اگر تصمیم به ترک شغل خود گرفته اید، باید به طور حرفه ای به کارفرمای خود اطلاع دهید. دلایل زیادی برای تصمیم به ترک شغل وجود دارد، مانند نیاز به صرف وقت برای مراقبت از خانواده یا پذیرش یک موقعیت در شرکتی دیگر.
در این مقاله از ایوسی، ما آنچه را که باید در مورد نامه های استعفا و نحوه نوشتن آن بدانید، به علاوه الگوهایی را پوشش می دهیم که به شما کمک می کند بسته به موقعیت خود نامه های خود را بسازید.
مرتبط: نکات برتر برای آداب نامه استعفای حرفه ای و درخشان (به علاوه مواردی که باید شامل در مقابل حذف شوند)
استعفا نامه چیست؟
استعفا نامه یک سند رسمی است که پایان کار شما در یک سازمان را ثبت می کند. این سند معمولاً پس از اینکه شخصاً یا از طریق ایمیل تصمیم خود را برای خروج اعلام کردید، مورد نیاز است.
اصول نامه استعفا
بهتر است قبل از ارسال نامه استعفا مستقیماً با مدیر خود صحبت کنید ، چه به صورت حضوری، چه از طریق چت ویدیویی یا تلفنی به نشانه احترام. همچنین ارسال نامه استعفا پس از انجام این مکالمه برای ارائه گزارشی از بیانیه خود به بخش منابع انسانی شرکت و اطلاعات عملیاتی مربوط به خروج خود به مدیر خود، یک امر ادبی حرفه ای است.
معمولاً نامه استعفا شامل اطلاعات زیر است:
- بیانیه استعفا از شرکت
- تاریخ آخرین روز کار
- بیانیه تشکر
- مراحل بعدی و سایر اطلاعات حیاتی
- امضا
مرتبط: چگونه یک شغل را به روش صحیح ترک کنیم
مواردی که نباید در نامه استعفای خود گنجانده شود
صرف نظر از دلایلی که برای ترک شغل خود دارید، تصمیم خود را با روشی مثبت و محترمانه به کارفرمای خود در میان بگذارید. به عنوان یک سند حرفه ای، نامه های استعفا نباید شامل شکایت از شرکت، مدیر یا همکاران شما باشد. برای حرفه ای نگه داشتن آن، فقط اطلاعات ذکر شده در بالا را درج کنید و از لحن مثبت یا واقعی استفاده کنید. (بهتر است در کنار موارد موجود در این مطلب، حتما نکات درخشان موجود در این مطلب را بخوانید)
نحوه نوشتن استعفانامه
اگر چند مرحله کلیدی را دنبال کنید، نوشتن نامه استعفا می تواند یک فرآیند ساده باشد. قبل از نوشتن نامه خود، با سرپرست مستقیم یا مدیر منابع انسانی خود مشورت کنید تا فرآیندهای شرکت شما در مورد استعفا را دنبال کنید. به عنوان مثال، ممکن است از شما بخواهند اطلاعات خاصی را ارائه دهید یا نامه خود را برای افراد خاصی در شرکت ارسال کنید.
برای نوشتن استعفانامه، اطلاعات زیر را به ترتیب درج کنید:
۱. با معرفی و اطلاعیه استعفا شروع کنید
اگر نسخه چاپی نامه خود را ارسال می کنید، از قالب نامه تجاری استاندارد با تاریخ و اطلاعات تماس خود در بالای صفحه استفاده کنید—اگر نامه خود را ایمیل می کنید، این اطلاعات ضروری نیست. نامه خود را با یک سلام رسمی معرفی کنید، گیرنده را با نام خطاب کنید و در صورت تمایل از یک شروع و احترام استاندارد مانند «جناب آقای/سرکار خانم\ [نام ] » یا «سلام [ نام ] [و احترام]» استفاده کنید.
