خزش دامنه (Scope Creep) زمانی اتفاق می‌افتد که الزامات مختلف پروژه، مانند محصولات قابل تحویل یا هدف، پس از شروع پروژه تغییر می‌کنند. هنگام برنامه ریزی یک پروژه، می توانید دلایل رایج خزش محدوده را در نظر بگیرید و روش هایی را برای به حداقل رساندن یا حذف این عوامل شناسایی کنید تا پروژه در برنامه و در چارچوب بودجه پیشرفت کند. دانستن نحوه جلوگیری و مدیریت خزش دامنه می تواند به شما کمک کند تیم های پروژه را برای دستیابی به نتایج موفقیت آمیز هدایت کنید.
در این مقاله از ایوسی، خزش دامنه را تعریف می کنیم، چند مثال ارائه می دهیم، علل رایج خزش محدوده را فهرست می کنیم و توضیح می دهیم که چگونه می توانید آن را به طور موثر در پروژه های خود مدیریت کنید.
scope creep چیست؟
خزش دامنه، انحراف تمرکز پروژه از طرح اولیه آن است. دامنه در مدیریت پروژه به کار برای تکمیل الزامات پروژه و تولید نتایج با کیفیت اشاره دارد. به طور معمول، یک تیم پروژه ای را با محدوده، بودجه، ضرب الاجل و هدف شروع می کند. این اطلاعات به مدیر پروژه کمک می کند تا تیم را برای تکمیل کار در بودجه و به موقع هدایت کند. خزش دامنه پس از شروع پروژه رخ می دهد و ممکن است بر نتایج پروژه، از جمله ضرب الاجل یا هدف تأثیر بگذارد. مدیران پروژه می توانند برای خزش دامنه بالقوه برنامه ریزی کنند تا از آن به طور موثر پیشگیری یا مدیریت کنند.
نمونه هایی از خزش دامنه
خزش دامنه می تواند بر پروژه ها در صنایع مختلف مانند ساخت و ساز و فناوری تأثیر بگذارد. این می تواند در هر مرحله پس از شروع کار رخ دهد. برخی از نمونه های رایج خزش دامنه عبارتند از:
-
یک تحویل درخواستی به چندین قابل تحویل تبدیل می شود
-
تعداد ویژگی های مورد نیاز یک محصول افزایش می یابد
-
نیازهای مشتری تغییر می کند
-
مشتری ناخواسته درخواست تحویل اشتباه می کند
-
ذینفع هدف نهایی پروژه را تغییر می دهد
۱۲ علت خزش دامنه
اگر بتوانید علل رایج خزش محدوده را شناسایی کنید، می توانید اقداماتی را برای جلوگیری از تاخیرها و چالش ها انجام دهید که می تواند به شما در تکمیل موفقیت آمیز پروژه ها کمک کند. در اینجا ۱۲ علت احتمالی خزش دامنه و استراتژی هایی وجود دارد که می توانید برای کنترل آن در هر سناریو استفاده کنید:
۱. طول پروژه تمدید شده
پروژه های طولانی به احتمال زیاد خزش دامنه را تجربه می کنند زیرا زمان بیشتری برای اضافه کردن اجزای اضافی به آنها وجود دارد. اگر یک پروژه دارای ضرب الاجل طولانی و الزامات زیادی است، آن را به چندین پروژه یا فاز با ضرب الاجل کوتاه تر و نتایج خاص تقسیم کنید. همانطور که تیم شما هر مرحله پروژه را به پایان می رساند، آن را به عنوان کامل علامت گذاری کنید تا به آن برنگردید و بعداً تغییراتی ایجاد کنید. مراحل کوتاه‌تر پروژه همچنین می‌تواند به تیم و ذینفعان کمک کند تا در طول پروژه با انگیزه و درگیر بمانند.
