نحوه نوشتن یک محدوده پروژه در ۵ مرحله (با مثال)

محدوده پروژه یک عنصر مهم برای تعریف هر زمان که تیم یا سازمان شما بر روی پروژه ای کار می کند، صرف نظر از اندازه پروژه است. بدون محدوده پروژه تعریف شده، این امکان وجود دارد که پروژه ممکن است به روش های ناامیدکننده ای از بودجه یا زمان بندی فراتر رود. اگر روی تیمی کار می‌کنید که پروژه‌ها را تولید می‌کند، ممکن است به درک عمیقی از این که دامنه چیست و چرا برای پروژه شما مهم است نیاز داشته باشید.

در این مقاله از ایوسی، ما توضیح می‌دهیم که حوزه مدیریت پروژه چیست، در مورد چگونگی تعریف محدوده پروژه بحث می‌کنیم، یک الگو و نمونه محدوده پروژه را با بیانیه محدوده پروژه ارائه می‌دهیم و نکاتی را فهرست می‌کنیم که هنگام اجتناب از خزش دامنه باید در نظر بگیرید.

دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

دامنه در مدیریت پروژه موارد و وظایفی است که در یک پروژه خاص گنجانده شده است. تیم های مدیریت پروژه معمولاً محدوده را به صراحت تعریف می کنند تا از انتظارات واضح از همه افراد درگیر اطمینان حاصل کنند. توضیح واضح دامنه از طریق بحث ها و اسناد، راه مهمی برای سازماندهی و در مسیر نگه داشتن یک پروژه است. نداشتن محدوده تعریف‌شده می‌تواند مشکلاتی ایجاد کند، زیرا مشتریان یا سهامداران ممکن است با ناامیدی مواجه شوند اگر تیم تمام آنچه را که انتظار داشتند ارائه ندهد.

مطالب مرتبط: دامنه در مدیریت پروژه چیست؟

نمونه محدوده پروژه

در اینجا یک مثال محدوده پروژه با بیانیه scope برای مرجع آورده شده است:

نیاز: Client Wine Leaders به ​​یک برنامه iOS و Android نیاز دارد که به مشتریان امکان می دهد شراب مناسب را برای جفت کردن با یک وعده غذایی یا رویداد پیدا کنند.

دامنه: Wilder Development اپلیکیشنی را برای Wine Leaders ایجاد می‌کند که شامل تمام الگوریتم‌ها و داده‌های لازم برای ارائه شراب مناسب برای نیازهای کاربران و همچنین قابلیت‌هایی برای این کاربران برای خرید شراب از طریق برنامه است. این شامل داده های پیچیده در مورد وعده های غذایی، شراب، بودجه و انواع کاربر است.

تحویل دادنی ها:

• برنامه کاربردی با داده های جامع در مورد اینکه چه شرابی برای صدها وعده غذایی و مناسبت مناسب است

• یک صفحه نمایه برای هر نوع شراب با لیستی از بهترین وعده های غذایی و مناسبت های مناسب

• عملکرد نمایه کاربر بنابراین کاربران می توانند توصیه ها و موارد دلخواه را ذخیره کنند

• پیوندهایی که به سایت مشتری منتهی می شوند تا کاربران بتوانند از نمایه هر شراب توصیه شده شراب بخرند

استثناها:

• وب سایت مشتری در محدوده پروژه گنجانده نشده است، بنابراین کلیه پیوندها باید توسط مشتری ارائه شود.

• لوگو و سایر عناصر طراحی گرافیکی مرتبط با کسب و کار مشتری مستثنی هستند مگر اینکه مستقیماً فقط برای برنامه ضروری باشد.

محدودیت ها: پروژه باید حداکثر تا بهمن ۱۴۰۳ و برای کمتر از ۵۰۰۰۰۰۰۰۰ تومان تکمیل شود.

