ثبت ریسک در مدیریت پروژه چیست؟ (با مثال)

مدیران پروژه از ابزارها و منابع زیادی استفاده می کنند تا پروژه را به آرامی در حال پیشرفت نگه دارند. ثبت ریسک مدیریت پروژه می تواند به شما در شناسایی، تجزیه و تحلیل و نظارت بر ریسک هایی که می تواند بر نتیجه کلی یک پروژه تأثیر بگذارد کمک کند. درک یک ثبت ریسک و آنچه شامل آن می شود می تواند به شما کمک کند تا تیم ها را برای تکمیل موفقیت آمیز پروژه ها هدایت کنید.

در این مقاله از ایوسی، در مورد اینکه یک ثبت ریسک مدیریت پروژه چیست، توضیح می‌دهیم که چه چیزی باید در آن گنجانده شود، توضیح می‌دهیم که چه کسی از آن استفاده می‌کند و چگونگی استفاده مؤثر از یک ثبت ریسک مدیریت پروژه را بررسی می‌کنیم.

مرتبط: ۹ ابزار مدیریت ریسک برای استفاده در مدیریت پروژه

ثبت ریسک مدیریت پروژه چیست؟

ثبت ریسک مدیریت پروژه که به عنوان گزارش ریسک نیز شناخته می‌شود، سندی است که مدیران پروژه برای  شناسایی و نظارت بر ریسک‌هایی که ممکن است بر پروژه تأثیر بگذارد، استفاده می‌کنند. در مدیریت پروژه، ریسک هر عاملی است که می تواند بر نتیجه پروژه تأثیر بگذارد. نمونه هایی از خطرات شامل اختلالات زنجیره تامین، تغییرات بودجه یا رویدادهای آب و هوایی مانند سیل است. ثبت ریسک به شناسایی مشکلات احتمالی در مراحل اولیه پروژه کمک می کند تا مدیران پروژه بفهمند که چگونه ریسک ها را به طور موثر حذف یا مدیریت کنند. داشتن یک ثبت ریسک جامع می تواند به مدیران پروژه و تیم های آنها کمک کند تا با موفقیت به نتایج پروژه برسند.

مرتبط:  ۱۰ ریسک رایج پروژه (به علاوه مراحل حل آنها)

در ثبت ریسک مدیریت پروژه چه چیزی وجود دارد؟

یک ثبت ریسک مدیریت پروژه معمولاً در قالب جدول با ردیف و ستون است. این قالب به مدیران پروژه اجازه می دهد  تا اطلاعات دقیقی در مورد هر ریسک ارائه دهند. به طور معمول، یک ثبت ریسک شامل این عناصر است:

• نام و شرح: این قسمت از سند خطر را شناسایی کرده و در چند جمله به اختصار شرح می دهد.

• دسته بندی ریسک: این بخش به تشریح زمینه های مختلفی که ممکن است خطرات در آنها رخ دهد کمک می کند. به عنوان مثال ، دسته بندی ها ممکن است شامل ریسک های خارجی، مانند مذاکرات قرارداد، یا ریسک های داخلی، مانند منابع پروژه باشد.

• احتمال: این قسمت از ثبت میزان احتمال وقوع خطر را توصیف می کند. مدیران پروژه ممکن است عددی را برای نشان دادن احتمال اختصاص دهند، مانند مقیاس یک تا پنج، یا ممکن است آن را از پایین تا زیاد توصیف کنند.

• تأثیر: این بخش از ثبت تأثیر ریسک بر پروژه را در صورت وقوع توضیح می دهد. مدیران پروژه ممکن است جزئیات بیشتری را در این بخش ارائه دهند تا توضیح دهند که ریسک چقدر بر نتیجه پروژه تأثیر می گذارد، مانند افزایش هزینه یا تأخیر در برنامه.

• اقدام: این بخش نحوه نظارت و حذف خطرات احتمالی را تشریح می کند. همچنین مراحلی را که تیم ها می توانند در صورت بروز خطر بردارند، توضیح می دهد.

• مسئولیت: این بخش از سند مسئولیت نظارت و پایش ریسک را به یکی از اعضای تیم اختصاص می دهد.

مطالب مرتبط:  درک چگونگی تکمیل تجزیه و تحلیل ریسک

چه کسی یک ثبت ریسک مدیریت پروژه را ایجاد و استفاده می کند؟

تیم های بزرگتر ممکن است یک هماهنگ کننده ریسک یا مدیر ریسک داشته باشند که بر ثبت ریسک مدیریت پروژه نظارت می کند. نوشتن و به روز رسانی سند معمولاً بر عهده مدیر پروژه است. این حرفه ای است که مسئول برنامه ریزی و اجرای پروژه است. صرف نظر از اینکه چه کسی بر ثبت ریسک نظارت دارد، همه اعضای تیم پروژه می توانند از این سند استفاده کنند. زمانی که همه اعضای تیم به شناسایی و ارزیابی خطرات احتمالی کمک می کنند مفید است زیرا می تواند سند را جامع تر کند. اعضای تیم می توانند افکار خود را در مورد خطرات احتمالی با مدیر پروژه در میان بگذارند، که می تواند آنها را در ثبت ردیابی کند.

