مقدار دقیق زمانی که باید هر روز کار کنید

می‌دانید که استراحت‌های مکرر برای بهره‌وری، تمرکز و خلاقیت شما مفید است، اما به نظر می‌رسد که هرگز به آن نمی‌رسید.

وقتی تمام روز به صفحه‌کلید خود ضربه می‌زنید، احساس استرس و خستگی می‌کنید و شواهد در همه جا وجود دارد. مطالعه‌ای که در اوایل سال ۲۰۱۴ از دانشگاه تورنتو (the University of Toronto) روی الگوهای استراحت ناهار کارکنان اداری انجام شد، نشان داد که فقدان یک استراحت ناهار مناسب در واقع می‌تواند بهره‌وری را کاهش دهد. جان تروگاکوس (John Trougakos، دانشیار رفتار سازمانی و مدیریت منابع انسانی، که یکی از نویسندگان این مطالعه است)، استدلال می کند که مغز ما دارای انرژی روانی محدودی است.

«تمام تلاش‌ها برای کنترل رفتار، اجرا و تمرکز بر آن منبع انرژی روانی است. زمانی که این منبع انرژی تمام شود، ما در هر کاری که انجام می‌دهیم، کمتر موثر می‌شویم.»

همچنین پس از تحقیقات فوق، گروه دراگیم (Draugiem Group)، یک شرکت شبکه های اجتماعی، به این مجموعه تحقیقاتی رو به رشد اضافه شده است. آنها با استفاده از اپلیکیشن ردیابی زمان بهره وری DeskTime آزمایشی را انجام دادند تا ببینند چه عاداتی کارمندان مولد آنها را متمایز می کند. چیزی که آنها دریافتند این بود که ۱۰ درصد از کارمندان با بالاترین بهره وری به طور شگفت انگیزی نسبت به سایرین ساعات بیشتری را صرف نکردند.

فرمول کشف شده: ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت

در واقع با بررسی به عمل آمده مشخص شد، آنها حتی تمام روز هشت ساعت کار نمی کردند. کاری که آنها انجام دادند این بود که به طور منظم استراحت کنند. به طور خاص، آنها به ازای هر ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت می کردند.

پربازده ترین کارمندان تمام روز هشت ساعت کار نمی کردند و به ازای هر ۵۲ دقیقه کار، ۱۷ دقیقه استراحت می کردند. جولیا گیفورد (Julia Gifford) هنگام انتشار نتایج این مطالعه در The Muse نوشت:

«معلوم شد، راز حفظ بالاترین سطح بهره‌وری در طول یک روز کاری طولانی‌تر کار نمی‌کند – بلکه هوشمندانه‌تر کار کردن با استراحت‌های مکرر است».

کارمندانی که بالاترین سطح بهره وری را داشتند به مدت ۵۲ دقیقه با هدف شدید کار می‌کردند، سپس به استراحت می‌پرداختند و به مغزشان فرصت می‌دادند تا دوباره جوان و شاداب شود و برای دوره کاری بعدی آماده گردد.

مطالعه گروه دراگیم آنچه را که محققان برای سال‌ها گفته‌اند برجسته می‌کند؛ اینکه مغز ما به سادگی برای تمرکز هشت ساعت کامل در روز ساخته نشده است. البته در همین خصوص کتی سکستون (Cathy Sexton، کارشناس بهره‌وری)، می‌گوید نتایج مطالعه گروه دراگیم تعجب‌آور نیست، او می‌گوید:

«بهترین راه برای تجدید تمرکز این است که کنار بروید و کمی استراحت کنید»

با این حال، آنچه در مورد نتایج این مطالعه شگفت‌آور بود، کاری بود که پربازده‌ترین افراد در طول استراحت خود انجام دادند. گیفورد می‌گوید: «درخصوص افراد پربازده، آن ۱۷ دقیقه کاملاً دور از رایانه صرف شد؛ نه چک کردن ایمیل، و نه حضور در یوتیوب و …». پیاده روی، گپ زدن با همکاران (نه در مورد کار)، یا آرامش خواندن کتاب از جمله فعالیت های رایجی بود که پربازده‌ترین کارمندان در زمان استراحت انجام می دادند.

در حالی که بسیاری از ما اغلب احساس می کنیم که باید رفتار کاری‌مان به گونه‌ای نظر برسد که ما همیشه سخت کار می کنیم و لذا ساعت های طولانی پشت میز کار خود را صرف می کنیم، گیفورد می گوید این مطالعه به مدیران نشان می دهد که اهمیت اطمینان از اینکه کارمندان بدانند دور شدن بدون ترس از تنبل یا غیرمولد جلوه دادن کار مشکلی ندارد، بسیار بالاست.

قدم‌هایی برای اجرایی کردن قانون ۵۲-۱۷

پس با نظر به آنچه که در این مطلب به صورت مفصل شرح داهد شد؛ لازم است این نکات را دنبال کنید تا مطمئن شوید که در طول روز استراحت کافی دارید:

• در تقویم روزانه خود برنامه ریزی کنید.
• در حالت ایده آل هر ۵۲ دقیقه.
• یک تایمر تنظیم کنید تا به شما یادآوری کند که چه زمانی باید استراحت کنید و چه زمانی به سر کار بازگردید.
• لیست کارهای واقع بینانه تهیه کنید.
  سکستون می‌گوید: «ما اغلب فهرست‌های کارهایمان را به هم می‌زنیم و آن‌ها را برای خود غیرممکن می‌کنیم [به‌علاوه] ما مدت زمانی را که برای انجام کاری طول می‌کشد دست کم می‌گیریم».
• وظایف را اولویت بندی کنید
  سه کار اصلی را برای تمرکز در روز انتخاب کنید و کارهای دیگر را همانطور که در طول روز ظاهر می شوند به یک لیست جداگانه اضافه کنید و در صورت لزوم اولویت های خود را در طول روز تنظیم کنید. نگاه کردن به لیستی از سه کار بسیار ساده تر از ۳۰ کار است. هنگامی که سه مورد اول را حذف کردید، سه اولویت بعدی خود را از لیست طولانی تر خود انتخاب کنید.