مفروضات: وایلدر توسعه فرض کرده است که مشتری قبلاً لوگوهای مرتبط، طراحی گرافیکی، انتخاب فونت، رنگ های کلیدی و هر صفحه وب مرتبط مورد نیاز را ایجاد کرده است.

مطالب مرتبط: محدوده پروژه چیست؟ ۷ مرحله برای تعریف موفقیت پروژه

الگوی محدوده پروژه

در اینجا یک الگو وجود دارد که می توانید از آن برای ایجاد بیانیه محدوده پروژه خود استفاده کنید:

نیاز: [نیاز شناسایی شده مشتری یا ذینفع در یک یا دو جمله توضیح داده شده است.]

محدوده: [توضیح محدوده پروژه از سطح بالا، که بسته به اندازه پروژه در یک یا دو پاراگراف توضیح داده شده است.]

اهداف: [اختیاری: اگر این یک پروژه داخلی با ذینفعان و نه مشتریان است، می توانید اهداف تجاری پروژه را حداقل در دو یا سه جمله درج کنید. بسته به اندازه پروژه، این بخش ممکن است طولانی تر باشد.]

محصولات تحویلی: [فهرست گلوله‌ای از محصولات قابل تحویل پروژه که تیم برای برآورده کردن نیازها و اهداف مشتری یا سهامداران تولید خواهد کرد.]

استثناها: [لیست گلوله‌ای از هر چیزی که از پروژه حذف شده است، که ممکن است شامل جزئیات مربوط به تغییرات مورد نیاز در بودجه یا برنامه زمانی باشد که مشتری درخواست اضافه کردن آن‌ها را داشته باشد.]

محدودیت ها: [توضیح هر گونه محدودیت برای پروژه، که ممکن است شامل مواردی مانند پول، محدوده، زمان، منابع و ریسک باشد.]

مفروضات: [فهرستی از هر گونه فرضی که در مورد پروژه انجام شده است، مانند مفروضات مربوط به زمان دریافت منابع معین.]

مطالب مرتبط: ۵ مرحله اساسی چرخه حیات مدیریت پروژه

چگونه محدوده پروژه خود را تعریف کنیم

در اینجا مراحلی وجود دارد که می توانید برای تعیین محدوده پروژه خود انجام دهید:

۱. نیازهای مشتری یا ذینفعان را درک کنید

اولین گام در تعریف محدوده پروژه، برقراری ارتباط با مشتری یا، اگر پروژه به صورت داخلی در شرکت شما درخواست شده است، با هر ذینفع مرتبط است. جلسات، ایمیل ها و سایر ارتباطات، آنچه مشتری یا ذینفعان از پروژه نیاز دارند را مشخص می کنند، به طوری که تیم مدیریت پروژه می تواند محدوده پروژه را تعریف کند. این همچنین می‌تواند شامل بحث‌هایی درباره اضافه‌های اختیاری به پروژه باشد، که می‌تواند در صورت داشتن زمان و بودجه درج شود.

مرتبط: نگاهی به نیازهای مشتری و نحوه شناسایی آنها

۲. اهداف کلیدی را تعریف کنید

پس از اینکه تیم مدیریت پروژه نیازهای مشتری یا ذینفعان را مورد بحث قرار داد، تعریف اهداف کلیدی پروژه می تواند مفید باشد. این اهداف به تعیین نتیجه پروژه کمک می کند. این مرحله ممکن است به چند بازنگری از سوی مدیریت پروژه و مشتری یا ذینفع نیاز داشته باشد، زیرا هر دو طرف نتایج مورد انتظار را اصلاح می کنند. این اهداف می توانند SMART باشند، به این معنی که آنها خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان هستند.

به عنوان مثال، اگر یک مشتری تیمی را برای ایجاد وب سایت خود استخدام کند، برخی از اهداف کلیدی پروژه ممکن است شامل یک لوگوی جدید، رنگ ها و فونت های جدید شرکت و یک وب سایت کاربردی با پنج صفحه فرود باشد که توسط یک سایت خاص برای موتورهای جستجو بهینه شده است. تاریخ.

