تجزیه و تحلیل ریسک پروژه عملکرد یک پروژه را از ابتدا تا تکمیل برای از بین بردن یا به حداقل رساندن زیان یا شکست تجاری نظارت می کند. علل خطرات بسته به نوع، پیچیدگی و مدت پروژه متفاوت است. اهداف تجزیه و تحلیل ریسک پروژه شامل شناسایی تهدیدات بالقوه و ارزیابی پیامدها و در عین حال برنامه ریزی اقدامات کاهشی است.
در این مقاله از ایوسی، توضیح می‌دهیم که چرا یک سازمان باید ریسک‌های پروژه را تجزیه و تحلیل و حل کند، به علاوه نمونه‌هایی از برخی ریسک‌های رایجی که در مدیریت پروژه با آن مواجه می‌شوند، ارائه می‌کنیم، نوع ریسک‌هایی که یک تحلیل ریسک پروژه پیدا می‌کند.
چرا تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مهم است؟
تجزیه و تحلیل ریسک پروژه مهم است زیرا به مدیران پروژه کمک می کند تا نقاط ضعف، قوت و فرصت های احتمالی را در طول یا پس از اتمام پروژه شناسایی کنند. برای تجزیه و تحلیل موثر ریسک‌ها، فرد باید مشکلات بالقوه یا تهدیدات «ریسک بالا» را که ممکن است بر اجرای یکنواخت پروژه برنامه‌ریزی‌شده تأثیر منفی بگذارد، بیاموزد و آشنا شود.
فهرست کردن تمام رویدادهای غیرمنتظره ای که ممکن است فرآیندها، منابع و فناوری را در یک پروژه در حال انجام مختل کنند، برای محدود کردن یا به حداقل رساندن تلفات ضروری است. برای مدیریت موثر تلفات، یک استراتژی جامع کاهش شامل یک برنامه آمادگی کامل است.
انگیزه تجزیه و تحلیل ریسک های پروژه به حداقل رساندن میزان ریسک های خارجی و داخلی است. ایده این است که یک رویکرد مدیریت پروژه فعال و نه واکنشی ایجاد کنیم. هدف آن این است که به ذینفعان اطمینان دهد که اهداف پروژه با وجود چالش ها برآورده خواهد شد.
با تجزیه و تحلیل ریسک ها، مدیریت بستری را برای مهر و موم کردن حفره ها و استفاده از فرصت های ناشی از این خطرات فراهم می کند. وظایف درگیر در تجزیه و تحلیل ریسک، نیازمند نیروی قدرتمندی از یک مدیر پروژه واجد شرایط و کارکنان فنی ماهر است تا ریسک‌ها را در حد توان تخصصی خود مدیریت کنند.
بیشتر بخوانید: ریسک پروژه: چیست و چگونه آن را تجزیه و تحلیل کنیم
۱۰ نوع رایج ریسک پروژه
برخی از ریسک های معمول پروژه شامل موارد زیر است:
۱. ریسک فناوری
جنبه فناورانه اجرای یک پروژه یک تحویل پیچیده است زیرا گردش مالی بالایی از فناوری های جدید و پیشرفته وجود دارد. جنبه فنی یک پروژه تهدیدی حیاتی برای امنیت داده ها، خدمات سازمانی، انطباق و امنیت اطلاعات است. خطرات مرتبط با فناوری چالش برانگیزتر هستند زیرا اجرای برنامه های جدید فناوری اطلاعات اغلب به آموزش پرسنل جدید و کسب نرم افزار نیاز دارد. همچنین خطرات مرتبط با فناوری دیگری مانند قطع خدمات وجود دارد که ممکن است منجر به تاخیر و شکست پروژه شود.
مرتبط: ۱۲ خطر در توسعه نرم افزار
۲. خطر ارتباط
برقراری ارتباط موثر و به موقع یک اخلاق کاری مهم است که هنگام مدیریت پروژه باید به شدت آن را رعایت کنید. تشکیل جلسات با ذینفعان، مانند اهداکنندگان پروژه، به شما کمک می‌کند تا هرگونه تغییر را پیگیری کنید، وظایف را مجدداً تعیین کنید و یک محیط تیمی منسجم را ایجاد کنید. با وجود تمام کانال‌ها و ابزارهای ارتباطی که در اختیار داریم، گاهی اوقات اعضای تیم از اجزای حیاتی ارتباط مؤثر غفلت می‌کنند که منجر به از دست رفتن داده‌ها یا اطلاعات نادرست و در نهایت اختلال در پروژه می‌شود.
