تکنیک پومودورو – زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید

راز مدیریت موثر زمان این است که … به جای ساعت ها وقت گذاشتن، به گوجه فرنگی فکر کنید!؟ ممکن است در ابتدا احمقانه به نظر برسد، اما میلیون ها نفر به قدرت تغییر زندگی تکنیک پومودورو سوگند یاد می کنند. (پومودورو در ایتالیایی به معنای گوجه فرنگی است. 🍅)

این روش محبوب مدیریت زمان از شما می‌خواهد که پومودورو – جلسات کاری متمرکز – را با وقفه‌های کوتاه مکرر جایگزین کنید تا تمرکز پایدار و رفع خستگی ذهنی را کاهش دهید.

مرتبط: استفاده از نرم افزار Todoist برای پیاده سازی تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو را امتحان کنید، اگر شما هم …

• پیدا کردن حواس پرتی های کوچک اغلب کل روز کاری را از مسیر خارج می کند
• به طور مداوم از نقطه بهره وری بهینه کار کنید
• کارهای بدون پایان زیادی داشته باشید که ممکن است زمان نامحدودی طول بکشد (مثلاً مطالعه برای یک امتحان، تحقیق برای یک پست وبلاگ و غیره)
• در مورد اینکه چقدر می توانید در یک روز انجام دهید بیش از حد خوش بین هستید
• از هدف گذاری بازی سازی شده لذت ببرید
• واقعا گوجه فرنگی دوست داره

مرتبط: معرفی ۱۳ تکنیک مطالعه و شیوه صحیح به‌خاطر سپردن

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط دانشجوی آن زمان فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo) ایجاد شده و توسعه یافت. سیریلو در تلاش بود تا بر مطالعات و تکالیف خود تمرکز کند. او که احساس غرق شدن در امور بی‌ربط می کرد، از خود خواست که فقط ۱۰ دقیقه زمان مطالعه متمرکز را اختصاص دهد. او که از این چالش تشویق شده بود، یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی (پومودورو) پیدا کرد و تکنیک پومودورو متولد شد.

اگرچه سیریلو در ادامه کتابی ۱۳۰ صفحه ای درباره این روش نوشت، اما بزرگترین نقطه قوت آن سادگی آن است:

1. یک فهرست کاری ایجاد کرده و یک تایمر بردارید.
2. تایمر خود را برای ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و روی یک کار تمرکز کنید تا زمانی که تایمر زنگ بخورد.
3. وقتی جلسه شما به پایان رسید، یک پومودورو را علامت بزنید و آنچه را که تکمیل کرده اید، ضبط کنید.
4. سپس از یک استراحت پنج دقیقه ای لذت ببرید.
5. بعد از چهار پومودورو، ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت طولانی تر و ترمیمی تر انجام دهید.

دوی سرعت های کاری, آنهم در ۲۵ دقیقه، هسته اصلی این روش هستند، اما تمرین پومودورو همچنین شامل سه قانون برای به دست آوردن حداکثر استفاده از هر فاصله است:

۱- پروژه های پیچیده را از بین ببرید.

اگر یک کار به بیش از چهار پومودورو نیاز دارد، باید به مراحل کوچکتر و قابل اجرا تقسیم شود. پایبندی به این قانون به شما کمک می کند تا پیشرفت واضحی در پروژه های خود داشته باشید.

۲- کارهای کوچک با هم پیش می روند.

هر کاری که کمتر از یک پومودورو طول بکشد باید با کارهای ساده دیگر ترکیب شود. برای مثال، «نوشتن یک متن کوچک نامه»، «تعیین قرار ملاقات برای یک معامله» و «خواندن مقاله‌ای لازم» می‌توانند در یک جلسه با هم ترکیب شوند.

۳- وقتی پومودورو تنظیم شد، باید زنگ بزند.

پومودورو یک واحد تقسیم ناپذیر زمان است و نمی توان آن را شکست، به خصوص برای بررسی ایمیل های دریافتی، چت های تیمی یا پیام های متنی. هر ایده، کار یا درخواستی که مطرح می شود باید مورد توجه قرار گیرد تا بعداً به آن بازگردید. یک نرم‌افزار مدیریت کارهای دیجیتالی نظیر Todoist مکان بسیار خوبی برای این موارد است، اما قلم و کاغذ نیز این کار را می‌توانند به خوبی انجام دهند.

