فرمولی برای بهره وری کامل: ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت

گاهی اوقات، علم بهره وری مانند یک توطئه سازمان یافته برای توجیه تنبلی به نظر می رسد. چراکه در چارچوب باورهای ذهنی ما نمی‌گنجد و در ابتدا این طور به ما القا می‌کند که صرفا قصد گذاردن تاثیر سوء بر روی روند کاری ما را دارد؛ مثلا:

روی عکس های حیوانات کوچک زیبا در محل کار کلیک می کنید؟

• محققان دانشگاه هیروشیما (Hiroshima University) گفته‌اند که این تعویق احمقانه نیست. نگاه کردن به عکس‌های دوست‌داشتنی از بچه گربه‌هایی که بی‌دردسر در گلوله‌های نخ غلت می‌زنند، تمرکز ما را افزایش می‌دهد و “لطافت ناشی از تصاویر زیبا” عملکرد حرکتی ما را در رایانه بهبود می‌بخشد.

رفتن به تعطیلات طولانی چطور؟

• شما از مسئولیت های خود فرار نمی کنید. مطالعات نشان می‌دهد که استراحت‌های طولانی در دفتر، انرژی شناختی شما را مجدداً راه‌اندازی می‌کند تا مشکلات بزرگ را با مهارت ذهنی که شایسته آن هستند حل کند.

انجام امور شرکت از خانه چطور؟

• با دادن این مطالعه از سال ۲۰۱۳ که روی کارمندان مرکز تماس چینی صورت گرفته است، مبنی بر اینکه نشان می‌دهد «رفت و آمد از راه دور» عملکرد شرکت را بهبود می‌بخشد، اتهامات رکیک رئیس‌تان را مبنی بر اینکه آنقدر تنبل هستید که نمی‌توانید صبح‌ها یک شلوار بپوشید، خاموش کنید. (در واقع، لازم نیست این تحقیق را به او بدهید. چون این مستلزم رفتن به دفتر کار است.)

مشاهدات علمی زیربنای این یافته‌های تقریباً خیلی خوب برای واقعی بودن این است که مغز ماهیچه‌ای است که مانند هر ماهیچه‌ای از استرس مکرر خسته می‌شود. با این حال، این یافته‌ها نمی‌تواند برای خیلی از نیروهای کار و یا مدیران اجرایی مورد قبول واقع شود؛ چراکه بسیاری از ما تصویری فرهنگی و مثبت از سخت کوشی داریم که شامل کارگرانی که اول هر روز صبح تا آخر تمام شب ها بدون وقفه کار می‌کنند، کارمندانی که هر روز با تلاش زیاد، حضور پر رنگ خود را در شرکت یا اداره به تصویر می‌کشند و …. می‌شود.

تلاش بیشتر مساوی با بازدهی بیشتر؛ این درست است؟

در واقع، بسیاری از این مدل افراد کاملاً سازنده هستند که زود به دفتر می روند، دیر به خانه برمی‌گردند و به نظر می رسد که هرگز دست از کار نمی کشند. اما حقیقت در مورد بهره وری برای بقیه ما (و به احتمال زیاد حتی همین افراد) این است که ساعات بیشتر به معنای کار بهتر نیست. در عوض، مانند دونده‌ای که بعد از چند کیلومتر شروع به پرچم‌گذاری می‌کند، توانایی ما برای انجام وظایف با گذشت زمان کاهش می‌یابد.

ما می‌توانیم بسیاری از کارها را در محدوده‌ی زمانی کمتری به پایان برسانیم و لزومی ندارد تمام شبانه روز خود را صرف کار کنیم (این مطلب را بخوانید تا درک کاملتری پیدا کنید)، و مهم‌تر از آن هر یک از ما بین جلسات کاری خود به استراحت هایی نیاز داریم که به صورت استراتژیک ارائه شود.

مستنداتی مبنی بر ضرورت استراحت در زمان کار

بنابراین طول مناسب برای استراحت چقدر است؟ طبق آزمایشی که چند سال پیش توسط محققان دانشگاه تورنتو انجام و نتیجه‌ی آن نیز منتشر شد، هفده دقیقه زمانی بسیار مناسب است (این مقاله را مطالعه کنید). به جای اینکه وقتی که روبروی میز کارتان نشسته‌اید، کرونومتر را برای ۱۷ دقیقه تنظیم کنید، شاید بسیار بهتر این باشد که اصلا از جای‌تان بلند شوید و از میز کارتان مقداری دور شوید.

