اضافی جایگزین هرگونه توافق شفاهی یا کتبی قبلی بین شما و [ نام شرکت ] است . اگر می خواهید این پیشنهاد را بپذیرید، لطفاً در زیر امضا کنید و تاریخ را ثبت کنید. لطفاً یک نسخه امضا شده از این نامه را تا [ تاریخ مقرر ] برگردانید . اگر سوالی دارید لطفا با [ نام و نام خانوادگی ] با شماره [ اطلاعات تماس ] تماس بگیرید .

ما از دورنمای همکاری با شما هیجان زده هستیم و مشتاقانه منتظر پیوستن شما به تیم هستیم.

خالصانه،

[ نماینده شرکت ] [ عنوان شغل ] [ نام شرکت ] [ تاریخ ]

پذیرفته شد و موافقت کرد:

[ نام کارمند ] [ امضای کارمند ] [ تاریخ ]

نمونه نامه قرارداد

می‌توانید مثال زیر را مرور کنید تا به شما در ایجاد قرارداد نامه کمک کند:

آن اسمیت عزیز،

انتشارات Tennent مشتاق است که بر اساس شرایط موجود در زیر به شما استخدام کند.

شما در یک موقعیت تمام وقت به عنوان مدیر حساب شروع خواهید کرد. شما در ۸ آگوست ۲۰۲۱ به مدیر حساب، راجر جونز، گزارش خواهید داد.

حقوق پایه شما ۸۰۰۰۰ دلار در سال خواهد بود و Tennent Publishing حقوق و دستمزد را به صورت دو هفته یکبار انجام می دهد. به عنوان یک کارمند تمام وقت، شما از مزایای شرکت، از جمله پوشش سلامت، گزینه های طرح بازنشستگی، گزینه سهام و مرخصی با حقوق برخوردار هستید. مدت استخدام برای دوره خاصی نیست. استخدام شما به میل است، به این معنی که شما یا انتشارات تننت می توانید این رابطه استخدامی را در هر مقطعی، با یا بدون دلیل یا اطلاع قبلی، خاتمه دهید.

Tennent Publishing یک قرارداد عدم افشا و عدم رقابت را برای شما ضمیمه کرده است تا آن را تکمیل و در روز اول مشاوره بازگردید. این نامه و اسناد اضافی جایگزین هرگونه توافق شفاهی یا کتبی قبلی بین شما و انتشارات تننت است. اگر می خواهید این پیشنهاد را بپذیرید، لطفاً در زیر امضا کنید و تاریخ را ثبت کنید. لطفاً یک نسخه امضا شده از این نامه را تا ۱ اوت ۲۰۲۱ برگردانید. اگر سؤالی دارید، لطفاً با کیت رایت به آدرس kwright@email.com تماس بگیرید.

ما از دورنمای همکاری با شما هیجان زده هستیم و مشتاقانه منتظر پیوستن شما به تیم هستیم.

خالصانه،

کیت رایت
مدیر منابع انسانی
انتشارات تننت
۳۱ ژوئیه ۲۰۲۱

پذیرفته شد و موافقت کرد:

آن اسمیت ۳۱ ژوئیه ۲۰۲۱