چگونه یک برنامه شلوغ را در ۱۳ مرحله مدیریت کنیم

برنامه های شلوغ می تواند شامل لیست های طولانی از کارهای کوچک، کارهای کمتر اما بسیار درگیر یا ترکیبی از هر دو باشد. استراتژی های زیادی برای مدیریت یک برنامه شلوغ وجود دارد که می تواند به اطمینان از تکمیل به موقع وظایف کمک کند. اگر برنامه شلوغی دارید، استفاده از برخی از این نکات می تواند به شما کمک کند زمان خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و کارهای مهم خود را انجام دهید.

در این مقاله  از ایوسی به اهمیت مدیریت برنامه شلوغ می پردازیم و ۱۳ راه برای مدیریت برنامه شلوغ ارائه می دهیم.

چرا مدیریت یک برنامه شلوغ مهم است؟

مدیریت یک برنامه شلوغ به منظور افزایش کارایی و بهره وری بسیار مهم است. پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت زمان و زمان‌بندی مؤثر می‌تواند به شما کمک کند روز کاری خود را برای حداکثر عملکرد بهینه کنید. مدیریت یک برنامه شلوغ می‌تواند به کارفرمایان فعلی و آینده توانایی شما را در سازماندهی تلاش‌هایتان، نظارت شخصی بر کارهایتان و تکمیل مسئولیت‌های پیچیده و ساده به‌موقع و با کیفیت نشان دهد.

چگونه یک برنامه شلوغ را مدیریت کنیم

در اینجا ۱۳ استراتژی وجود دارد که می توانید برای سازماندهی برنامه شلوغ خود امتحان کنید:

۱. وظایف بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید

اگر یک پروژه ممکن است ساعت ها، روزها، هفته ها یا بیشتر طول بکشد، می توانید مراحل پروژه را تقسیم بندی کنید. انجام این کار می تواند به شما کمک کند از یک سری دستاوردهای کوچک لذت ببرید و به آرامی به سمت هدف اصلی حرکت کنید. شما همچنین می توانید با انجام یک کار پیچیده در مراحل کوچکتر و ساده تر از احساس غرق شدن جلوگیری کنید. به عنوان مثال، اگر نیاز به تهیه یک کتابچه راهنمای کارمند ۵۰ صفحه ای دارید، می توانید کتابچه راهنمای کاربر را بر اساس فصل ها و بخش های هر فصل تقسیم کنید. با تکمیل هر بخش، به سمت تکمیل کل پیشرفت می کنید.

۲. اولویت بندی کنید

اولویت‌بندی کار می‌تواند به شما کمک کند تا ابتدا حیاتی‌ترین وظایف را انجام دهید، که ممکن است به کاهش احساس استرس یا عدم اطمینان کمک کند. راه‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد، مانند نزدیک‌ترین مهلت‌ها، اهمیت مشتری، اهمیت شخصی برای شما و درخواست‌های ویژه توسط مدیریت. با تکمیل این وظایف با اولویت اول، ممکن است متوجه شوید که فشار کمتری در روز کاری خود احساس می کنید زیرا فوری ترین کار در حال حاضر کامل شده است.

بیشتر بخوانید: چگونه وظایف را در محل کار اولویت بندی کنیم

۳. بر زمان خود نظارت داشته باشید

نظارت بر زمان لازم برای انجام هر کار می تواند به شما کمک کند تا مناطقی از برنامه خود را که نیاز به توجه دارند را راحت تر درک کنید. شما می توانید یک گزارش کتبی داشته باشید یا از یک برنامه ردیابی زمان برای نظارت بر میزان زمانی که برای انجام کارهای مختلف صرف می کنید استفاده کنید.

هنگامی که بدانید روزانه زمان خود را کجا می گذرانید، می توانید به این فکر کنید که آیا نیاز به تغییر بخشی از برنامه روزانه خود دارید یا خیر. با تعیین ضرب الاجل برای وظایف خود می توانید زمان خود را به شدت کنترل کنید. گاهی اوقات، داشتن یک ضرب الاجل می تواند شما را تشویق کند تا وظایف خود را سریعتر انجام دهید. می توانید یک تایمر تنظیم کنید تا به خود یادآوری کنید که به کار بعدی بروید. اگر متوجه شدید که در زمان‌های خاصی کار را به تعویق می‌اندازید، برنامه خود را طوری تنظیم کنید که با زمان‌هایی که معمولاً بهره‌وری کمتری دارید همپوشانی داشته باشد تا آن زمان را بهینه کنید.

