هنگامی که یک تیم تولید پروژه جدیدی را آغاز می کند، خطرات ذاتی وجود دارد که می تواند با فرآیندهای یک پروژه مرتبط باشد. با این حال، برخی از استراتژی ها می توانند به کاهش این خطرات و همچنین پیش بینی عواقب این خطرات کمک کنند. این استراتژی ها را می توان برای شناسایی، ارزیابی، ارزیابی و پایش ریسک ها و هر گونه پیامدهای همراه آن استفاده کرد.
در این مقاله از ایوسی، ما پنج استراتژی رایج کاهش ریسک و نحوه استفاده از آنها را بررسی خواهیم کرد.
کاهش ریسک چیست؟
کاهش ریسک به فرآیند برنامه‌ریزی و توسعه روش‌ها و گزینه‌ها برای کاهش تهدیدها یا ریسک‌ها برای اهداف پروژه اشاره دارد. یک تیم پروژه ممکن است استراتژی‌های کاهش ریسک را برای شناسایی، نظارت و ارزیابی ریسک‌ها و پیامدهای ذاتی تکمیل یک پروژه خاص، مانند ایجاد محصول جدید، اجرا کند. کاهش ریسک همچنین شامل اقداماتی است که برای مقابله با مسائل و اثرات آن مسائل در مورد یک پروژه انجام می شود.
مرتبط: مدیریت ریسک: راهنمای قطعی
پنج استراتژی کاهش ریسک با مثال
کاهش ریسک مناسب شامل ابتدا شناسایی ریسک‌های بالقوه برای یک پروژه – مانند گردش تیم، شکست محصول یا خزش دامنه – و سپس برنامه‌ریزی برای ریسک با اجرای استراتژی‌هایی برای کمک به کاهش یا توقف ریسک است. استراتژی های زیر را می توان در برنامه ریزی و نظارت بر کاهش ریسک استفاده کرد.
۱. بر عهده گرفتن و پذیرفتن ریسک
استراتژی پذیرش می تواند شامل همکاری بین اعضای تیم برای شناسایی ریسک های احتمالی یک پروژه و اینکه آیا پیامدهای ریسک های شناسایی شده قابل قبول است یا خیر. علاوه بر شناسایی خطرات و پیامدهای مرتبط، اعضای تیم ممکن است آسیب‌پذیری‌های احتمالی ناشی از خطرات را نیز شناسایی کرده و فرض کنند.
این استراتژی معمولاً برای شناسایی و درک ریسک‌هایی که می‌تواند بر خروجی پروژه تأثیر بگذارد استفاده می‌شود و هدف این استراتژی به جلب توجه این ریسک‌ها به کسب‌وکار کمک می‌کند تا همه افرادی که روی پروژه کار می‌کنند درک مشترکی از خطرات و پیامدهای مربوط به آن داشته باشند. مثال زیر نشان می‌دهد که چگونه می‌توان استراتژی پذیرش را برای ریسک‌هایی که معمولاً شناسایی می‌شوند، اجرا کرد.
خطرات موثر بر هزینه
استراتژی پذیرش می تواند برای شناسایی ریسک های موثر بر هزینه استفاده شود. به عنوان مثال، یک تیم پروژه ممکن است استراتژی پذیرش را برای شناسایی ریسک های بودجه پروژه اجرا کند و برنامه هایی را برای کاهش ریسک بیش از حد بودجه انجام دهد، به طوری که همه اعضای تیم از خطر و عواقب احتمالی آن آگاه باشند.
مرتبط: ریسک های بودجه بندی چیست؟ (به علاوه ۵ راه برای محدود کردن آنها)
خطرات بر برنامه
استراتژی پذیرش می‌تواند به شناسایی ریسک‌های احتمالی که می‌تواند بر زمانبندی تأثیر بگذارد، مانند حفظ پروژه در مسیر رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها، کمک کند.