در مرحله بعد، به صراحت اعلام کنید که در حال نوشتن استعفای رسمی خود از سمت خود در شرکت هستید و تاریخ آخرین روز کاری خود را نیز درج کنید. در حالی که ارائه اخطار دو هفته ای استاندارد است، شرکت شما ممکن است دستورالعمل خاصی در مورد آخرین تاریخ کار شما داشته باشد. پس از دریافت این اطلاعات، تاریخ و روز هفته آخرین روز خود را در شرکت فهرست کنید.
مثال:
با سلام و احترام
جناب آقای احمدی،
لطفاً این را به عنوان استعفای رسمی من از سمت من به عنوان طراح گرافیک ارشد در شرکت XYZ بپذیرید. آخرین روز من پنج‌شنبه ۲۸ آذرماه، به مدت دو هفته از امروز خواهد بود.
۲. شامل یک بیانیه قدردانی
این همیشه یک تصمیم شغلی خوب است که روابط حرفه ای خود را مثبت نگه دارید. نوشتن یک یا دو جمله برای توضیح اینکه برای چه چیزی در مورد زمان خود در شرکت سپاسگزار هستید، به ایجاد یک انتقال صلح آمیز کمک می کند.
مثال:
از اینکه این فرصت را داشتم که از بهترین ها یاد بگیرم و به عنوان یک طراح رشد کنم، سپاسگزارم. من همیشه تجربیاتی را که با شما و تیم داشتم ارج می نهم.
۳. با مراحل بعدی و نتیجه گیری به پایان برسانید
هر گونه اطلاعات کلیدی را که گیرنده باید در مورد انتقال شما از آن آگاه باشد فهرست کنید. این جزئیات را می توان از قبل با مدیر خود بررسی کرد. با این حال، اگر مطمئن نیستید که مسئولیت های انتقال شما باید چه باشد، به سادگی اضافه کنید که از انجام هر کاری که از دستتان بر می آید را خوشحال می کنید تا انتقال تا حد امکان راحت باشد. این نوع ژست عموماً مورد استقبال قرار می گیرد.
با یک عبارت خروج مانند “با احترام” یا “متشکرم” و نام خود را ببندید.
مثال:
برای اینکه این انتقال را تا حد امکان هموار کنم، قصد دارم پروژه طراحی نهایی خود را تا ۲۰ بهمن به پایان برسانم و با تایید شما، سایر مسئولیت ها را به اعضای تیم مربوطه محول کنم. برای شما، تیم و شرکت بهترین ها را آرزو می کنم.
بابت همه چیز ممنون
سعید حسنی
الگوی نامه استعفا
در زیر نمونه ای از الگوی نامه استعفا با اطلاعات اولیه ای که در هنگام استعفا از هر شرکتی باید درج شود آورده شده است. این الگو باید با اطلاعات شما و بر اساس شرایط شما سفارشی شود.
[ نام سرپرست شما ]،
لطفا این را به عنوان استعفای رسمی من از [ عنوان شغلی خود ] با [ نام شرکت ] بپذیرید . آخرین روز من [ آخرین روز کاری شما ] خواهد بود ، دو هفته از امروز. من از همه حمایت های شما در طول مدت حضورم در اینجا سپاسگزارم و عمیقاً از همه تجربیات ارزشمندی که به دست آورده ام قدردانی می کنم. کار کردن با شما و تیم مایه خوشحالی صمیمانه بوده است.
لطفاً به من اطلاع دهید که چگونه می توانم در طول این انتقال کمک کنم و آن را تا حد امکان روان کنم.