مطالب مرتبط: محاسبه زمان تخمینی تا اتمام یک پروژه
۲. الزامات مبهم پروژه
پروژه ای با پارامترها و الزامات نامشخص می تواند منجر به خزش دامنه شود. شما می توانید با تعریف محدوده پروژه برای همه اعضای تیم و ذینفعان در ابتدا از الزامات مبهم پروژه جلوگیری کنید. این کار را با نوشتن یک بیانیه محدوده که اهداف اصلی و قابل تحویل پروژه را توصیف می کند، انجام دهید. از نمودارها، نمودارها و مدل‌ها برای نشان دادن فرآیندها و اولویت‌های پروژه استفاده کنید و الزامات واضح و یک برنامه زمان‌بندی دقیق برای همه اعضای تیم تعیین کنید.
مطالب مرتبط: نحوه ایجاد بیانیه محدوده پروژه در ۷ مرحله
۳. عدم مدیریت
یک مدیر پروژه یا رهبر تیم می تواند محدوده و الزامات پروژه را مدیریت کند. بدون نظارت مؤثر، تمرکز و جهت پروژه می تواند به طور غیرمنتظره ای منحرف شود یا تغییر کند. شما می توانید فرآیندهای مدیریت محدوده را برای کمک به تصمیم گیری های حوزه ایجاد کنید. هنگامی که درخواست‌هایی برای ویژگی‌ها یا موارد قابل تحویل پروژه جدید دریافت می‌کنید، آنها را به گونه‌ای بررسی و ترکیب کنید که همه ذینفعان و اعضای تیم راضی باشند. یک فرآیند به خوبی تثبیت شده برای مدیریت تغییرات دامنه می تواند به پیشرفت پروژه و سازماندهی ماندن کمک کند.
مرتبط: اهمیت مدیریت پروژه
۴. اهداف نهایی متفاوت یا غیر واقعی
ذینفعان شرکت اگر به وضوح یک پروژه را درک نکنند یا اهداف متفاوتی نسبت به تیمی که روی پروژه کار می کنند نداشته باشند، می توانند بر دامنه تاثیر بگذارند. ممکن است ذینفعان از شما بخواهند که محصولات قابل تحویل خود را افزایش دهید یا مسیر خود را تغییر دهید. با ایجاد نتایج مورد انتظار ذینفعان از شروع پروژه، از خزش دامنه اجتناب کنید. اگر در حین انجام پروژه تغییراتی را در محدوده پروژه پیشنهاد کردند، به وضوح اثرات آن درخواست را توضیح دهید که ممکن است مالی، کنترل کیفیت یا خدمات مشتری باشد.
مرتبط: چگونه اهداف پروژه را واضح بنویسیم
۵. ارتباط ضعیف
عدم ارتباط و به روز رسانی می تواند باعث شود که پروژه از اهداف اصلی خود منحرف شود. با اعضای تیم، ذینفعان و مشتریان به طور منظم قبل و در طول پروژه ارتباط برقرار کنید تا مطمئن شوید که همه دامنه آن را درک می کنند. در ابتدای پروژه، تمام الزامات و موارد قابل تحویل را برای همه اعضای تیم مشخص کنید. در طول پروژه، جلسات مکرر را برنامه ریزی کنید تا مطمئن شوید که همه در برنامه و وظایف خود باقی می مانند.
همچنین می توانید مشتری را به روز نگه دارید و در پیشرفت پروژه مشارکت داشته باشید تا از غافلگیری یا تغییراتی که می تواند منجر به انجام مجدد کار یا تمدید مهلت یا بودجه شود جلوگیری کنید. اگر چالش یا مشکلی پیش آمد، با تیم خود کار کنید تا راه حل های ممکن را بیابید و آنها را به ذینفعان و مشتری در میان بگذارید.
مطالب مرتبط: راهنمای بهبود ارتباطات تیمی در محل کار
۶. بازخورد کاربر
پروژه‌هایی که شامل تست و بازخورد کاربر می‌شوند، اگر بازخورد یک سرویس یا محصول بر جهت‌گیری پروژه تأثیر بگذارد، می‌توانند دامنه خزش را تجربه کنند. در مراحل اولیه بازخورد جمع آوری کنید تا زمانی برای ایجاد تغییرات لازم داشته باشید. پس از بررسی بازخورد با تیم خود، تغییراتی را که می توانید ایجاد کنید که دامنه پروژه را افزایش نمی دهد، شناسایی کنید. همچنین، تغییراتی را که بیشترین تأثیر مثبت را بر روی محصول یا تجربه کاربر دارند، شناسایی و اولویت بندی کنید. هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه آیا ارزش گسترش دامنه پروژه را دارد، تأثیر عدم ایجاد تغییرات توصیه شده توسط کاربر را در نظر بگیرید.