خطرات موثر بر عملکرد
این نوع ریسک‌ها می‌توانند شامل مسائل مربوط به عملکرد مانند بهره‌وری تیم یا عملکرد محصول (مانند نرم‌افزار یا کالاهای تولیدی) باشند و می‌توانند به عنوان بخشی از برنامه‌ریزی پروژه شناسایی و پذیرفته شوند تا همه اعضا از ریسک‌های عملکرد بالقوه آگاه باشند.
بیشتر بخوانید: مهارت های همکاری: تعریف و مثال
۲. اجتناب از خطر
استراتژی اجتناب ریسک ها و پیامدهای پذیرفته شده و مفروض یک پروژه را ارائه می دهد و فرصت هایی را برای اجتناب از آن ریسک های پذیرفته شده ارائه می دهد. برخی از روش‌های اجرای استراتژی اجتناب، برنامه‌ریزی برای ریسک و سپس اتخاذ گام‌هایی برای اجتناب از آن است. به عنوان مثال، برای کاهش ریسک تولید محصول جدید، یک تیم پروژه ممکن است تصمیم بگیرد که آزمایش محصول را اجرا کند تا از خطر شکست محصول قبل از تایید تولید نهایی جلوگیری کند. مثال های زیر راه های دیگری برای اجرای استراتژی اجتناب هستند.
ریسک عملکرد
کاهش ریسک‌های عملکرد، مانند منابع ناکافی برای انجام کار، طراحی ناکافی یا پویایی ضعیف تیم، می‌تواند به تیم پروژه اجازه دهد تا راه‌های ممکن را برای جلوگیری از این نوع موقعیت‌های ریسک که ممکن است باعث مشکلاتی در عملکرد پروژه شود، شناسایی کند. به عنوان مثال، یک تیم تولید ممکن است مواد محصول بادوام تر را آزمایش کند تا از خطر شکست محصول با مواد با دوام کمتر جلوگیری کند. به طور مشابه، اگر ریسک عملکرد در پویایی تیم پروژه وجود داشته باشد، مدیریت تعاملی تیم می تواند برای جلوگیری از مشکلات درون تیم اجرا شود.
ریسک برای برنامه ریزی
اجتناب از پیامدهای زمانبندی را می توان با شناسایی مسائلی که ممکن است پیش بیاید که بر جدول زمانی پروژه تأثیر می گذارد، اجرا کرد. ضرب‌الاجل‌های مهم، سررسیدها و تاریخ‌های تحویل نهایی می‌توانند تحت تأثیر ریسک‌هایی مانند خوش‌بینی بیش از حد نسبت به جدول زمانی پروژه باشند.
استراتژی اجتناب می‌تواند به تیم پروژه کمک کند تا راه‌هایی را برای جلوگیری از تضادهای زمانبندی برنامه‌ریزی کند، به عنوان مثال، با ایجاد یک برنامه زمانبندی مدیریت شده که زمان مشخصی را برای برنامه‌ریزی، طراحی، آزمایش و آزمایش مجدد و ایجاد تغییرات در صورت لزوم نشان می‌دهد. زمان‌های غیر کاری نیز می‌تواند برنامه‌ریزی شود تا از خطرات مدیریت زمان جلوگیری شود.
ریسک نسبت به هزینه
اجتناب از مسائل مربوط به هزینه یکی دیگر از اجرای این استراتژی است. به عنوان مثال، یک تیم پروژه ممکن است تمام هزینه‌های پیش‌بینی‌شده را ترسیم کند و همچنین هزینه‌هایی را که ممکن است پیش بیاید، محاسبه کند تا از عواقب بیش از حد بودجه جلوگیری شود.
بیشتر بخوانید: چگونه با یک تیم دشوار ارتباط موثر برقرار کنیم
۳. کنترل ریسک
اعضای تیم همچنین ممکن است یک استراتژی کنترل را هنگام کاهش خطرات یک پروژه اجرا کنند. این استراتژی با در نظر گرفتن ریسک های شناسایی شده و پذیرفته شده و سپس انجام اقداماتی برای کاهش یا حذف اثرات این خطرات عمل می کند. مثال‌های زیر نشان می‌دهند که چگونه روش‌های کنترلی می‌توانند برای کاهش ریسک اجرا شوند.
