تعریف کمک هزینه برای حسابهای مشکوک (با مثال)

برای صاحبان مشاغل مهم است که بدانند مشتریان چقدر به آنها بدهکار هستند و احتمال اینکه مشتریان بدهی های خود را پرداخت کنند. ایجاد ذخیره برای حساب‌های مشکوک می‌تواند با در نظر گرفتن احتمال عدم پرداخت برخی از مشتریان، از کسب‌وکارها در برابر زیان‌های پیش‌بینی نشده محافظت کند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که کمک هزینه برای حساب‌های مشکوک (AFDA: allowance for doubtful accounts) چیست، چرا داشتن آن مهم است، در مورد افرادی که از چنین حساب‌هایی استفاده می‌کنند صحبت می‌کنیم و مثال‌هایی از نحوه محاسبه این معیار ارائه می‌دهیم.

ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول چیست؟

ذخیره برای حساب‌های مشکوک، یک حساب دارایی مخالف است که برای ایجاد ذخیره برای مشتریانی که کالاها یا خدماتی را خریداری می‌کنند و سپس مبلغ بدهی خرید خود را پرداخت نمی‌کنند، استفاده می‌شود. AFDA مقدار کل حساب های دریافتنی در ترازنامه یک کسب و کار را کاهش می دهد تا میزان پولی را که می تواند جمع آوری کند به طور مناسب تری منعکس کند. حساب بر خلاف دارایی حسابی است که دارای مانده صفر یا مانده اعتباری است که ارزش واقعی حساب های دریافتنی را نشان می دهد.

ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول درصدی از حساب های دریافتنی را که انتظار می رود غیرقابل وصول باشد، تخمین می زند. مطابق با اصل تطبیق حسابداری، ذخیره برای حساب‌های مشکوک الوصول تضمین می‌کند که هزینه‌های مربوط به فروش در همان دوره حسابداری ثبت می‌شود که درآمد حاصل شده است.

مطالب مرتبط: سود ناخالص در مقابل سود خالص: تفاوت چیست؟

چه کسی از ذخیره برای حساب های مشکوک استفاده می کند؟

متخصصان کسب و کار که خطوط اعتباری را به مشتریان خود ارائه می دهند، برای افزایش دقت حساب های دریافتنی در ترازنامه، برای حساب های مشکوک الوصول ذخیره می کنند.

حسابداران، صاحبان مشاغل و مدیران برای تخمین پرداخت هایی که ممکن است پرداخت نشده باقی بمانند، از ذخیره حساب های مشکوک استفاده می کنند. شرکت هایی که به طور منظم خدمات و کالاها را به صورت اعتباری ارائه می دهند و بینش آگاهانه ای در مورد احتمال وصول پرداخت دارند، از این سیستم برای پیش بینی و جلوگیری از صورت های مالی نادرست استفاده می کنند.

مطالب مرتبط: صورت های مالی در مقابل ترازنامه: تفاوت چیست؟

چرا داشتن ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول مهم است؟

ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول به عنوان حاشیه ای از ایمنی برای شرکت ها عمل می کند و به آنها کمک می کند تا خطرات ناشی از جمع آوری پرداخت ها را شناسایی کنند و اعداد حساب های دریافتنی واقعی تر را ارائه دهند. مشتریان ممکن است صورت‌حساب‌های خود را کوتاه‌پرداخت کنند، اختلافاتی را مطرح کنند که پرداخت‌ها را به تأخیر بیندازند یا اعلام ورشکستگی کنند. دلایل متعددی وجود دارد که چرا برای کسب‌وکارها مهم است که برای حساب‌های مشکوک ذخیره شوند، از جمله اینکه می‌تواند:

• بهبود دقت رکورد

• حساب های پیش فرض را شناسایی کنید

• بهبود فرآیندهای جمع آوری

• کمک به بودجه پروژه و برنامه ریزی نیازهای سرمایه در گردش

• سلامت مالی را نشان دهد

مطالب مرتبط: بیانیه عملیات چیست؟ (تعریف و مثال)

بدهی مشکوک در مقابل بدهی بد

بدهی بد به بدهی اطلاق می شود که شما رسماً پذیرفته اید که توسط مشتری پرداخت نشده است. این پولی است که فکر می کردید شرکت شما دریافت خواهد کرد، اما غیرقابل وصول باقی می ماند. پرداخت هایی که پرداخت نشده باقی می ماند به بدهی های بد تبدیل می شود. بدهی مشکوک قابل وصول باقی می ماند، اما یک کسب و کار انتظار ندارد برای آن مبلغی دریافت کند. هنوز این احتمال وجود دارد که شرکت شما مبلغی را دریافت کند، اما شما پیش بینی می کنید که در نهایت به بدهی بد تبدیل شود.

۶ روش برای محاسبه ذخیره حساب های مشکوک الوصول

در اینجا برخی از ضروری ترین و متداول ترین روش های محاسبه ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول آورده شده است:

۱. درصد فروش

این روش ذخیره حساب های مشکوک الوصول را با اعمال درصد ثابتی از کل مبلغ حساب های دریافتنی دوره محاسبه می کند.

