نحوه شروع استفاده از بودجه مبتنی بر صفر

بودجه ریزی مبتنی بر صفر چیست؟

بودجه ریزی مبتنی بر صفر (ZBB¹)، یا بودجه ریزی با مجموع صفر، روشی برای بودجه بندی است که از شما می خواهد هر هزینه ای را برای هر دوره بودجه یا پروژه خاص توجیه کنید. شما بودجه خود را از صفر شروع می کنید و با اضافه کردن مقادیر مشخص آن را ایجاد می کنید. هر مبلغ مربوط به یک وظیفه، بخش یا فرد خاص است. برای تعیین مقادیر بودجه خود، بودجه های قبلی و گزارش های مالی را بررسی کنید تا برآوردهای دقیق را محاسبه کنید.

مزایای بودجه ریزی مبتنی بر صفر

در اینجا برخی از مزایای استفاده از بودجه بندی مبتنی بر صفر آورده شده است:

فرهنگ مدیریت هزینه را ایجاد می کند

با بودجه ریزی مبتنی بر صفر، کارکنان اغلب تصور بهتری از هزینه های تولید و مالی پروژه ها دارند. این به ایجاد فرهنگ مدیریت هزینه کمک می کند. مدیران بودجه و استانداردهای هر پروژه را تعیین می کنند و کارمندان در چارچوب این پارامترها کار می کنند.

برای هر ریال خرج شده استدلال ارائه می دهد

بودجه بندی مبتنی بر صفر می تواند دقیقاً به شما بگوید که پول خود را کجا خرج می کنید. هر ریال در بودجه شما هدف خاصی دارد. به عنوان مثال، هنگام ایجاد بودجه برای یک پروژه خاص، ممکن است لازم باشد هزینه کار کارکنان و مواد مورد نیاز را در نظر بگیرید.

کمک می کند تا از خرج کردن بیش از حد جلوگیری شود

بودجه ریزی مبتنی بر صفر شامل بررسی نتایج گذشته، مقایسه آنها با انتظارات و توجیه هزینه آنها است. این به شما کمک می‌کند تا روند هزینه‌ها را شناسایی کنید و از افزایش‌های بی‌پایه و گسترده به‌طور خودکار جلوگیری کنید. درعوض، تنها در صورت اثبات نیاز، بخش‌هایی از بودجه را افزایش می‌دهید.

مطالب مرتبط: چرا بودجه بندی مهم است (به علاوه ۷ مزیت بودجه ریزی)

معایب بودجه ریزی مبتنی بر صفر

در اینجا برخی از معایب بودجه ریزی مبتنی بر صفر آورده شده است:

می تواند زمان بر باشد

بودجه ریزی مبتنی بر صفر یک فرآیند بسیار دقیق و کند است. ممکن است ماه ها طول بکشد تا بودجه خود را از این طریق بسازید، به خصوص که باید درآمد و هزینه های ماه های قبل را بررسی کنید. با این حال، بررسی کامل نحوه و محل مصرف پول شرکت شما ممکن است به شما در شناسایی راه‌هایی برای پس‌انداز یا سرمایه‌گذاری مجدد پول در کارکنانتان کمک کند.

ممکن است منصفانه برخی از هزینه ها را محاسبه نکند

برای بسیاری از شرکت ها، بودجه ریزی مبتنی بر صفر ممکن است بیشتر بر بخش هایی از شرکت متمرکز شود که بیشترین درآمد را به همراه دارد. به عنوان مثال، دیدن مزایای بودجه بخش فروش شما بیشتر از بخش تحقیقاتی شما آسان تر است. گنجاندن مدیران بخش در بحث های بودجه ممکن است به روشن شدن ارزش هزینه های خاص برای شرکت کمک کند.

پیش بینی هزینه های متغیر مشکل است

بودجه ریزی مبتنی بر صفر از شما می خواهد که برای هر هزینه ای که ممکن است شرکت شما داشته باشد برنامه ریزی کنید، اما پیش بینی هزینه های غیرمنتظره یا متغیر ممکن است سخت باشد. با این حال، می توانید سعی کنید بخشی از بودجه خود را به طور خاص به این نوع هزینه ها اختصاص دهید. برای تعیین عددی برای برنامه ریزی، صورت های مالی گذشته را مرور کنید و این نوع هزینه ها را محاسبه کنید.

به عنوان مثال، شما تیمی از توسعه دهندگان وب را مدیریت می کنید. سال گذشته، مشتری می خواست تیم شما یک وب سایت جدید برای آنها بسازد، اما آنها به یک لوگوی جدید نیاز داشتند. از آنجایی که اکثر مشتریان شما قبلاً لوگو دارند، شما خدمات طراحی لوگو یا برندینگ ارائه نمی دهید، بنابراین باید کار را به یک طراح گرافیک برون سپاری می کردید. این هزینه پرداخت به طراح را به عنوان هزینه متغیر بالقوه برای بودجه سال آینده خود در نظر بگیرید.