مرتبط: نحوه دریافت بازخورد از مشتریان
۷. وابستگی های شخص ثالث
اگر تیم شما برای تکمیل یک پروژه به سایر طرف ها یا خدمات متکی است، مانند ارائه دهندگان داده یا شرکت های خارجی، ممکن است در معرض خطر خزش دامنه قرار بگیرید که خارج از کنترل شما است. برای مدیریت تأثیر شخص ثالث بر دامنه پروژه خود، همه وابستگی ها را در ابتدای پروژه شناسایی کنید. تأثیر آنها بر پروژه و نحوه واکنش شما به تغییرات غیرمنتظره را مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که ذینفع یا مشتری اثرات احتمالی وابستگی های شخص ثالث را بر محدوده پروژه درک می کند.
۸. درخواست های اضافی
درخواست ها و تغییرات کوچک مشتری می تواند بر حجم کاری تیم شما تأثیر بگذارد یا پروژه را به تاخیر بیندازد. هر درخواست را با تیم خود ارزیابی کنید تا تعیین کنید که آیا این درخواست باعث بهبود قابل تحویل می شود یا خیر. تأثیر آن بر پروژه، محصول نهایی یا تجربه کاربر را شناسایی کنید. اگر مشتری چیزی درخواست می کند که بر دامنه پروژه تأثیر می گذارد، در مورد اهمیت آن با او صادق باشید. به جای نه گفتن به درخواست آنها، به آنها بگویید که چگونه گردش کار، بودجه یا ضرب الاجل را تغییر می دهد و ایده های جایگزین برای دستیابی به نتایج مشابه ارائه دهید.
۹. محدوده پروژه نامشخص
بخش عمده ای از جلوگیری از خزش محدوده، برآورد صحیح پارامترهای پروژه است. تعیین جدول زمانی، بودجه و نیازمندی‌ها زمانی که یک پروژه دارای بخش‌ها و مجهولات زیادی باشد، می‌تواند چالش برانگیز باشد. برای جلوگیری از تعیین محدوده نامشخص، کل تیم خود را در فرآیند برنامه ریزی مشارکت دهید تا بتوانید ارقام دقیق را بدست آورید. زمان یا بودجه اضافی را به هر مرحله یا تحویل اضافه کنید. اگر با شخص ثالثی کار می کنید یا اعضای تیم جدیدی را اضافه کرده اید، زمان بیشتری را برای آنها برنامه ریزی کنید تا بخش خود را از پروژه تکمیل کنند.
۱۰. عدم اولویت بندی وظایف
اولویت‌بندی وظایف یک پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا تنظیمات و تصمیم‌گیری‌ها را بدون ایجاد خزش در محدوده انجام دهید. قبل از شروع پروژه، مراحل ضروری برای ایجاد محصول نهایی را مشخص کنید. ویژگی هایی را که می توانید حذف کنید و همچنان یک سرویس یا محصول قابل استفاده داشته باشید را مشخص کنید. همچنین عوامل موثر بر پروژه را اولویت بندی کنید، مانند:
-
ضرب الاجل
-
بودجه
-
امکانات
-
رضایت کاربر
مطالب مرتبط: نحوه اولویت بندی وظایف در محل کار
۱۱. عدم مشارکت مشتری
اگر مشتری شرکت کننده در پروژه یا درگیر پیشرفت آن نباشد، ممکن است پس از شروع پروژه تغییراتی را درخواست کند که می تواند به طور قابل توجهی بر دامنه آن تأثیر بگذارد. به همین دلیل، مشتری را درگیر کنید و محدوده پروژه را قبل از شروع پروژه توضیح دهید. به روز رسانی در سراسر پروژه برای کمک به آنها در درک پیشرفت پروژه ارائه دهید. انتظارات آنها را برای محصولات قابل تحویل تأیید کنید تا مطمئن شوید نتایج مورد انتظار را ارائه می دهید.