مطالب مرتبط: استفاده از تکنیک پومودورو برای تسلط بر مدیریت زمان

۴. جلسات خود را استراتژیک برنامه ریزی کنید

استراتژی هایی برای کاهش زمان صرف شده در جلسات و در عین حال حصول اطمینان از دستیابی به اهداف جلسه وجود دارد. می‌توانید در نظر بگیرید که آیا موضوع به یک جلسه حضوری نیاز دارد یا می‌توانید یک مکالمه مجازی یا تلفنی ترتیب دهید تا زمان رفت و آمد را حذف کنید.

اگر جلسه ضروری است، می توانید با ارسال پیش از موعد، دستور جلسه، تنظیم یک برنامه دقیق، از جمله زمان پایان، یادآوری زمان باقیمانده به شرکت کنندگان و کم نگه داشتن تعداد افراد حاضر در جلسه، مدت زمان جلسه را کاهش دهید. . با تعداد افراد کمتر، همه می توانند نظرات خود را در زمان نسبتاً کمتری به اشتراک بگذارند و ممکن است انجام مکالمه راحت تر باشد.

۵. انتظارات عملکرد قابل دستیابی را تنظیم کنید

اگر برنامه شلوغی دارید، تعیین انتظارات قابل دستیابی و واقع بینانه ممکن است مفید باشد. گاهی اوقات، تلاش برای تکمیل بسیاری از وظایف یا تکمیل همه چیز به طور کامل می تواند منجر به تاخیر شود. هنگام تهیه برنامه خود، سعی کنید تا آنجا که می توانید صادقانه و واقع بینانه در مورد توانایی های خود صحبت کنید. توانایی‌های شما ممکن است بسته به روز متفاوت باشد، بنابراین مهم است که هر روز صبح کمی وقت بگذارید و صادقانه در مورد تعداد مواردی که می‌توانید انتظار تکمیل آن را دارید فکر کنید.

۶. برخی از وظایف خود را تفویض یا برون سپاری کنید

در برخی موارد، می‌توانید شخص دیگری را پیدا کنید که بتواند بخشی یا تمام برخی از وظایف شما را انجام دهد تا به شما کمک کند روی مسئولیت‌های دیگر تمرکز کنید. بسته به موقعیت خود، ممکن است بتوانید تشخیص دهید که چه کسی می تواند برخی از مسئولیت های شما را بر عهده بگیرد و وظایف را به آنها محول کند.

همچنین می‌توانید به یک فرد خارجی برای تکمیل برخی از وظایف خود پول بدهید تا زمان کاری شما آزاد شود. یک مثال می تواند استخدام یک دستیار برای مدیریت برنامه و بررسی ایمیل های شما و همچنین هشدار دادن به موارد فوری و پاسخ به دیگران باشد.

بیشتر بخوانید: تفویض اختیار: تعریف و راهنما

۷. میزان کاری را که می توانید واقع بینانه انجام دهید، بپذیرید

ممکن است برای پذیرش کاری بیش از آنچه که به طور واقع بینانه می توانید انجام دهید، تحت فشار باشید. این ممکن است زمانی اتفاق بیفتد که بخواهید مدیران را در یک موقعیت جدید تحت تاثیر قرار دهید یا اگر برای ارتقاء در نظر گرفته شده باشید. انجام کارهایی بیشتر از آنچه می توانید به طور واقعی انجام دهید، گاهی اوقات می تواند منجر به کاهش عملکرد کلی شود، مانند مهلت های از دست رفته و کاهش کیفیت کار.

برای جلوگیری از این امر، می توانید به برنامه خود رجوع کنید و در نظر بگیرید که آیا کار جدیدی است که بتوانید مطابق با استانداردهای خود روی آن کار کنید. اگر احساس نمی‌کنید که نمی‌توانید کار را به پایان برسانید، وقتی با احترام رد می‌کنید، در مورد دلایل خود صادق باشید. انتخابی بودن در مورد مشاغلی که به عهده می گیرید می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که می توانید تمام ضرب الاجل های خود را رعایت کنید و به وعده های خود عمل کنید.

۸. یک برنامه زمانی مرکزی داشته باشید

ممکن است برای شما مفید باشد که یک برنامه زمانی واحد تهیه کنید که در آن تمام وظایف روزانه، هفتگی، ماهانه و بلندمدت خود را حفظ کنید. با قرار دادن همه کارهایتان در یک مکان مرکزی، ممکن است بررسی سریع کارهایی که باید انجام دهید و اینکه آیا برای انجام کارهای اضافی وقت دارید یا نه، آسان‌تر است. این برنامه می‌تواند دیجیتال یا فیزیکی باشد، بسته به اینکه چه چیزی راحت‌تر است. شما می توانید برنامه را با وظایف کدگذاری رنگ بر اساس فوریت، نوع یا تاریخ سررسید سازماندهی کنید.