کنترل خطرات مربوط به هزینه
یک تیم پروژه ممکن است روش‌های کنترلی را اجرا کند که می‌تواند مشکلات احتمالی بودجه پروژه را تشخیص دهد. به عنوان مثال، کنترل‌های کاهش ریسک ممکن است شامل تمرکز بر مدیریت، فرآیند تصمیم‌گیری یا یافتن نقص در تامین مالی پروژه قبل از بروز مشکلات باشد. این همچنین می‌تواند به تیم پروژه بینشی در مورد نحوه واگذاری بودجه بدهد، و اگر خطر تجاوز از بودجه وجود داشته باشد، تیم می‌تواند قبل از وقوع آن را شناسایی کند و اقداماتی را برای کنترل آن انجام دهد، مانند کاهش هزینه‌ها یا حذف منبعی که می‌تواند برای پروژه بسیار پرهزینه است.
کنترل ریسک بر اساس برنامه
پیامدهای مربوط به زمان بندی را می توان با تنوع بخشیدن به وظایف و زمان لازم برای تکمیل آنها در میان تیم پروژه کنترل کرد. روش‌های کنترل می‌تواند شامل ردیابی زمان لازم برای تکمیل هر کار و تخصیص وظایف خاص به اعضای تیم با توجه به زمان درگیر با هر کار باشد. تیم پروژه همچنین ممکن است استراتژی‌های مدیریت زمان را برای کمک به کنترل هرگونه خطر برای زمانبندی پروژه در نظر بگیرد.
کنترل ریسک عملکرد
اجرای استراتژی‌های کنترل ریسک عملکرد می‌تواند شامل روش‌هایی برای هدایت وظایف روزانه یک تیم، روش‌های کنترل کیفیت برای محصولات جدید و اقداماتی برای انجام اقدامات برای کنترل مسائلی باشد که می‌تواند بر عملکرد کلی در یک پروژه تأثیر بگذارد.
مطالب مرتبط: ۱۴ روش برای سازماندهی در محل کار
۴. انتقال ریسک
هنگامی که ریسک ها شناسایی و در نظر گرفته می شوند، کاهش پیامدها از طریق انتقال می تواند یک استراتژی قابل اجرا باشد. استراتژی انتقال با انتقال فشار ریسک و پیامدهای طرف دیگر کار می کند. با این حال، این می تواند اشکالات خود را داشته باشد، و زمانی که یک سازمان این استراتژی کاهش ریسک را اجرا می کند، باید به گونه ای باشد که برای همه طرف های درگیر قابل قبول باشد. مثال زیر نشان می دهد که چگونه و چه زمانی از استراتژی های انتقال برای کاهش ریسک استفاده می شود.
انتقال برای عملکرد
به عنوان مثال، اگر یک تیم تولید محصول جدیدی ساخته باشد، اما نتیجه آن نقص هایی را نشان دهد. عیوب ممکن است مستقیماً ناشی از مشکلات تولید نباشد، بلکه ناشی از مشکلات مواد خریداری شده از یک فروشنده خارجی است.
شرکت محصول ممکن است تصمیم بگیرد که پیامدها را بپذیرد و با استراتژی‌های حل و فصل – مانند فراخوان محصول – پیش برود یا ممکن است شرکت ممکن است پیامدها را به فروشنده خارجی که مسئول تهیه مواد محصول است با ملزم کردن فروشنده به پوشش هزینه‌های مربوط به نقص محصول منتقل کند. .