بودجه ریزی مبتنی بر صفر در مقابل بودجه بندی سنتی

بودجه ریزی مبتنی بر صفر از سطح صفر شروع می شود و شما را ملزم می کند که انواع مختلفی از هزینه ها را توجیه کنید. این شامل هزینه های قدیمی، جدید و دوره ای می شود. این روش بودجه بندی از عملکرد گذشته برای ایجاد یک بودجه کاملاً جدید استفاده می کند که با وضعیت مالی شرکت مطابقت دقیق تری دارد. این می تواند با بهینه سازی هزینه ها و درآمد به افزایش ارزش کلی کمک کند.

بودجه بندی سنتی برای توسعه بودجه بر افزایش تدریجی استاندارد متکی است. در حالی که ممکن است به بودجه های گذشته به عنوان نقطه شروع اشاره کند، در درجه اول به هزینه های آتی برای ایجاد بودجه متکی است. بودجه بندی سنتی بیشتر بر روی بهینه سازی درآمد متمرکز است، نه اینکه شرکت چقدر پول خود را به طور موثر خرج می کند.

مثال بودجه ریزی مبتنی بر صفر

فرض کنید می خواهید هزینه های شرکت شما را در هر سال برای تهیه اسناد مالیاتی توسط حسابدار تجزیه و تحلیل کنید. از طریق بودجه ریزی مبتنی بر صفر، متوجه می شوید که هزینه یک حسابدار هر سال ۷ درصد افزایش می یابد. شرکت شما دارای کارمندانی با تجربه حسابداری کافی برای تهیه اسناد مالیاتی با کمک نرم افزار تنظیم حقوق و دستمزد یا مالیات است. شما هزینه حسابدار، هزینه نرم افزار و حجم کار این کارمندان را ارزیابی می کنید و تعیین می کنید که تهیه اسناد مالیاتی در داخل ارزان تر است.

با بودجه بندی سنتی، ممکن است میزان بودجه خود را که هر سال برای تهیه اسناد مالیاتی اختصاص می دهید افزایش داده باشید. با این حال، بودجه‌بندی مبتنی بر صفر به شما این امکان را می‌دهد که ببینید چرا اینقدر هزینه می‌کنید. با این فرآیند دقیق تر، می توانید راه حلی مقرون به صرفه تر، اما هنوز موثرتر پیدا کنید.

مرتبط: انواع الگوهای بودجه بندی برای موفقیت مالی

نحوه ایجاد و استفاده از بودجه مبتنی بر صفر

در اینجا چند مرحله برای نحوه ایجاد و استفاده از بودجه بندی مبتنی بر صفر آورده شده است:

۱. هدف خود را مشخص کنید

شناسایی هدف برای بودجه شما برای بودجه ریزی مبتنی بر صفر مفید است زیرا ممکن است بر نحوه توجیه یا طبقه بندی هزینه های خود تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، هدف شما برای بودجه سالانه ممکن است افزایش ۱۰ درصدی درآمد باشد. اگر در حال ایجاد بودجه برای یک پروژه هستید، هدف شما ممکن است ایجاد یک بودجه معقول باشد که از آن تجاوز نکنید.

۲. تعیین کنید که چگونه می توانید به هدف برسید

منابع درون شرکت یا تیم خود را در نظر بگیرید. گزینه های خود را برای رسیدن به هدف خود ارزیابی کنید. یک برنامه کلی برای آنچه که هدف نیاز دارد ایجاد کنید و هر چیزی را که نیاز دارید فهرست کنید.

۳. مخارج گذشته را مرور کنید

بودجه های گذشته و سوابق مالی را جمع آوری کنید. از اینها به عنوان منابعی برای تعیین هزینه های ضروری و هزینه های آنها برای کمک به شما در دستیابی به هدف خود استفاده کنید. مراقب هزینه هایی باشید که می توانید برای صرفه جویی در پول حذف کنید.

۴. هزینه ها و هزینه ها را ارزیابی و توجیه کنید

هر هزینه ای را که نیاز دارید فهرست کنید و هزینه آنها را تخمین بزنید. اهمیت هزینه را ارزیابی کنید. اگر می توانید هزینه هزینه را توجیه کنید، مبلغ تخمینی را به بودجه خود اضافه کنید، از سطح صفر شروع کنید و افزایش دهید. مشخص باشید تا مطمئن شوید هر ریال در بودجه شما هدفی دارد.

۵. بودجه خود را اجرا کنید

پس از اینکه هزینه های خود را توجیه کردید، بودجه خود را اجرا کنید. پارامترهایی را برای آنچه موفقیت شما را تعیین می کند تنظیم کنید. همچنین مشخص کنید که چند بار باید هدف و بودجه خود را بررسی کنید، مثلاً به صورت ماهانه، سه ماهه یا سالانه. از آنجایی که بودجه ریزی مبتنی بر صفر فرآیندی تدریجی است، بررسی های ماهانه ممکن است بهترین کار باشد تا زمانی که احساس کنید بودجه بهترین کمک به شما در رسیدن به اهدافتان می کند.