نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)

ابزارهای مدیریت ریسک، مانند ماتریس ارزیابی ریسک، می تواند به شناسایی ریسک های مرتبط با یک پروژه و نحوه رسیدگی به آنها کمک کند.

در این مقاله از ایوسی، توضیح می دهیم که ماتریس ارزیابی ریسک چیست، مزایای استفاده از آن را توضیح می دهیم و به شما نشان می دهیم که چگونه از آن برای ارزیابی ریسک های احتمالی پروژه خود استفاده کنید.

ماتریس ارزیابی ریسک چیست؟

بسیاری از شرکت ها از ابزار مدیریت ریسک، مانند ماتریس ارزیابی ریسک، در فرآیند ارزیابی ریسک برای تعیین گام های صحیح در تصمیم گیری های تجاری استفاده می کنند.

ماتریس ارزیابی ریسک می‌تواند به شکل نمودار باشد، که در آن شدت خطر احتمالی را در یک محور و احتمال وقوع این رویداد را در محور دیگر ترسیم می‌کنید. همچنین می‌توانید با فهرست کردن ریسک‌های احتمالی خود در ردیف‌ها و وارد کردن اطلاعات احتمال و شدت به صورت ستونی، ماتریس خود را به صورت جدول قالب‌بندی کنید.

با ارائه نمایشی بصری از داده های پیچیده، می توانید از یک ماتریس ارزیابی ریسک برای تسهیل و ساده سازی فرآیند ارزیابی ریسک استفاده کنید و به شما کمک کند تا تصمیمات آگاهانه تری در رابطه با کسب و کار خود بگیرید.

مطالب مرتبط: درک چگونگی تکمیل تجزیه و تحلیل ریسک

مزایای استفاده از ماتریس ریسک

ایجاد و استفاده از یک ماتریس ریسک برای ارزیابی پروژه ها مزایای متعددی دارد، از جمله اینکه آنها کمک می کنند:

• مناطقی را برای کاهش سریع و آسان خطر شناسایی کنید

• خطرات خاص را به صورت واضح توضیح دهید

• نتایج رویداد پروژه را اولویت بندی و گروه بندی کنید

• یک منبع اساسی برای تجزیه و تحلیل دقیق بعدی مشخص کنید

مرتبط: ثبت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)

نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک

برای استفاده موثر از ماتریس ارزیابی ریسک در طول فرآیند ارزیابی ریسک، مراحل زیر را انجام دهید:

۱. همه خطرات احتمالی را شناسایی کنید

اولین گام در فرآیند ارزیابی ریسک، شناسایی ریسک های بالقوه است. برای حفظ ساختاری که مدیریت آن آسان باشد، فرآیند ارزیابی ریسک راهی برای اولویت بندی ریسک ها از طریق ارزیابی ریسک های بالقوه ارائه می دهد. پس از شناسایی همه ریسک‌ها، گام بعدی این است که ریسک‌ها را از تاثیرگذارترین به کم‌تاثیرترین ریسک‌ها سفارش دهید.

بیشتر بخوانید: وظایف یک مدیر چیست؟

۲. خطرات را بر اساس احتمال و تأثیر مرتب کنید

اکنون شما آماده هستید تا خطرات را بر اساس احتمال و تأثیر آنها مرتب کنید.

احتمال

این احتمال وقوع یک خطر را توصیف می کند. شما می توانید از روش های مختلفی برای مرتب سازی احتمال ریسک استفاده کنید. به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها، درصد احتمالی را برای ریسک‌های بالقوه تعیین می‌کنند که از ۰% – یعنی عدم امکان وقوع ریسک – تا ۱۰۰% متغیر است، در این صورت ریسک قطعی است. یا می‌توانید ریسک‌ها را بر اساس دسته‌بندی‌ها مرتب کنید، مانند:

• بعید: در صورتی که احتمال تحقق آنها بسیار کم است، خطرات بالقوه را در این دسته قرار دهید.

• به ندرت: این دسته برای خطرات غیرمعمولی است که احتمال تحقق آن اندک است.

• گاه به گاه: خطرات را در این دسته طبقه بندی کنید که احتمال وقوع آنها تقریباً ۵۰-۵۰ است.

• احتمال دارد: اگر احتمال دارد خطری رخ دهد، باید آن را در این دسته قرار دهید.

• قطعی: این برای خطراتی است که قرار است رخ دهد. هنگامی که با تأثیر زیاد همراه است، باید این نوع ریسک را به عنوان یک اولویت در نظر بگیرید و فوراً به آن رسیدگی کنید.