در صورت بروز اختلال اجتناب ناپذیر، پنج دقیقه استراحت کنید و دوباره شروع کنید. سیریلو توصیه می‌کند که وقفه‌ها (داخلی یا خارجی) را در صورت وقوع ردیابی کنید و در مورد نحوه اجتناب از آنها در جلسه بعدی خود فکر کنید.

این روند باید برای شما یک قانون باشد و این قانون باید اعمال شود حتی اگر شده، قبل از خاموش شدن تایمر، وظیفه خود را تمام کنید. از بقیه زمان خود برای یادگیری بیش از حد، یا بهبود مهارت ها یا دامنه دانش استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید زمان اضافی را صرف مطالعه مطالب حرفه ای در ایوسی (منِ برتر) یا تحقیق در مورد فرصت های موجود برای خودتان بکنید.

اگر سیستم ساده به نظر می رسد، به این دلیل است که اینطور هم هست. تکنیک پومودورو تماماً در مورد این است که ذهن‌تان را در منطقه به پایان رساندن وظایف خود قرار دهید.

مرتبط: ۴ تمرین برای بهبود تمرکز

چه چیزی پومودورو را تا این حد موثر می کند؟

حماقت خودسرانه استفاده از گوجه‌فرنگی به‌عنوان پایه‌ای برای واحدهای زمان، اثربخشی جدی تکنیک پومودورو را در کمک به مردم برای انجام کارها نادیده می‌گیرد. در اینجا چیزی است که این روش را به طور منحصر به فردی برای افزایش بهره وری مناسب می کند:

آسان کردن شروع کار

تحقیقات نشان داده است که اهمال کاری ارتباط چندانی با تنبلی یا عدم کنترل خود ندارد. در عوض، ما کارها را به تعویق می اندازیم و از احساسات منفی اجتناب می کنیم. خیره شدن به یک کار یا پروژه بزرگ ناراحت کننده است؛ کاری که ممکن است مطمئن نباشید چگونه انجام دهید یا شامل عدم اطمینان زیادی است. بنابراین ما به جای آن به توییتر یا اینساگرام یا فیس‌بوک روی می آوریم تا خلق و خوی خود را تقویت کنیم، حتی به طور موقت.

همچنین خوشبختانه، مطالعات یک راه موثر برای خروج از چرخه اجتناب را نشان داده‌اند:

هر چیزی را که به تعویق می‌اندازید را به اولین قدم کوچک و ترسناک کاهش دهید.

مثلا به جای اینکه بنشینید و کل رمانی که مدنظر دارد را بنویسید، فقط ۵ دقیقه بنشینید تا بنویسید. هنوز خیلی سخت است؟ پس سعی کنید فقط بنشینید و یک پاراگراف را بنویسید یا ویرایش کنید. انجام یک کار کوچک برای مدت زمان کوتاه بسیار آسان تر از تلاش برای انجام یک پروژه بزرگ است. و جالب است بدانید که در بسیاری از موارد، وقتی گام کوچک را برای حرکت برداشتید، گام‌های بعدی بسیار راحت‌تر برداشته خواهند شد.

این استراتژی از بین بردن تعویق دقیقاً همان چیزی است که تکنیک پومودورو از شما می‌خواهد انجام دهید: وظایف، پروژه‌ها یا اهداف بزرگ خود را به چیزی تقسیم کنید که فقط باید برای ۲۵ دقیقه آینده انجام دهید. این باعث می‌شود به جای غرق شدن در عظمت کاری که انجام می‌دهید، روی یکی از کارهای بعدی که باید انجام دهید متمرکز شوید. نگران نتیجه نباشید – فقط یک پومودورو را در یک زمان مصرف کنید.

مبارزه با عوامل حواس پرتی

اگر زمانی که در حالت جریان بودید دچار وقفه شده اید، می دانید که بازیابی تمرکز چقدر می تواند دشوار باشد. با این حال، جریان دائمی اطلاعاتی که از طریق ایمیل‌ها، چت‌های تیمی و اعلان‌های رسانه‌های اجتماعی سرازیر می‌شود، توجه ما را بیشتر و بیشتر می‌طلبد.