نمونه اول

DeskTime، یک برنامه بهره وری است که استفاده از رایانه کارمندان را ردیابی می کند، نگاه به داده های این برنامه درخصوص مطالعه رفتار مولدترین کارمندان حاکی از این است که: ۱۰ درصد با بالاترین عملکرد، ۵۲ دقیقه متوالی کار می کنند و سپس ۱۷ دقیقه استراحت می کنند. در همین خصوص جولیا گیفورد (Julia Gifford) در The Muse گفته است که این ۱۷ دقیقه اغلب دور از رایانه با صحبت کردن با یک پیاده روی، انجام تمرینات یا صحبت با همکاران سپری می شد. (مطلب کامل در اینجا)

به نیرو‌های‌تان می‌توانید بگویید که ۵۲ دقیقه متوالی تمرکز کنند و سپس بلافاصله میزهای خود را به مدت ۱۰۲۰ ثانیه رها کنند، ممکن است این راهکار شما به عنوان یک توصیه احمقانه در نظر گرفته شود. اما این اولین مطالعه مشاهده ای نیست که نشان می دهد وقفه های کوتاه با بهره وری بالاتر ارتباط دارد.

نمونه دوم

در سال ۱۹۹۹، آزمایشگاه تحقیقاتی ارگونومی دانشگاه کرنل (Cornell University’s Ergonomics) از یک برنامه کامپیوتری برای یادآوری کارگران برای استراحت کوتاه استفاده کرد. این پروژه به این نتیجه رسید که «نیروهایی که هشدارها را دریافت می‌کنند [به آنها یادآوری می‌کند که کار را متوقف کنند] به طور متوسط در کارشان ۱۳ درصد دقیق‌تر از همکارانی هستند که به آنها یادآوری نشده است».

بعید به نظر می رسد که یک عدد وجود داشته باشد که نشان دهنده مدت زمان ایده آل برای هر کارمند در هر صنعتی باشد تا از کار باز بماند. به جای تنظیم کردن کرونومتر برای مدت ۰۰:۱۷:۰۰ به منظور توقف کار، یادآوری مهمتر ممکن است این باشد که اصلا بلند شوید. در واقع، پربازده ترین کارمندان لزوماً طولانی ترین ساعات کار را انجام نمی دهند. در عوض، آنها هوشمندانه ترین رویکرد را برای مدیریت انرژی خود برای حل وظایف به روش های کارآمد و خلاقانه اتخاذ می کنند.

نمونه سوم

شاید مدیریت انرژی دفتر ما یک هنر گمشده باشد. در اواسط دهه ۱۹۲۰، یکی از مدیران اجرایی در میشیگان که بر روی بهره‌وری کارگران کارخانه‌اش مطالعه می‌کرد، متوجه شد که بازدهی کارکنانش زمانی که ساعت‌های زیادی در روز یا روزهای زیادی در هفته کار می‌کنند، به شدت کاهش می‌یابد. او قوانین جدیدی را وضع کرد، از جمله یک روز کاری هشت ساعته و یک هفته کاری پنج روزه. او گفت: “ما از تجربه خود در تغییر از ۶ به ۵ روز و دوباره می دانیم که می توانیم حداقل در پنج روز به همان اندازه که در شش روز می توانیم تولید عالی داشته باشیم.” همانطور که هشت ساعت روز راه ما را به سوی رفاه باز کرد، پنج روز هفته نیز راه ما را به سوی رفاه بیشتر باز خواهد کرد.

معلوم شد که آن شرکت یکی از سودآورترین شرکت‌های اواسط قرن بیستم است و از رئیس آن به عنوان یکی از با استعدادترین مدیران تاریخ آمریکا یاد می‌شود. نام پرآوازه‌ی او هنری فورد (Henry Ford) بود.

مطالب مرتبط:  نحوه صحیح نشستن پشت میز (با مثال و تمرین)