قانون ۵۲ و ۱۷ دقیقه: تصادفی است، اما بهره وری شما را افزایش می دهد

همه مدیران چنین نیرویی را را در دفترشان دارند. چه نیرویی؟، کسی که به نظر می رسد همیشه بیشتر از بقیه کارها را انجام می دهد، اما هرگز به نظر نمی رسد استرس داشته باشد، یا کسی که دیوانه وار تلاش می‌کند تا یک کار را تمام کند. (خودِ من همیشه از همین دست از افراد بوده‌ام؛ چه در زمان دوران کارمندی‌ام و چه الان که کسب و کار خودم را دارم)؛ اما ….

• او چگونه این کار را انجام می دهد؟
• و آیا می توانید آن رازها را برای بهبود بهره وری خود بدزدید؟

بله، شما هم می‌توانید. البته نه لزوما با شیوه‌ی سخت‌کارانه‌ی آن نیروهای کاری، بلکه با به کارگیری شیوه‌ی هوشمندانه‌ی تلاش …

با استفاده از برنامه ردیابی زمان و بهره‌وری DeskTime، ما توانسته‌ایم عادات پرتلاش‌ترین و مولدترین کارمندان را مطالعه کنیم؛ و جریان کاری را که منجر به این توانایی باورنکردنی برای انجام کارها می‌شود، مشخص کنیم.

راز حفظ بالاترین سطح بهره وری

و این ترفند ممکن است شما را شگفت زده کند. به نظر می رسد، وجه مشترک ۱۰ درصد از نیروهای ما، توانایی آنها در استراحت موثر است. به طور خاص، پربازده ترین افراد در هر زمان ۵۲ دقیقه کار می کنند، سپس ۱۷ دقیقه قبل از بازگشت به آن کار می کنند. (شبیه به روش پومودورو – در اینجا بیشتر در مورد آن توضیح دهید).

کارمندانی که بالاترین میزان بهره وری را دارند، در واقع حتی هشت ساعت در روز کار نمی کنند.  به نظر می رسد، راز حفظ بالاترین سطح بهره وری در طول یک روز کاری طولانی تر کار کردن نیست، بلکه هوشمندتر کار کردن با استراحت های مکرر است.

دلیل اینکه ۱۰ درصد از کاربران ما می توانند بیشترین کار را در مدت زمان نسبتاً کوتاه مدت انجام دهند این است که زمان کاری آنها به عنوان دوی سرعت تلقی می شود. آنها با کار کردن شدید و با هدف، از آن ۵۲ دقیقه نهایت استفاده را می برند، اما پس از آن استراحت می کنند تا برای انفجار بعدی آماده شوند. به عبارت دیگر، آنها با هدف کار می کنند.

تئوری ۱۰۰% تعهد نامید

کار با هدف را می توان تئوری ۱۰۰% تعهد نامید؛ به این مفهوم که هر کاری که انجام می دهید، آن را به طور کامل انجام دهید. بنابراین، در طول ۵۲ دقیقه کار، زمان‌تان را به انجام وظایف، انجام کارها و پیشرفت اختصاص خواهید داد. در حالی که، در طول ۱۷ دقیقه استراحت، به طور کامل از کاری که انجام می‌دهید حذف می‌شوید؛ کاملاً استراحت می‌کنید، نه اینکه هر پنج دقیقه یک بار به ایمیل خود نگاه کنید یا فقط «فیسبوک یا اینستاگرام خود را سریع چک کنید». هیچ کدام …

مرتبط: بهره وری چیست و چرا مهم است؟

مزایای استراحت ۱۷ دقیقه‌ای در کار

مزایای شگفت انگیز زیادی برای این زمان استراحت وجود دارد. که از جمله‌ی آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش سطح بهره وری

اول از همه تاثیر به سزایی برای سطح بهره وری شما دارد، چراکه کار برای مدت طولانی می تواند برای سطح درگیری شما با یک کار خاص مضر باشد. تکرار کارها منجر به بی حوصلگی شناختی می شود که به نوبه خود توانایی شما را برای پیشرفت در هر کاری که انجام می دهید متوقف می کند. مغز انسان برای تمرکز هشت ساعت در یک زمان ساخته نشده است؛ بهترین راه برای تجدید دامنه توجه، استراحت است.

علاوه بر این، بدن انسان هرگز طوری ساخته نشده است که هشت ساعت متوالی بنشیند، و تحقیقات نشان داده است که شکستن نشستن تمام روز می تواند بهره وری را بهبود بخشد.

افزایش سلامت جسمی و روحی

این موضوع همچنین شما را سالم تر نگاه می‌دارد. چراکه هم در این روند استراحت به خود و مغز خود اجازه‌ی وقفه و درنگی می‌دهیم که منجر به بروز یک آرامش درونی می‌شود؛ هم از هر گونه استهلاک جسمی و روحی که در اثر کار مداوم می‌تواند به وجود آید جلوگیری می‌کنیم؛ و هم با هر بار استراحت، ذهن فرصت پیدا می‌کند تا پرونده‌های باز زیادی را در درون خود ببند و امور معوقی که در فهرست وظایف خود داشته را آنالیز و دسته بندی و جمع بندی کند که این نیز می‌تواند در بهبود روند کاری مغز بسیار موثر باشد. (که اتفاقا همین موضوع سبب افزایش سطح بهره وری و راندمان کاری ما نیز می‌شود)

کمک به پیشرفت های قابل توجه

در نگاه اول، امکان دارد این مقدار زمان استراحت زیاد به نظر برسد، اما اگر نگاهی به نوازندگان کلاس جهانی بیندازید، می‌بینید که با تمرین در زمان‌های مشابه، عالی می‌شوند. جالب است، نه؟ ما در حال رسیدن به سطح بزرگان هستیم.