۹. وظایف گروهی

ممکن است با انجام همزمان کارهای مرتبط یا مشابه، کارایی خود را بهبود بخشید و وظایف خود را سریعتر انجام دهید. ترکیب کارهای مرتبط با هم می تواند کارایی و بهره وری را افزایش دهد زیرا ممکن است تبادل بین کارهایی که نیاز به یک نوع کار دارند آسان تر باشد. این موارد می تواند شامل مواردی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها، تشریح سخنرانی ها، نمره دادن به تکالیف یا برنامه ریزی باشد. برای مثال، می‌توانید در آخرین دوشنبه هر ماه زمانی را برای تهیه بودجه برای تمام بخش‌هایی که بر آن نظارت دارید، اختصاص دهید.

۱۰. از خرابی های اجتناب ناپذیر استفاده کنید

در طول روز، ممکن است در زمانی که منتظر شروع کار بعدی هستید، با زمان هایی مواجه شوید که کار خاصی برای انجام دادن وجود ندارد. برای مثال، ممکن است در قطار رفت و آمد کنید یا بین یک سری جلسات ۱۰ یا ۱۵ دقیقه فاصله داشته باشید. می توانید با انجام کارهایی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها یا خواندن مقالات کوتاه از آن زمان استفاده کنید.

فهرستی از کارهای کوچکتر که می‌توانید در این دوره‌های وقت آزاد انجام دهید، زودتر تهیه کنید. با گذشت زمان، این کارهای جزئی می توانند به مقدار قابل توجهی از زمان مولد اضافه کنند که در غیر این صورت ممکن است به طور موثر از آن استفاده نکنید.

۱۱. هر روز برنامه ریزی کنید

برای برخی از افراد ایجاد یک برنامه روزانه برای اطمینان از انجام تمام وظایف مهم هر روز مفید است. می توانید برنامه روز بعد خود را در پایان روز کاری فعلی، شب قبل از خواب، صبح هنگام نوشیدن قهوه یا هر زمانی که احساس می کنید برای فکر کردن در مورد وظایف روز بعد آماده هستید، برنامه ریزی کنید.

هنگامی که برنامه خود را آماده می کنید، چندین استراتژی وجود دارد که می توانید برای بهترین استفاده از زمان خود سعی کنید. شما می توانید وظایف خود را به گونه ای ترتیب دهید که در زمانی که بیشترین بهره وری را احساس می کنید، تناسب داشته باشند. به عنوان مثال، برخی از افراد در صبح، برخی بعد از ناهار و برخی در عصر بیشترین انرژی را احساس می کنند. می توانید وظایف خود را طوری ترتیب دهید که ابتدا موارد دشوار یا پیچیده را تکمیل کنید و کارهایی را که بیشتر از آن لذت می برید تا پایان روز انجام دهید. یا، می توانید کاری را تنظیم کنید که بیشترین زمان را برای شروع روز داشته باشد.

بیشتر بخوانید: چگونه یک برنامه روزانه ایجاد کنم و به آن پایبند باشم؟

۱۲. از حواس پرتی خودداری کنید

هنگام به حداکثر رساندن استفاده از زمان، مهم است که محدودیت ها را محدود کرده و از حواس پرتی خودداری کنید. ممکن است متوجه شوید که گردش کار شما با اعلان‌های متنی یا ایمیلی یا ورود کارمندان به دفتر شما قطع شده است. در این موارد، می‌توانید از پرت شدن حواس از کارهای فعلی خود جلوگیری کنید و سعی کنید با قرار دادن تلفن خود در حالت بی‌صدا، مکث کردن صندوق ورودی خود، استفاده از هدفون برای نشان دادن اینکه مشغول هستید یا درب دفتر خود را ببندید، کارایی خود را افزایش دهید.

۱۳. استراحت کنید

اگر چه به تعویق انداختن کار می تواند مشکل ساز شود اگر کارایی و بهره وری شما را کاهش دهد، استراحت های برنامه ریزی شده به دلایل زیادی می تواند مفید باشد. اگر برای استراحت برنامه ریزی می کنید و از آنها برای استراحت، غذا خوردن، رسیدگی به کارهای شخصی یا فکر کردن به چیزهایی غیر از کار استفاده می کنید، ممکن است متوجه شوید که وقتی زمان کار دوباره فرا می رسد، انرژی و تمرکز بیشتری دارید. نکته کلیدی این است که این وقفه ها را برنامه ریزی کنید و آنها را برای جلوگیری از تبدیل شدن آنها به یک ابزار تعویق زمانی محدود کنید.