مطالب مرتبط: اهداف و نتایج کلیدی (OKR) مثال‌ها (و نکاتی برای ایجاد خود)

۳. بیانیه محدوده پروژه خود را مشخص کنید

بیانیه محدوده پروژه سندی است که اهداف پشت پروژه را توضیح می دهد و نیاز به توافق همه طرف های درگیر دارد. اسناد و مدارک دقیق تری برای تعیین محدوده پروژه برای تکمیل پروژه مورد نیاز است، اما این سند اولیه ای است که همه با آن موافقت می کنند. این شامل تعریف اهداف کلیدی، هرگونه تحویل عمده، نقاط عطف مهم، هرگونه محدودیت در پروژه و هر موردی است که از محدوده خارج می شود.

مطالب مرتبط: نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه در ۷ مرحله

۴. از مشتریان یا ذینفعان توافق بگیرید

پس از تکمیل بیانیه محدوده پروژه، همه طرف های درگیر قبل از شروع کار با آن موافقت می کنند. بسته به اولویت های افراد درگیر ممکن است در مورد مواردی مانند محدوده، بودجه و برنامه زمانی بحث و مذاکره صورت گیرد. هنگامی که همه در مورد بیانیه محدوده پروژه توافق کردند، تیم مدیریت پروژه می تواند پروژه را ادامه دهد. یک توافق نامه کتبی معمولاً روش استاندارد است، زیرا یک رکورد برای همه افراد درگیر در پروژه ایجاد می کند.

۵. طرح مدیریت محدوده پروژه را نهایی کنید

پس از توافق بر سر بیانیه محدوده پروژه، تیم مدیریت پروژه معمولاً یک برنامه مدیریت محدوده پروژه ایجاد می کند که شامل تمام جزئیات پروژه است. این شامل جزئیات جزئی بیشتری است که برای بیانیه محدوده پروژه ضروری نیست، مانند ضرب الاجل قطعاتی از پروژه که برای محصول نهایی ضروری است یا اطلاعاتی در مورد نحوه انجام وظایف خاص. این یک سند بسیار جامع تر از بیانیه محدوده پروژه است.

مطالب مرتبط: Scope Creep: تعریف، علل و نحوه اجتناب از آن

نکاتی برای جلوگیری از خزش دامنه

اگر در مورد خزش محدوده پروژه خود نگران هستید، در اینجا چند راه برای جلوگیری از آن وجود دارد:

• ایجاد مستندات ایجاد اسنادی مانند بیانیه محدوده پروژه که همه افراد درگیر باید با آن موافقت کنند می تواند به تعریف واضح پروژه کمک کند تا مشتریان یا ذینفعان کمتر بتوانند در مراحل بعدی عناصری را به پروژه اضافه کنند.

• در مورد انتظارات شفاف باشید. بحث با مشتری یا ذینفعان چه چیزی را باید انتظار داشت و چه چیزی را می توانید به روشی واضح و قابل درک ارائه دهید به همه امکان می دهد آنچه را که اتفاق می افتد درک کنند.

• همه را به توافق برسانید. الزام مشتریان یا ذینفعان و تیم مدیریت پروژه برای موافقت با بیانیه محدوده پروژه سندی را ارائه می دهد که شما یا تیم می توانید برای هرگونه اختلاف نظر در مورد محدوده بعداً به آن مراجعه کنید.

• هزینه های اضافه شده به محدوده را تعریف کنید. اگر در صورت داشتن بودجه یا برنامه زمان‌بندی، افزودنی‌های احتمالی به پروژه وجود داشته باشد، تعریف هزینه‌ها از نظر زمان و هزینه می‌تواند به مشتری کمک کند تا تصمیم بگیرد که آیا می‌خواهد آن موارد را اضافه کند یا خیر.