اگرچه خوب است که فناوری را برای همه چیز سرزنش کنیم، اما مطالعات اخیر نشان می‌دهد که بیش از نیمی از حواس‌پرتی‌های روز کاری به خودی خود تحمیل می‌شوند – به این معنی که ما خود را از تمرکز خارج می‌کنیم. در حال حاضر، توجیه این کشش‌های داخلی آسان است – «این ایمیل برای صبر کردن خیلی مهم است» یا «کمتر از یک دقیقه طول کشید تا توییتر من را بررسی کنم. این یک حواس پرتی واقعی نیست.»

اما آن وقفه های کوچک جمع می شوند! این فقط زمانی نیست که برای حواس‌پرتی‌ها از دست می‌دهید، بلکه تمرکز مجدد توجه شما نیز به زمان و انرژی نیاز دارد. پس از تعویض دنده، ذهن ما می تواند بیش از ۲۰ دقیقه روی کار قبلی بماند تا تمرکز کامل را به دست آورد. افراط در انگیزه بررسی فیس بوک “فقط برای یک دقیقه” می تواند به ۲۰ دقیقه تلاش برای بازگشت به کار تبدیل شود.

تکنیک پومودورو به شما کمک می‌کند در برابر تمام آن وقفه‌ها مقاومت کنید و مغزتان را برای تمرکز مجدد آموزش دهید. هر پومودورو به یک کار اختصاص داده شده است و هر استراحت فرصتی است برای تنظیم مجدد و جلب توجه شما به آنچه باید روی آن کار کنید.

آگاه شدن از اینکه زمان شما کجا می رود

مرتبط: روش های بهره وری برای بهبود زندگی کاری شما

هنگام برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده‌مان، بیشتر ما قربانی اشتباه برنامه‌ریزی می‌شویم؛ تمایل ما به دست کم گرفتن زمان مورد نیاز برای تکمیل وظایف آینده، حتی زمانی که می‌دانیم کارهای مشابه در گذشته طولانی‌تر شده است. خود فعلی شما خود آینده شما را در شرایط و محدودیت های زمانی کاملا متفاوت تصور می کند.

تکنیک پومودورو می تواند یک سلاح ارزشمند در برابر اشتباه برنامه ریزی باشد. وقتی کار را در جلسات کوتاه و زمان بندی شده شروع می کنید، زمان دیگر یک مفهوم انتزاعی نیست، بلکه یک رویداد ملموس است. این یک پومودورو می شود؛ واحدی از زمان و تلاش. متمایز از ایده‌ی کلی ۲۵ دقیقه “کار”، پومودورو رویدادی است که تمرکز روی یک کار واحد (یا چند کار ساده) را اندازه گیری می کند.

و به این صورت است که مفهوم زمان از منفی – چیزی که گم شده است – به نمایش مثبت رویدادهای انجام شده تغییر می کند. سیریلو این را «زمان معکوس» می نامد زیرا درک زمان گذر از یک منبع انتزاعی اضطراب را به معیار دقیق بهره وری تغییر می دهد. این منجر به تخمین های زمانی بسیار واقعی تر می شود.

بن دولنیک (Ben Dolnick، نویسنده) توضیح می‌دهد که چگونه درک او از زمان با استفاده از این روش تغییر کرد:

“پنج دقیقه در اینترنت، همانطور که توسط تایمر من اندازه‌گیری شد، در مدت زمانی ۳۵ ثانیه می‌گذرد. یک ساعت تحقیق زمان‌بندی شده بین سه تا چهار ساعت طول می‌کشد. تایمر من یک معیار فلزی واضح بود که در مه شهود زمانی من گذاشته شده بود.»

وقتی از تکنیک پومودورو استفاده می‌کنید، اندازه‌گیری واضحی از زمان محدود و تلاش‌های خود دارید و به شما این امکان را می‌دهد تا روزهای‌تان را دقیق‌تر و کارآمدتر بازتاب و برنامه‌ریزی کنید. با تمرین، می‌توانید به دقت ارزیابی کنید که یک کار چقدر پومودورو می‌گیرد و عادات کاری ثابت‌تری ایجاد کنید.

بازی سازی بهره وری شما

هر پومودورو فرصتی برای پیشرفت در آخرین بار فراهم می کند. سیریلو استدلال می کند که “تمرکز و هوشیاری منجر به سرعت، یک پومودورو در یک زمان می شود.”

تکنیک پومودورو قابل دسترسی است زیرا بیشتر در مورد ثبات است تا کمال. هر جلسه شروعی تازه برای ارزیابی مجدد اهداف‌تان، به چالش کشیدن خود برای تمرکز و محدود کردن حواس پرتی است. می توانید کاری کنید که سیستم برای شما کار کند.