۳. خطر خزش دامنه
تغییر کنترل نشده و غیرمجاز در محدوده پروژه مورد نظر اولیه ممکن است منجر به هزینه اضافی ویژگی ها، محصولات یا عملکردهای اضافی شود. تقریباً همه پروژه‌ها با این خطر روبرو هستند و گاهی اوقات چالش‌های غیرقابل برگشتی را ایجاد می‌کند زیرا برخی از عملکردهای اضافه شده برای پروژه مهم و برای موفقیت پروژه مطلوب هستند.
موارد مرتبط: ۱۲ علت خزش دامنه (و نحوه اجتناب از آنها)
۴. ریسک هزینه
کمبود یا سوء مدیریت بودجه پروژه ناشی از افزایش بودجه یا سایر محدودیت‌ها، تهدیدی برای تکمیل پروژه است. زمانی که هزینه پروژه بیشتر از بودجه تعیین شده باشد، ممکن است ریسک به سایر عملیات ها و بخش های نیروی کار منتقل شود. کاهش وجوه همچنین ممکن است به وقوع یک ریسک دامنه کمک کند.
۵. ریسک عملیاتی
در صورت اجرای ضعیف عملیات حیاتی و فرآیندهای اصلی مانند تولید یا تدارکات، یک پروژه ممکن است متوقف یا خاتمه یابد. این خطرات می تواند منجر به زیان مستقیم یا غیرمستقیم ناشی از ناکافی بودن یا شکست کیفی، کمی یا استراتژی ها شود. بسته به نوع پروژه، ریسک های عملیاتی عبارتند از:
-
ریسک سیستم فناوری اطلاعات
-
ریسک اجرای مستقیم انسانی و فرآیندی
-
ریسک اجرای غیرمستقیم انسانی و فرآیندی
مرتبط: مدیریت ریسک: راهنمای قطعی
۶. خطر سلامت و ایمنی
سلامت و ایمنی نوعی خطر است که می تواند قوانین انطباق شرکت را به خطر بیاندازد. یک سازمان باید استانداردهای بهداشتی و ایمنی خود را به طور مرتب مورد نظارت و ارزیابی قرار دهد تا خطرات احتمالی که می تواند شرکت را به ضرر یا جریمه برساند شناسایی کند.
این خطر همچنین می تواند منجر به عوارض سلامتی کارکنان یا مشتریان شود که در آن شهرت شرکت ممکن است در خطر باشد. مدیریت مسئول استقرار نظارت مستمر خطر سلامت و ایمنی در محل شرکت و محصولات یا خدمات آن است.
مرتبط: سلامت پروژه: تعریف و معیارهای کلیدی برای ردیابی
۷. ریسک منابع مهارتی
اعمال اهرم بر کارکنان داخلی یک ریسک بالقوه بالقوه پروژه است زیرا گاهی اوقات فعالیت های پروژه در امواج مختلف در مکان های مختلف، مستلزم حضور پرسنل داخلی است. همپوشانی امواج به یک منبع پریشانی بالقوه تبدیل می شود. بی کفایتی کارکنان در بخش‌های مختلف پروژه، خطر دیگری است که ممکن است به هزینه‌های اضافی بازآموزی یا انتقال پرسنل کمک کند.
۸. ریسک عملکرد
زمانی که بعید است که یک پروژه به نتایج مورد نظر دست یابد، ریسک عملکرد درک شده وجود دارد. ریسک تأثیر ذاتی بر عملکرد کلی کسب و کار دارد. چنین مشکلی ممکن است منجر به نیاز اضافی به تامین مالی، جریمه احتمالی برای عدم عملکرد شود و همچنین ممکن است عملکرد رقبا را تحت تاثیر قرار دهد.
موارد مرتبط: نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)
۹. ریسک بازار
زمانی که یک پروژه نتواند نتایج اعلام شده را برآورده کند، احتمال وقوع ریسک بازار وجود دارد. رقبا ممکن است از این مزیت برای فلج کردن کسب و کار و حذف آن از بازار استفاده کنند. ریسک بازار دیگری ممکن است در بازار کالا و بازار خارجی رخ دهد که ممکن است به نفع برآوردهای اولیه پروژه نباشد. نقدینگی، اعتبار و نوسانات نرخ بهره نیز به عنوان یک عامل بالقوه بازار برای فروش محصولات پروژه ایجاد می کند.
۱۰. بیم خطرات خارجی
یک رویداد نامطلوب احتمالی خارج از کنترل مدیریت پروژه یک خطر بالقوه است. چنین خطراتی در انواع و اشکال مختلف از جمله تروریسم، طوفان، سیل، خرابکاری، زلزله و ناآرامی های داخلی ظاهر می شود. یک پروژه ممکن است در صورت وقوع چنین رویدادهایی متوقف یا متوقف شود. با بکارگیری اقدامات نظارتی مناسب، سازمان ها می توانند از خسارات سنگین یا خسارات ناشی از یک خطر خارجی پیش بینی نشده جلوگیری کنند.