با آرزوی بهترین ها، و ممنون برای همه چیز،
[ نام شما ]
مطالب مرتبط: قراردادهای غیر رقابتی: آنها چه هستند و قبل از امضای آن چه مواردی را باید در نظر بگیرید
نمونه نامه استعفا با دلیل
در حالی که نیازی به ذکر دلیل استعفای خود از یک شرکت نیست، ممکن است ترجیح دهید دلیل خروج خود را با جزئیات بیشتر توضیح دهید. در اینجا چند پاراگراف نمونه وجود دارد که دلایل رایج استعفا را توضیح می دهد:
استعفا به دلیل فرصت بهتر
می‌نویسم تا به شما اطلاع دهم که موقعیتی را در شرکتی پذیرفته‌ام که فکر می‌کنم برای پیشرفت شغلی من مناسب‌تر است. لطفاً این یادداشت را به عنوان استعفای رسمی من از شرکت ABC بپذیرید. آخرین روز من از امروز دو هفته خواهد بود، [ درج آخرین روز کاری ] .
در حالی که من به سمت یک موقعیت جدید حرکت خواهم کرد، عمیقاً از فرصت هایی که برای رشد و یادگیری در طول مدت حضورم در اینجا داشتم سپاسگزارم.”
استعفا به دلیل جابجایی
“لطفا این را به عنوان استعفای رسمی من از شرکت XYZ بپذیرید. دو هفته از امروز آخرین روز من [ روز آخر کار خود را وارد کنید ] خواهد بود. من در ماه های آینده به مشهد نقل مکان خواهم کرد تا به خانواده نزدیک تر باشم.
از فرصتی که برای یادگیری و رشد در دپارتمان حسابداری دادید سپاسگزارم – امیدوارم با همکارانی به همان اندازه الهام بخش، مفید و مهربان، موقعیت جدیدی پیدا کنم. برای شرکت در آینده آرزوی موفقیت دارم.
لطفاً راه‌هایی را که می‌توانم به آرام‌ترین شکل ممکن انتقال کمک کنم، به من اطلاع دهید.»
مرتبط: نحوه درخواست افزایش حقوق (با نمونه های مستند)
استعفا به دلایل خانوادگی
«لطفاً استعفای من را بپذیرید، [ روز آخر کار خود را وارد کنید] . همانطور که می دانید خانواده من در ماه گذشته پذیرای فرزند دوم ما بودند. پس از پایان مرخصی والدین، ترجیح می‌دهم در خانه با فرزندانم بمانم و روی نیازهای خانواده‌ام تمرکز کنم.
از درک شما متشکرم و لطفاً اگر در این مدت می‌توانم کمکی کنم، به من اطلاع دهید.»
اگر دلایل شما مختص بچه دار شدن نیست، یا ترجیح می دهید مبهم بمانید، این نسخه را امتحان کنید:
من می نویسم تا به شما اطلاع دهم که ماه آینده، باید از نقش خود در شرکت XYZ استعفا دهم. شرایط خانوادگی در این زمان توجه کامل من را می طلبد و باعث می شود نتوانم به این نقش ادامه دهم.
من در ماه آینده برای کمک به انتقال در دسترس خواهم بود.”
مرتبط: قراردادهای استخدام: راهنمای جامع
استعفا به دلیل تغییر شغل
«لطفاً استعفای من را بپذیرید [ روز آخر کارتان ] . من یک موقعیت در [ نوع شرکت بعدی خود را وارد کنید ] پذیرفته‌ام و مشتاقانه منتظر مسیر جدید شغلم هستم، حتی اگر دلم برای کارم با شما تنگ خواهد شد.
بابت حمایت و فرصت های گذشته [ زمانی که در شرکت بودید را وارد کنید] سپاسگزاریم .
لطفاً اگر در طول این انتقال به کمک نیاز دارید و چگونه می توانم در چند هفته آینده به من کمک کنم، به من اطلاع دهید.”
توجه داشته باشید که این مثال شامل ذکر یک صنعت است، نه یک شرکت خاص. نیازی به درج نام کارفرمای آینده خود در نامه استعفا نیست.