با تعیین هدف برای افزودن یک پومودوروی اضافی هر روز به خود انگیزه دهید تا موفقیت خود را تقویت کنید. خود را به چالش بکشید تا یک کار بزرگ را در تعدادی پومودورو به پایان برسانید. سعی کنید یک عدد هدف پومودورو برای هر روز بدون شکستن زنجیره تعیین کنید. فکر کردن به گوجه فرنگی به جای ساعت ها سرگرم کننده تر است.

مرتبط: باکس زمانی: موثرترین روش برای تقسیم وقت

نکات سریع برای پومودورو

در حالی که فواصل ۲۵/۵ دقیقه ای کار / استراحت قلب تکنیک پومودورو است، چند کار وجود دارد که می توانید برای موثرتر کردن پومودوروهای خود انجام دهید:

پومودوروهای خود را از قبل برنامه ریزی کنید

۱۵ دقیقه در ابتدای روز کاری خود (یا در پایان اگر برای روز بعد برنامه ریزی می کنید) وقت بگذارید تا پومودوروهای خود را برنامه ریزی کنید. لیست کارهای روزانه خود را بردارید و توجه داشته باشید که هر کار چند پومودورو می گیرد. (به یاد داشته باشید، کارهایی که بیش از ۵ پومودورو طول می کشد، باید به کارهای کوچکتر و قابل کنترل تر تقسیم شوند. کارهای کوچکتر، مانند پاسخ دادن به ایمیل ها، می توانند در یک پومودورو با هم جمع شوند.)

اگر یک روز کاری ۸ ساعته کار می کنید، مطمئن شوید که پومودوروهای روزانه شما بیش از شانزده ساعت نباشد. اگر این کار را انجام دادند، کارهایی را که کمتر فوریت یا کمتر اهمیت دارند را به اواخر هفته موکول کنید.

پومودوروهای سرریز را در روز خود بسازید

در حالی که یک روز کاری ۸ ساعته از نظر فنی فضا را برای شانزده پومودورو باقی می گذارد، بهترین کار این است که در یک بافر از ۲ تا ۴ پومودورو “سرریز” بسازید. از پومودوروهای سرریز خود برای کارهایی که بیشتر از آنچه برنامه ریزی کرده اید طول می کشد یا برای کارهای غیرمنتظره ای که در طول روز انجام می شوند استفاده کنید.

اگر در نهایت به آن‌ها نیاز ندارید، از پومودوروهای اضافی برای یادگیری یا کارهایی با اولویت پایین‌تر استفاده کنید که همیشه به انتهای فهرست کارهای شما کشیده می‌شوند. خیلی کمتر استرس زا است که روز را با پومودورو به پایان برسانید تا اینکه خودتان را بیش از حد برنامه ریزی کنید و پشت سر بگذارید.

چند پومودورو در روز وجود دارد؟
با گذشت زمان، درک بهتری از تعداد پومودوروهای باکیفیتی که واقعاً می‌توانید در یک روز تکمیل کنید، پیدا خواهید کرد. اگر شانزده مورد کامل نباشد اشکالی ندارد. اکثریت قریب به اتفاق مردم (و کسانی که فکر می‌کنند احتمالاً به اندازه کافی توجه نکرده‌اند) در واقع برای ۸ ساعت کامل یک روز کاری بازدهی ندارند. وقتی نوبت به پومودورو می‌رسد، خودتان را به چالش بکشید، اما تمرکز را روی کیفیت بر کمیت بگذارید.

طول پومودوروهای خود را آزمایش کنید

برای برخی از انواع کارهایی که به دوره‌های طولانی در حالت «جریان» خلاقانه نیاز دارند نظیر کدنویسی، نوشتن، آهنگ‌سازی، برنامه‌ریز و غیره؛ ممکن است ۲۵ دقیقه خیلی کوتاه باشد. جلسات کاری طولانی را با وقفه های طولانی تر امتحان کنید. یک مطالعه DeskTime (تولید کننده‌ی یک نرم‌افزار ردیابی خودکار زمان واقعی است که بهره‌وری شما را با مرتب‌سازی برنامه‌های کاربردی مختلفی که شما یا کارمندان‌تان استفاده می‌کنید در دسته‌های «مولد»، «غیرمولد» یا «خنثی» ردیابی و تجزیه و تحلیل می‌کند.) نشان داد که تمرکز ۵۲ دقیقه ای و استراحت ۱۷ دقیقه ای تعادل عالی است. برخی دیگر ۹۰ دقیقه کامل را با استراحت ۲۰ تا ۳۰ دقیقه ای بر اساس ریتم های اولترادیان ترجیح می دهند (Ultradian rhythm – در کرونوبیولوژی ، ریتم اولترادیان یک دوره یا چرخه مکرر است که در طول ۲۴ ساعت شبانه روز تکرار می شود.).