به عنوان مثال، اگر متوسط ​​بدهی بد برای شرکت ABC برای سه ماهه اول ۲۰۰۰۰ تومان باشد و شرکت به ارزش ۵۰۰۰۰۰ تومان فروش داشته باشد، پس هزینه بدهی بد ۴٪ از فروش است. شرکت از این درصد برای تخمین میزان بدهی بد بر اساس فروش در یک دوره خاص استفاده می کند.

۲. حساب های دریافتنی قدیمی

روش دیگر برای تخمین ذخیره حساب های مشکوک الوصول این است که تمام حساب های دریافتنی شرکت را بر اساس سن بدهی گروه بندی کرده و سپس درصدهای متفاوتی را برای هر گروه اعمال می کند. کل مبلغ پرداخت نشده پیش بینی شده را منعکس می کند. این می تواند به فرآیندهای برنامه ریزی و بودجه شما کمک کند.

۳. طبقه بندی ریسک

با این روش، به هر مشتری یک امتیاز ریسک در مورد احتمال عدم پرداخت بدهی آنها اختصاص دهید. مشتریانی که ریسک نکول اعتبار بیشتری دارند، امتیاز بیشتری دریافت خواهند کرد.

به عنوان مثال، شرکت ABC می تواند مشتریان را بر اساس احتمال نکول آنها به سه دسته ریسک مانند کم، متوسط ​​و زیاد گروه بندی کند. درصد هر دسته نسبت به کل مبلغ بدهی می تواند تخمینی برای ذخیره حساب های مشکوک الوصول به شرکت ارائه دهد.

۴. درصد تاریخی

تجربه ممکن است یکی از راه‌های قابل اطمینان‌تر برای محاسبه ذخیره برای حساب‌های مشکوک باشد. استفاده از درصدی از حساب‌های دریافتنی که در گذشته به بدهی‌های بد تبدیل شده‌اند، می‌تواند به شما در پیش‌بینی آینده کمک کند. این اطلاعات می تواند به شما کمک کند تا حساب های دقیق تری داشته باشید و در صورت نیاز به کمک هزینه برای حساب های مشکوک، آمادگی بیشتری داشته باشید.

۵. تحلیل پارتو

اگر فقط تعداد محدودی از موجودی حساب های بزرگ وجود دارد، می توانید حساب های دریافتنی را که بیش از ۸۰ درصد موجودی را تشکیل می دهند، بردارید، آنها را بررسی کنید و سپس تخمین بزنید که کدام یک از این مشتریان احتمالاً ممکن است نکول کنند. از روش درصد تاریخی برای باقی مانده حساب های کوچکتر استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: تجزیه و تحلیل پارتو: چه زمانی و چگونه از آن استفاده کنیم

۶. مقایسه

گزینه دیگر برای محاسبه و ثبت ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول، مقایسه آن با حساب های دریافتنی است که از قبل به شدت معوق شده اند و احتمالاً وصول نمی کنید. این روش به اندازه روش های دیگر پیش بینی کننده نیست، اما همچنان می تواند اطلاعات ارزشمندی را در اختیار کسب و کار شما قرار دهد. اگر کمک هزینه پیش بینی شده کمتر از حساب های عقب افتاده است، حساب های خود را مجددا ارزیابی کنید.

نحوه محاسبه ذخیره برای حساب های مشکوک الوصول

در اینجا نمونه هایی از محاسبه و ثبت ذخیره حساب های مشکوک الوصول با استفاده از روش های مختلف آورده شده است:

روش ۱: روش پیری حساب های دریافتنی

شرکت ABC دریافته است که ۱۰ درصد از حساب های دریافتنی با تاخیر بیش از ۳۰ روز و ۵ درصد از حساب های دریافتنی کمتر از ۳۰ روز تاخیر دارند که معمولاً وصول نشده باقی می مانند. آنها در حال حاضر منتظر پرداخت ۲۰۰۰ تومان اعتبار هستند که بیش از ۳۰ روز تاخیر دارد و ارزش ۱۰۰۰۰ تومان کمتر از یک ماه است.

ذخیره حسابهای مشکوک الوصول را با ضرب حسابهای دریافتنی در درصد مناسب برای دوره پیری تخمین می زند و سپس این دو مجموع را با هم جمع می کند.

مثلا:

• ۲۰۰۰ x 0.10 = 200

• ۱۰۰۰۰ x 0.05 = 500

• ۲۰۰ + ۵۰۰ = ۷۰۰

هزینه تخمینی آن برای حساب های مشکوک ۷۰۰ تومان است.

روش ۲: درصد تاریخی

شرکت ABC دریافته است که از نظر تاریخی، ۲٪ از فروش اعتباری آنها پرداخت نشده باقی می ماند. مبلغ کل حساب های دریافتنی آنها در حال حاضر ۵۰۰۰۰ تومان است. آنها ذخیره حساب های مشکوک الوصول را با ضرب حساب های دریافتنی در درصد تخمین می زنند.