تأثیر

این جنبه از ریسک نشان می دهد که اگر یک خطر بالقوه واقعاً آشکار شود، تأثیر آن چقدر شدید خواهد بود. تأثیر یک ریسک خاص می تواند بر جنبه های مختلف پروژه و به طور بالقوه بر کل شرکت تأثیر بگذارد. در مدیریت پروژه، شرکت ها اغلب تأثیر ریسک را با توجه به تأثیر منفی که ممکن است بر سه جنبه مهم داشته باشد ارزیابی می کنند:

• زمانبندی: آیا بر فریم های زمانی تحویل تأثیر منفی خواهد گذاشت؟

• هزینه: آیا باید بودجه را تنظیم کنید؟

• عملکرد فنی: اگر خطر رخ دهد، چگونه بر عملکرد تأثیر می گذارد؟

همانطور که در مورد ارزیابی احتمال خطر وجود دارد، می توانید شدت تأثیر ریسک را به روش های زیر مرتب کنید:

• ناچیز: ریسک هایی را قرار دهید که تأثیر منفی کمی بر پروژه در این دسته داشته باشند.

• جزئی: خطراتی را قرار دهید که ممکن است تأثیر منفی جزئی بر پروژه داشته باشند اما به احتمال زیاد باعث ایجاد اختلالات عمده در این دسته نمی شوند.

• متوسط: این دسته برای خطراتی است که تهدیدی متوسط ​​برای عملیات ایجاد می کند.

• بحرانی: خطرهایی را که تهدید قابل توجهی برای اجرای موفق پروژه هستند در این دسته قرار دهید.

• فاجعه آمیز: این دسته برای خطراتی است که به احتمال زیاد کل پروژه را به خطر می اندازد و در صورت وقوع آنها به طور قابل توجهی بر عملیات روزانه تأثیر می گذارد. این خطرات دارای اولویت بالایی هستند.

مرتبط: ساختار شکست ریسک: تعریف، مراحل و مثال

۳. در مورد رتبه بندی ریسک تصمیم بگیرید

در مرحله بعد، ریسک ها را با توجه به احتمال و تأثیر آنها بر ماتریس ارزیابی ریسک ترسیم کنید. پس از ترسیم اطلاعات، نمایش تصویری واضحی از اولویت‌هایی که ریسک‌های بالقوه باید داشته باشند، خواهید داشت.

به عنوان مثال، ریسک هایی که احتمال وقوع آنها بسیار زیاد است و تأثیر بسیار منفی بر عملیات خواهند داشت، به عنوان ریسک های با اولویت بالاتر در ماتریس ظاهر می شوند. از سوی دیگر، مواردی که هم بعید به وقوع می‌پیوندند و هم در صورت وقوع هیچ تهدید مهمی را تهدید نمی‌کنند، در معرض خطرات با اولویت پایین قرار می‌گیرند.

مرتبط: اجتناب از ریسک در مقابل کاهش ریسک: تفاوت چیست؟

۴. تصمیم گیری در مورد اقدامات پیشگیرانه

برای مقابله با بدترین سناریوها، برنامه های اضطراری تهیه کنید. این آخرین مرحله در فرآیند ارزیابی ریسک به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید که چگونه باید با ریسک‌های متوسط ​​و بالا مقابله کنید.

نمونه ای از ماتریس ارزیابی ریسک

در اینجا نمونه ای از نمودار تأثیر ریسک/احتمال است که از درجات مختلفی از احتمال ریسک و تأثیر ریسک تشکیل شده است:

چهار گوشه ماتریس تاثیر ریسک/احتمال، افراط‌هایی را نشان می‌دهد که معمولاً عملی‌ترین بینش را دارند و شامل موارد زیر هستند:

• احتمال کم/ تأثیر کم: خطرات در این گوشه از نمودار هم احتمال کم و هم تأثیر کم است. لازم نیست به این خطرات توجه کنید.

• احتمال زیاد/ تاثیر کم: این نوع ریسک تهدید متوسطی برای عملیات است. اگرچه باید سعی کنید احتمال وقوع چنین رویدادهایی را به حداقل برسانید، اما در صورت وقوع و زمانی می توانید این خطرات را مدیریت کنید.

• احتمال کم/ تأثیر زیاد: این نوع رویداد تأثیر زیادی بر عملیات خواهد داشت، اما احتمال تحقق آنها بعید است. برای جلوگیری از وقوع چنین خطراتی، باید تمام اقدامات پیشگیرانه ممکن را انجام دهید. همچنین باید برنامه های اضطراری را برای به حداقل رساندن شدت تأثیر در صورت بروز خطر در نظر بگیرید.

• احتمال زیاد/تاثیر زیاد: ریسک‌های این دسته از ریسک‌های دارای اولویت هستند، زیرا احتمال وقوع آن‌ها بالاست و همچنین تأثیر منفی شدیدی بر عملیات خواهند داشت. این بدان معنی است که شما باید به این خطرات بیشترین توجه را داشته باشید و آنها را در فرآیند تصمیم گیری روزانه در نظر بگیرید.

مطالب مرتبط: ۱۰ سبک رهبری رایج (به علاوه نحوه یافتن سبک خود)

خطرات با اولویت متوسط ​​می تواند به طور جدی بر سودآوری و اجرای موفقیت آمیز کلی یک پروژه تأثیر بگذارد، وقوع ریسک های با اولویت بالا نه تنها ممکن است به طور بالقوه نشان دهنده پایان یک پروژه باشد، بلکه می تواند تأثیر جدی بر کل سازمان نیز داشته باشد.