شش دستورالعمل برای حل ریسک پروژه
عدم قطعیت ذاتی در بخش‌هایی از پروژه‌های بزرگ و فناوری است. این خطرات اغلب سازمان را به دلیل شکست یا اقدامات ناکافی کاهش ریسک پروژه و اقدامات احتمالی با مشکل مواجه می کند. در اینجا شش اقدام کاهش ریسک پروژه آورده شده است که پروژه شما را در مسیر خود نگه می دارد.
مرتبط: پنج استراتژی کاهش ریسک کلیدی (با مثال)
۱. شناسایی خطرات
فهرستی از تمام خطرات احتمالی که ممکن است پروژه را مختل کند، تهیه و بررسی کنید. با انجام یک سری جلسات طوفان فکری، اطمینان حاصل کنید که ذینفعان کلیدی اهداف و طراحی پروژه را درک می کنند. یک گزارش قطعی از جلسات باید تمام سطوح ریسک را نشان دهد .
۲. خطرات را اولویت بندی و گزارش دهید
از آنجایی که ریسک ها تأثیرات متفاوتی بر پروژه دارند، یک استراتژی کاهش قابل اجرا انتخاب و توسعه دهید که می تواند بیشترین ضرر را ایجاد کند. عاقلانه است که یک مقیاس و رتبه بندی ریسک ها برای متمرکز کردن ورودی آنها از بالاترین تهدید به طوری که یک بحث عمیق با کمیته راهبری پروژه بتواند ورودی آنها را متمرکز کند. گزارش خطرات همچنین به مدیران پروژه کمک می کند تا هر فعالیتی را پیگیری کنند، که یک پلت فرم پاسخگویی را فراهم می کند.
۳. امکان هر ریسک را با تأثیر آن پیوند دهید
هر خطری می تواند به تأثیر کم، متوسط یا زیاد کمک کند. به عنوان یک تیم، می توانید یک ماتریس احتمال ایجاد کنید که خطرات را در مقابل تأثیر اندازه گیری می کند. چنین ماتریس یا برنامه ای به تصمیم گیری در مورد احتمال خطر در مقایسه با تأثیر آن برای ایجاد اقدامات به موقع کمک می کند. ارتباط یک ریسک با تاثیر بالقوه آن نیز ضروری است زیرا نقشه راه فعالیت های پروژه را برای یک هدف نظارتی موثر در اختیار مدیریت قرار می دهد.
مرتبط: ۸ ابزار ارزیابی ریسک برای استفاده در محل کار
۴. توسعه و پرورش پاسخ به خطرات
با تکمیل استراتژی پاسخ به ریسک پروژه، از وقوع یک تهدید بالقوه جلوگیری می کنید یا اگر مشکل غیرقابل اجتناب باشد، اثرات نامطلوب آن را به حداقل می رسانید. همچنین عاقلانه است که به طور منظم خطرات را بررسی و پایش کنید تا اطمینان حاصل شود که فرصت‌هایی برای متوقف کردن یک تهدید بالقوه از دست نمی‌رود.
۵. برای هر ریسک یک برنامه اضطراری داشته باشید
در صورت بروز خطر، تیم باید یک برنامه اضطراری سریع و قابل اعتماد آماده برای اقدام داشته باشد. این طرح باید خنثی کند یا از آسیب بیشتر جلوگیری کند و از ادامه بحران جلوگیری کند. همه ذینفعان را وارد برنامه ریزی و اجرای یک طرح اضطراری کنید. یک طرح اضطراری باید به دنبال پاسخگویی به سوالات زیر باشد:
-
برای کاهش احتمال خطر چه باید کرد؟
-
در صورت وقوع برای مدیریت ریسک چه باید کرد؟
-
برای استفاده موثر از فرصت های ناشی از یک ریسک چه باید کرد؟
مرتبط: برنامه اقدام اضطراری چیست؟ (با نکات)
۶. ثبت و پیگیری خطرات در کنار وظایف مرتبط با آنها
ثبت خطرات بر حسب وظیفه مرتبط یا سطح فرآیند به مدیریت کمک می کند تا ریسک های بالقوه را ردیابی کند. ثبت ریسک های شناسایی شده در ثبت ریسک و ذخیره آنها در سرور مرکزی پروژه در طول پروژه بسیار مهم است. از آنجا که هر کار ممکن است فرد متفاوتی برای نظارت داشته باشد، ردیابی هر خطر بالقوه و ایجاد پاسخ آسان است. سوابق همچنین به ذینفعان اجازه می دهد تا بر وضعیت غالب در مورد پیشرفت پروژه تمرکز کنند.