استعفا به دلیل بازگشت به مدرسه
«لطفاً استعفای من را بپذیرید [ روز آخر کار خود را وارد کنید] . ماه آینده، من در مقطع کارشناسی ارشد ثبت نام خواهم کرد و باید از نقش خود در شرکت XYZ استعفا دهم.
من می خواهم از شما برای همه فرصت های بزرگی که در طول کار در این تیم داشتم تشکر کنم. تجارب و مهارت‌های یادگیری که در شرکت XYZ توسعه داده‌ام، پایه و اساس ایده‌آلی را برای این مرحله جدید در زندگی من در مقطع تحصیلات تکمیلی گذاشته است.
لطفاً اگر در طول این انتقال دو هفته ای به کمک نیاز دارید، به من اطلاع دهید. مجدداً از شما برای همه تجربیات مثبت گذشته [ زمانی که در شرکت بودید را وارد کنید] ، و من مشتاقانه منتظر ماندن در تماس هستم.
مرتبط: چگونه دلایل خود را برای ترک شغل توضیح دهید (با مثال)
نکات استعفای نامه
در اینجا چندین نکته وجود دارد که می توانید از آنها برای مؤثرتر کردن نامه استعفای خود استفاده کنید:
- آن را مثبت نگه دارید. صرف نظر از دلایلی که شما را وادار به استعفا کرد، لحن این نامه باید مثبت باشد – هدف از جدایی با شرایط خوب و حفظ شبکه حرفه ای خود باشد. مهمتر از همه، از نامه استعفای خود برای تخلیه ناامیدی استفاده نکنید.
- نامه خود را شخصا تحویل دهید. در صورت امکان، ممکن است بخواهید نامه استعفای خود را شخصاً به مدیر خود تحویل دهید. اگر با نسخه چاپی استعفا می دهید، حتما تاریخ را در بالای نامه قید کنید. همچنین می توانید بلافاصله پس از ملاقات با مدیر خود یک ایمیل ارسال کنید. از یک موضوع واضح و مستقیم استفاده کنید، مانند: استعفا – [ نام شما ] .
- فرصت های شبکه و ارتباطات بعدی را در نظر بگیرید. از زبانی استفاده کنید که مدیر شما را تشویق کند تا پس از ترک شرکت به یک رابطه حرفه ای ادامه دهد. به عنوان مثال، «من بسیار از فرصتی برای در تماس ماندن برای ادامه یادگیری از شما و برای به اشتراک گذاشتن هر گونه بینش صنعتی که به دست آورده ام و ممکن است برای شما مفید باشد، قدردانی می کنم. در آینده، لطفاً با [ آدرس ایمیل شخصی خود ] با من تماس بگیرید .»
- در صورت لزوم، آن را مختصر بیان کنید. اگر به دلایل حساس شرکت خود را ترک می کنید و ترجیح می دهید جزئیات اختیاری را ارائه نکنید، به سادگی بیانیه استعفای خود، آخرین روز حضور در شرکت و بیانیه ای مانند “برای شرکت در تلاش های آینده اش آرزوی موفقیت دارم.”
- برای یک حرکت فوری برنامه ریزی کنید. در شرایط خاصی، کارفرمای شما ممکن است از شما بخواهد در روز استعفا دهید. اگر به دنبال شغل جدیدی هستید که برای چند هفته شروع نشده است، ممکن است به این معنی باشد که برای آن دوره حقوقی دریافت نخواهید کرد. اگر این وضعیت می تواند در مورد شما صدق کند، توجه داشته باشید که وقتی دیگران استعفا می دهند چه اتفاقی می افتد و بر اساس آن برای تعیین تاریخ شروع کار جدید برنامه ریزی کنید.
- دستورالعمل های مدیر خود را برای مراحل بعدی دنبال کنید. پس از ارائه استعفای رسمی، مدیر شما ممکن است از شما بخواهد که یک برنامه انتقالی تنظیم کنید، پروژه های خاصی را به پایان برسانید یا یادداشت خداحافظی برای همکاران خود بنویسید.