مطالب مرتبط:  ۸ جزء کلیدی برنامه های مدیریت ریسک

نحوه استفاده از ثبت ریسک مدیریت پروژه

در اینجا چند مرحله برای نحوه استفاده از ثبت ریسک مدیریت پروژه آورده شده است:

۱. خطرات را شناسایی کنید

در ابتدای پروژه، گردآوری تیم پروژه برای بحث در مورد خطرات احتمالی مفید است. اعضای تیم ممکن است نظرات متفاوتی در مورد عوامل مختلفی که ممکن است بر نتیجه پروژه تأثیر بگذارند داشته باشند. در طول این جلسه، به همه گوش دهید و یادداشت بردارید تا بتوانید بعداً خطرات را به عنوان بخشی از ثبت ریسک ثبت کنید. در این مرحله، ملاقات با ذینفعان کلیدی پروژه برای رسیدگی به هر ایده ای که ممکن است در مورد خطرات احتمالی داشته باشند نیز مفید است. شناسایی ریسک ها در مراحل اولیه پروژه می تواند توانایی شما را برای نظارت و مدیریت موثر آنها افزایش دهد.

موارد مرتبط:  اجتناب از ریسک در مقابل کاهش ریسک: تفاوت چیست؟

۲. اثرات و احتمال را شرح دهید

هنگامی که خطرات بالقوه را شناسایی کردید، شروع به وارد کردن اطلاعات در ثبت ریسک مدیریت پروژه کنید. با تشریح اثرات بالقوه ای که هر ریسک ممکن است بر پروژه داشته باشد، شروع کنید. تا حد امکان خاص باشید تا درک نتایج احتمالی هر ریسک آسان باشد. به عنوان مثال، اگر خطری وجود دارد که مواد ممکن است موجودی نداشته باشند، توضیح دهید که چند روز می تواند پروژه را به تاخیر بیندازد. در حالی که شما در حال توصیف اثرات هستید، برای هر ریسک احتمالی را تعیین کنید تا میزان احتمال وقوع آن را مشخص کنید. این می تواند به شما کمک کند تا متوجه شوید که کدام خطرات را با دقت بیشتری رصد کنید.

۳. یک برنامه اقدام ایجاد کنید

پس از شناسایی خطرات بالقوه و تأثیرات آنها، نحوه برخورد تیم با هر خطر را در صورت وقوع توضیح دهید. ایجاد یک طرح می تواند به کاهش احتمال وقوع یک ریسک یا کاهش تاثیری که یک ریسک بر پروژه داشته باشد کمک کند. برنامه اقدام باید شامل جزئیات خاصی باشد، مانند مدت زمانی که ممکن است اجرا شود و هزینه آن چقدر است. به عنوان مثال، اگر خطر این باشد که یک تامین کننده مواد را دیرتر از حد انتظار تحویل می دهد، برنامه می تواند این باشد که سایر مراحل پروژه را یک هفته کوتاه کند تا تاخیر را در نظر بگیرد.

مرتبط:  راهنمای قطعی شغل مدیریت ریسک

۴. مالکیت را واگذار کنید

اعضای تیمی را تعیین کنید که می توانند هر ریسک را نظارت کنند و در صورت وقوع، برنامه عملیاتی را هدایت کنند. در حالی که یک مدیر پروژه مسئول مدیریت تمام ریسک های مرتبط با یک پروژه است، آنها اغلب وظایف نظارت بر هر ریسک خاص را محول می کنند تا بتوانند بر سایر بخش های پروژه مانند بودجه بندی و اجرا تمرکز کنند. می‌توانید چندین ریسک را به چند عضو تیم اختصاص دهید، یا می‌توانید به هر یک از اعضای تیم یک ریسک اختصاص دهید. اطمینان حاصل کنید که همه مسئولیت های خود و نحوه نظارت موثر بر خطرات را درک می کنند.

مطالب مرتبط:  نحوه استفاده از ماتریس ارزیابی ریسک (به علاوه مزایای کلیدی و مثال)

۵. با تیم به اشتراک بگذارید

پس از تکمیل تمام بخش‌های ثبت ریسک مدیریت پروژه، سند را با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید تا به آنها در درک ریسک‌های پروژه و استراتژی‌هایی برای به حداقل رساندن آنها کمک کنید. اعضای تیم را تشویق کنید که اغلب به سند مراجعه کنند تا خطرات را به طور مستمر در طول پروژه بررسی کنند. از آنجایی که ممکن است در حین ادامه کار بر روی یک پروژه، خطرات اضافی را شناسایی کنید، در صورت نیاز، ثبت ریسک را برای منعکس کردن اطلاعات جدید به روز کنید. حتماً آن به‌روزرسانی‌ها را با بقیه اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا همه به به‌روزترین اطلاعات موجود دسترسی داشته باشند.