برای کارهایی که به دلایلی به تعویق انداخته اید، ۲۵ دقیقه ممکن است خیلی طولانی باشد. اگر مقاومت ذهنی زیادی احساس می‌کنید، یا نمی‌توانید به مدت ۲۵ دقیقه تمرکز خود را حفظ کنید، پومودوروی ۱۵، ۱۰ یا حتی ۵ دقیقه‌ای را امتحان کنید. لزومی ندارد که در ابتدا خود را مقید به چارچوبی بکنید که هنوز از نظر ذهنی آمادگی پذیرش و انجام آن را ندارید.

برای اکثر افراد در بیشتر مواقع، نقطه شیرین در محدوده ۲۵-۵۰ دقیقه برای حداکثر غلظت با یک استراحت ۵-۱۵ دقیقه است. سعی کنید فواصل زمانی خود را بر اساس انرژی موجود، نوع کار، و میزان کاری که باعث می شود بخواهید سر خود را در ویدیوهای بامزه در شبکه‌های اجتماعی گرم کنید، ترکیب کنید.

در زمان استراحت از صفحه نمایش دور شوید

همه شکست ها یکسان ایجاد نمی شوند. اگر جلسات کاری پومودورو روی رایانه شما انجام می شود، وقتی تایمر خاموش شد، فقط به توییتر یا اینستاگرام سوئیچ نکنید. به چشمان و مغز خود با دوری از نمایشگرها استراحت دهید؛ این یعنی گوشی شما هم جزو همین ممنوعیت خواهد بود!

• بایستید،
• حرکت کنید،
• حرکت کششی انجام دهید،
• بیرون بروید،
• یک مراقبه کوتاه انجام دهید،
• یک میان وعده بخورید،
• پرندگان را از پنجره تماشا کنید،
• اگر از خانه کار می‌کنید، چند لباس را تا کنید یا میز آشپزخانه را پاک کنید.
  و …

هر کاری که انجام دهید، اگر از هیپنوتیزم درخشان رایانه یا تلفن خود دور شوید، استراحت شما از نظر ذهنی بسیار شاداب تر خواهد بود.

از یک برنامه برای اعمال پومودوروهای خود استفاده کنید

انسان‌ها خطاپذیرند؛ مهم نیست که در شروع روز چقدر انگیزه دارید، واقعاً سخت است که به پومودوروهای خود پایبند باشید. با یک برنامه یادآوری استراحت، خود را مسئول نگه دارید.

بهترین ها به شما امکان می دهند مدت زمان جلسات کاری خود را سفارشی کنید، می خواهید یادآوری های شما چقدر مزاحم باشد، و چقدر می خواهید وقفه های خود را به شدت اجرا کنند. برخی شما را برای مدت زمان استراحت شما را از کامپیوترتان قفل می کنند.

ما Big Stretch را برای ویندوز و BreakTime را برای مک توصیه می کنیم.

مقالات مرتبط بیشتر: 

• مدیریت زمان: ایجاد اولویت در راه به دست آوردن هدف
• روش های مدیریت زمان برای خانواده ها
• ۱۰ مورد از بهترین برنامه های مدیریت زمان
• ۱۵ راه برای فریب ناخودآگاه خود و بهبود برنامه ریزی ذهنی
• بروزرسانی زندگیتان در حالی که انرژی کم دارید: ۱۴ راه برای ادامه دادن به کار در زمان کسالت
• ۱۲ نکته برای جلوگیری از به تعویق انداختن کار
• ۲۰ نکته برای کار در خانه: چگونه در خارج از دفتر کارایی داشته باشیم
• دستیابی به حالت جریان: ۷ راه برای ورود به منطقه
• قانون ۵۲ و ۱۷ دقیقه: تصادفی است، اما بهره وری شما را افزایش می دهد