مثلا:

• ۵۰۰۰۰ * ۰۲ = ۱۰۰۰

هزینه تخمینی آن برای حساب های مشکوک ۱۰۰۰ تومان است.

مطالب مرتبط: هزینه یابی فرآیند چیست؟ تعریف، انواع و نحوه استفاده از آن

نحوه ایجاد یک مدخل مجله برای AFDA

برای نظارت بر بدهی‌های بد و پیگیری پرداخت‌های بدهی، کسب‌وکارها ورودی‌های ژورنالی را برای جبران حساب‌های مشکوک ایجاد می‌کنند. در مدخل ژورنال، هزینه های بدهی بد را بدهکار می کند در حالی که مبلغی را که انتظار دارد پرداخت شود بستانکار می کند.

هنگامی که یک بدهی مشکوک به بدهی بد تبدیل می شود، کسب و کارها حساب دریافتنی خود را بستانکار می کنند و کمک هزینه حساب های مشکوک الوصول را بدهکار می کنند. با این حال، مشتریان گاهی اوقات مبلغی را به عنوان بدهی بد پرداخت می کنند. هنگامی که این اتفاق می افتد، مدیر ترازنامه با بستانکار کردن حساب های دریافتنی، حساب را معکوس می کند.

محل ذخیره حساب های مشکوک الوصول در ترازنامه

در ترازنامه، شرکت ها قسمت ذخیره حساب های مشکوک الوصول را در زیر دارایی ها قرار می دهند. مستقیماً زیر آیتم دریافتنی‌ها قرار می‌گیرد، که نشان می‌دهد این مقدار پولی است که شرکت انتظار دریافت آن را دارد. هر مبلغی که به عنوان ذخیره حساب های مشکوک الوصول اضافه شود، کسری است که به شرکت امکان می دهد میزان بدهی بد را مشاهده کند.

برای مثال، شرکت ABC از مثال‌های قبلی ممکن است برای حساب‌های مشکوک الوصول در ترازنامه ذخیره کند مانند:

نمونه هایی از استفاده از ذخیره برای حساب های مشکوک

مثال‌های زیر را در مورد نحوه استفاده شرکت‌ها از ذخیره برای حساب‌های مشکوک در نظر بگیرید:

مثال ۱

شرکت ABC 50 مشتری را فهرست می کند که محصولات آن را به صورت اعتباری خریداری می کنند و کل مبلغ بدهی تا ۳۰ آذر ۱۴۰۱، ۱۰۰,۰۰۰ تومان است. این مبلغ را به عنوان حساب های دریافتنی در ترازنامه وارد می کند. هدف این حساب پیش بینی تعداد مشتریانی است که ممکن است بدهی خود را پرداخت نکنند و شرکت را قادر می سازد تا حسابداری دقیق تری از بدهی داشته باشد.

شرکت ABC انتظار دارد برای ۲۰ درصد بدهی که ۲۰۰۰۰ تومان است، پرداختی صورت نگیرد. اگرچه ممکن است در نهایت بدهی را بپردازد، اما شرکت باید با تخمین مبلغی که پرداخت نمی کند از خود در برابر ضرر محافظت کند. در این مثال، شرکت مبلغی را که برای آن پرداختی دریافت نمی کند، به عنوان هزینه بدهی بد بدهکار می کند. ترازنامه ۸۰۰۰۰ تومان را به عنوان ارزش خالص قابل فروش برای حساب های دریافتنی ثبت می کند، سپس ذخیره حساب ها به صورت زیر ظاهر می شود:

بنابراین، کمک هزینه برای حساب های مشکوک ۲۰۰۰۰ تومان خواهد بود.

مثال ۲

یک مشتری برای شرکت ABC بدهی ۲۲۰۰ تومانی را می پردازد که قبلاً آن را به عنوان بدهی بد پرداخت کرده بود. ABC حساب را با وارد کردن معکوس می کند:

بنابراین، کمک هزینه برای حساب های مشکوک ۲۲۰۰ تومان خواهد بود.

در مرحله بعد، در نظر بگیرید که شرکت ABC تا ۳۰ آذر ۱۴۰۱ دارای مانده بدهی حساب های دریافتنی ۱۰۰,۰۰۰ تومان است. با استفاده از روش قدیمی، دریافت که ۲۰,۰۰۰ تومان از این بدهی بیش از ۱۰۰ روز گذشته است و معتقد است ۱۰,۰۰۰ تومان از این حساب های دریافتنی باقی خواهد ماند. پرداخت نشده این حساب های دریافتنی در ترازنامه را تغییر می دهد تا این موضوع را منعکس کند.

برای انجام این کار، کمک هزینه را از حساب های دریافتنی، ۱۰۰,۰۰۰ تا ۱۰,۰۰۰ تومان کم می کند و مبلغ خالص ۹۰,۰۰۰ تومان را برای آن باقی می گذارد. ترازنامه آنها به صورت زیر ظاهر می شود:

بنابراین، کمک هزینه برای حساب های مشکوک ۱۰۰۰۰ تومان خواهد بود.