۱۲. وظایف تغییر یافته
اعضای پروژه که بدون مشورت با تیم تصمیم می گیرند یا سعی می کنند مشکلات را حل کنند، می توانند ناخواسته بر دامنه پروژه تأثیر بگذارند. برای جلوگیری از این علت خزش دامنه، مطمئن شوید که تیم شما به خوبی با هم کار می کند و ارتباط برقرار می کند. قبل از شروع پروژه بر اهمیت ایجاد و حل مشکلات به صورت تیمی تاکید کنید. به طور منظم در طول پروژه برای دریافت به روز رسانی در مورد پیشرفت یا رسیدگی به مشکلات احتمالی به عنوان یک گروه ملاقات کنید.
مطالب مرتبط: ۱۵ چالش کار تیمی و نحوه غلبه بر آنها
نحوه مدیریت خزش دامنه
در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای جلوگیری و مدیریت خزش دامنه در پروژه های خود انجام دهید:
۱. الزامات پروژه را تعریف کنید
قبل از شروع کار روی یک پروژه، الزامات آن را مشخص کنید. برای درک نیازهای آنها با ذینفعان و مشتری کار کنید. اگر آنها نیازهای متفاوتی دارند، با هر طرف کار کنید تا راه حل ایده آلی پیدا کنید. هنگامی که الزامات را تعریف کردید، آنها را در یک برنامه مدیریت نیازمندی ها مستند کنید. این طرح می تواند به شما در مدیریت و پیگیری نیازها و به اشتراک گذاری آنها با سهامداران و مشتریان برای ایجاد شفافیت کمک کند.
مطالب مرتبط: نحوه ایجاد یک برنامه مدیریت نیازمندی ها برای یک پروژه
۲. یک رویه کنترل تغییر ایجاد کنید
در طول مرحله برنامه ریزی، یک روش کنترل تغییر ایجاد کنید تا مراحل ایجاد تغییرات را پس از شروع کار مشخص کنید. تغییرات مختلفی که ممکن است رخ دهد را در نظر بگیرید، مانند نیازهای مشتری یا تغییر شرایط. در روش کنترل تغییر خود، به وضوح توضیح دهید که چگونه تیم برنامه‌ریزی می‌کند تا تغییرات لازم را با حداقل تأثیر بر محدوده پروژه ایجاد کند. تعیین کنید چه کسی می تواند تغییرات را بررسی و تایید کند. روش کنترل تغییر را با ذینفعان و مشتریان به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که فرآیند ایجاد تغییرات را درک می کنند.
بیشتر بخوانید: رویه کنترل تغییر چیست؟ (به علاوه پیاده سازی)
۳. یک ساختار شکست کار ایجاد کنید
پس از تعیین محدوده پروژه، یک ساختار شکست کار (WBS) برای ایجاد لیستی از وظایف پروژه ایجاد کنید. از الزامات پروژه برای هدایت WBS استفاده کنید. شامل تمام وظایف، فعالیت ها، موارد قابل تحویل و نقاط عطف برای تکمیل تیم باشد. در WBS خود، تغییرات یا چالش‌های غیرمنتظره را در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که در صورت وقوع، تیم زمان برای تکمیل پروژه دارد.
بیشتر بخوانید: ساختار شکست کاری چیست؟ (با نکات و مثال ها)
۴. نظارت بر پروژه
در طول پروژه، دامنه کار را با دقت نظارت کنید تا به طور فعال خزش دامنه را شناسایی و مدیریت کنید. برای ارزیابی محدوده پروژه به طرح مدیریت نیازمندی ها و ساختار تجزیه کار خود مراجعه کنید. در صورت لزوم، روش کنترل تغییر را برای بررسی و تایید تغییرات اجرا کنید. به‌روزرسانی‌های منظم را به ذینفعان و مشتریان ارائه دهید تا بتوانند پیشرفت پروژه را تعیین کنند. نظارت مستمر می تواند به شما کمک کند تا مطمئن شوید که یک پروژه در محدوده مورد نظر خود باقی می ماند.