در واقع به نوعی داریم به این نکته اشاره می‌کنیم که اگر می‌خواهید به نتایج درخشان برسید و موفقیت‌های شرگف را تجربه کنید؛ بهتر است یاد بگیرید که خود را ۱۰۰% وقف کارتان نکنید؛ این یعنی، اگرچه کاری که در آن هستید و قصد رشد درونش دارید، باید جزو اولویت‌های شما باشد و تلاش مضاعفی را نیز برایش به کار ببنید؛ اما این به معنای آن نخواهد بود که تلاشی بدون برنامه ریزی و تفکر در پیش بگیرید. بلکه خیلی خوب است که همیش شیوه‌ی ۵۲-۱۷ را در کارتان به کار ببندید.

افزایش تمرکز در کار و عملکرد

زمانی که به ازای هر سیکل کاری، یک سیکل استراحت نیز برای خود (با نسبت گفته شده) ایجاد می‌کنید؛ همان طور بیان شد، به ذهن خود اجازه می‌دهید به منظم‌سازی پرونده‌های باز خود بپردازد و آشفتگی درونی خود را تا حد امکان از بین ببرید. و این موضوع در کنار موارد دیگری همچون کاهش فشارها و خستگی‌های چشمی، کاهش دردهای جسمی ناشی از سکون بیش از حد و …؛ همه و همه سبب می‌شود که شما خیلی بهتر بتوانید در موج بعدی سیکل کاری‌تان موثر عمل کنید و تمرکز بیشتری بر ادامه‌ی روند کارتان داشته باشید.

بهبود قابل توجه روابط

این چه ارتباطی با موضوع ما دارد؟ اگرچه در نگاه اول به نظر می‌رسد این هیچ ارتباطی با مسئله‌ی روابط و ارتباطات ما نداشته باشد؛ ولی وقتی که اندکی دقیق شوید، خواهید دید که بله؛ وقتی این نوع عملکرد بر روی سلامت روحی و روانی ما تاثیر مثبت می‌گذارد، حال خوب‌تری را برای ما به همراه می‌آورد، پیشرفت‌های کاری را بروز می‌دهد و …، سبب می‌شود که هم حس و حال بهتری برای برقراری ارتباط با دیگران داشته باشیم، هم دیگران از عملکرد ما راضی باشند و بازخوردهای مثبتی را به ما منتقل کند و … و در نهایت همه این‌ها سبب خواهد شد که بتوانیم خیلی بهتر روابط را ایجاد کرده و در آنها موفق‌تر عمل کنیم.

نحوه استفاده حداکثری از استراحت ۱۷ دقیقه‌ای خود

بنابراین، چگونه می توانید از استراحت های خود نهایت استفاده را ببرید تا از سرعت های کاری خود حداکثر استفاده را ببرید؟

• ابتدا از کامپیوتر فاصله بگیرید (و گوشی هوشمند).
• یا، اگر به دلایلی مجبورید روی رایانه بمانید، چند ویدیوی خنده دار از حیوانات تماشا کنید؛ نشان داده شده است که تماشای تصاویر زیبا از گربه ها و سگ ها در واقع می تواند منجر به افزایش بهره وری شود.
• چند تمرین کوچک در دفتر خود انجام دهید،
• یا بیرون بروید و قدم بزنید تا ذهن خود را پاک کنید و بدن خود را به حرکت درآورید.
• با برخی از همکاران خود گپ بزنید (نه در مورد کار)؛ تحقیقات نشان می دهد که کارمندانی که معاشرت می کنند هم در محل کار شادتر هستند و هم می توانند به اندازه همکاران غیر اجتماعی خود کار انجام دهند که در نتیجه زمان بیشتری را صرف کار می کنند.
• غذای سالم بخورید تا سطح انرژی خود را دوباره پر کنید.

در پایان؛ این را نیز بدانید که یک فرد نمی تواند در تمام روز ۱۰۰% بهره وری داشته باشد. اگر برنامه‌ی شما این باشد که به همان اندازه که می‌خواهید از هر دقیقه حداکثر استفاده را ببرید، کارها را انجام دهید، باید بگویم که این کار را از نظر انسانی ممکن نیست.

و اینکه تمرکز مانند یک عضله است: برای اینکه بتواند به خوبی کار کند نیاز به استراحت دارد و نباید بیش از حد کار کند. در غیر این صورت به سادگی می سوزد و زمان بیشتری طول می کشد تا دوباره به چرخش اوضاع برگردید.

بنابراین، متعهد شوید که در این هفته چند استراحت جدی در کارهای‌تان داشته باشید. اگر ۱۷ دقیقه در هر ساعت خیلی زیاد است (چه برای شما – با نظر به عدم آمادگی فعلی‌تان – چه برای رئیس‌تان)، فقط ۵ یا ۱۰ دقیقه در هر ساعت وقت بگذارید و ببینید چه تاثیری دارد. نتایج می تواند شما را شگفت زده کند.

منبع: The Muse – با دخل و تصرف و تکمیل