انتقال برای برنامه ریزی
گاهی اوقات تکمیل یک پروژه بیشتر طول می کشد، و در حالی که این خود یک ریسک است، استراتژی های انتقال را می توان برای انتقال بار عقب ماندن از برنامه به اعضای تیم مسئول مدیریت زمان، به جای کل شرکت، مورد استفاده قرار داد. با انتقال پیامدها به اعضای تیم مسئول برنامه‌ریزی، تیم تولید، تیم طراحی یا دیگران می‌توانند بر تکمیل بقیه وظایف خود تمرکز کنند.
انتقال برای هزینه
انتقال پیامدهای مربوط به هزینه می تواند شامل مسئول نگه داشتن حسابداران و مشاوران مالی برای مسائل مربوط به بودجه ریزی باشد. به عنوان مثال، عواقب پروژه ای که بیش از بودجه است می تواند شامل هزینه های تولید بالاتر و تامین مالی مواد باشد. اگر عواقب به تیم های مالی که مسئول پیگیری بودجه هستند منتقل شود، مدیران تولید و اعضای تیم می توانند روی مسئولیت های خود تمرکز کنند در حالی که تیم مالی اقداماتی را برای رفع مشکلات هزینه انجام می دهد.
۵. تماشا و نظارت بر ریسک
نظارت بر پروژه ها برای خطرات و پیامدها شامل نظارت و شناسایی هر گونه تغییری است که می تواند بر تأثیر ریسک تأثیر بگذارد. تیم های تولید ممکن است از این استراتژی به عنوان بخشی از طرح استاندارد بازنگری پروژه استفاده کنند. هزینه، زمانبندی و عملکرد یا بهره‌وری همگی جنبه‌هایی از یک پروژه هستند که می‌توان آنها را برای خطراتی که ممکن است در طول تکمیل یک پروژه به وجود بیاید، بررسی کرد. مثال زیر راه‌هایی را برای نظارت و ارزیابی ریسک و پیامدهایی که می‌تواند بر تکمیل پروژه تأثیر بگذارد را نشان می‌دهد.
مرتبط: مدیریت ریسک: راهنمای قطعی
هزینه نظارت
یک تیم مالی یا کمیته بودجه می تواند با ایجاد یک روال گزارش دهی برای ترسیم هر یک از مخارج شرکت، ریسک های مربوط به هزینه را ارزیابی و نظارت کند. این استراتژی با این امکان کار می‌کند که به تیم‌ها اجازه می‌دهد به طور مداوم بودجه را ارزیابی کرده و هر گونه برنامه هزینه را بر اساس آن تغییر دهند.
برنامه نظارت
نظارت بر برنامه‌های پروژه می‌تواند شامل به‌روزرسانی‌های هفتگی برای ارزیابی وظایف هر یک از اعضای تیم و مدت زمانی که طول می‌کشد برای تکمیل هر کار باشد. سپس تیم می‌تواند هر مشکلی را که می‌تواند خطر عقب افتادن پروژه را از برنامه‌ریزی به خطر بیندازد، دوباره ارزیابی کرده و پیگیری کند. نرم افزارهای رایانه ای، مانند تقویم ها و ابزارهای مدیریت پروژه، می توانند به نظارت و ارزیابی مدیریت زمان و زمان بندی پروژه کمک کنند.
نظارت بر عملکرد
نظارت بر عملکرد محصولات، اعضای تیم و منابع مورد استفاده برای تکمیل یک پروژه، همگی نمونه هایی از روش های اجرای نظارت بر عملکرد هستند. سنجش و ارزیابی جنبه های مختلف عملکرد یک شرکت می تواند به کاهش خطرات ناشی از کاهش عملکرد کمک کند و ابزارهایی مانند نرم افزار بهره وری می توانند به ردیابی و ارزیابی فرآیندهای عملکرد در پروژه کمک کنند. عملکرد کارکنان را می‌توان با برنامه‌ریزی و اجرای ارزیابی‌های عملکرد منظم و عملکرد محصول را می‌توان با آزمایش و بازبینی مداوم محصول کنترل کرد.
مرتبط: نحوه نظارت بر پیشرفت